李艷華

教育發(fā)展的好壞，關(guān)鍵在于學(xué)校如何管理，而其中學(xué)校的檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，在當(dāng)前國(guó)家加強(qiáng)發(fā)展現(xiàn)代教育的大背景下，提高學(xué)校檔案管理工作水平具有十分重要的意義。

1 學(xué)校檔案管理的當(dāng)前情況

目前學(xué)校的檔案管理工作雖然取得了一定的成績(jī)，為學(xué)校的教育教學(xué)、教育管理、教學(xué)科研和社會(huì)服務(wù)都作出了一定的貢獻(xiàn)，但仍然存在著一些問(wèn)題和不足，還有較大的空間需要進(jìn)一步去提升。

1）學(xué)校不夠重視，檔案管理意識(shí)淡薄。當(dāng)前，學(xué)校部分領(lǐng)導(dǎo)及教職工，對(duì)學(xué)校的檔案管理意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中所起的重要作用。因此也不會(huì)去花費(fèi)更多的精力開(kāi)展學(xué)校檔案管理工作，從而使學(xué)校檔案管理工作失去了應(yīng)該發(fā)揮的積極作用。

2）學(xué)校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，雖然學(xué)校配有專職的檔案管理人員，但是學(xué)習(xí)的專業(yè)是從事教育教學(xué)工作的，不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，也參加過(guò)檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，但歸根結(jié)底業(yè)務(wù)水平淺一點(diǎn)。因此很難達(dá)到對(duì)檔案管理的規(guī)范化要求，更不用說(shuō)去創(chuàng)造性的工作，為學(xué)校的教學(xué)管理提供有力的支持。

3）學(xué)校管理工作方式陳舊、手段落后?，F(xiàn)在學(xué)校檔案管理方式陳舊、手段落后，信息化程度低，甚至有些檔案材料需要手工作業(yè)的方式對(duì)檔案進(jìn)行整理編目錄。這種手工作業(yè)方式工作效率低下，不僅消耗了大量的人力物力，而且使檔案材料重復(fù)收錄的可能性增大，也容易導(dǎo)致檢索速度變慢，準(zhǔn)確率降低，檔案材料因此也會(huì)磨損浪費(fèi)。

4）制度不夠健全，材料不夠全面。在學(xué)校各項(xiàng)工作中，教育教學(xué)、行政管理、學(xué)生管理，后勤服務(wù)等部門都有各自的管理方式方法，各個(gè)部門的檔案記錄方式方法也不一樣。由于缺乏制度的約束，有的部門為了自己的工作方便或者本身工作就拖拉，不會(huì)及時(shí)主動(dòng)的把應(yīng)該歸檔的材料上交給學(xué)校的檔案管理人員。尤其是學(xué)校的教學(xué)檔案，由于牽扯到的學(xué)生多，人員數(shù)量大，再加上檔案管理人員有“重文書檔案，輕教學(xué)檔案”的工作思想，致使教學(xué)檔案不完整，成了常態(tài)化。

5）檔案保護(hù)設(shè)施存在缺陷。檔案的保存管理需要有專門的設(shè)備設(shè)施。為確保檔案的安全，檔案庫(kù)房必須滿足防水、防潮、防熱、防火、防光、防塵、防盜的要求，電子檔案的庫(kù)房還要防磁、防震，控制好溫濕度，電子檔案還需要加密等等。現(xiàn)在多數(shù)學(xué)校的檔案室往往連基本的防風(fēng)、防火、防潮功能都不具備，檔案管理設(shè)備也很落后，給檔案的安全管理帶來(lái)了很大隱患，致使有的學(xué)校檔案室的損毀現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。

2 做好檔案管理的建議

1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)全體教職員工的檔案意識(shí)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門首先要重視學(xué)校的檔案管理工作，要不定期召集學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)相關(guān)會(huì)議或及時(shí)下發(fā)相關(guān)文件，督促學(xué)校負(fù)責(zé)人充分認(rèn)識(shí)到檔案建設(shè)的重要性，端正學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。學(xué)校要及時(shí)傳達(dá)貫徹上級(jí)部門的相關(guān)精神，召開(kāi)專門會(huì)議，提高全體教職員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)要保證學(xué)校在檔案建設(shè)工作中投入足夠的人力物力及財(cái)力，為檔案工作提供良好的物質(zhì)保障條件。

2）重視人才隊(duì)伍建設(shè)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。要全面提高檔案管理工作的水平，離不開(kāi)高素質(zhì)的管理人員。首先要有過(guò)硬的政治素質(zhì)和良好的職業(yè)道德。檔案管理人員工作崗位特殊，必須要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)在涉及學(xué)校的檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問(wèn)題上，要同黨中央保持高度一致，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密，要有為他人的名利和成功做人梯，敢當(dāng)無(wú)名英雄的精神，熱愛(ài)本職工作，全心全意為人民服務(wù)。其次，要有過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員要有較高的專業(yè)水平和技術(shù)實(shí)踐能力。學(xué)校除了要注重引進(jìn)檔案專業(yè)的專門人才之外，還要注重對(duì)現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極鼓勵(lì)他們?cè)诼殞W(xué)習(xí)，安排他們參加專業(yè)知識(shí)理論、先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的技能操作以及現(xiàn)代化管理理論等方面的培訓(xùn)，全面提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而保證檔案管理切實(shí)能為學(xué)校的全面發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

3）努力改善傳統(tǒng)的管理方式和手段，提升檔案管理水平。首先，在觀念上要緊跟時(shí)代步伐，思想上要與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念。樹(shù)立學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理的重要組成部分這一重要理念。其次，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式，充分利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，提高工作效率。第三，將檔案資料進(jìn)行信息化處理，利用電子檔案管理設(shè)備，將檔案實(shí)物轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，同時(shí)充分利用學(xué)校網(wǎng)絡(luò)，讓學(xué)校各部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳各自相關(guān)檔案資料。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，授權(quán)相關(guān)人員一定權(quán)限，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4）加強(qiáng)制度建設(shè)，確保檔案資料收集齊全。影響檔案管理工作正常開(kāi)展的重要因素往往是缺乏規(guī)范的制度。沒(méi)有規(guī)范制度的約束，就會(huì)造成工作的隨意性和拖拉現(xiàn)象，使有些該歸檔的資料收集不上來(lái)。所以要完善管理制度，用制度來(lái)管事管人。教育主管部門和學(xué)校根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定制定相關(guān)制度，并切實(shí)落實(shí)《學(xué)校檔案管理辦法》、《檔案員工作職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案資料收集制度》、《檔案室管理制度》、《文件資料借閱制度》等等，同時(shí)可以建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)工作不力的人員追究其相應(yīng)責(zé)任。

5）加強(qiáng)硬件建設(shè)，確保檔案安全。學(xué)校要加大經(jīng)費(fèi)的投入，保證檔案庫(kù)房建設(shè)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，積極購(gòu)進(jìn)先進(jìn)儀器設(shè)備，尤其是要購(gòu)置并及時(shí)更新檔案的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，讓學(xué)校的檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)騰飛，為學(xué)校的發(fā)展提供有力的支持。