李婭紅

摘 要：檔案管理的作用是：促進公路科學(xué)化發(fā)展、高效化建設(shè)，檔案管理在公路建設(shè)中有重要作用。然目前我國公路建設(shè)檔案管理仍存在一些問題，如資料缺失、利用率不高等，為有效解決上述問題，提升公路建設(shè)檔案管理水平，本文主要探討公路建設(shè)檔案管理工作優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：公路建設(shè)；檔案管理；優(yōu)化措施

在經(jīng)濟與政策的推動下，近年來我國交通事業(yè)尤其是公路建設(shè)進入了穩(wěn)定發(fā)展的階段，公路建設(shè)項目日益增多，工程投資日益加大，公路施工質(zhì)量與組織管理水平也有了進一步提高，但是在檔案管理方面仍存在一些問題，使的公路建設(shè)質(zhì)量與效益受到影響[1]。為優(yōu)化公路建設(shè)檔案管理工作，下面首先就檔案管理中的相關(guān)問題做深入分析。

1 公路建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀分析

1）檔案管理意識淡薄。公路建設(shè)所需歸檔的項目文件具有法律效應(yīng)，是確保公路建設(shè)質(zhì)量、解決相關(guān)糾紛的重要依據(jù)，在公路建設(shè)中具有重要作用[2]。但目前，部分建設(shè)單位、檔案管理人員未正確認(rèn)識到公路建設(shè)檔案管理的重要性，檔案管理沒有從公路建設(shè)的實際出發(fā)，進而引發(fā)一系列問題，如檔案管理工作與工程進度不一致、檔案信息失真等，檔案管理不到位，使得后續(xù)建設(shè)與管理工作備受阻礙。

2）檔案利用率不高。落實公路建設(shè)檔案管理工作的目的是應(yīng)用檔案，在公路出現(xiàn)相關(guān)質(zhì)量問題或責(zé)任糾紛時，能依據(jù)檔案信息有效解決。但是目前，公路建設(shè)檔案管理中存在諸多問題，如檔案資料缺失、信息失真、已歸檔文件不規(guī)范等，這些問題使得公路建設(shè)檔案失去了實際作用，給后續(xù)的檔案資源利用造成影響。

3）檔案管理力度不足。公路建設(shè)周期長、內(nèi)容多，因此檔案管理工作量也較大，管理內(nèi)容紛繁復(fù)雜，需要相關(guān)部門建立起完善的檔案管理體系，將各項檔案管理工作細(xì)化、落實，確保各項管理工作都有具體的負(fù)責(zé)人；同時，還需建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案管理工作朝著規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的方向發(fā)展，避免在應(yīng)用過程中出現(xiàn)文件不規(guī)范等問題。但結(jié)合現(xiàn)階段公路建設(shè)檔案管理情況分析，可以發(fā)現(xiàn)多數(shù)高速公路建設(shè)單位并未設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)與部門，也未普及、實施統(tǒng)一的檔案管理制度，檔案管理過于形式化。

2 公路建設(shè)檔案管理難點分析

1）管理內(nèi)容多。公路施工包含勘查、設(shè)計、施工組織、竣工驗收等多個環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息都是檔案的重要組成，檔案管理部門需將零雜亂的信息收集、整理、歸檔，工作量非常大。同時，公路建設(shè)的每一環(huán)節(jié)都會涉及一些政府部門、單位，且在每個施工環(huán)節(jié)，都需要經(jīng)過政府部門求自己及其他單位的備案、操作，因此檔案管理需要遵循的規(guī)則、考慮的條件就較多[3]。

2）管理流程繁雜。公路建設(shè)歷時長，從工程立項到竣工驗收需要經(jīng)歷幾年時間，這就意味著檔案管理工作也需要拉長戰(zhàn)線，從材料形成之日起到檔案正式入庫歸檔，需要經(jīng)歷較長時間，而在檔案未歸檔期間，技術(shù)、設(shè)備等多個因素的變動都會增加檔案管理的工作量，影響檔案管理工作效果。

3）專業(yè)性強。公路建設(shè)檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性較強的工作，在公路建設(shè)過程中，所建項目檔案資料均來源于公路工程專業(yè)技術(shù)活動，例如公路施工方案的設(shè)計、工程前期勘查、施工技術(shù)管理等都必須借助專業(yè)化的理論知識與技術(shù)來完成，這就要求公路建設(shè)檔案管理人員也必須要掌握相應(yīng)理論知識與技術(shù)，方能確保檔案管理質(zhì)量。

此外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，公路建設(shè)項目中，表現(xiàn)檔案信息的載體也更加多樣化，除了紙質(zhì)檔案外，電子檔案、聲像檔案也得到了廣泛應(yīng)用。

3 公路建設(shè)檔案管理優(yōu)化措施分析

1）建立健全檔案管理制度。由于公路建設(shè)檔案管理流程繁雜，內(nèi)容繁多且涉及單位眾多，因此必須要通過統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度與管理標(biāo)準(zhǔn)為各項檔案管理工作提供參考依據(jù)，方能確保檔案管理的有序性與時效性。因此，建設(shè)單位必須根據(jù)公路建設(shè)特點與檔案管理需求，結(jié)合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與檔案制作規(guī)范，詳細(xì)規(guī)定各類別檔案的制定、登記與管理細(xì)則，并科學(xué)劃定檔案管理范圍，確保各項檔案管理工作能井然有序地進行，從而提升檔案管理效率與質(zhì)量。

