張倩

摘 要：本文通過(guò)對(duì)三明市節(jié)能監(jiān)察中心電子文件歸檔與服務(wù)共享情況的分析，探求存在的問(wèn)題，提出要增強(qiáng)檔案工作人員責(zé)任感、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、建立健全電子文檔管理制度、建立安全機(jī)制、抓好精細(xì)化管理，提高節(jié)能監(jiān)察電子文件歸檔與服務(wù)共享的質(zhì)量與水平。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔；共享探討

1 三明市節(jié)能監(jiān)察中心電子文件歸檔與共享現(xiàn)狀

當(dāng)前國(guó)家對(duì)生態(tài)文明建設(shè)的高度重視，對(duì)節(jié)能監(jiān)察工作提出了新的要求，節(jié)能也已成為時(shí)尚生活的一部分，節(jié)能監(jiān)察工作也日益成為政府治理和公共服務(wù)不可缺少的基礎(chǔ)和支撐。節(jié)能監(jiān)察檔案工作也由過(guò)去重視不夠，引起了主管局的高度重視與社會(huì)的高度關(guān)注。目前的現(xiàn)狀：

1）投入人力物力改善檔案管理。市節(jié)能監(jiān)察中心檔案管理由過(guò)去沒(méi)人沒(méi)經(jīng)費(fèi)，去年專門調(diào)進(jìn)一人負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，單位專門安排經(jīng)費(fèi)購(gòu)置檔案管理所需要的基本設(shè)備，對(duì)2015年前的節(jié)能監(jiān)察檔案進(jìn)行了歸類梳理，分門別類存入檔案柜。對(duì)近兩年的檔案，除保留紙質(zhì)檔案外，都按電子文檔要求進(jìn)行了歸檔，方便了檔案的利用。

2）檔案利用率需求加大。隨著國(guó)家對(duì)節(jié)能工作的重視，上級(jí)管理部門需定期了解基層節(jié)能狀況，當(dāng)?shù)卣畬?duì)節(jié)能情況需要定期掌握；內(nèi)部人員因業(yè)務(wù)需要，需經(jīng)常查閱檔案信息；企業(yè)單位因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要需經(jīng)常查閱節(jié)能檔案數(shù)據(jù)；外部群眾對(duì)節(jié)能事業(yè)的關(guān)注，對(duì)節(jié)能檔案信息的共享需求增多。

3）節(jié)能監(jiān)察檔案服務(wù)共享的方式發(fā)生改變。隨著電子文件歸檔工作逐步完善，可以使節(jié)能檔案信息脫離紙質(zhì)等實(shí)物載體而同時(shí)以電子文件的形式存在，這樣就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和檢索節(jié)能檔案信息并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞，大大提高了節(jié)能檔案信息的內(nèi)部使用率和共享效率。作為資源擁有者，節(jié)能監(jiān)察檔案工作人員過(guò)去為利用者提供服務(wù)，需要翻閱大量紙質(zhì)檔案，匯總形成報(bào)告的方式以及使用面對(duì)面解答的方式，現(xiàn)在可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電話、手機(jī)等多種渠道實(shí)現(xiàn)。

4）節(jié)能監(jiān)察檔案信息宣傳得到加強(qiáng)。借助“三明循環(huán)經(jīng)濟(jì)網(wǎng)”信息窗口、政務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息公開和編辦事業(yè)單位網(wǎng)頁(yè)的宣傳，結(jié)合全國(guó)節(jié)能周和全國(guó)低碳日的主題宣傳活動(dòng)，節(jié)能檔案工作人員利用電子信息化設(shè)備為本市企事業(yè)單位及外部群眾帶去了最新權(quán)威的節(jié)能監(jiān)察信息，為提高節(jié)能檔案外部服務(wù)共享做了宣傳推廣。

2 節(jié)能監(jiān)察電子文件歸檔與服務(wù)共享存在的問(wèn)題

伴隨電子文件歸檔工作的發(fā)展，對(duì)節(jié)能監(jiān)察檔案工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也提出了更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。節(jié)能監(jiān)察電子文件歸檔與服務(wù)共享方面存在的問(wèn)題也陸續(xù)出現(xiàn)，主要有：

