高威

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，作為單位行政管理的重要手段，各企業(yè)對(duì)于文書(shū)的檔案管理提出了更高的要求。一個(gè)企業(yè)的文書(shū)檔案包含著事業(yè)單位的重要資料，包含了企業(yè)在行政活動(dòng)中的主要內(nèi)容，是反映一個(gè)企業(yè)成長(zhǎng)及發(fā)展過(guò)程的重要書(shū)面資料，可以為企業(yè)接下來(lái)的事業(yè)規(guī)劃提供參考依據(jù)。所以企業(yè)的文書(shū)檔案作為事業(yè)單位的信息寶庫(kù)和寶貴資源，應(yīng)當(dāng)受到企業(yè)的格外重視，因此需要對(duì)企業(yè)的文書(shū)檔案進(jìn)行整理，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。本文圍繞文書(shū)檔案進(jìn)行分析，闡述了文書(shū)檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)效能化發(fā)展的意義，以及企業(yè)在文檔整理過(guò)程中遇到的問(wèn)題提出解決的措施，希望可以為企業(yè)的文書(shū)檔案整理提供參考，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文檔檔案：事業(yè)單位；效能發(fā)展

1 文書(shū)檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的意義

1.1 有利于事業(yè)單位的檔案建設(shè)

完整的、有序的企業(yè)文書(shū)檔案整理對(duì)于事業(yè)單位效能化的發(fā)展有很大的幫助，文書(shū)檔案作為檔案整理中重要的類型，對(duì)于其的整理工作必須十分認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，保證文書(shū)檔案資料的完整。這主要是由于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈臅?shū)檔案整理是保證檔案資料完整的前提，只有認(rèn)真做好前期的文書(shū)整理工作，才能真正做到檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，提高企業(yè)對(duì)于檔案文書(shū)的利用效率。對(duì)于企業(yè)文書(shū)檔案的整理主要是收集、分類、整理以及編目單位的行政活動(dòng)，將這些活動(dòng)完整的保存下來(lái)以供之后的查閱。在進(jìn)行單位的文書(shū)整理工作時(shí)，要注重文書(shū)檔案資料的完整性，在這個(gè)前提下，還要監(jiān)督文書(shū)整理工作的過(guò)程，避免出現(xiàn)差錯(cuò)，在進(jìn)行整理工作的過(guò)程中可以將檔案資料進(jìn)行對(duì)比和鑒定，提高檔案資料的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的最終過(guò)程。

1.2 有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)

進(jìn)行檔案管理的主要原因就是實(shí)現(xiàn)信息資源的有效利用，如果一個(gè)企業(yè)文書(shū)檔案是零散的，就不利于企業(yè)日后的查找和翻閱，無(wú)法真實(shí)的體現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程，也就發(fā)揮不了檔案文書(shū)管理的意義和價(jià)值。因此，文書(shū)檔案的完整性和系統(tǒng)性對(duì)于企業(yè)未來(lái)的工作有一定程度的影響。在進(jìn)行檔案文書(shū)整理的過(guò)程中，首先要做的就是將分散的文書(shū)資料進(jìn)行歸類整理并進(jìn)行編目，保證文書(shū)檔案的有序性，并加強(qiáng)各文書(shū)檔案之間的聯(lián)系。這樣一來(lái)，既可以完整規(guī)范的保存檔案文書(shū)資料體現(xiàn)企業(yè)的成長(zhǎng)發(fā)展軌跡，也可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的有效利用。

1.3 促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展

文書(shū)檔案整理進(jìn)行的合理有序是企業(yè)提高工作質(zhì)量和效率的前提，也是保證檔案資料有序性和完整性的條件，企業(yè)還可以建立查找資料的文檔體系，方便日后的查找?？茖W(xué)、合理的檔案資料管理，不僅能夠體現(xiàn)文檔的保存價(jià)值，還可以優(yōu)化檔案管理的流程，對(duì)于檔案管理工作效率的提高有很大的幫助，也可以在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 文書(shū)檔案管理機(jī)制不夠完善

