梁銳洪

摘 要：檔案工作是機關單位行政管理工作效率得以提高的重要一環(huán)，同時也是確保部門工作效率的主要措施。檔案規(guī)范化以及標準化管理是當前檔案管理工作現(xiàn)代化建設的重要環(huán)節(jié)，在檔案管理過程中應當做好硬件設施建設與管理，這是提高標準化與規(guī)范化管理的關鍵。本文先對機關檔案工作的發(fā)展趨勢進行分析，并在此基礎上就如何加強其標準與規(guī)范化建設，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關鍵詞：檔案工作；標準化；規(guī)范化；研究

近年來，東莞市各鎮(zhèn)（街）十分重視檔案工作，不斷創(chuàng)新和改進檔案管理工作理念與模式，同時檔案基礎業(yè)務也得以規(guī)范化，保存條件得以改善。然而，在實際發(fā)展中仍存在著一些問題，比如鎮(zhèn)（街）檔案工作的規(guī)范化、標準化程度不夠高。因此，我們必須進一步加強檔案工作的規(guī)范化、標準化管理，從而將檔案管理水平推上一個新的臺階。

1 鎮(zhèn)（街）檔案工作發(fā)展趨勢

1.1 規(guī)范性

在機關檔案管理工作中應當嚴格按照規(guī)矩和要求進行，并且有切實可行的制度對檔案管理工作過程予以限制，以此來確保檔案工作高效有序。其中，規(guī)范性不僅可以使檔案管理工作能夠有效滿足社會發(fā)展需求，而且還可以為規(guī)劃的制定提供參考。

1.2 信息性

檔案工作具有一定的信息性，即以信息技術和現(xiàn)代網(wǎng)絡技術作為支撐，以保證檔案內容為根本，并且利用先進的科技手段轉化其形式?；诂F(xiàn)代科技手段進行檔案形式轉化以及存儲方式，有效實現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡化與電子化。檔案信息化管理，可實現(xiàn)檔案資料的永久性保存；同時，通過信息化建設可以有效降低檔案管理成本，有效發(fā)揮檔案資料信息的價值，促使檔案資料的再利用。

1.3 標準化

機關檔案工作的標準化建設是針對檔案管理中的統(tǒng)一規(guī)劃以及技術規(guī)范，同時也對管理人員提供管理標準，從而使檔案管理逐漸實現(xiàn)了統(tǒng)一性和規(guī)范化，這有利于確保檔案管理的社會價值及其工作秩序。檔案標準化建設，有利于促進檔案管理工作的規(guī)范化，而且有利于發(fā)揮技術引導作用，對于避免管理工作的重復性和提升管理效率，具有非常重要的作用。

2 加強鎮(zhèn)（街）檔案規(guī)范化與標準化管理的有效策略

基于以上對現(xiàn)機關檔案工作的發(fā)展趨勢分析，筆者認為鎮(zhèn)（街）在未來檔案工作中應當認真做好以下幾個方面的工作。

2.1 充分認識鎮(zhèn)（街）檔案工作的重要性

鎮(zhèn)（街）檔案工作具有一定的整體性，而且涉及到很多方面的內容，比如社會管理、經(jīng)濟發(fā)展以及市政建設和民生等。檔案管理工作中涉及到立項、地勘以及環(huán)評和招投標等文件材料，這些在日后的項目管理、財務審計管理以及經(jīng)濟糾紛處理工作中可以起到非常重要的憑證作用。值得一提的是，社保、養(yǎng)老、醫(yī)療、低保和各類大病統(tǒng)籌等文件材料，均關系著民生福祉，不僅是行政管理工作中不可或缺的一部分，而且也關系著群眾切身利益。此外，執(zhí)法案件檔案是執(zhí)法過程中形成的程序、過程和結果的客觀記錄，并且涉及到機關執(zhí)法公正公平，關系著政府的社會形象，因此在檔案工作標準化建設過程中應當加強重視。