1）檔案管理人員對(duì)電子文件檔案管理的重大意義認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作屬于冷門崗位，馬馬虎虎過(guò)得去就行，工作責(zé)任感不強(qiáng)，工作被動(dòng)。

2）檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，進(jìn)而在實(shí)際工作中常常會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，甚至有時(shí)會(huì)出現(xiàn)不知道哪些電子資料要?dú)w檔、哪些要排除這種基礎(chǔ)的問(wèn)題。

3）電子文件檔案管理制度很不健全，工作無(wú)章可循，沒(méi)有規(guī)矩、沒(méi)有秩序，出現(xiàn)了問(wèn)題也沒(méi)有制度予以約束或追責(zé)。

4）電子文檔通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，對(duì)利用者控制難度加大，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，同時(shí)，還面臨病毒的威脅，其服務(wù)共享安全性存在隱患。

5）節(jié)能工作分工的細(xì)化，使信息越來(lái)越精細(xì)。節(jié)能監(jiān)察業(yè)務(wù)內(nèi)的法規(guī)、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)，節(jié)能降耗、能源管理體系等相關(guān)規(guī)定，能源審計(jì)、能源利用月報(bào)、年報(bào)、年鑒等越來(lái)越多。節(jié)能業(yè)務(wù)外的文明建設(shè)等信息資源也逐漸增多。節(jié)能監(jiān)察檔案管理人員如何對(duì)其進(jìn)行有效的判定，鑒別出滿足不同層次服務(wù)對(duì)象的檔案信息難度加大。

3 節(jié)能監(jiān)察電子文件歸檔與共享建議和對(duì)策

針對(duì)三明市節(jié)能監(jiān)察中心近年來(lái)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出以下建議與對(duì)策。

1）要增強(qiáng)檔案工作人員責(zé)任感。節(jié)能監(jiān)察檔案工作是經(jīng)濟(jì)工作的重要組成部分，是經(jīng)濟(jì)部門不可缺少的基礎(chǔ)性工作。節(jié)能監(jiān)察檔案質(zhì)量如何，直接關(guān)系到政府對(duì)能源工作決策正確與否，關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、社會(huì)影響、經(jīng)濟(jì)效益，關(guān)系到廣大群眾對(duì)企業(yè)節(jié)能情況了解程度。

2）要提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。電子文件檔案管理能否做實(shí)做好，說(shuō)到底還是人起著主要作用。檔案管理人員是儲(chǔ)備知識(shí)、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁。因此，要加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期參加省市組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育，參加有關(guān)檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)或到電子文件檔案管理做得較好的單位學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)與做法，不斷提高業(yè)務(wù)技能，做到對(duì)自己所管理的檔案內(nèi)容成分、利用價(jià)值、收集整理和保管狀況、檢索工具和編研成果了如指掌，做到及時(shí)準(zhǔn)確為單位及個(gè)人提供服務(wù)。

3）要建立健全電子文檔管理制度。建立保存節(jié)能監(jiān)察電子檔案的最終目的是為了滿足了社會(huì)各方面共享的需要，如果沒(méi)有共享工作，整個(gè)檔案工作就只能處于封閉狀態(tài)，即使很有價(jià)值的檔案也失去建立與保存的意義。所以我們要充分認(rèn)識(shí)檔案共享的意義，從共享需要的角度去建立健全檔案管理規(guī)章制度。

