陳原

(棗莊學院計劃財務處，山東棗莊 277160)

0 引言

近年來，隨著我國高校辦學規(guī)模不斷擴大，高校師生人數(shù)不斷增加，經(jīng)費總量大幅增長，報賬業(yè)務量急劇增加.巨大的報銷工作量與財務人員配置不足形成了尖銳的矛盾，“報銷難”成為高校普遍存在的問題.一方面，廣大師生手握票據(jù)無法順利報銷，抱怨多；另一方面，財務人員長期在嘈雜的環(huán)境中，從事高強度的重復精細工作，壓力大；同時，作為服務窗口，財務人員還承受著廣大師生的抱怨及領(lǐng)導的批評，委屈多.本文就從“報銷難”這個問題入手，分析高校財務管理中存在的問題及其原因，結(jié)合實際，提出解決對策.

一、高校財務管理中存在的問題及其原因

1.政府對經(jīng)費的管理日益嚴格規(guī)范，信息傳導不暢通

黨的十八大以來，政府對各級財政資金的管理日益嚴格、日益規(guī)范.一方面，通過財政集中支付、公務卡、政府采購等方式加強了資金流向的管理，一方面通過修訂差旅費、會議費、培訓費、公務接待費、因公出國(境)費、公車購置用及公車運行維護費等一系列經(jīng)費管理辦法，加強了資金自用管理.同時，各級巡視、審計、督查的常態(tài)化，也促進高校不斷加強制度建設，修訂完善各項財務管理規(guī)章制度，規(guī)范財務管理.

財務報銷是一項政策性非常強的工作，財務人員依據(jù)各項財務制度及經(jīng)費使用管理規(guī)定對原始憑證的真實性、合規(guī)性、合理性進行審核.雖然財務部門會及時將財務信息、新的財務制度通過文件等方式印發(fā)至校內(nèi)各部門及院系，各業(yè)務主管部門所制定的經(jīng)費使用管理規(guī)定及報銷方面的管理辦法也會及時在網(wǎng)站上發(fā)布，但老師們平常教學科研工作非常繁忙，可能不會在意這些事情.信息的不對稱，信息傳導失效，這就造成廣大師生對財務制度、各項經(jīng)費使用規(guī)定、業(yè)務辦理程序不熟悉、不了解，師生在辦理報銷業(yè)務時，財務人員需花大量的精力、時間反復解釋相關(guān)事項，從而影響了效率.同時，又往往因為各種手續(xù)的不合適，造成師生們報銷很難一次性審核通過，而對財務部門產(chǎn)生抱怨心理，認為財務部門要求太多.

2.報銷簽批手續(xù)繁瑣，耗費大量精力

簽批是高校內(nèi)部控制流程中關(guān)鍵不可或缺的一環(huán)，為了管理好高校經(jīng)費的使用，財務報銷實行嚴格的簽批制度.按現(xiàn)行財務管理體制，一張發(fā)票上一般要經(jīng)辦人、部門負責人、主管部門負責人、分管校領(lǐng)導等人分別簽批；涉及資產(chǎn)購置需要資產(chǎn)、招標等部門審批；涉及大額資金支出，還要走“三重一大”議事程序.由于各類經(jīng)費要求的簽批程序不同，師生報銷前，需要輾轉(zhuǎn)于各個部門之間；而同時領(lǐng)導們工作繁忙，既要負責日常教學工作，又要負責學校日常事務的管理，師生們找領(lǐng)導簽字審批時往往會遇到一次簽不全，往返好幾次才能辦成，這就耗費了大量的時間和精力.當師生拿著簽完字的單據(jù)前往財務部門報銷時，一旦出現(xiàn)票據(jù)不規(guī)范、不完整等情況導致財務審核無法通過，師生就會把前期簽字時的急躁、不滿情緒一并釋放出來，使財務部門變成了矛盾的焦點.

