●陳奕霖

合同管理，是指企業(yè)實施的合同資信調(diào)查、談判、訂立、會簽、履行、變更、解除、終止、歸檔、糾紛處理、責(zé)任等與合同相關(guān)的全過程及事項的管理,是依法治企的重要組成部分，有效的合同管理可以減少和防止財產(chǎn)損失和經(jīng)濟(jì)糾紛，有利于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展?？v觀目前發(fā)電企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀，從總體上看還是好的，但是法律意識不夠強(qiáng)、合同管理不夠嚴(yán)、權(quán)責(zé)不夠明確等問題在一定程度上給發(fā)電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運行帶來負(fù)面影響。從近期發(fā)生的合同糾紛來看，大多與法制意識淡薄、合同管理粗放有關(guān)。為此，能否實現(xiàn)有效的合同管理，對于發(fā)電企業(yè)經(jīng)營管理具有舉足輕重的作用，通過加強(qiáng)合同管理，可以最大限度地防范和降低企業(yè)的法律風(fēng)險，避免和減少合同風(fēng)險給企業(yè)帶來的損失。

一、強(qiáng)化發(fā)電企業(yè)合同管理的必要性

（一）強(qiáng)化合同管理是發(fā)電企業(yè)生存發(fā)展的需要

市場經(jīng)濟(jì)是競爭的經(jīng)濟(jì)、信譽(yù)的經(jīng)濟(jì)，市場主客體是構(gòu)成整個市場的基本要素，合同是確保市場主客體權(quán)益、維系主客體關(guān)系的基礎(chǔ)和紐帶，合同法對合同起著規(guī)范和保護(hù)的作用。就發(fā)電企業(yè)而言，企業(yè)和購電方、供貨方、外委項目承包商、提供技術(shù)服務(wù)方等合作方均存在合同關(guān)系，如果在合同管理上不夠嚴(yán)謹(jǐn)，一種情況是企業(yè)利益受損，另一種情況是對方利益受損。這兩種結(jié)果，都不利于發(fā)電企業(yè)的生存發(fā)展。

（二）強(qiáng)化合同管理是確保發(fā)電企業(yè)利益的需要

合同一旦簽約即發(fā)生效力，雙方都要按合同的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，除非產(chǎn)生不可抗力。通常的索賠，就是依據(jù)合同的條款，尋找不遵守合同一方的違約事件，根據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行賠償，違約方不管是無意還是故意，都要根據(jù)造成的損失進(jìn)行賠償。雙方有爭端不能解決的要進(jìn)行調(diào)解和仲裁解決。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，市場主客體的關(guān)系就是合同關(guān)系，而且在企業(yè)內(nèi)部合同管理也發(fā)揮著重要的作用，雙方的權(quán)利和義務(wù)必須通過合同來明確，不論是經(jīng)濟(jì)合同，還是技術(shù)合同、涉外經(jīng)濟(jì)合同，或者是勞務(wù)用工合同等等，在合同的制定、對對方的監(jiān)督、自身的履行等任何一個環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，都會嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)的利益。發(fā)電企業(yè)通過合同管理，可以有效加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，及時識別經(jīng)營管理風(fēng)險，進(jìn)而通過對風(fēng)險的防范促進(jìn)交易的順利完成，實現(xiàn)合同的目的和企業(yè)的利益最大化。

（三）強(qiáng)化合同管理是發(fā)電企業(yè)內(nèi)部控制的需要

發(fā)電企業(yè)的合同管理要求合同管理人員和法務(wù)人員關(guān)注合同流程中的每一個環(huán)節(jié)，以及合同履行過程中的每一個細(xì)節(jié)，規(guī)范自身的流程設(shè)計和流程控制。在合同的某個時點或某個環(huán)節(jié)，從發(fā)電企業(yè)的上層領(lǐng)導(dǎo)到基礎(chǔ)的具體實施層面，何人該做何種事情，都應(yīng)有相應(yīng)的安排。在此過程中，企業(yè)各方面人員全面、有序參與合同管理，通過強(qiáng)化合同管理，有效地防范合同風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制管理水平的提高，這也是全面風(fēng)險管理和內(nèi)部控制一體化的重要體現(xiàn)。