4）要建立安全機(jī)制。首先要開展節(jié)能檔案人員的安全責(zé)任意識(shí)教育。檔案人員要站在講政治、講大局的高度遵守《保密法》、《檔案法》，強(qiáng)化保密意識(shí)，建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)利用，檔案安全管理等制度，堅(jiān)決用法律規(guī)章規(guī)范用網(wǎng)管網(wǎng)，養(yǎng)成“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”的良好習(xí)慣和“保守機(jī)密，慎之又慎”的職業(yè)操守。其次，及時(shí)更新相關(guān)硬件設(shè)備，逐步引進(jìn)電子文件掃描儀等信息化設(shè)備。根據(jù)檔案管理規(guī)定，對(duì)一些年代久遠(yuǎn)臨近報(bào)廢的硬件及時(shí)報(bào)廢，提高節(jié)能檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，對(duì)硬件設(shè)施每月定期檢修，做好檢修記錄，排除電路板老化、線路短路、硬盤故障等隱患，避免電子文檔因故障而遭受損失。第三，技術(shù)防范要切實(shí)得力。電子檔案管理的涉密計(jì)算機(jī)必須做到專機(jī)專用，專網(wǎng)專用，要綜合運(yùn)用防火墻技術(shù)，專人維護(hù)和管理檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)不同的用戶實(shí)體進(jìn)行分類，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和一般工作人員設(shè)置密級(jí)文件借閱權(quán)限，有效應(yīng)用電子身份認(rèn)證系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)用戶登錄注冊(cè)制度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源使用的針對(duì)性和區(qū)域性。對(duì)電子文件實(shí)行每季度備份存儲(chǔ)至移動(dòng)硬盤，特別是重要檔案信息拷貝至光盤備份；對(duì)保密的電子文件應(yīng)單獨(dú)存放，不能連接到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，采用專門的、獨(dú)立的服務(wù)器來(lái)存放檔案數(shù)字化信息，以切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下節(jié)能監(jiān)察檔案服務(wù)共享的安全。

5）要抓好精細(xì)化管理。首先要確保找全，樹立“大節(jié)能檔案”概念，加強(qiáng)節(jié)能監(jiān)察檔案收集工作，加大節(jié)能檔案信息整合力度。搜集過(guò)程中與各單位，各業(yè)務(wù)科室的聯(lián)系與合作，通過(guò)各種方式分類收集跟單位業(yè)務(wù)相關(guān)的政策法規(guī)、規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)以及各種節(jié)能數(shù)據(jù)。平時(shí)做好文件的分類整理，年底督促各科室將業(yè)務(wù)文件及時(shí)歸檔，把建設(shè)高質(zhì)量，、特色化，、用戶需求多元化的節(jié)能檔案信息資源“集合體”作為追求的目標(biāo)，力爭(zhēng)做到一件不漏、一件不少。其次，要確保找準(zhǔn)。第三要確保做細(xì)。結(jié)合節(jié)能工作需要，檔案細(xì)致化的特殊處理，為更多特殊群體提供更個(gè)性化的服務(wù)共享。對(duì)節(jié)能降耗突出的典型企業(yè)，企業(yè)名稱、降耗能源情況、參與攻關(guān)人員、采取的具體措施、其經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益、節(jié)能項(xiàng)目補(bǔ)助等相關(guān)報(bào)告、總結(jié)、紀(jì)要等文件都要一一保存歸檔；對(duì)被確定為省市重點(diǎn)跟蹤的耗能企業(yè)，其耗能狀況、整改要求、跟蹤的領(lǐng)導(dǎo)及專家整改方案、整改進(jìn)展等相關(guān)文檔都要一件不漏歸檔。對(duì)這些特殊檔案要查缺補(bǔ)漏，及時(shí)補(bǔ)齊缺少的數(shù)據(jù)信息，做到不遺漏每一個(gè)細(xì)節(jié)。對(duì)每個(gè)企業(yè)能源管理機(jī)構(gòu)、人員，節(jié)能規(guī)劃，能源計(jì)量器具配備，能源利用狀況等內(nèi)容都要形成一套完整內(nèi)容歸檔，為以后的節(jié)能工作提供借鑒指導(dǎo)。

總之，節(jié)能監(jiān)察檔案工作者要樹立“有為才有位”的理念，積極應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)節(jié)能檔案工作的新要求，緊跟時(shí)代步伐，堅(jiān)持用發(fā)展的眼光解決節(jié)能監(jiān)察檔案工作中存在的矛盾和問(wèn)題，改革創(chuàng)新，拓寬服務(wù)范圍，靠?jī)?yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，爭(zhēng)得理解和支持，求得發(fā)展的空間。