3.預算編制不完整、不合理，預算執(zhí)行困難

隨著《預算法》的修訂施行，各級政府對預算編制、預算執(zhí)行的監(jiān)管要求越來越嚴格，不斷強化預算的剛性，嚴禁無預算、超預算的支出行為；不斷推行預算績效評價，逐步建立“花錢必問效，無效必問責”追責機制.在此背景下，高校預算編制都在按照“誰干事、誰花錢，誰編預算，誰管事，管什么事，編制什么預算”原則進行.這樣，如果校內(nèi)各部門、二級學院在編制預算時未做認真分析測算研究，造成預算編報不嚴不實、不完整、不合理，勢必會在執(zhí)行時遇到困難，造成經(jīng)費支出無法報銷.

4.業(yè)務主管部門不履行經(jīng)費管理職責，造成矛盾轉(zhuǎn)移

高校財務管理一般實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、集中管理、分級負責”的財務管理體制，在日常辦公經(jīng)費外，按事業(yè)發(fā)展需要列專項經(jīng)費.各項專項經(jīng)費一般都劃分至業(yè)務主管部門進行管理，由其制定相應的經(jīng)費使用管理規(guī)定并負責該項經(jīng)費的使用簽批.而各經(jīng)費主管部門往往充當“老好人”的角色，對經(jīng)費使用的審批，不能嚴格按照經(jīng)費使用管理規(guī)定、經(jīng)費預算審查經(jīng)費使用是否合理合規(guī)、是否按預算執(zhí)行，而是往往是一簽了事，將審核的責任推到財務部門.這就導致師生因經(jīng)費使用不合理合規(guī)或未按預算執(zhí)行而不能報銷時，錯誤的理解為主管部門都簽字了，財務卻不給報銷，就是財務部門對其故意刁難.財務部門又一次變成了矛盾的焦點.

5.師生提供的原始憑證不符合要求

由于沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習，有些師生所取得的原始票據(jù)不規(guī)范、不完整，例如：發(fā)票缺少明細清單、單位名稱填寫錯誤、發(fā)票蓋章不規(guī)范、取得的是自制收據(jù)而非稅務發(fā)票、消費時未按要求使用公務卡結(jié)算等；有些師生票據(jù)粘貼不符合要求；有些師生報銷時提供的材料不齊全，例如：公務接待四單不全，屬于政采的項目缺少招投標材料，發(fā)放人員經(jīng)費時缺少相應的發(fā)放標準，外出參加會議培訓缺少會議培訓通知、出差審批等；有些師生經(jīng)費使用超出了經(jīng)費適用范圍或預算額度等.以上這些情況，師生在報銷時，既增加了財務人員審核和整理帶鋸的工作量，影響力工作效率；同時，不合規(guī)的單據(jù)也使得師生不能順利完成報銷，只能再回去補齊材料、更換票據(jù)、補辦手續(xù)，如此往復，在客觀上造成了“報銷難”.

6.報銷業(yè)務集中，高峰時期報銷排隊

一般來說，受假期和資金影響，高校的財務報賬高峰時間相對比較集中，小高峰在每年的3月和6月，大高峰在每年的10月底至12月.高峰時期，很多老師往往需要放棄手頭工作專程排隊報銷.在業(yè)務量大時，財務部門擁滿了前來報銷的師生，環(huán)境嘈雜，空氣流通不暢，有的老師為了能盡早報銷，會提前于上班時間就在財務部門門口排隊等待，卻有可能排了一上午隊到中午下班還輪不上，導致老師對財務處意見很大.同時，對于財務人員來說，整日在嘈雜的環(huán)境中辦公，很容易產(chǎn)生負面情緒，直接影響了工作效率和服務質(zhì)量.

7.財務人員的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)需要不斷提高

財務人員每天面對大量的原始憑證及附件資料，需要在相對較短的時間內(nèi)審核其真實性、合法性、完整性，并根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務性質(zhì)、經(jīng)費項目編制正確的記賬憑證.同時，財務崗位是一個服務性崗位，直接面對全校師生，這就需要有較強的溝通能力和語言表達能力.財務人員的業(yè)務能力、綜合素質(zhì)就成為影響審核工作效率的重要因素.但財務人員崗位流動性不強，學習交流機會少，專業(yè)知識日趨落后，長時間緊張的重復工作，思維局限、創(chuàng)新意識不足，從而制約了高校財務管理水平的提高.

