曹潤萍

摘 要 在日常教學(xué)管理中，經(jīng)常涉及大量的信息數(shù)據(jù)，使得相關(guān)文字處理工作極為繁瑣。而Word本身作為一種強大的文字處理程序，其自帶的郵件合并功能，能夠有效幫助用戶靈活、迅速、輕松地完成文字處理工作，進而達到提升工作成效的目的。在這一背景下，文章將通過從簡單說明Word中的郵件合并功能以及具體操作方法入手，結(jié)合筆者自身工作實際，嘗試對實踐中Word郵件合并功能的有效運用進行簡要分析研究。

關(guān)鍵詞 Word；郵件合并；實際運用

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2019）229-0061-03

考慮到日常教學(xué)管理中經(jīng)常需要批量處理包括學(xué)生成績單、準考證等在內(nèi)一系列格式相同內(nèi)容多樣的文檔。單純采用人工逐項錄入的方式顯然無法有效提高工作效率，同時也大大增加了工作人員的工作量。因此研究Word中的郵件合并功能并將其靈活運用在日常教學(xué)管理工作中，對于人們正確認識該項功能以及提升文字處理工作效率均具有積極作用。

1 Word中郵件合并功能及操作方法

1.1 功能釋義

Word本身屬于Office軟件中的一項文字處理程序，專門用于處理文字編輯、文字制作工作。而在Word當(dāng)中自帶一種郵件合并功能，該項功能本身屬于Word中的一種應(yīng)用程序，主要負責(zé)合并郵件文檔主體固定內(nèi)容當(dāng)中，所有關(guān)于這一固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)源[ 1 ]。通常包括Access、Excel數(shù)據(jù)表等，在完成合并操作后一次性生成全部所需郵件文檔。用戶在使用Word中的郵件合并功能時，還可以根據(jù)自身實際需要對郵件地址、名字等進行自定義？設(shè)置。

1.2 操作方法

1.2.1 搜集處理素材

在使用Word中的郵件合并功能時，用戶首先需要搜集處理相關(guān)信息素材，為后續(xù)數(shù)據(jù)表建立奠定良好基礎(chǔ)。例如學(xué)生學(xué)號、姓名、性別等各種有價值的字段以及信息記錄，或是在郵件合并中需要使用的圖片。通過按照郵件合并要求對字段、圖片等進行統(tǒng)一處理，以避免出現(xiàn)重名等情況而導(dǎo)致后續(xù)郵件合并錯亂。

1.2.2 創(chuàng)建主文檔

當(dāng)完成相關(guān)信息素材的搜集與有效處理后，需要創(chuàng)建Word主文檔。所謂主文檔指的就是Word中內(nèi)容固定不變的部分，例如學(xué)校地址、校徽、考試標題等。通過創(chuàng)建主文檔一方面可以為工作人員插入字段、圖片等提供重要參考依據(jù)，另一方面也可以檢驗眼下正在處理的文檔中能否有效使用Word中的郵件合并功能。

1.2.3 建立數(shù)據(jù)表

用戶需要立足自身實際情況對郵件合并中所需數(shù)據(jù)源（word文檔中變化的信息）進行明確之后完成數(shù)據(jù)表的建立。在建立數(shù)據(jù)表的過程中除了使用Word之外，還可以視情況靈活使用Excel、Access或是專業(yè)數(shù)據(jù)庫軟件等。但需注意的是，在建立數(shù)據(jù)表時作為標題行的數(shù)據(jù)表首行，不能存在無字段、重復(fù)或是含有各種非法字符，同時數(shù)據(jù)表中各字段均需有數(shù)據(jù)記錄與之相對應(yīng)，否則均會影響后續(xù)的郵件合并。

1.2.4 實現(xiàn)郵件合并

當(dāng)依次完成主文檔以及數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建之后，此時用戶只需運用Word中的郵件合并工具欄，令主文檔和數(shù)據(jù)表之間建立起有效鏈接，隨后在主文檔指定位置插入數(shù)據(jù)表合并域。在選中所需合并數(shù)據(jù)記錄之后便可以借助Word中的郵件合并功能自動完成文字與數(shù)據(jù)的有效合并。此后用戶可根據(jù)實際需要對合并后的文檔進行保存、打印等操作。

2 Word中郵件合并功能的實際應(yīng)用

2.1 學(xué)生照片管理

2.1.1 學(xué)生準考證的制作

以本校學(xué)生參加期末考試為例。由于校內(nèi)學(xué)生人數(shù)眾多，使得學(xué)生信息以及學(xué)生照片數(shù)量巨大，因而為有效完成學(xué)生準考證的快速制作，筆者選擇在此過程中使用Word中的郵件合并功能。即在Word表格當(dāng)中放入學(xué)生照片，而后利用其自帶的郵件合并功能快速、精準地完成學(xué)生準考證制作。首先，需要Word中創(chuàng)建一個含有學(xué)生姓名、學(xué)號、考試科目等信息的表格，并及時進行保存，此時這一表格即為郵件合并中的源數(shù)據(jù)。表1展示的就是帶有學(xué)生圖片的信息表。