（四）強(qiáng)化合同管理是發(fā)電企業(yè)依法依約經(jīng)營的需要

合同管理的過程中，發(fā)電企業(yè)將合同的權(quán)利義務(wù)梳理清楚，依法依約履行，同時也關(guān)注合同相對方的履約情況，與其保持良好的溝通并根據(jù)不同的情況采取不同的手段督促其履行相應(yīng)的義務(wù)，推動合同雙方履行合同中的權(quán)利義務(wù)，最終順利完成合同所涉交易，實現(xiàn)雙贏甚至多贏。如果視合同為兒戲，對合同管理持粗放的態(tài)度，破壞市場的自由性、統(tǒng)一性、公平性和競爭性，影響市場的規(guī)范運作，損害市場主客體的合作關(guān)系，最終必將遭到市場的淘汰。

二、發(fā)電企業(yè)合同管理存在的問題

（一）發(fā)電企業(yè)合同管理意識薄弱

一是發(fā)電企業(yè)風(fēng)險防范管理機(jī)構(gòu)不健全。很多發(fā)電企業(yè)未設(shè)立風(fēng)險控制部門，對企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險包括合同風(fēng)險，缺乏有效的管控機(jī)制。二是不重視合同文本分析。合同訂立時缺乏預(yù)見性，缺少對合同文本的分析。不少合同簽訂得十分簡單，缺少必要的補(bǔ)充條款，不符合標(biāo)準(zhǔn)合同的要求，更不符和國際上通行的合同文本要求。在合同履行過程中常常因為缺少某些重要的條款、缺陷和漏洞多、雙方對條款的理解有差異以及合同風(fēng)險預(yù)估不足等問題而發(fā)生爭執(zhí)扯皮。三是對合同履約重視不夠，常常發(fā)生實際執(zhí)行與合同簽訂發(fā)生偏離、嚴(yán)重脫節(jié)的情況，簽訂合同雙方都不認(rèn)真執(zhí)行合同，隨意修改合同，或在合同洽談時隨意改變原招、投標(biāo)文件的實質(zhì)性內(nèi)容，或遵守合同規(guī)定打折扣。

（二）發(fā)電企業(yè)合同基礎(chǔ)管理工作不健全

主要表現(xiàn)：一是合同集中歸口管理體制不完善，職能發(fā)揮有限；二是制度體系不健全，缺乏全面性和規(guī)范性，制度執(zhí)行不力；三是合同流程管理控制不力，對合同簽訂前的市場調(diào)查、招投標(biāo)和談判認(rèn)證，簽訂中的審查授權(quán)，簽訂后履行監(jiān)控、驗收、結(jié)算等工作銜接不夠，沒有形成合同全過程管理機(jī)制，不能對合同履行過程中進(jìn)行及時的跟蹤和有效的動態(tài)合同管理，容易引發(fā)法律風(fēng)險。

（三）發(fā)電企業(yè)合同管理人才匱乏

主要表現(xiàn)：一是合同管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，專職合同管理人員較少；二是合同管理和索賠是涉及全局的，又是專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，極為復(fù)雜的管理工作，對合同管理人員的素質(zhì)要求很高，而真正符合要求的管理人員很少，極大地的影響了發(fā)電企業(yè)合同管理水平的提高。

三、加強(qiáng)發(fā)電企業(yè)合同管理的對策與建議

針對合同管理中存在的問題，發(fā)電企業(yè)必須要加大合同管理力度，建立健全合同管理制度，強(qiáng)化事前防控、事中控制、事后監(jiān)督，使合同管理向法制化、規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展，避免合同糾紛，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，提高企業(yè)管理水平，為企業(yè)創(chuàng)造最佳經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。

