孫國峰

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的建設(shè)水平也在不斷的提高。數(shù)字檔案是檔案建設(shè)的重要形式之一，它借助于科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)來提高檔案的信息化管理水平。本文從數(shù)字檔案室建設(shè)的進(jìn)程、部隊檔案室建設(shè)的問題以及部隊數(shù)字檔案室創(chuàng)建三個方面進(jìn)行分析和研究，為提高部隊檔案的信息化水平提出建議。

關(guān)鍵詞：部隊；數(shù)字檔案室；創(chuàng)建分析

在部隊的管理中，檔案的建設(shè)至關(guān)重要。2013年8月21日，國家檔案局編制了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，指出要進(jìn)行數(shù)字檔案室的建設(shè)。在部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)過程中，管理模式僵化、檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)單一、管理人員的素質(zhì)參差不齊等問題嚴(yán)重影響了建設(shè)進(jìn)程，因此，如何借助信息化的建設(shè)方式來提高部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)水平，推動部隊檔案室建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展成為了亟待解決的問題。

1 數(shù)字檔案室建設(shè)的進(jìn)程

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，信息化建設(shè)和管理的方式成為企業(yè)管理的重要手段，而在部隊的管理中，檔案室的建設(shè)對于保障部隊的正常運行具有重要的意義，因此，在部隊檔案室的建設(shè)中，信息化和數(shù)字化作為重要的建設(shè)手段，在其中的運用也逐漸得到推廣，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、辦公自動化技術(shù)以及多媒體技術(shù)等在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程也不斷加快，在進(jìn)行檔案室的建設(shè)中，其內(nèi)容的結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，目錄數(shù)據(jù)庫不斷更新，電子文件的收集和歸檔管理也不斷提高。所以在部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)中，要不斷提高檔案室建設(shè)的信息化水平，以推動檔案室的建設(shè)水平不斷提升[1]。

2 部隊檔案室建設(shè)的問題

在部隊檔案室的建設(shè)中，主要問題存在于以下幾個方面：

其一，部隊檔案室建設(shè)中，人才缺乏是其中的重要問題。專業(yè)性人才是部隊檔案室建設(shè)的重要內(nèi)容，但是，部隊在進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)時對于檔案建設(shè)的理解依然抱持以往的觀念，對于信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的建設(shè)方式了解不多，對數(shù)字化的技術(shù)運用較少，影響了部隊檔案室數(shù)字化的進(jìn)程，導(dǎo)致部隊檔案室建設(shè)水平的落后。

其二，部隊檔案室建設(shè)中，管理模式僵化也是其中的不足之處。部隊檔案室中的資料和內(nèi)容較多，在進(jìn)行存儲的過程中也需要管理人員較多的精力，而在進(jìn)行部隊檔案的管理中，責(zé)任制不完善，對管理的監(jiān)督不到位，進(jìn)而影響部隊檔案室的管理。同時，在部隊檔案室的建設(shè)中，檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索利用、檔案信息化以及配合日常檔案工作檢查等各項工等工作相互配合不到位，進(jìn)而影響到部隊檔案室的建設(shè)。

其三，檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱也是其中的重要因素，在進(jìn)行部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)中，一些基層的檔案室由于資金不到位，使得其基礎(chǔ)設(shè)備不能滿足日常的檔案管理工作，進(jìn)而影響檔案室的建設(shè)[2]。

3 針對部隊創(chuàng)建數(shù)字檔案室的建議

3.1 豐富建設(shè)內(nèi)容

在部隊數(shù)字檔案室的創(chuàng)建中，豐富檔案建設(shè)的內(nèi)容是其中的重點。部隊檔案室的建設(shè)主要是從部隊的實際和發(fā)展需要出發(fā)，以檔案資源信息化為基礎(chǔ)，將部隊檔案的資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)而提高部隊檔案室的管理水平，因此，在部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)中，一方面，要借助其他部隊數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗，根據(jù)部隊的實際工作需要，以實用性作為數(shù)字檔案室建設(shè)的根本出發(fā)點和落腳點，這樣就可以提高部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)水平；另一方面，要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)范，使得檔案室建設(shè)能夠符合基礎(chǔ)的要求，并在數(shù)字檔案室建設(shè)指南的指導(dǎo)下，借助部隊平日進(jìn)行的內(nèi)容和要求，制定出具有部隊特色的數(shù)字檔案室的建設(shè)規(guī)范和要求[3]。