隨后在Word中重新建立一個表格用以制作準考證的規(guī)范格式，其格式如表2所示。

在Word中完成準考證格式表格的創(chuàng)建之后，直接選擇Word中郵件合并功能選項當(dāng)中的“選擇收件人”按鍵。此時會自動彈出相應(yīng)功能列表，選中其中的“使用現(xiàn)有列表”按鍵，會繼續(xù)彈出相應(yīng)對話框。選中“選取數(shù)據(jù)源”這一對話框中的學(xué)生信息表文件即表1所示的帶有學(xué)生照片的學(xué)生信息表文件，再點擊打開按鍵即可。隨后需要單擊鼠標選中表內(nèi)姓名后方的空白框，此時點擊Word中郵件合并功能選項中的“插入合并域”按鍵，并在其自動彈出的列表當(dāng)中選中“姓名”。按照上述方式將考試科目、考試地點、學(xué)生準考證號等所有剩余合并域依次插入表格當(dāng)中。單擊鼠標選中Word中“郵件/完成”組，并選擇其中的“完成并合并”按鍵，在其自動彈出的列表中選中“編輯單個文件”，此時會自動彈出“合并到新文檔”對話框。單擊鼠標選中“全部”按鍵并點擊“確定”鍵。此時已經(jīng)基本完成學(xué)生準考證的制作，通過將制作完畢的學(xué)生準考證文件及時保存至表1當(dāng)中，對其重命名為郵件合并后的學(xué)生準考證即可，后期制作的表2學(xué)生準考證格式文件則無需保存。

2.1.2 Word表格中合成全部照片

在學(xué)生管理當(dāng)中，由于學(xué)生人數(shù)相對較多，因此為了能夠達到便于管理的目的，需要在學(xué)生管理工作中將全體學(xué)生照片統(tǒng)一集中在同一個Word表格中。由于每一位學(xué)生均只提供其單人照片文件，因此完全依靠工作人員手動插入圖片不僅將會導(dǎo)致其工作負擔(dān)極重，同時還容易增加出現(xiàn)工作失誤的可能性。因此需要靈活使用Word中的郵件合并功能，根據(jù)圖片文件名在同一Word表格中迅速集中全體學(xué)生照片。首先，需要通過根據(jù)既有包含學(xué)生姓名、性別、準考證號等各項相關(guān)信息的學(xué)生信息表，將其確定為此次郵件合并中的源數(shù)據(jù)。隨后需要利用Word中的表格進行能夠有效顯示圖片表格的格式文件制作。表格形式如表3所示。

2.2 學(xué)生成績報告單

在制作學(xué)生成績報告單時，Word中的郵件合并功能同樣也發(fā)揮了巨大效用。在運用該項功能對學(xué)生成績報告單進行制作時，首先需要利用現(xiàn)有的學(xué)生期末考試成績表，在確定學(xué)生成績報告單格式之后，建立相應(yīng)的主文檔。此時通過選中“郵件”菜單中的“開始郵件合并”按鍵，點擊其中的“信函”按鈕，在打開“選擇收件人”菜單欄后，單擊“使用現(xiàn)有列表”，并選擇已經(jīng)創(chuàng)建完畢的學(xué)生期末考試成績表。而后將成績單中的域利用Word中的“插入合并域”功能進行統(tǒng)一插入。此時所插入的成績單的域，均來自于與之有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)源。以插入“學(xué)號”域為例，在主文檔中“表格”單元后方的空白單元中單擊鼠標，并按前文操作將對應(yīng)著學(xué)號表格單元的域插入其中，此時在這一表格中將會自動生成《學(xué)號》字段。按照這一方式依次將姓名、語文、英語以及總分、排名等其他域插入到對應(yīng)表格單元中后，基本已經(jīng)實現(xiàn)成績單同數(shù)據(jù)源的有效域鏈接。選用Word中的“預(yù)覽結(jié)果”功能鍵，教職管理人員便可以對每一名學(xué)生的實際成績信息進行預(yù)覽查詢。在確保學(xué)生成績信息真實無誤后，選中“完成并合并”按鍵，并在其自動彈出的列表中選擇“合并到新聞檔”，再依次單擊“全部”與“確定”按鍵，便會自動生成一個含有所有學(xué)生成績單的新文檔。此時如果需要在同一頁面中顯示多位學(xué)生成績單，只需在“頁面布局”中的“頁面設(shè)置”功能欄中，選中“版式”，將“節(jié)的起始位置”設(shè)置成“接續(xù)本頁”。而后選擇“應(yīng)用于整篇文檔”，再單擊“確定”按鍵即可。另外，教職管理人員還可以運用Word中的郵件合并功能，在確定學(xué)生家庭地址、郵編等數(shù)據(jù)源后，可以批量打印學(xué)生成績單及信奉完成學(xué)生期末成績單的郵寄？工作。

3 結(jié)論

通過本文的分析研究可知在學(xué)生成績單的制作、學(xué)生準考證的制作等方面，運用Word中的郵件合并功能，能夠有效簡化工作流程、大大降低工作量并達到提高工作效率與準確率的目的。因此在實際教學(xué)管理工作中，相關(guān)工作人員還應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實際情況對Word中的郵件合并功能進行靈活運用，從而可以充分發(fā)揮該功能的強大效用，使其能夠更好地服務(wù)于自身本職工作。

參考文獻

[1]李姝博.Office 2010辦公軟件實用教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2017.

[2]陳永新，王海燕，趙曉紅.計算機基礎(chǔ)教程中Word2003郵件合并功能的應(yīng)用拓展研究[J].電腦知識與技術(shù)，2015（6）：25-27.

[3]趙建設(shè).靈活運用Word郵件合并提高工作效率[J].新經(jīng)濟，2015（29）：30-31.