史鳳明

摘 要：企業(yè)檔案工作是記錄歷史、傳承文明、服務(wù)企業(yè)的一項(xiàng)工作，是維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌、衡量企業(yè)業(yè)績(jī)和健康發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展、規(guī)模的日益擴(kuò)大、信息載體的多元化、管理手段的日益先進(jìn)，檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到企業(yè)檔案工作的重要性，面對(duì)新形勢(shì)下檔案工作的需要，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面做好企業(yè)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；工作；重要性

1 完善檔案管理制度，細(xì)化檔案工作流程

1）健全的檔案管理制度是完善檔案管理體系的保障。不完善的檔案管理制度是制約企業(yè)檔案發(fā)展的一個(gè)重要因素。企業(yè)只有不斷完善檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理模式，才能逐步提高企業(yè)檔案管理水平。

2）企業(yè)要根據(jù)自身檔案管理的實(shí)際，對(duì)檔案管理各項(xiàng)基礎(chǔ)制度、管理辦法進(jìn)行修訂完善，細(xì)化檔案作業(yè)流程、制定檔案工作對(duì)照檢查表。使制度、流程更具有科學(xué)性、合理性，可操作性更強(qiáng)，在管理制度中要明確檔案部門、檔案形成部門、檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)權(quán)限，明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔程序、案卷質(zhì)量要求和分類編號(hào)原則等。

3）建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)管。要進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高工作效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明。要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

2 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的發(fā)展，為使檔案管理人員能夠適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案管理人員的知識(shí)水平和管理能力。由于檔案種類和載體的多樣化，管理方法也要不斷改進(jìn)，因此，對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理能力等方面都提出了更高的要求。所以，企業(yè)要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，盡快使其成為既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才。不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，是做好檔案工作的基礎(chǔ)，只有重視檔案專業(yè)人才的選拔和培養(yǎng)，才能適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)檔案工作提出的要求。

1）增強(qiáng)檔案管理人員事業(yè)心和責(zé)任感。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、使命感，良好的職業(yè)道德，可靠政治素質(zhì)，端正、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理技能。在工作中要做到愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、任勞任怨、一絲不茍，養(yǎng)成主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和默默奉獻(xiàn)精神。因此，檔案管理人員只有高度的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、細(xì)心的辦事態(tài)度、甘于奉獻(xiàn)的精神，不斷地開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

2）提高思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化繼續(xù)教育。檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的理論和方法，才能保質(zhì)保量地完成本職工作。因此具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案工作的關(guān)鍵，沒有豐富的檔案專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)處理能力，做好檔案工作就無(wú)從談起。要提高檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路就在于檔案管理人員整體素質(zhì)的逐步提高。

3）開展綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。第一要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專業(yè)水平?？梢酝ㄟ^(guò)參加各種學(xué)習(xí)班，接受再培訓(xùn)，到兄弟單位取經(jīng)學(xué)習(xí)等方法，不斷充實(shí)檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。同時(shí)，檔案管理人員也要經(jīng)常自我總結(jié)、提高自己，通過(guò)部門研討、交流等方法促進(jìn)檔案工作的向前發(fā)展。第二要普及相關(guān)學(xué)科知識(shí)，檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，檔案管理人員的繼續(xù)教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新。第三要強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型檔案管理人才。

3 綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，檔案管理也面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，給檔案的保管和利用帶來(lái)了一定困難。新時(shí)期的檔案管理也正在由傳統(tǒng)的管理方式向信息化管理轉(zhuǎn)變，只有運(yùn)用科學(xué)的管理方法，采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備建立檔案管理系統(tǒng)，利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理等，把檔案人員從繁重的手工操作中解放出來(lái)，以更高的工作效率，一流的服務(wù)為企業(yè)服務(wù)。

1）優(yōu)化存儲(chǔ)環(huán)境。傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)形式保存，隨著時(shí)間的推移、環(huán)境的變化、利用的次數(shù)等因素的影響，檔案資料的完整性、安全性受到一定的威脅，不利于永久保存。實(shí)現(xiàn)檔案信息化后，檔案信息直接由檔案管理人員錄入到計(jì)算機(jī)中，不僅僅降低了管理成本，而且還可以對(duì)檔案進(jìn)行備份，大大提高了工作效率，保證了紙質(zhì)檔案的完整性和安全性。

2）優(yōu)化查詢服務(wù)。檔案管理信息化不僅簡(jiǎn)化了查詢程序，提高了查詢速度，而且還可以保障紙質(zhì)檔案不被破壞，不會(huì)對(duì)檔案和檔案環(huán)境造成影響。使檔案查詢不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，隨時(shí)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢。

3）對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然要求。企業(yè)單位也要重視其檔案管理，根據(jù)實(shí)際情況制定出一個(gè)檔案數(shù)字化管理的總體規(guī)劃，建設(shè)好自己的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案信息化符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，并不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，提高工作效率，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

4 發(fā)揮主觀能動(dòng)性，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)重視

企業(yè)各項(xiàng)工作的開展離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與重視，檔案工作也一樣，有了領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，工作中遇到的困難、問(wèn)題會(huì)迎刃而解。要使企業(yè)檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案管理人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過(guò)內(nèi)因起作用。如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視。

1）愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位檔案工作滿意。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案管理人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案管理人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。

2）積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識(shí)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無(wú)。因此，檔案管理人員要抓住有利時(shí)機(jī)經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳匯報(bào)檔案工作，使領(lǐng)導(dǎo)了解本單位檔案工作的基本情況，及時(shí)解決工作中存在的問(wèn)題。要時(shí)常宣傳檔案工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展中的重要地位和作用，使領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案工作在企業(yè)工作中的重要性。要搞好檔案編研工作，使領(lǐng)導(dǎo)從檔案利用的實(shí)例中認(rèn)識(shí)企業(yè)各項(xiàng)工作開展離不開檔案，檔案也可以為企業(yè)帶來(lái)效益。

做好檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。只有做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。因此，做好企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中不斷提升競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]譚鈺.淺談如何做好企業(yè)檔案工作[J].蘭臺(tái)世界，2012.

[2]聶艷萍.淺談如何做好高速公路科技檔案工作[J].蘭臺(tái)世界，2013.

[3]劉笑軍.如何做好基層檔案工作[J].蘭臺(tái)世界，2012.