崔永亮
摘 要:檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工作,是單位的發(fā)展基礎(chǔ),其工作內(nèi)容較為復(fù)雜和枯燥,在現(xiàn)代信息化時代背景下,利用信息化技術(shù)對檔案管理工作方式進行改革,無疑能幫助工作人員減輕壓力,為單位檔案安全做出保障,幫助社會保存一份珍貴的不可再生資源,作為時代發(fā)展的記錄。對于檔案管理工作繁雜的內(nèi)容,基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是重中之重,但目前很多單位的檔案管理工作無論是工作人員的意識,還是單位對于檔案管理工作的開展方式,這些基礎(chǔ)工作都存在或多或少的問題,制約檔案管理工作的發(fā)展,根基不穩(wěn)也會導(dǎo)致單位的綜合競爭力下降,在當(dāng)下社會難以站穩(wěn)腳跟。
關(guān)鍵詞:基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作;檔案管理;現(xiàn)代化
基礎(chǔ)工作在檔案管理工作起到奠定基礎(chǔ)作用,其主要內(nèi)容包括檔案的搜集、整理、分類、裝訂以及保管等環(huán)節(jié),傳統(tǒng)的檔案管理方式較為落后,利用紙質(zhì)材料對檔案進行記錄,以檔案袋進行分類整理,在檔案的調(diào)取和日常維護的過程中較為麻煩,對檔案的保存也存在一定的不安全性,而現(xiàn)代的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對于檔案管理工作技術(shù)性的革新,為工作的開展帶來很多便利性,得以廣泛應(yīng)用,如何在現(xiàn)代化檔案管理當(dāng)中做好基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。
1 現(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)工作當(dāng)中存在的問題
1.1 檔案管理工作的意識不足
無論是管理層還是基層工作人員,對于檔案管理工作的意識是檔案管理工作得以開展的精神基礎(chǔ),也是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)保障,但目前很多單位對于檔案管理工作的重視程度不夠,導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)工作受到忽視,對于日后工作開展造成阻礙。很多單位對于檔案管理工作意識不足,認(rèn)為其工作并不能為單位帶來實際效益,與其在檔案工作浪費時間,不如努力提高自身業(yè)務(wù)水平,導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)工作在單位難以開展,很多工作人員在進行檔案管理工作時,對于基礎(chǔ)工作的開展并不上心,在工作當(dāng)中屢次出現(xiàn)失誤,使得檔案管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性,基礎(chǔ)不穩(wěn)定導(dǎo)致整體工作出現(xiàn)漏洞,在日后的工作當(dāng)中產(chǎn)生問題。還有很多單位對檔案管理工作的不重視在于傳統(tǒng)方式的根深蒂固,很多老一輩的工作人員對現(xiàn)代化科技并不熟悉,在檔案管理工作當(dāng)中依然沿用傳統(tǒng)的管理方式,在基礎(chǔ)工作進行當(dāng)中,檔案搜集全部依靠人力進行,導(dǎo)致工作時間較長,工作人員的壓力較大,而且在整理檔案時還需要大量的人手,整理完畢后的保存工作也較為困難,傳統(tǒng)思想的束縛導(dǎo)致工作人員在進行檔案管理基礎(chǔ)工作時效率低下,浪費大量時間和人力物力,造成不必要的消耗,而且不利于檔案管理工作日后的進行[1]。
1.2 專業(yè)化人才隊伍的缺失
檔案管理工作對于工作人員要求較為嚴(yán)格,尤其是其基礎(chǔ)工作,是一切工作得以順利進行的根本,但很多單位在人才隊伍的建設(shè)方面意識較為薄弱,導(dǎo)致檔案管理工作人員隊伍混雜,現(xiàn)代化進程難以推動。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的基礎(chǔ)理論知識,并對應(yīng)其實踐基礎(chǔ),很多單位的工作人員是大學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生,在學(xué)校受到過系統(tǒng)的理論知識教學(xué)后,滿懷著一腔對于檔案管理的熱血進入單位后,發(fā)現(xiàn)自身對于實踐完全沒有概念,工作難以下手開展,在基礎(chǔ)工作當(dāng)中,由于實踐缺乏造成了很多失誤,而單位的老員工又不認(rèn)識,不會與其溝通和學(xué)習(xí),對于單位了解甚少,進行檔案管理工作時沒有頭緒;還有很多工作人員是單位的老員工,對于單位了解充分,通過長時間的社會工作,積攢了很多社會經(jīng)歷,對待工作能夠得心應(yīng)手,在與單位各部門進行溝通時也較為順利,但對于檔案管理工作沒有進行過系統(tǒng)的學(xué)習(xí),導(dǎo)致在進行基礎(chǔ)工作時,缺乏理論基礎(chǔ),對檔案的分類或是整理完全憑借自身的意識,而不是科學(xué)的手法,造成時間的浪費,以及員工對于工作喪失了積極性。檔案管理工作不僅要求工作人員的基礎(chǔ)能力以及專業(yè)素養(yǎng),還需要工作人員具有一定的耐心和責(zé)任心,因檔案關(guān)系到單位的一切資料,并與單位的發(fā)展息息相關(guān),所以工作人員一刻都不能馬虎,但現(xiàn)代社會的年輕人較為浮躁,對待工作雖然具有一定的激情,但很難保持,在工作當(dāng)中如果被消磨殆盡,就會產(chǎn)生辭職或是跳槽的念頭,不利于單位的長期規(guī)劃順利進行,導(dǎo)致工作質(zhì)量低下,單位的發(fā)展受到影響。