2.2 強化鎮(zhèn)（街）檔案工作的整體性與完整統(tǒng)一性

各鎮(zhèn)（街）應當加強領導，全面提高認識水平，做好培訓工作和嚴格落實責任，確保檔案收集齊全、規(guī)范化管理。第一，加強領導。機關檔案工作應當加強統(tǒng)一領導，采取分級管理的工作原則與機制，及時發(fā)現(xiàn)和糾正偏差，并在此基礎上建立完善的檔案管理機制，落實好“三明確”制度。一要明確領導及其職責，分管領導應當進行統(tǒng)一領導；同時還要明確鎮(zhèn)（街）黨政辦為檔案管理牽頭部門，嚴格負責各門類檔案的管理工作，并且對下屬的鎮(zhèn)屬單位、村（社區(qū)）各項檔案工作加強監(jiān)督指導；二要明確人員，即明確鎮(zhèn)（街）黨政辦綜合檔案管理人員以及收集文件管理者，將責任落實到具體個人；三要明確制度，即根據(jù)轄區(qū)范圍內檔案門類的分類綱要，制定明確的文件材料歸檔范圍以及保管期限表，同時還要制定檔案管理人員收集、整理和管理利用檔案的職責。在此過程中，鎮(zhèn)（街）黨政辦應當抓總，各辦（局）工作人員應當加強協(xié)作，建立人員、任務、分工以及目標明確的工作管理體系，共同促進檔案工作再上新臺階。第二，做好培訓工作。鎮(zhèn)（街）檔案管理人員較為固定，實踐中應當將業(yè)務培訓工作作為專項工作嚴格落到實處。通過參加多種形式的業(yè)務培訓，不斷提高檔案業(yè)務水平。日常工作中，根據(jù)自身需求可以邀請上級檔案主管部門進行業(yè)務指導，各辦（局）積極派員參加，以會代訓、現(xiàn)場接受培訓，并且結合實體操作等，就文件材料的整理業(yè)務進行培訓。同時，應當組織轄區(qū)范圍內的各單位、村（社區(qū)）檔案管理人員外出參觀學習，加強交流經(jīng)驗，提高他們取長補短以及學以致用的意識與能力。第三，嚴格落實好檔案工作責任。鎮(zhèn)（街）黨政辦應當充分發(fā)揮其責任主體的作用，各辦（局）作為檔案資料收集以及整理的責任部門，也應當積極發(fā)揮其協(xié)作作用，每年在固定時間之前應當將規(guī)范整理的往年檔案依程序和手續(xù)移交鎮(zhèn)（街）綜合檔案室進行集中管理。

2.3 立足于本單位進行立卷歸檔

檔案工作的標準化以及規(guī)范化建設過程中，應當以本單位為中心進行立卷歸檔。檔案工作的標準化與規(guī)范化的目的在于檔案利用及其保證案卷完整性的實現(xiàn)，通過加強標準化建設來提高信息檢索以及利用的實效性。為此，鎮(zhèn)（街）綜合檔案室應當以本單位為主加強立卷歸檔管理，確保檔案工作的規(guī)范化以及標準化。實踐中，檔案工作者應當處理好檔案工作中的關鍵問題：第一，注意立卷歸檔時效性。完成現(xiàn)行文件要求和任務以后，方可將文件立卷歸檔，尚未完成任務的部分不能立卷歸檔，否則會導致檔案執(zhí)行混亂。第二，對歸檔文件資料嚴格甄別，做好立卷歸檔工作?；诒締挝涣⒕矸绞降闹笇В鞔_立卷歸檔工作的重點，并且對文件以及資料準確分類，從中選出重點文件。在文件形式、內容以及作用等方面相似的文件資料，應當嚴格甄別，選出其中的重點部分予以保存。實踐中應當盡可能避免歸檔重復以及信息量龐大等現(xiàn)象，以此來有效提高檔案資料的檢索及其利用效率。第三，在立卷歸檔過程中，應當確保檔案資料信息的完整性和全面性。在文件歸檔時，應當對歸檔文件進分辨，確定其主次關系，以免不必歸檔的資料被立卷歸檔，進而導致歸檔文件過于冗長。需注意的是，實踐中應當避免文件資料丟失或者不全，即在文件整理以及分類時，應當將文件間的關系進行準確把握，然后同類歸入一個案卷之中，以此來確保同類文件的完整性，完整反映問題處理前后情況和過程。通過該種方式，可以大大提高歸檔利用率，并且在立卷歸檔后能夠及時存入檔案，完整而不重復，同時這也是檔案工作規(guī)范化以及標準化建設的要求。

3 結束語

總而言之，鎮(zhèn)（街）檔案工作規(guī)范化及標準化建設是其發(fā)展趨勢，同時也是提高檔案管理與利用效率的有效措施，實踐中應當加強重視和機制創(chuàng)新，這樣才能提高其標準化建設水平。

參考文獻

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