田野

【摘? ?要】 在過(guò)去的幾年里，數(shù)字檔案的管理已經(jīng)成為一種不可避免的趨勢(shì)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，因此，在新形勢(shì)下的背景下，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況，采取有效措施，具體機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化管理，促進(jìn)檔案工作的數(shù)字化和現(xiàn)代化和效率，并為公共機(jī)構(gòu)檔案工作更好的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】 新形勢(shì);事業(yè)單位;檔案數(shù)字化管理

檔案館作為組織、機(jī)構(gòu)和個(gè)人在日常生活和工作中形成了音頻、視頻、圖片、文字等載體的歷史記錄有保存價(jià)值。檔案信息資源對(duì)機(jī)構(gòu)單位的發(fā)展具有重要意義。隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)展?jié)M足不了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)單位，必須高度重視檔案管理工作，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，解決現(xiàn)有的檔案管理，管理的數(shù)字檔案管理，促進(jìn)機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期穩(wěn)定。

1? 分析企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要性

1.1? 提高文件的使用率是有用的

眾所周知，傳統(tǒng)的文件存儲(chǔ)和存儲(chǔ)檔案的基本紙質(zhì)文件載體上，所以在使用上面有很多不便。數(shù)字檔案管理檔案機(jī)構(gòu)允許用戶迅速而準(zhǔn)確地找到所需的文件，同時(shí)允許對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，有效地消除時(shí)間和空間檔案的限制，提高檔案使用效率。

1.2? 經(jīng)濟(jì)效益必須得到改善

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，關(guān)于檔案的數(shù)量和遲來(lái)的辦公室模式之間存在著嚴(yán)重的矛盾。公司單位系統(tǒng)地使用了一種檔案管理模式，大大增加了企業(yè)的行政成本。檔案數(shù)字化管理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可能被用作機(jī)器的軟件節(jié)省存儲(chǔ)空間，和節(jié)省成本的存儲(chǔ)，文件的文檔是方便和精確的工作，避免重復(fù)的文件信息印刷造成資源的浪費(fèi)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1.3? 提高辦公室效率

對(duì)檔案數(shù)字化的管理可能會(huì)導(dǎo)致更好的存檔和有效利用公司檔案。由于企業(yè)檔案管理的對(duì)象數(shù)量眾多，而且對(duì)象的流動(dòng)性更強(qiáng)，例如，員工的改革，再轉(zhuǎn)換，嚴(yán)格和嚴(yán)格的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的需要，必須對(duì)這些情況的動(dòng)態(tài)進(jìn)行全面的概述。因此，使用信息技術(shù)來(lái)管理媒體的數(shù)字文件可以準(zhǔn)確地反映當(dāng)前的情況，即文件的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)迅速而簡(jiǎn)單地咨詢。由于文件的時(shí)間流，公共機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以從原始文件實(shí)體的基礎(chǔ)轉(zhuǎn)移到提供信息的控制中心，從而有效地提高辦公效率。2? 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效的手段

2.1? 對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)

為了一個(gè)更好的工作在數(shù)字檔案管理，文件管理的公共機(jī)構(gòu)必須積極發(fā)展數(shù)字檔案管理的認(rèn)識(shí)，有效地改變了傳統(tǒng)的檔案管理理念，加強(qiáng)新知識(shí)和技能，不斷更新知識(shí)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案管理和檔案管理創(chuàng)新的途徑。另一方面，機(jī)構(gòu)事實(shí)上必須制定數(shù)字化管理體系科學(xué)、合理、有效的文件之間的相互關(guān)系，最大化檔案工作的機(jī)制，用機(jī)制檔案，檔案保密工作的機(jī)制和檔案安全的機(jī)制。

2.2? 處理和存檔文件的數(shù)字化管理

在新時(shí)代的背景下，檔案工作人員每天都在收集所有的文章。，計(jì)算機(jī)完成相應(yīng)的登記，嚴(yán)格按照訂單的確認(rèn)樣品后流傳在單位局域網(wǎng)（LAN），并設(shè)置一個(gè)時(shí)間和時(shí)間代理同時(shí)，如果沒有及時(shí)返回單位內(nèi)部傳閱固體程序文件信息。此外，已經(jīng)完成的文件歸檔程序可以有效地使用，以進(jìn)一步減少在年底前編制復(fù)雜文件的需要。此外，上傳過(guò)程可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成。以這種方式，主要是文件是有效地輸入電腦， 辦公室的審計(jì)，主要負(fù)責(zé)人的問(wèn)題，辦公室改變印刷，印章，焦點(diǎn)，文件的最終信息中心，允許過(guò)去的一周或更多的時(shí)間來(lái)完成這項(xiàng)工作，現(xiàn)在是幾分鐘，或幾小時(shí)，有效降低工作負(fù)荷該文件。

2.3? 電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

每天日常工作復(fù)雜，許多文本文件，文件管理人員需要保持輸入信息，因此，電子文件系統(tǒng)和高速掃描儀，掃描顯示雙重文檔，檔案和磁帶備份和服務(wù)器解決方案，建立了相應(yīng)的調(diào)查文件，文件系統(tǒng)管理和檢查人員、網(wǎng)絡(luò)文件傳輸或觸摸屏來(lái)研究資源共享。此外，該系統(tǒng)將電子文件管理分為單元分類、系統(tǒng)環(huán)境管理、卷冊(cè)管理、操作系統(tǒng)管理和機(jī)密文件管理五類，以提高企業(yè)整體共享信息的能力，以改進(jìn)文件數(shù)據(jù)的使用。

2.4? 管理系統(tǒng)與辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)之間的聯(lián)系

在這個(gè)階段，這是一個(gè)新的局面，因此，金融機(jī)構(gòu)必須是一個(gè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效運(yùn)作，因此對(duì)需要數(shù)碼電子檔案管理機(jī)構(gòu)必須是基于電子文件安全管理系統(tǒng)的特征，這主要是由于文件。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)可以進(jìn)一步保護(hù)檔案信息資源的安全，帶來(lái)得到最大化的價(jià)值除了檔案信息，還必須采取有效措施，提高有效連接數(shù)字檔案管理和辦公自動(dòng)化，業(yè)務(wù)部門設(shè)立一個(gè)專門的工作人員控制管理和安全硬件和軟件系統(tǒng)，并為它增加了整個(gè)系統(tǒng)的機(jī)密性，避免了系統(tǒng)的篡改或未經(jīng)授權(quán)的損壞。

3? 結(jié)論

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人類檔案管理已經(jīng)被打破。因此，公共事業(yè)的檔案管理已經(jīng)演變成數(shù)字化。因此，在新形勢(shì)下，需要繼續(xù)創(chuàng)新和優(yōu)化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)檔案的安全，提高效率的使用，以及更好地管理社會(huì)的數(shù)字服務(wù)。