張舒薇

摘 要：衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案的現(xiàn)代化管理不僅有利于檔案的儲(chǔ)存和實(shí)用性的提高，而且能夠有效提高衛(wèi)生和計(jì)劃生育局的工作效率，這具有重要意義。實(shí)施科學(xué)、制度化的衛(wèi)生與計(jì)劃生育的檔案管理工作，是衛(wèi)生與計(jì)劃生育執(zhí)法規(guī)范和依法行政的重要基礎(chǔ)。檔案管理人員只有具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，具有創(chuàng)新思維，才能勝任檔案管理工作，更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生；計(jì)生局；檔案管理；優(yōu)化

中國(guó)計(jì)劃生育二胎政策的逐漸實(shí)施，衛(wèi)生規(guī)劃部門越來(lái)越多的關(guān)注群眾的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，做好檔案管理工作是衛(wèi)生和計(jì)劃生育的基礎(chǔ)工作，提供準(zhǔn)確、權(quán)威數(shù)據(jù)和后續(xù)工作以及研究書面信息查詢、檢索和決策。所以下面就針對(duì)目前衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施進(jìn)行探討。

1 檔案管理的意義

任何工作都離不開檔案管理，作為貫徹衛(wèi)生和計(jì)劃生育基本國(guó)策的部門更是如此，做好檔案管理工作，至少有以下三個(gè)重要方面。第一，檔案管理可以促進(jìn)衛(wèi)生和計(jì)劃生育工作。衛(wèi)生計(jì)生檔案管理，能夠確保檔案信息收集的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性，能為后續(xù)工作和研究提供權(quán)威性的原始信息。檔案管理可以促進(jìn)衛(wèi)生規(guī)劃的規(guī)范化和科學(xué)化。二是檔案管理事關(guān)人民群眾的切身利益。健康檔案管理中記錄的信息關(guān)系到每個(gè)家庭的健康和幸福。如果檔案管理不到位，檔案信息記錄不準(zhǔn)確、不及時(shí)，會(huì)給群眾帶來(lái)很多麻煩。有些甚至信息的丟失、泄露，都可能嚴(yán)重影響群眾的生活。第三，檔案管理是促進(jìn)衛(wèi)生規(guī)劃發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過(guò)分析和比較衛(wèi)生以及計(jì)生檔案信息數(shù)據(jù)，衛(wèi)生計(jì)生的特點(diǎn)在開發(fā)過(guò)程中，可以找到有關(guān)法律，可以發(fā)現(xiàn)缺陷，提供權(quán)威參考為未來(lái)的發(fā)展和決策定制合適的計(jì)劃。

通過(guò)加強(qiáng)檔案管理，不僅可以促進(jìn)衛(wèi)生以及計(jì)生工作的改進(jìn)，而且可以為衛(wèi)生計(jì)生部門樹立良好的社會(huì)形象，促進(jìn)衛(wèi)生規(guī)劃事業(yè)更加健康、科學(xué)地發(fā)展。

2 衛(wèi)生和計(jì)劃生育檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差

基層衛(wèi)生和計(jì)劃生育檔案管理在我國(guó)現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施比較落后，無(wú)法滿足不斷飆升的需求文件管理，在硬件和應(yīng)用軟件都有較大的缺陷，影響文件管理的全面性、準(zhǔn)確性和效率，因?yàn)橐恍┗鶎有l(wèi)生和計(jì)劃生育檔案管理單位設(shè)備資金有限，因此不能購(gòu)買先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，而且很難跟上科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。我國(guó)基層衛(wèi)生計(jì)生檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施除了數(shù)量不足、資金有限外，還存在更新緩慢、系統(tǒng)升級(jí)和維護(hù)水平較差等問(wèn)題，使得檔案管理缺乏強(qiáng)有力的設(shè)備支持。

2.2 缺乏完整的檔案管理系統(tǒng)

建立完整的檔案管理系統(tǒng)有助于提高衛(wèi)生和計(jì)劃生育工作的檔案管理效率，有助于檔案管理以及之后的各種工作有條不紊地運(yùn)行，我國(guó)尚未完善文件管理制度，因此，文件管理在檔案收集、組織、檔案歸檔工作缺乏有效的指導(dǎo)和約束，部門和人員之間的合作和努力協(xié)調(diào)也沒(méi)有完善的系統(tǒng)，容易導(dǎo)致檔案泄露等問(wèn)題，不利于基層衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作的高效運(yùn)行和良好發(fā)展。

2.3 工作方法落后

一是精確化水平不高。檔案管理本來(lái)是一項(xiàng)美好的生活，但一些工作人員長(zhǎng)期養(yǎng)成了自由散漫的壞習(xí)慣，在檔案管理中仍是散漫的工作模式。如在檔案信息資料的收集方面，不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和權(quán)威性等方面，缺乏嚴(yán)格的自我要求，導(dǎo)致檔案管理效果大大降低。二是電子建設(shè)滯后。公共衛(wèi)生和規(guī)劃部門大多仍以紙質(zhì)檔案為主，電子信息檔案建設(shè)相對(duì)滯后。