（一）加強(qiáng)合同管理意識，建立健全的合同管理制度

樹立合同管理意識，要從思想上真正意識到合同的重要性，強(qiáng)調(diào)按合同辦事。但是，意識的形成是一項長期的工作，發(fā)電企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視這項工作，常抓不懈?？梢砸耘e辦學(xué)習(xí)班、講座等方式，提高全員的合同管理意識，使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化。首先要從完善制度人手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同分類及合同管理部門，管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)，合同的訂立、談判、起草及條款內(nèi)容，合同審查、會簽，合同編號和合同簽署，合同專用章管理，合同履行，合同的變更、驗收，結(jié)算和解除，合同監(jiān)督和檢查、合同責(zé)任，合同備案和統(tǒng)計管理、保密要求，合同檔案管理等。發(fā)電企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)，起到了事前監(jiān)督、防患于未然的作用。

（二）強(qiáng)化合同簽訂的事前防控

一般合同訂立前的法律風(fēng)險主要包括合同對方當(dāng)事人的主體資格和履行能力兩個方面。如果合同主體不合格，合同的效力就會受到影響甚至失去效力或者最終無法履約，所以審查合同時必須對對方當(dāng)事人的主體資格和履約能力進(jìn)行審查。如重大合同訂立前，發(fā)電企業(yè)合同管理部門要對合同對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力、履約信用等進(jìn)行認(rèn)真審查。凡是經(jīng)濟(jì)合同的簽訂，都要進(jìn)行法律合規(guī)性審查。

對合同主體的合法性審查主要包括：當(dāng)事人民事主體資格和有效性審查、經(jīng)營資格合法性審查、許可經(jīng)營合法性審查。簽約對方為法人主體的，應(yīng)要求對方提供法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開戶許可證、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等證件；簽約對方為無獨立法人資格的法人分支機(jī)構(gòu)的，對方需提供上級單位書面授權(quán)委托書或分支機(jī)構(gòu)成立等文件；簽約對方為自然人的，對方需出具身份證，如由代理人簽訂，應(yīng)出示加蓋單位公章或授權(quán)人簽字的授權(quán)委托書。上述法人營業(yè)執(zhí)照、自然人身份證、授權(quán)委托書及相關(guān)證明授權(quán)文件，均應(yīng)列為合同歸檔資料，與合同一并保存。這樣做的目的是合同一旦無法履行或?qū)Ψ竭`約時，也可以順利查找對方當(dāng)事人的基本資料，無論對以后的訴訟還是對合同的繼續(xù)履行，都非常重要。為此制度應(yīng)明確，不得與不具有法人資格或法定代表人合法授權(quán)的組織或個人簽訂合同，不得與法人單位或個人簽訂與其履約能力明顯不符的合同。

此外，還要審核合同對方當(dāng)事人是否具有履行合同的能力，要盡可能地通過市場調(diào)研、財務(wù)、審計，實地考察等有效方法調(diào)查合同對方當(dāng)事人的商業(yè)信譽(yù)和履約能力。如合同對方的注冊資金真實情況、企業(yè)規(guī)模、資產(chǎn)負(fù)債情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況等情況以及是否涉及訴訟、仲裁等相關(guān)事項。如果合同管理部門對合同對方的主體資格、資信能力、履約能力等狀況有質(zhì)疑的，應(yīng)及時書面向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，提出處理建議。

（三）強(qiáng)化合同簽訂的事中控制

發(fā)電企業(yè)要建立審查會簽制度。合同會審的目的與宗旨是各評審單位和部門站在不同的角度對合同提出改進(jìn)意見，防范、控制合同簽訂的風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)從建成投運早期即建立起嚴(yán)格的合同評審制度，且經(jīng)過多次不斷修訂完善，企業(yè)所有經(jīng)營業(yè)務(wù)一律納入合同管理，所有合同必須嚴(yán)格按照程序評審后方可簽訂。項目管理部門、經(jīng)營管理部門、財務(wù)部門、審計部門、法務(wù)部門及管理層都應(yīng)參與合同評審，審查會簽制度根據(jù)部門職責(zé)范圍分別明確各部門評審的重心與方向，從而明確了各部門在合同評審中的職責(zé)與分工。例如，企業(yè)的合同會簽制度明確：經(jīng)營管理部門審查重點是當(dāng)事人的主體資格和資質(zhì)、合同內(nèi)容、形式、相關(guān)程序等合法合規(guī)性；項目管理部門審查重點是合同技術(shù)條款、合同項目投資計劃、施工安全協(xié)議及有關(guān)條款等；財務(wù)部門審查重點是資金保證能力、財務(wù)風(fēng)險、合同經(jīng)濟(jì)效益、擔(dān)保方式及付款結(jié)算條款等；法務(wù)部門審核重點是合同條款的合法性、嚴(yán)密性、完整性、合同法律風(fēng)險及爭議解決方案，等等。各相關(guān)部門在審查合同會簽稿時，如發(fā)現(xiàn)有不妥或不實之處，可直接在合同會簽稿上提出修改意見或退回經(jīng)營管理部門修改，經(jīng)營管理部門修改后繼續(xù)按程序提交審查，確保評審效果與質(zhì)量。通過建立科學(xué)系統(tǒng)的審查會簽制度，推進(jìn)合同管理制度化、規(guī)范化、信息化，有效規(guī)避合同風(fēng)險，確保企業(yè)各項業(yè)務(wù)安全、有序運行。

