楊娟

在我國(guó)，對(duì)文書和檔案最早的稱呼叫作“冊(cè)”“典”。在周代又有“中”的叫法。自商周簡(jiǎn)牘檔案和縑帛檔案產(chǎn)生以來(lái)，簡(jiǎn)、牘、簡(jiǎn)策、簡(jiǎn)牘、簡(jiǎn)書、啟書、簡(jiǎn)書或竹帛等稱呼、皆指文書、檔案和書籍。唐代以后，又稱公文和檔案為“文案”“案牘”，有時(shí)也用“文牘”“文書”“薄書”來(lái)表示。

“檔案”一詞，據(jù)現(xiàn)有材料記載、初見于清代?！皺n”的含義在《康照字典）里的 意思是“排木裝檔”，就是用木架框起格的意思?！鞍浮本褪呛帽人朴谛∧咀雷右粯拥淖缼住Ｓ纱艘?，然后把辦理一起事件的相關(guān)資料叫作一卷，而且把收起來(lái)的的官方資料叫做 “案”或者是“案卷”等?！皺n”和“案”兩個(gè)連起來(lái)用，就是放入檔架的文案和案卷，還把擺放檔案的架子叫作作檔架，把一格稱作一檔。這些叫法有的一直沿用下來(lái)，至今我們稱檔案，依然有形象的和內(nèi)在的意義。檔案的概念說(shuō)明了以下三點(diǎn)：

1）檔案是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的；

2）案是由文書及信息有條件轉(zhuǎn)化而來(lái)的；

3）檔案是原始記錄。

1 檔案的性質(zhì)

1）原始記錄性。檔案最本真的記錄，是檔案的本質(zhì)特性，也是檔案和其他信息不同的主要區(qū)別。檔案是原生或首次生成的信息，歷史如何發(fā)展，人類是如何活動(dòng)的，檔案就如何去寫進(jìn)歷史的，不是事后編制或制作再生的。

2）利用的價(jià)值性。檔案保存的目的是為了查考和利用，價(jià)值是文書、信息轉(zhuǎn)化為檔案的條件，也是檔案如何保存和保存多久的主要因素。價(jià)值高的檔案就要永久保存，失去價(jià)值的檔案就要銷發(fā)。

3）科學(xué)文化性。檔案記錄著人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是人類科學(xué)文化的結(jié)晶，對(duì)人類一切事物的進(jìn)步和發(fā)展起著不可忽視的作用。

2 檔案的作用

檔案的作用是指檔案用途的發(fā)光發(fā)熱，也就是檔案經(jīng)過(guò)使用者的使用，原本存放轉(zhuǎn)化為發(fā)光價(jià)值。

1）延續(xù)人們記憶的作途。檔案的存在就是為了延續(xù)人們的記憶。因?yàn)槿祟惔竽X的記億是有限的。首先是因?yàn)槿梭w大腦記憶的容量有限，其次是人們記憶的載體一一腦細(xì)胞生命是有限的，然后是人們記憶的內(nèi)容易丟失，失真，最后是人們的記憶是好比空氣，既看不見，更摸不到，得不到傳播。可是檔案作為記憶的載體，打破了一切因素的限制，是一種可行的、得到人類認(rèn)可的記憶的手段方式。存史存知的作用。檔案是人類社會(huì)不斷進(jìn)化過(guò)程的真實(shí)歷史寫照，記下和存放了人類社會(huì)實(shí)踐的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，而且檔案具有知識(shí)性體現(xiàn)，它存儲(chǔ)了人類知識(shí)結(jié)晶，也是一種載體。一句話，檔案室存放的是了人類的文明，反映的人類的進(jìn)步，是人類一切事物進(jìn)化的見證。

2）播撒、傳遞知識(shí)、信息的作用。檔案不但是儲(chǔ)存知識(shí)、歷史的一種工具、它還是人們播撒、傳遞文化知識(shí)、信息，等推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的不能缺少的資料。一方面，檔案包含著大量的知識(shí)和信息。其次，它是傳播知識(shí)、信息的重要渠道和工具，與其他載體相比較，有著它自身其不可取代的價(jià)值，一是可靠，二是便捷。

3）處理現(xiàn)實(shí)事務(wù)的查考作用。檔案在當(dāng)今社會(huì)的管理層面、生產(chǎn)層面、搞研究領(lǐng)域、我們的學(xué)習(xí)和生活中都有著舉足輕重的查考作用。它是管理的工具，還是生產(chǎn)建設(shè)事業(yè)的參考依據(jù)，科學(xué)研究領(lǐng)域的基礎(chǔ)和條件，學(xué)習(xí)的原始教材，宣傳教育行業(yè)的生動(dòng)資料，國(guó)際斗爭(zhēng)的震撼武器，解決糾紛、維護(hù)權(quán)益的法律證據(jù)。

3 檔案管理工作的性質(zhì)

檔案管理工作又稱檔案工作，其有廣義和狹義兩種含義。檔案廣義的是指一切與檔案有關(guān)的人類活動(dòng)，包括檔案事業(yè)管理、檔案教育、科研及檔案法規(guī)等。狹義的檔案意思專指專門的檔案室和檔案館所進(jìn)行的檔案業(yè)務(wù)工作的領(lǐng)域，即用科學(xué)服務(wù)的理念和方法管理檔案，為人民的各項(xiàng)事業(yè)搞好檔案的業(yè)務(wù)服務(wù)工作，具體包括對(duì)檔案文件進(jìn)行的整理、保管、開發(fā)和利用的工作。檔案管理工作是不可忽視的重要行業(yè)，是從事社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展推進(jìn)各項(xiàng)工作的必需條件。干好檔案管理事業(yè)，不但是目前工作的需要，而且是也是未來(lái)的需要，檔案工作，就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一種有著特殊管理性、服務(wù)性和政治性行業(yè)。

檔案管理工作的基本內(nèi)容包括：檔案管理中的收集、整理、鑒別、保存、統(tǒng)計(jì)和提供服務(wù)等（檢索、編研）六（八）項(xiàng)工作。這六（八）工作通常也稱為檔案工作的“六個(gè)環(huán)節(jié)”（八個(gè)環(huán)節(jié)）。檔案管理工作的六項(xiàng)內(nèi)容是一個(gè)有機(jī)統(tǒng)一的整體，各個(gè)環(huán)節(jié)互相制約，互相促進(jìn)。整個(gè)檔案工作的內(nèi)容可以劃分為兩個(gè)方面：基礎(chǔ)工作和利用工作。其中，檔案的收集、整理、鑒別、管理、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)是整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作和利用工作。其中，檔案的收集、需要和提供利用工作的需要，同時(shí)又直接影響著檔案的提供作用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值?？傊?，做好檔案管理工作，將對(duì)整個(gè)人類社會(huì)的發(fā)展提供更加便利、高效的

服務(wù)。