有些人長(zhǎng)期習(xí)慣了舊的方法和程序，主要是手工收集和收集文件，工作效率低下，不適應(yīng)電子信息文件管理的新要求。除了檔案管理人員基本年齡較大外，他們認(rèn)為這是一個(gè)退休的休閑部門，也不想學(xué)習(xí)電子信息檔案管理技術(shù)。電子檔案專業(yè)技術(shù)水平不高，容易受到病毒木馬信息、信息泄露、篡改、丟失等問(wèn)題的影響，嚴(yán)重影響檔案信息工作的效果。檔案管理設(shè)施和設(shè)備建設(shè)的資金投入較少。檔案管理中計(jì)算機(jī)硬件和檔案管理軟件系統(tǒng)的日常維護(hù)和更新不到位。設(shè)施設(shè)備老化嚴(yán)重，難以適應(yīng)發(fā)展形勢(shì)的新要求。

2.4 工作人員素質(zhì)偏低、不固定，且對(duì)人口計(jì)生工作認(rèn)識(shí)不足

在當(dāng)前衛(wèi)生和計(jì)劃生育檔案管理單位的人員多數(shù)為老年人，因?yàn)樗麄兊某砷L(zhǎng)環(huán)境是上世紀(jì)的年代，教育水平比現(xiàn)在要落后一些，并在那個(gè)時(shí)候，人們的思想比現(xiàn)在有很大的不同，從客觀的觀點(diǎn)來(lái)看，他們沒(méi)有計(jì)劃生育檔案工作的素質(zhì)；與此同時(shí)，因?yàn)樗麄円怖狭耍麄儗?duì)工作的態(tài)度可能不像年輕人那樣積極，所以在工作中會(huì)敷衍了事，這將嚴(yán)重影響管理水平的提高。

3 優(yōu)化衛(wèi)生與計(jì)生局檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化檔案管理認(rèn)識(shí)與觀念

基層衛(wèi)生和計(jì)劃生育檔案管理水平與每個(gè)人的工作和生活密切相關(guān)，關(guān)系到我們的健康和基層計(jì)劃生育工作數(shù)據(jù)完整性和真實(shí)性。檔案管理人員應(yīng)提高檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，建立一個(gè)責(zé)任心強(qiáng)，有良好的目的感和熱情的工作態(tài)度，它要求檔案管理人員具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和技能。為了改善工作人員負(fù)責(zé)檔案的技能，有關(guān)單位應(yīng)定期培訓(xùn)人員，舉辦經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，這樣有經(jīng)驗(yàn)的員工可以傳授經(jīng)驗(yàn)，新的人員和年輕的員工可以提供技術(shù)指導(dǎo)，讓所有人員都能熟練掌握電腦等新設(shè)備。

3.2 建立健全檔案管理系統(tǒng)

建立一個(gè)較為完善的檔案管理系統(tǒng)，從以下幾個(gè)方面對(duì)現(xiàn)有工作進(jìn)行改進(jìn)：首先，檔案管理的統(tǒng)一指導(dǎo)，使其熟悉他們的工作職責(zé)，加強(qiáng)員工的工作責(zé)任意識(shí)，素質(zhì)較高的合格員工想資質(zhì)較低的員工傳授經(jīng)驗(yàn)，能力強(qiáng)的員工可以分享他們的業(yè)務(wù)處理能力以及方法，其次，有必要規(guī)范工作流程，明確工作安排，加強(qiáng)員工之間的溝通，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。建立科學(xué)合理的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行抽查監(jiān)督。

3.3 強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提高工作水平

一是加強(qiáng)商務(wù)學(xué)習(xí)。作為檔案管理人員，必須隨時(shí)了解國(guó)家計(jì)劃生育政策的新趨勢(shì)、新要求和新形勢(shì)，提高政策理論水平，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案服務(wù)知識(shí)。特別是要加強(qiáng)檔案信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過(guò)集體學(xué)習(xí)和個(gè)人自學(xué)不斷提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，以適應(yīng)檔案信息建設(shè)的需要。在檔案信息的收集和整理過(guò)程中，要注意保證檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和權(quán)威性，提高檔案管理的質(zhì)量。二是加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用。提高檔案信息化建設(shè)水平，堅(jiān)持紙質(zhì)檔案與信息檔案同時(shí)備份，確保所有檔案都能存儲(chǔ)在電子信息數(shù)據(jù)中。特別是要加強(qiáng)檔案電子信息的安全措施，避免檔案信息被盜、篡改等問(wèn)題。要加強(qiáng)檔案管理設(shè)施設(shè)備建設(shè)，加大人力、物力、財(cái)力投入，加強(qiáng)檔案管理軟硬件建設(shè)，避免檔案設(shè)施設(shè)備老化。

3.4 提高檔案管理人員素質(zhì)，提升檔案管理水平

提高衛(wèi)生與計(jì)劃生育檔案管理水平，要做的是提高檔案管理的質(zhì)量，嘗試使用一些受過(guò)高等教育的年輕人，他們是受過(guò)高等教育的，向上爭(zhēng)取項(xiàng)目可以大大提高工作效率，他們理解電腦的使用，可以滿足時(shí)代的需求，提高檔案管理的水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是衛(wèi)生和計(jì)劃生育局的一項(xiàng)重要工作。我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理從過(guò)去的紙質(zhì)、手工到現(xiàn)在發(fā)展到電子信息、自動(dòng)化的趨勢(shì)。面對(duì)新常態(tài)、新形勢(shì)，要轉(zhuǎn)變觀念，加大對(duì)檔案管理人員和財(cái)產(chǎn)的投入，建立完善的科學(xué)管理制度，加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高專業(yè)水平。

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