國網(wǎng)重慶市電力公司 鄢斌 佘曾靜 吳全蓓

信息技術(shù)的快速發(fā)展，特別是以大數(shù)據(jù)、云計算為代表的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，對各行各業(yè)造成了深遠(yuǎn)的影響，檔案工作也面臨一場深刻變革。國家電網(wǎng)公司自2006年以來，通過十多年的建設(shè)發(fā)展，企業(yè)信息化水平明顯提升，為大數(shù)據(jù)應(yīng)用打下堅實(shí)基礎(chǔ)。本文立足供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，提出了幾點(diǎn)基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的深化應(yīng)用設(shè)想，為智慧檔案的建設(shè)提供參考。

大數(shù)據(jù)技術(shù)特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)指無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)不用隨機(jī)分析法（抽樣調(diào)查），而采用所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理。大數(shù)據(jù)的5V特點(diǎn)（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（低價值密度）、Veracity（真實(shí)性）。

供電企業(yè)檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

國家電網(wǎng)公司自2006年以來，深入推進(jìn)SG186、SG-ERP工程，形成了比較完善的信息化項(xiàng)目管控體系，企業(yè)信息化水平明顯提升，為供電企業(yè)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用提供了可能性。以國家電網(wǎng)重慶市電力公司為例，基于國家電網(wǎng)公司檔案信息管理平臺，公司檔案基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)和電子兩套檔案同步儲存、利用，電子檔案涵蓋紙質(zhì)檔案90%左右的內(nèi)容。

供電企業(yè)檔案較好的信息化基礎(chǔ)，為引入大數(shù)據(jù)技術(shù)提供了可能，也為智慧檔案業(yè)務(wù)深化發(fā)展提供了條件。

供電企業(yè)基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案建設(shè)設(shè)想

雖然供電企業(yè)檔案信息化取得了長足的進(jìn)步，但當(dāng)前供電企業(yè)的檔案管理還不夠智能，仍然有很多需要提升的地方。比如，檔案存儲室條件控制還不夠智能，主要由人工根據(jù)外界環(huán)境的變化來控制。檔案借閱管理仍局限于“實(shí)際利用”，即有特定實(shí)用目的的一般性查詢利用，未開展深入分析。因此，利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)解決目前面臨的管理痛點(diǎn)，提出以下設(shè)想。

以借閱信息采集為手段，用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案服務(wù)水平

當(dāng)前檔案借閱，大多只有人次數(shù)、查閱卷次數(shù)等數(shù)據(jù)，近幾年開始借助案例提煉來突出檔案價值，但始終缺乏綜合分析、研究預(yù)測等數(shù)據(jù)加工過程，更缺乏利用偏好規(guī)律、利用趨向等加工結(jié)果。

為了便于發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)，必須在檔案系統(tǒng)中增設(shè)借閱模塊或者加快檔案借閱出入庫統(tǒng)計軟件的應(yīng)用，具備檔案借出和入庫記錄，借閱者信息和服務(wù)質(zhì)量評價等功能。有了這些基本信息的收錄，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)的分析方法，使我們能夠?qū)们闆r進(jìn)行清晰明確的全面認(rèn)識，并依據(jù)分析正確估計形勢，為決策提供依據(jù)。例如，對于歷年的利用人次和卷次數(shù)，我們可以運(yùn)用時間序列的描述性分析，根據(jù)檔案借閱的時間規(guī)律調(diào)整檔案人員的工作時間分配，進(jìn)而提高工作效率，還能得出高頻利用檔案，再分類歸集，指導(dǎo)檔案編研業(yè)務(wù)。

擴(kuò)展檔案收集視野，最大限度挖掘數(shù)據(jù)價值

當(dāng)前供電企業(yè)的檔案僅限于傳統(tǒng)“十大類”的資料收集，近期實(shí)行“部門歸檔”后，將檔案收集的范圍又有所擴(kuò)展，但依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)還能實(shí)現(xiàn)更多珍貴檔案的留存。比如，供電企業(yè)供電設(shè)備的運(yùn)行數(shù)據(jù)，大多只保存一年。具有重大信用價值的客戶電費(fèi)繳存記錄、供應(yīng)商履約等信息，正在年復(fù)一年的自動覆蓋。

