杜娟

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速發(fā)展，信息技術(shù)越來越多地應(yīng)用于各種領(lǐng)域，推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。在這種信息化背景下，檔案管理這項(xiàng)與社會(huì)發(fā)展、人民生活息息相關(guān)的信息管理工作就越發(fā)顯現(xiàn)出其重要意義。如何充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)性、便捷性，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案工作的高效管理與創(chuàng)新服務(wù)，也就成為了現(xiàn)階段迫切需要解決的問題。

1 大數(shù)據(jù)條件下檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)和意義

當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為了檔案管理信息化的有力保障，由于通信技術(shù)逐漸成熟，已經(jīng)對(duì)人們生活的方方面面產(chǎn)生了重要的影響，同時(shí)人們也在逐漸步入信息化時(shí)代。信息化條件下的檔案管理工作主要是借助現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對(duì)大量的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行快速采集、分類和整理，以此來優(yōu)化檔案的管理，最大程度地利用和整合現(xiàn)有的檔案信息資源，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，從而讓用戶享受到更高質(zhì)量的服務(wù)。

從古至今，檔案所涉及的領(lǐng)域都極為廣泛，如果在工作階段只采取人工管理方式，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力，也無法保證管理工作的質(zhì)量和效率。在信息化的基本前提下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案管理工作不僅能提高工作效率，而且能減少人才以及物力投資，從而將資金的調(diào)整和利用有效地結(jié)合起來，為檔案管理提供更便捷的工作方式和更舒適的工作環(huán)境，但檔案工作天生具有一些特殊性，這就意味著在創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)工作時(shí)必然面臨著許多艱難的挑戰(zhàn)，只有從根本上認(rèn)識(shí)到開展檔案信息化管理工作的重要意義，并建立起正確的檔案信息化管理的理念，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和相關(guān)部門間的交流與協(xié)作，并嚴(yán)格監(jiān)控檔案管理工作的過程，才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定和高效運(yùn)作，保障電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠和有效利用。

2 大數(shù)據(jù)條件下檔案管理工作中存在的問題

2.1 傳統(tǒng)的檔案管理體制限制了檔案管理工作信息化的發(fā)展

首先，我國檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。其次，由于檔案工作對(duì)專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理，需要對(duì)檔案整體進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質(zhì)和人工的方式進(jìn)行，同時(shí)還有歷史遺留下來的問題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進(jìn)行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質(zhì)量不理想，對(duì)信息系統(tǒng)軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動(dòng)化管理較難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，一些檔案館和檔案室僅實(shí)現(xiàn)半信息化的管理，這對(duì)全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理有一定程度上的制約。

2.2 較為落后的檔案管理服務(wù)影響檔案信息化的進(jìn)程

現(xiàn)階段，檔案資源方面還不夠全面和完整，在對(duì)檔案進(jìn)行對(duì)接和查詢方面，又存在信息化管理技術(shù)滯后的問題，大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結(jié)合檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)性和信息技術(shù)的特點(diǎn)。大量檔案在歸檔時(shí)利用磁盤或光盤存儲(chǔ)，此外，一些檔案管理人員，還使用手工編輯和檢索，這些方式都會(huì)影響到信息的安全性和完整性，不能充分滿足客戶的需求，使得檔案管理工作難以跟上現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。

2.3 檔案工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能偏低制約了檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新工作的進(jìn)展

在檔案信息化管理創(chuàng)新工作進(jìn)行階段，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著較高的要求。如果檔案工作者的綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，就會(huì)影響管理創(chuàng)新工作的進(jìn)展。工作人員的綜合素質(zhì)較低主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，工作人員的自身責(zé)任意識(shí)不明確，工作態(tài)度不積極，會(huì)直接影響到檔案管理創(chuàng)新工作的開展，嚴(yán)重時(shí)還可能導(dǎo)致在工作過程中出現(xiàn)較大的錯(cuò)誤。第二，管理人員的專業(yè)技能應(yīng)用不到位同樣也會(huì)對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作造成消極影響。第三，工作人員缺乏良好的執(zhí)行能力。工作人員的執(zhí)行能力不足將會(huì)直接影響檔案管理創(chuàng)新的整體工作，造成出現(xiàn)延長(zhǎng)工程周期、降低檔案管理效果等現(xiàn)象。

2.4 缺乏有效的協(xié)調(diào)與溝通對(duì)檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新工作造成消極影響

當(dāng)前的檔案管理工作中缺乏正確的協(xié)調(diào)與溝通也是我國檔案管理創(chuàng)新工作面臨的重要問題。工作在進(jìn)行階段如果缺乏正確的協(xié)調(diào)和溝通會(huì)對(duì)管理創(chuàng)新工作造成直接影響，比如，創(chuàng)新管理工作預(yù)測(cè)效果與實(shí)際情況不符，管理創(chuàng)新工作目標(biāo)無法與成本控制要求達(dá)到統(tǒng)一，這些情況都是由檔案管理創(chuàng)新工作在進(jìn)行時(shí)缺乏協(xié)調(diào)和溝通導(dǎo)致的。

