（洛陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 洛陽 471000）

一、引言

隨著我國科技創(chuàng)新不斷進步，各個領(lǐng)域都在生產(chǎn)管理方面產(chǎn)生了重大變革，在改革過程中優(yōu)化策略信息技術(shù)占據(jù)了舉足輕重的地位。在過去信息技術(shù)只存在于IT行業(yè)而現(xiàn)在卻越來越被應(yīng)用到實際生活中方便了人們的生產(chǎn)生活，目前已經(jīng)成為人們生活、工作、學(xué)習(xí)不可缺少的手段。大數(shù)據(jù)在使用過程中有非常多的優(yōu)點可以提高我們的工作效率，比如他涵括的內(nèi)容十分豐富且種類齊全，在這些數(shù)據(jù)當(dāng)中可利用的數(shù)據(jù)量也很多，并且信息真實可靠。在目前這種信息大海洋里內(nèi)容多樣并且龐雜，如何在這些繁雜的信息中挑選對自己有利的部分各個企業(yè)也正在探索新的方式方法，獨立找到一種方法可以為自身獲取到有利的信息資源以便促進自身更好發(fā)展。高等職業(yè)院校在我國高等教育中占有著非常重要的地位，所以加強高等院校的檔案管理同樣也關(guān)系到我國高等教育的發(fā)展，可以升級高職院校的管理模式，提高管理效率。

二、大數(shù)據(jù)時代下高職院校的管理發(fā)展方向新方向

（一）檔案數(shù)據(jù)管理模式的更新

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高職院校的管理方式也日新月異，目前的許多工作資料需要被儲存起來，傳統(tǒng)的資料管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展，并且，這種傳統(tǒng)管理模式并不能將具有價值的資料完整地保存下來，這就需要建立一個檔案數(shù)據(jù)庫。利用檔案數(shù)據(jù)庫可以將信息長期完整保存下來的特點，更高效率地將重要信息保存下來。另外，數(shù)字化檔案由于在被應(yīng)用時非常便捷，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以隨時對所需文件進行查找檢索，這種方法不但可以將重要文件永久地保存下來，又方便檔案的隨時查看和共享。所以在未來的發(fā)展過程中高職院校非常需要對管理模式進行智能化更新，提高工作效率。

（二）檔案數(shù)據(jù)管理多元化趨勢

伴隨著社會不斷發(fā)展，國家也越來越重視高職院校的地位，高職院校在國家大力推動下蓬勃發(fā)展起來。各高職院校不再像以往一樣缺乏組織性紀(jì)律性。目前，各高等職業(yè)院校管理模式非常科學(xué)規(guī)范且教學(xué)特色鮮明。在發(fā)展過程中由于其教學(xué)種類繁多，學(xué)校檔案管理涉及的門類也增多，呈現(xiàn)出多元化的特點。學(xué)校在不斷發(fā)展過程中各個管理部門需要管理的信息不斷增加，學(xué)校在教育教學(xué)科學(xué)研究方面更加重視利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來進行教學(xué)。并且在行政管理、技術(shù)設(shè)施建設(shè)、信息交流等方面由于其信息量龐大也需要利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來處理這些復(fù)雜的信息。經(jīng)過系統(tǒng)管理之后復(fù)雜的檔案資料會越來越規(guī)范和多元化

（三）檔案數(shù)據(jù)管理更加系統(tǒng)

用現(xiàn)代信息技術(shù)手段處理檔案使檔案信息資源數(shù)字化，使得檔案在收集整理過程中實現(xiàn)了無紙化辦公模式。這種管理模式解決了以往利用紙質(zhì)載體存儲和傳播的困難，在一定程度上可以提高工作人員在做檔案管理時的工作效率。這種檔案數(shù)據(jù)信息化管理模式需要一個科學(xué)的信息系統(tǒng)來支持，利用檔案管理系統(tǒng)進行科學(xué)化管理，才可以保證檔案管理不被網(wǎng)絡(luò)上復(fù)雜信息所淹沒。所以建立一個檔案管理系統(tǒng)不但可以保證工作順利進行還可以讓材料檢索工作變得更加便捷。

三、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理目前發(fā)展情況

（一）數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)展不成熟

雖然我國的信息化發(fā)展已經(jīng)達到一定程度，但是許多高職院校并沒有將檔案管理工作重視起來，并沒有進行信息化管理，也沒有將檔案管理模式進行更新，仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式。存儲的方式仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方法，可是紙質(zhì)保存方法不但管理起來復(fù)雜而且不利于保存和查閱。目前很多高校由于受到一些因素的影響在檔案信息數(shù)字化管理過程中只建立了一個非常表面的局域網(wǎng)管理系統(tǒng)，并沒有將信息化管理模式落實到資料管理的方方面面。這些非常簡單的信息化管理方式并不能有效地提高管理效率，只是在電子文本搜集方面進行簡單的操作，并不能進行更加細(xì)致復(fù)雜的工作處理。所以目前我們需要建立一個系統(tǒng)的檔案信息管理模式來對傳統(tǒng)的管理方法進行更新。