各相關(guān)部門合同簽訂會簽時，要重點把關(guān)、審查的內(nèi)容，一是合同主要條款。合同條款要完整齊備，內(nèi)容要清楚明確。根據(jù)《合同法》規(guī)定，合同的內(nèi)容由當(dāng)事人約定，一般包括以下條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或報酬履行期限、地點和方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。在簽約時具備這些條款合同才完整，如果合同內(nèi)容不完備，某些條款沒有約定或約定不明確，則極易導(dǎo)致合同雙方當(dāng)事人產(chǎn)生爭議，引發(fā)合同糾紛。二是合同關(guān)鍵條款。如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款，合同中要明確寫明適用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是國家標(biāo)準(zhǔn)還是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。對于沒有國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，要在合同中約定可操作的檢驗標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)明確產(chǎn)品驗收地點、方式、人員等事項。對產(chǎn)品質(zhì)量異議的提出要明確具體時間與條件，承擔(dān)質(zhì)量責(zé)任的期限。三是合同支付方式。要對貨物交付地點、交付時間、運輸方式、運費的承擔(dān)等作詳細(xì)約定，明確貨權(quán)及風(fēng)險轉(zhuǎn)移的時間；合同中要列明收貨方經(jīng)辦人的姓名，同時，盡量讓收貨方加蓋公章確認(rèn)，防止經(jīng)辦人離開后對方不承認(rèn)收貨事實從而給訴訟中的舉證帶來困難。四是付款方式。如作為賣方時應(yīng)明確約定付款時間、付款方式（現(xiàn)金、電匯，承兌匯票），避免“買方根據(jù)資金到位情況逐步支付貨款”“當(dāng)因不可控因素影響買方付款進(jìn)度時，買方可適當(dāng)延期付款”等模棱兩可的約定。類似約定會導(dǎo)致付款時間不明確，給合同相對方找到拖延付款的理由。五是違約責(zé)任。合同中要避免不平等或加重買方責(zé)任的違約責(zé)任條款，同時要明確約定對方的違約責(zé)任，約定違約金的數(shù)額或計算方法。六是爭議管轄條款。盡量爭取在本企業(yè)所在地法院、仲裁委員會解決合同糾紛，以減少發(fā)電企業(yè)申訴成本和風(fēng)險。

（四）強(qiáng)化合同履行事后管控

一是建立合同臺賬登記制度。對簽訂的每一筆合同，合同歸口管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)類型分門別類登記入冊，從而準(zhǔn)確掌握合同業(yè)務(wù)的基本信息，有針對性地開展合同履約監(jiān)督和檢查工作；同時通過業(yè)務(wù)單位上報的在手合同執(zhí)行情況表，定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤登記，統(tǒng)計分析。

二是利用信息化手段建立合同履約預(yù)警機(jī)制。利用ERP管理軟件、NC系統(tǒng)等信息化手段，實行財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同，對合同履行情況進(jìn)行動態(tài)管理。未按合同約定履行的，系統(tǒng)提前預(yù)警管理人員與業(yè)務(wù)人員通過信息化系統(tǒng)及時掌握合同履行信息，及早采取措施，預(yù)防風(fēng)險的發(fā)生。如業(yè)務(wù)部門要定期與財務(wù)核對合同履行中的費用支付信息，發(fā)現(xiàn)偏差及時查明原因進(jìn)行糾正。