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，以往的文書(shū)管理體系已經(jīng)滿足不了當(dāng)代文書(shū)檔案管理的需求，存在很大的滯后性，適應(yīng)不了當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。所以檔案文書(shū)管理需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，目前計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展為檔案文書(shū)管理提供了技術(shù)支持，因此，對(duì)于文書(shū)檔案的管理可以實(shí)行電子化的形式。

隨著企業(yè)的信息資源逐漸增加，需要整理的資料也越來(lái)越豐富，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作效率和質(zhì)量的要求也逐漸提高。針對(duì)這種情況，就可以實(shí)現(xiàn)電子化管理的系統(tǒng)，電子化的文檔管理打破了原有的文檔工作體系，提高了文檔管理的效率和質(zhì)量。但是，很多管理人員無(wú)法適應(yīng)該技術(shù)的應(yīng)用，并且計(jì)算機(jī)固有的電子思維無(wú)法體現(xiàn)單位完整的成長(zhǎng)軌跡。同時(shí)雖然電子化的管理系統(tǒng)雖然更加便利、快捷，但是其的安全性相對(duì)于文書(shū)檔案也較低，因此，對(duì)于電子化的管理系統(tǒng)還需要進(jìn)行一段時(shí)間的改善才能取代紙質(zhì)檔案。

2.2 文書(shū)檔案設(shè)施過(guò)于落后

文書(shū)檔案記錄著事業(yè)單位發(fā)展的所有歷程，因此保存著事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中總結(jié)的深刻教訓(xùn)和重要經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)一路走來(lái)的見(jiàn)證者，應(yīng)當(dāng)受到管理者重視。但是，目前很對(duì)企業(yè)忽略其的作用，因此文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施十分落后，文檔的使用效率也極低，滿足不了企業(yè)文書(shū)檔案管理的需求。企業(yè)需要對(duì)其的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改善升級(jí)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理設(shè)備，方便企業(yè)對(duì)于檔案資料的管理和利用。

3 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)整理文書(shū)檔案

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)文書(shū)檔案進(jìn)行信息化和數(shù)字化的管理已是一種必然趨勢(shì)，對(duì)于事業(yè)單位而言，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)文書(shū)檔案管理，不僅僅是對(duì)紙質(zhì)時(shí)代的簡(jiǎn)單代替，也是對(duì)于企業(yè)檔案的信息化處理，使檔案儲(chǔ)存的小容量向海量的儲(chǔ)存過(guò)度，真正意義上實(shí)現(xiàn)了資源的有效利用，因此事業(yè)單位對(duì)于文書(shū)檔案的信息化管理十分重要。主要可以通過(guò)兩個(gè)方面進(jìn)行，第一個(gè)方面加大對(duì)檔案管理的資金投入，建立企業(yè)自身數(shù)字檔案管理室，完善檔案管理體系，在計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)保存即歸檔的高效率文書(shū)檔案管理形式。第二個(gè)方面是政府完善《檔案法》及相關(guān)的法律文獻(xiàn)，在政策上支持將電子信息系統(tǒng)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理，制定相關(guān)法規(guī)實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范管理，消除電子檔案管理的弊端，推動(dòng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的效能化。

3.2 提高檔案文書(shū)管理的規(guī)范程度

完整、有效的文書(shū)檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的效能化發(fā)展有很大的意義，因此在進(jìn)行文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，檔案管理的規(guī)范程度十分重要，主要可以方面進(jìn)行優(yōu)化。第一、規(guī)范單位的文件，文書(shū)檔案的資料主要來(lái)源于工作文件。文件是工作的記錄，因此在文書(shū)檔案整理的過(guò)程中，事業(yè)單位的人員要確保文件的規(guī)范性和正確性，做好及時(shí)的記錄和登記，可以提高檔案文書(shū)整理的效率。第二、實(shí)現(xiàn)立檔歸檔的規(guī)范化，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立立檔歸檔的制度，按照歸檔時(shí)的特征進(jìn)行組卷，保證檔案的標(biāo)題及保存期限的準(zhǔn)確以后，在進(jìn)行裝訂，為文檔的安全利用提供保障。第三。實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化，對(duì)于還是紙質(zhì)的檔案，要做好防潮、防火、防蟲(chóng)的工作，定期檢查這些文書(shū)檔案的完整性，防止文檔的缺失和損壞。

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