（二）檔案管理人員信息化管理技能不足

如果高職院校建立了一個完善的檔案管理系統(tǒng)但是沒有專業(yè)人才來進行操控也無法將管理系統(tǒng)發(fā)揮到最大化。所以高職院校檔案管理的另一個問題就是如何培訓(xùn)出專業(yè)的檔案管理人員。根據(jù)資料顯示我們可以知道，許多高職院校并沒有將檔案管理工作重視起來，在選擇檔案管理人員時并沒有從專業(yè)角度進行選拔，并且在日常工作中沒有定期對檔案工作人員進行培訓(xùn)和建立嚴(yán)格的獎懲制度。目前的許多檔案管理人員都是以兼職的方式來工作的，這就導(dǎo)致在一定程度上這些人員缺少多工作的熱情也沒有想要繼續(xù)進修的想法。學(xué)校的許多檔案由于沒有系統(tǒng)的管理分散于各個學(xué)院，檔案管理工作很難集中起來也沒有專門的人員來整理。這些分散的資料長時間沒人處理就會出現(xiàn)檔案堆積現(xiàn)象。并且因為工作人員多是兼職工作缺少一定自主性專業(yè)性和沒有加強對管理人員的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致各個部門的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)，信息管理技能無法支撐整個管理工作，不能滿足大數(shù)據(jù)時代對高職院校優(yōu)化檔案管理工作的新要求。

（三）檔案信息化管理工作體系不完善

大數(shù)據(jù)時代下高職院校檔案信息化管理體系并不是很完善。主要體現(xiàn)在三個方面：第一個方面是基礎(chǔ)設(shè)施不完善，由于高職院校檔案管理工作受到傳統(tǒng)模式的影響，許多學(xué)校并沒有從根本上改變檔案管理工作方式，所以對現(xiàn)代信息化檔案管理建設(shè)的資金投入很少，缺少對這項工作發(fā)展的資金支持。由于經(jīng)費不足使得辦公場地比較簡陋，庫房的建設(shè)也簡單，這些較低級基礎(chǔ)設(shè)施都在一定程度上影響了高職院校的發(fā)展。第二是沒有建立一個信息化數(shù)據(jù)庫資源，雖然現(xiàn)在很多高職院校將檔案管理工作逐漸開始重視利用科學(xué)信息系統(tǒng)將信息進行保存搜集，但是由于沒有一個大型的信息數(shù)據(jù)庫，并不能將這些數(shù)據(jù)資源的效用發(fā)揮到最大化。第三是檔案管理工作人員沒有統(tǒng)一培訓(xùn)機會，缺少專業(yè)知識素養(yǎng)，這就導(dǎo)致管理人員對信息化技能掌握不熟練，薄弱的專業(yè)知識技能在工作室嚴(yán)重影響了檔案管理效率，不利于檔案管理信息化發(fā)展。

四、簡要分析大數(shù)據(jù)時代加強高職院校檔案管理的優(yōu)化方案

（一）完善相關(guān)制度管理規(guī)定

加強檔案信息化管理制度體系的建立可以在一定程度上促進檔案管理朝著更加科學(xué)化的方向發(fā)展，是推進高職院校檔案管理向著新方向發(fā)展的重要保障。建立健全相關(guān)制度必須要根據(jù)學(xué)校檔案建設(shè)的實際情況。首先要注重相關(guān)理念的宣傳，加大全校師生對檔案工作的認(rèn)識程度，以及在校園內(nèi)宣傳檔案管理對學(xué)校發(fā)展工作的作用，做到在學(xué)校內(nèi)部樹立起“大檔案觀”的理念。然后要針對檔案管理的收集、查詢、借閱等環(huán)節(jié)建立相關(guān)管理制度。要確保每一個環(huán)節(jié)都有制度來保證，并且還要將對檔案管理人員的培訓(xùn)計劃納入制度當(dāng)中，保證檔案工作者的素質(zhì)可以不斷提高。

（二）加強科技投入，完善檔案信息管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息管理系統(tǒng)要加大科學(xué)技術(shù)的投入。在建立管理系統(tǒng)時要與學(xué)校的日常辦公系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)相聯(lián)系，其次，還要建立檔案數(shù)據(jù)資源庫有效地分析數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案資料，為管理人員提供更好的服務(wù)。

（三）提高檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)，建立專業(yè)人才隊伍

建立一只高素質(zhì)的檔案管理工作團隊就要堅持道德與職業(yè)素養(yǎng)并重的原則，在這基礎(chǔ)上加強對工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)實現(xiàn)人才優(yōu)勢互補，提高團隊人員整體素質(zhì)。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代為高職院校檔案管理工作帶來了難得的機遇，高職院校檔案管理者一定要抓住這次機遇，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，并且各高職院校應(yīng)加強對檔案管理工作者的素質(zhì)培訓(xùn)，結(jié)合現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平利用現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施。在這些基礎(chǔ)上發(fā)揮出檔案管理信息化的真正優(yōu)勢，讓檔案管理工作不斷發(fā)展發(fā)揮其價值的真正所在。