2）落實檔案鑒定工作。在公路建設(shè)檔案管理工作中，檔案鑒定是一個重要環(huán)節(jié)。但是許多建設(shè)單位在落實檔案鑒定這項工作時，只是走程序，存在嚴(yán)重的形式主義，導(dǎo)致檔案鑒定工作失去實際意義。為此，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)全面杜絕這一現(xiàn)象，在進行公路建設(shè)檔案鑒定時，不僅要保證檔案鑒定的程序合規(guī)合法，更要注重檔案鑒定的規(guī)則與制度，在鑒定過程中，要嚴(yán)格按照鑒定規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)與既定程序，確保檔案鑒定的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性[4]。檔案鑒定完成后，檔案管理人員根據(jù)實際結(jié)果明確檔案資料的保管期限以及實際價值。

3）實現(xiàn)信息化管理。近年來，許多新技術(shù)、新工藝、新材料被廣泛應(yīng)用于公路建設(shè)中，這些新技術(shù)、新材料的運用在提升了公路建設(shè)水平、提高了公路建設(shè)質(zhì)量的同時也給檔案管理工作提出了新的要求，要求檔案管理工作能科學(xué)應(yīng)用信息化處理技術(shù)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。分析總結(jié)當(dāng)前我國公路建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀，建議相關(guān)部門能科學(xué)利用信息化技術(shù)，將以下檔案管理環(huán)節(jié)進行優(yōu)化：一是適當(dāng)運用電子檔案代替紙質(zhì)檔案，電子檔案不僅容易儲存，而且能有效提升檔案資料管理的安全性與保密性，二是利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的動態(tài)更新，利用信息技術(shù)，對電子文件的形成過程進行把控，對每個施工環(huán)節(jié)、文件形成環(huán)節(jié)進行追蹤、管理，根據(jù)實際施工情況，動態(tài)調(diào)整檔案信息，確保檔案信息的真實性與時效性。三是利用數(shù)據(jù)生成技術(shù)與檢索技術(shù)，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的檢索與利用。進行檔案管理的目的就是實現(xiàn)檔案應(yīng)用，但目前我國公路建設(shè)檔案應(yīng)用率普遍不高，為此，相關(guān)單位需要利用數(shù)據(jù)檢索技術(shù)，將用戶的服務(wù)端口以及檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行銜接，為用戶搜索檔案、瀏覽檔案信息、應(yīng)用檔案提供便利，從而提升檔案利用效率[5]。

4）提高管理人員能力素質(zhì)。在公路建設(shè)檔案管理工作中，管理人員的能力、素質(zhì)會直接影響檔案管理效果。目前，公路建設(shè)檔案水平低、質(zhì)量欠佳的很大一部分原因是檔案管理人員責(zé)任意識欠缺同時能力不足，為此，建設(shè)單位必須積極采取相應(yīng)措施，做好人員培養(yǎng)與人才儲備工作，從整體上提升檔案管理水平。具體如：提升選人用人標(biāo)準(zhǔn)，在任用管理人員時，一定要確保工作人員的能力、素質(zhì)與技能符合崗位要求；同時，做好人員教育與培訓(xùn)工作，定期組織現(xiàn)有管理人員參加技能培訓(xùn)，提升其工作能力；優(yōu)化崗位競升機制，完善崗位激勵制度，使工作人員有動力、有欲望不斷創(chuàng)新自身思維、提升工作能力。

4 結(jié)語

綜上所述，完善檔案管理，是確保公路建設(shè)質(zhì)量、確保公路安全正常運營的重要舉措，是公路建設(shè)過程中不可或缺的內(nèi)容。但目前公路建設(shè)檔案管理中存在檔案管理意識不足、檔案利用率低等問題，針對上述問題，建設(shè)單位以及檔案管理人員應(yīng)緊抓檔案管理專業(yè)性強、工作量大、時間跨度大等特點，建立健全檔案管理制度、嚴(yán)格落實檔案鑒定工作，并科學(xué)利用信息技術(shù)推升檔案管理水平，確保公路建設(shè)檔案管理質(zhì)量。

參考文獻

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[2]徐瑩.縣級公路部門檔案管理的探索與實踐——以常山縣公路管理局為例[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017（00）：66-69.

[3]劉學(xué)英.高速公路檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)[D].長安大學(xué)，2017.

[4]朱允彤.湖南省高速公路建設(shè)項目檔案信息化管理問題與對策研究[D].湖南大學(xué)，2016.

[5]張利杰.論如何做好公路工程檔案管理工作[A].北京中外軟信息技術(shù)研究院.第四屆世紀(jì)之星創(chuàng)新教育論壇論文集[C].北京中外軟信息技術(shù)研究院：北京中外軟信息技術(shù)研究院，2016：1.