三是建立合同檔案管理制度。要從源頭做好發(fā)電企業(yè)合同風(fēng)險防控工作，完善合同檔案管理制度，做到有章可循。如制定“一合同一檔案”管理辦法，對簽訂的每一份合同，業(yè)務(wù)部門妥善保存至合同履行完畢，整個過程包括合同在內(nèi)所有涉及到的業(yè)務(wù)材料，最終歸為一個檔案，在合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理合同履行過程中形成的文件資料并移交企業(yè)相關(guān)部門。同時管理辦法還應(yīng)對合同檔案的抽調(diào)與移交作出詳細(xì)規(guī)定，有效促使各業(yè)務(wù)部門完整保存合同履行資料。這些措施不僅有利于規(guī)范業(yè)務(wù)流程，及時監(jiān)控合同履行情況，而且在出現(xiàn)合同糾紛時，有利于訴訟、仲裁證據(jù)材料的提供，從而有效防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險與法律風(fēng)險。

（五）充分利用法律手段，應(yīng)對合同糾紛的發(fā)生

合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果，因此，審查合同時選擇的違約條款和糾紛處理條款是很重要的。在訂立合同后，企業(yè)還要密切跟蹤合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)，注意收集合同實施的信息，搜索相關(guān)資料，并作出相應(yīng)的信息處理，將合同實施情況與合同分析資料進(jìn)行對比分析，找出其中的偏離，對合同履行情況作出診斷，在對方違約包括預(yù)期違約時及時采取有效法律手段，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。當(dāng)合同約定出現(xiàn)糾紛時，合同各方首先應(yīng)友好協(xié)商，協(xié)商不成的則提交仲裁或訴訟解決。友好協(xié)商需要合同雙方充分溝通、適當(dāng)妥協(xié)，合理運用談判技巧，爭取自身利益的最大化；仲裁和訴訟，則需要企業(yè)內(nèi)外部協(xié)調(diào)配合，法務(wù)人員與專業(yè)的訴訟律師制定好的訴訟策略，明確訴訟目的，妥善應(yīng)對，做到既維護(hù)自身利益又不失企業(yè)良好形象。

（六）重視合同管理人才的培養(yǎng)

合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。合同管理人員除具備相應(yīng)的專業(yè)知識外，同時還必須熟練掌握和運用各種法律、法規(guī)；精通合同業(yè)務(wù)，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋；熟悉合同履行和違約索賠管理；熟悉會計賬務(wù)。做好合同管理工作，人是關(guān)健因素。發(fā)電企業(yè)必須以人為本，加大合同管理人才培養(yǎng)的各項工作。一是要重視人才。要選調(diào)素質(zhì)高、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、知識面廣、責(zé)任心強(qiáng)的人員充實合同管理隊伍。二是要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)。經(jīng)常組織在職培訓(xùn)，組織專題學(xué)習(xí)和討論，如學(xué)習(xí)《合同法》《招投標(biāo)法》《擔(dān)保法》《民法通則》《民訴法》等法律、法規(guī)。鼓勵合同管理人員參加法律和經(jīng)濟(jì)管理方面的考試及相關(guān)的執(zhí)業(yè)資格考試以提高理論水平。三是要以機(jī)制激勵人。明確合同管理人員的責(zé)、權(quán)、利，建立、完善崗位競爭機(jī)制，以機(jī)制激勵人。四是創(chuàng)造同行交流的渠道，引導(dǎo)同行交流。行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)每年組織合同執(zhí)行情況交叉檢查活動，起到互相促進(jìn)、互補(bǔ)不足的目的。

四、結(jié)語

合同管理貫穿于合同簽訂前的事前防控，合同履行過程中的事中控制及事后管控的整個過程，通過加強(qiáng)企業(yè)合同管理，采取有效措施，強(qiáng)化合同風(fēng)險防控系統(tǒng)建設(shè)，可以從根本上減少法律糾紛，防范經(jīng)營風(fēng)險，提高發(fā)電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保障企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)健發(fā)展。