從檔案的角度，上述發(fā)生在供電企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)并未納入檔案體系，以前是因?yàn)榧夹g(shù)條件有限，檔案工作者只能將有限的精力投入到重要的工作上去。隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案工作可以更加深入地開展。比如，對供電設(shè)備的運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，每一個設(shè)備的運(yùn)行數(shù)據(jù)均是重要的科研資料，設(shè)備廠家將會非常感興趣，通過交易完整的運(yùn)行檔案數(shù)據(jù)，還可增加企業(yè)收入、創(chuàng)造新的價值。另外，通過涉及信用記錄的電費(fèi)繳存、供應(yīng)商履約信息的大數(shù)據(jù)存儲和分析評分，有針對性地開展電費(fèi)催收和防范供應(yīng)商履約風(fēng)險。在相關(guān)隱私法律關(guān)系調(diào)整后，一個完整的信用體系是供電企業(yè)對誠信社會的又一重要貢獻(xiàn)。

供電企業(yè)基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案建設(shè)措施

推動檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)上“云”，在企業(yè)大數(shù)據(jù)云中碰撞新業(yè)態(tài)

將所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)上“云”，也是各行各業(yè)的通用做法，國家電網(wǎng)公司已經(jīng)著力建設(shè)全業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中心，打通信息“孤島”。目前，國家電網(wǎng)公司第一批上“云”系統(tǒng)還未涉及檔案系統(tǒng)。隨著大數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的深入開展，相信檔案系統(tǒng)最終也會上“云”，新業(yè)態(tài)也將順勢出現(xiàn)。比如，工程管理的最后一環(huán)是資料歸檔，若在云上檢測到了相應(yīng)的檔案，則可認(rèn)為該工程已經(jīng)完成管理，可以結(jié)束銷項(xiàng)，而不需要再人為到檔案室確認(rèn)。

著力培養(yǎng)復(fù)合型人才，為智慧檔案建設(shè)提供人力支撐

智慧檔案與目前的檔案管理模式相比，服務(wù)范圍更為廣泛，更依賴于各種新技術(shù)，對檔案從業(yè)人員提出了更高的要求。因此，智慧檔案的建設(shè)必須加強(qiáng)頂層設(shè)計和政策支持，盡早儲備復(fù)合型人才，培養(yǎng)檔案人員的信息知識或者在檔案隊伍中引入信息化人才，以更好地實(shí)施智慧檔案建設(shè)，提供更加智慧的檔案服務(wù)。

高空作業(yè)。資料圖

加緊完善保密措施，確保智慧檔案的數(shù)據(jù)安全

大數(shù)據(jù)帶來的變革，必將沖擊供電企業(yè)原來的保密體系，必須把加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密性與大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用同研究、同部署、同檢查、同落實(shí)，將保密意識真正落到實(shí)處。同時，電網(wǎng)涉及國家安全，檔案涉密眾多，必須推動國家層面立法，優(yōu)化企業(yè)外部保密環(huán)境，完善企業(yè)內(nèi)部保密制度，筑牢各道防線，以對大數(shù)據(jù)下國家、企業(yè)信息安全和個人信息安全進(jìn)行有效的保護(hù)。

大數(shù)據(jù)時代，用戶需求不斷拓展，推動檔案從傳統(tǒng)業(yè)務(wù)向新業(yè)務(wù)逐漸轉(zhuǎn)換。隨著國家電網(wǎng)公司將數(shù)據(jù)上升為資產(chǎn)管理，大數(shù)據(jù)技術(shù)在海量數(shù)據(jù)資源中的潛在價值也決定著未來檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展方向。可以預(yù)見，供電企業(yè)對海量業(yè)務(wù)的大數(shù)據(jù)分析將成為未來檔案管理的重要業(yè)務(wù)。