3.2 創(chuàng)新結(jié)構(gòu)模式

在部隊數(shù)字檔案室的創(chuàng)建中，創(chuàng)新檔案建設(shè)的結(jié)構(gòu)模式也是其中的重要內(nèi)容。部隊檔案室的創(chuàng)建其主要目的是借助建立各種應(yīng)用的平臺，將其部隊的各種資源和信息進(jìn)行整理和分析，并對部隊檔案資源的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行開發(fā)，進(jìn)而為部隊的檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，要注意借助數(shù)字化的檔案室的建設(shè)方式，將部隊中的信息進(jìn)行整理；借助配套技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，將部隊的信息和資料進(jìn)行數(shù)字化的管理。同時，在進(jìn)行部隊檔案室的建設(shè)中，還要借助信息資源整理平臺將檔案室建設(shè)成為資料高度整合、網(wǎng)絡(luò)利用便捷的數(shù)字化檔案室，模式結(jié)構(gòu)分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)管理層、服務(wù)利用層，這樣才可以提高檔案室的數(shù)字化建設(shè)水平，保障部隊的正常運行[4]。

3.3 提高實用性

在部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)中，還要注重提高其實用性的水平。在部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)中，由于資料和信息較多，整理較為繁雜，在進(jìn)行建設(shè)的過程中要以實用性為主要原則。首先，要提高基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)水平，部隊數(shù)字檔案室建設(shè)過程中會存在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位的問題，影響到建設(shè)進(jìn)度，因此在進(jìn)行建設(shè)的過程中，要增加檔案資源備份設(shè)備、數(shù)字化加工設(shè)備、加密機(jī)等硬件設(shè)備以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等的建設(shè)，從而保障數(shù)字檔案室的建設(shè)基礎(chǔ)。同時，還要提高其服務(wù)水平，將部隊的電子文件進(jìn)行歸檔管理，并借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案信息借助部隊的內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行發(fā)布，進(jìn)而供官兵檢索使用，進(jìn)而提高部隊的數(shù)字檔案室的建設(shè)水平[5]。

3.4 提高信息化建設(shè)水平

在部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)中，提高信息化建設(shè)水平也是其中的重要切入點。要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，在進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)過程中，要定期對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行殺毒，進(jìn)而保障部隊網(wǎng)絡(luò)的安全。同時，可以在計算機(jī)上安裝殺毒軟件，規(guī)定管理人員在網(wǎng)絡(luò)開放期間不能玩游戲和上網(wǎng)，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)漏洞，導(dǎo)致資料和信息的泄露。此外，還要加強(qiáng)對檔案室的信息化管控，建立相應(yīng)的信息管控中心，一旦檔案管理出現(xiàn)問題，要及時將其反饋到管控中心，對檔案室的管理漏洞進(jìn)行修補，并對相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行問責(zé)，進(jìn)而提高部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)質(zhì)量。因此，在部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)中，要借助信息技術(shù)進(jìn)一步保障部隊數(shù)字檔案室建設(shè)的順利進(jìn)行[6]。

4 結(jié)語

總而言之，在部隊數(shù)字檔案室的建設(shè)中，借助信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而提高管理的水平和效率。要豐富部隊數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容，將內(nèi)容分門別類，這樣可以方便檔案室的管理。同時，要創(chuàng)新結(jié)構(gòu)模式，通過信息技術(shù)提高結(jié)構(gòu)管理效率，并對部隊的數(shù)字檔案室的創(chuàng)新進(jìn)行實用性的建設(shè)，以提高其信息化的建設(shè)水平，從而提高數(shù)字檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]丁德勝.我國數(shù)字檔案室建設(shè)新思路[J].檔案學(xué)研究，2014（1）：12-16.

[2]馮繼成.數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題及發(fā)展趨勢分析[J].機(jī)電兵船檔案，2010（4）：84-86.

[3]李翠艷.武警部隊數(shù)字檔案室的構(gòu)建[J].內(nèi)江科技，2015，36（11）：20-21.

[4]杭州市蕭山區(qū)檔案局.以創(chuàng)建數(shù)字檔案室為突破口全面推進(jìn)區(qū)域檔案信息化建設(shè)——蕭山區(qū)數(shù)字檔案室試點創(chuàng)建工作的體會[J].浙江檔案，2007（11）：22-24.

[5]李翠艷，程相臣.武警部隊數(shù)字檔案室的實現(xiàn)[J].檔案天地，2016（3）：43-46.

[6]黃瑾.關(guān)于建立數(shù)字檔案室的思考[J].網(wǎng)友世界，2013（4）：17-18.