1.3 現(xiàn)代化手段應(yīng)用較差
檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是對于該工作的一項重大研究,具有較強的現(xiàn)實意義,但在很多單位當(dāng)中由于人員對現(xiàn)代化的理解和使用方式不同,導(dǎo)致檔案管理工作的基礎(chǔ)工作進行當(dāng)中出現(xiàn)問題。單位所招聘的年輕人才對于現(xiàn)代化設(shè)備以及技術(shù)的應(yīng)用較為熟練,因年輕人還處于學(xué)習(xí)的鼎盛階段,即便沒有接觸過檔案管理軟件技術(shù),但通過自身的聰慧即可快速了解并應(yīng)用,但現(xiàn)代年輕人具有浮躁的特點,本就較為枯燥乏味的檔案管理工作,對于現(xiàn)代年輕人更加消磨斗志,導(dǎo)致年輕技術(shù)型人才對于工作失去興趣,或是在基礎(chǔ)工作當(dāng)中三心二意,樂得清閑的同時對工作造成失誤;而老員工在社會磨練多年,已經(jīng)能夠適應(yīng)單位所安排的工作,或是自身對于檔案管理工作有一定的夢想,一直堅守在崗位上,但對于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用較為緩慢,很多老員工不屑于應(yīng)用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),認(rèn)為自身能力完全能夠適應(yīng)工作,并且很多年的工作基礎(chǔ)從未失誤,使得老員工對科技成果的不認(rèn)同,還有很多老員工希望能夠通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理基礎(chǔ)工作進行改良,但有心無力,對于現(xiàn)代科技很多老一輩工作者望洋興嘆,雖然心中充滿向往,但由于自身年齡較大,受到社會影響較多,難以快速改變工作的方式,導(dǎo)致工作開展較慢,單位的轉(zhuǎn)型也受到阻礙[2]。
2 加強基礎(chǔ)工作科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)力度
2.1 提高意識,全面整理原有檔案
在現(xiàn)代化的技術(shù)下,檔案管理工作得到便利,所以應(yīng)當(dāng)及時將原有檔案進行查閱并分析,縮減檔案庫的無用信息。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用當(dāng)中,檔案的查詢和調(diào)動更為方便,所以單位要想加強檔案管理工作基礎(chǔ)工作,應(yīng)當(dāng)將所有檔案進行一次系統(tǒng)性的普查,整理檔案庫的內(nèi)存,將廢舊檔案或是無用檔案及時摒棄,或是放存其他檔案庫進行封存,將現(xiàn)有檔案進行科學(xué)化歸類,重組案卷,規(guī)范每一個案卷的標(biāo)注方式,進行統(tǒng)一化管理,對存在問題的案卷和檔案進行調(diào)查后收錄,從自身情況出發(fā),提高全體工作人員的意識,支撐檔案基礎(chǔ)工作的全面普查進行。
2.2 加快數(shù)據(jù)化使用方式
現(xiàn)代計算機科技對于檔案的管理具有一定的現(xiàn)實意義,很多檔案的查詢在以往需要通過人為的記憶并翻閱,但現(xiàn)代的數(shù)據(jù)化技術(shù)使得以關(guān)鍵詞的方式便可快速搜索到所需內(nèi)容。單位在改革當(dāng)中,應(yīng)當(dāng)分清輕重緩急,縷清頭緒,有規(guī)劃的進行每一個基礎(chǔ)步驟,將檔案管理工作拆分成不同的時間段所應(yīng)實現(xiàn)的問題,做到每一個檔案都是查明來歷的檔案,每一宗案卷都能夠明確的標(biāo)注其內(nèi)容。在檔案的搜集和整理過程后,建設(shè)完善的檔案管理數(shù)據(jù)保存機制,幫助檔案能夠長期保存在載體當(dāng)中,以便隨時取用,并對檔案保存的硬件或是云端,建設(shè)完備的防護機制,防止不法分子對檔案庫的入侵,造成單位不必要的損失[3]。
3 結(jié)語
檔案管理工作是一項不可或缺的工程,在其中對于基礎(chǔ)的要求較為主要,所以在檔案管理工作的現(xiàn)代化改革當(dāng)中,首先應(yīng)當(dāng)?shù)於己玫幕A(chǔ),通過對單位各階層的知識普及,并吸引高素質(zhì)人才團隊的入駐,保障單位的基礎(chǔ)建設(shè),才能幫助單位在競爭激烈的現(xiàn)代化社會站穩(wěn)腳跟,通過提高檔案管理工作能力來提高單位的綜合競爭力。
參考文獻(xiàn)
[1]趙妍.扎實開展基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要保證[J].黑龍江檔案,2014.
[2]金鑫,規(guī)范基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提[J].辦公室業(yè)務(wù).上半月,2017(10).
[3]張君.加強基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提[J].消費導(dǎo)刊,2016(5).