3 大數(shù)據(jù)條件下檔案管理工作創(chuàng)新的策略

3.1 創(chuàng)新信息化檔案管理與服務(wù)的理念

首先要從信息化檔案理念上進(jìn)行創(chuàng)新。這就要求在日常的檔案管理工作當(dāng)中，工作人員要以發(fā)展觀作為其主要指導(dǎo)思想，高度重視檔案信息化管理工作，深刻領(lǐng)會(huì)信息化時(shí)代所帶給檔案管理工作的重要機(jī)遇，同時(shí)著重培養(yǎng)檔案工作人員勇于拼搏的精神和敢于創(chuàng)新的意識(shí)。

3.2 創(chuàng)新信息化檔案管理與服務(wù)手段

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，開展信息化檔案管理創(chuàng)新工作要對(duì)檔案進(jìn)行信息化加工，這是開展信息化管理的前提。我國檔案管理工作核心環(huán)節(jié)為檔案信息的錄入和收集。同紙質(zhì)檔案資源相比較，信息化檔案資源主要是依靠人工上傳及下載，而在此過程中假如出現(xiàn)問題便會(huì)極大程度地影響信息資源的真實(shí)性，因此，工作人員需要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建管理系統(tǒng)，并連通入網(wǎng)，形成一套完整的檔案管理系統(tǒng)，最后，還需采取配套的管理措施，以此保證信息檔案的真實(shí)有效。其次，實(shí)現(xiàn)資源在線查詢服務(wù)。隨著信息技術(shù)的到來，人們的生活得到了很大的提升，人們的工作效率也得到了相當(dāng)程度的提高。以往，人們?nèi)粢樵儥n案資料，需要去檔案館進(jìn)行實(shí)地查閱，且查詢的整個(gè)過程也較為繁瑣。此外，所查詢的資料也往往存在不完整性，因此在整個(gè)查詢資料的過程中，人們往往被消耗了很大的時(shí)間和精力，而檔案管理的信息化能讓人們?cè)诓樵儥n案資源的同時(shí)最大限度節(jié)省時(shí)間和精力，且真實(shí)性和完整性也能得到保障，從而提升了人們的工作效率。

3.3 提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

首先應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理工作者的職業(yè)道德觀念。具備一定職業(yè)道德能夠促使工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)地對(duì)待日常工作，并主動(dòng)總結(jié)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題后能及時(shí)解決問題，從而推動(dòng)我國檔案管理工作的創(chuàng)新及發(fā)展。其次，要求檔案管理工作人員具有專業(yè)性。工作人員須具備一定程度的信息技術(shù)以及專業(yè)知識(shí)方能適應(yīng)未來檔案工作的不斷發(fā)展以及社會(huì)的不斷變遷。因此，相關(guān)部門要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，安排專業(yè)人員定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，力求將理論知識(shí)與實(shí)際工作結(jié)合起來，有效提升工作人員的專業(yè)技能。此外，管理創(chuàng)新部門還可以成立學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)，互相學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步，經(jīng)常性地采取討論分析的方式激發(fā)工作人員的工作興趣，增強(qiáng)自身責(zé)任感，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作順利開展。

3.4 不斷加強(qiáng)檔案管理與服務(wù)中的溝通與協(xié)調(diào)

針對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作過程中缺乏協(xié)作和溝通的問題，相關(guān)部門應(yīng)積極采取措施解決，只有合理進(jìn)行協(xié)作和溝通，才能保證檔案管理創(chuàng)新工作順利開展，使檔案管理創(chuàng)新工作更能滿足市場(chǎng)需求。相關(guān)管理創(chuàng)新部門在開展工作的同時(shí)還要成立專門的監(jiān)督團(tuán)隊(duì)和交流溝通意見反饋團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而保證檔案管理創(chuàng)新工作能夠順利開展。另外，檔案管理創(chuàng)新部門還要成立檔案測(cè)評(píng)團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作進(jìn)行監(jiān)督和控制，也能推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)束語

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)方法已不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求，并且還會(huì)對(duì)檔案的發(fā)展造成不利影響。因此，檔案管理也要隨之進(jìn)行一系列新的調(diào)整和建設(shè)，以便于往信息化方面去發(fā)展。相關(guān)部門有必要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行不斷整改和創(chuàng)新，并將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理與服務(wù)中，以提升整個(gè)檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量，并保障其規(guī)范性和安全性，使檔案管理更科學(xué)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享，為人們提供更好的服務(wù)。