8.高校經(jīng)費急劇增長，財務人員配置不盡合理

隨著高校辦學規(guī)模不斷擴張，資金量也在不斷增加，隨之而來的是財務業(yè)務量急劇增長，財務業(yè)務更加復雜.但由于學校編制問題,財務人員配置卻不能隨之增加, 財務人員的工作量不斷的增長，造成教職工報銷排隊等侯時間過長.同時，財務崗位責任重大，面向全校師生的工作環(huán)境卻很嘈雜，財務人員長期從事這種高強度的重復、精細工作，身心壓力大，使其普遍具有頸椎、腰椎、焦慮等職業(yè)病.長此以往，財務人員的心里會產(chǎn)生一種消極思想，影響了他們的工作質(zhì)量和服務水平.

二、提升財務管理水平對策

通過上述原因分析可以看出，解決高校經(jīng)費“報銷難”，根源在于解決財務人員與報銷人員的矛盾，這既要解決人的因素，又要通過體制改革、流程優(yōu)化、技術(shù)升級解決過程因素.

1.強化服務意識、主動提高服務質(zhì)量和工作效率

高校財務部門既是管理部門，又是服務部門，面對學校財經(jīng)是管理，面向廣大師生是服務.財務人員在嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，嚴格審核單據(jù)的同時，不斷強化主動服務意識，真正樹立起為師生服務的觀念，做到“態(tài)度熱情、服務周到、耐心仔細、巧妙溝通”，這是做好管理、服務的關(guān)鍵因素.每一位財務人員在不斷提高工作效率的同時，對師生遇到的問題，耐心解釋，不急躁；對師生報銷的單據(jù)，全部審核后一次把問題全部指出，不讓師生反復跑；對特殊問題，要認真分析，在不違反規(guī)章制度的前提下，遵照實質(zhì)重于形式的原則，采取合適的處理方式；對自己解決不了的問題，留下對方聯(lián)系方式，向領(lǐng)導匯報后，及時給師生答復.同時，財務人員在工作中還要做個有心人，注意收集報銷過程中遇到的新問題，注意聽取師生員工關(guān)于審核工作、報銷制度、報銷標準的意見和建議，及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導并作出相應改進.

2.建立多渠道信息溝通機制，解決信息不對稱問題

財務部門可針對報銷流程、發(fā)票要求、報銷要求、經(jīng)費簽批、借款、人員經(jīng)費發(fā)放、預算管理、收費管理、資產(chǎn)管理、招標管理等事項編制業(yè)務指南，同時對相關(guān)規(guī)章制度進行提煉，編印財務操作手冊，分發(fā)至學校每一位老師手中，在全校范圍內(nèi)普及財務知識.在財務部門內(nèi)部醒目位置，張貼各種單據(jù)填寫的規(guī)范的樣本作為范例，以供參考.充分利用網(wǎng)絡資源，將財務信息及時發(fā)布在網(wǎng)站、公眾號上.通過建立財務微信群、QQ群等多渠道加強與老師的交流，針對老師提出的各種問題，及時在微信群、QQ群中進行答復.采取“請進來、走出去”的方式，財務人員定期組織培訓和座談，對廣大老師進行業(yè)務指導并積極收集信息反饋；要深入業(yè)務一線，走進部門和二級學院進行調(diào)研，傾聽老師們的意見和建議，及時作出相應改進.

3.下放管理權(quán)限，簡化審批流程

大學從本質(zhì)上來說，是一個學術(shù)共同體.二級學院作為以學科為基礎設立的教學單位，是大學管理的核心，將管理重心下移，實現(xiàn)由“校辦院”向“院辦?！钡霓D(zhuǎn)變，是大學改革的基本趨勢.采取學校宏觀管理、學院自主運行的校院兩級管理體制改革，即學校根據(jù)院系的規(guī)劃和發(fā)展情況進行資源配置，院系自主調(diào)配資源，同時將財務、資產(chǎn)、人才培養(yǎng)等審批權(quán)，下放二級學院.這個改變，在很大程度上簡化了報銷審批流程.老師們只需要在本學院內(nèi)就可完成報銷的簽批手續(xù)，省卻了找各級領(lǐng)導簽字審批的時間.

4.制定報賬員管理辦法，加強對報賬員的培訓

在各部門、二級學院設立報賬員，負責所在部門、學院預算編制、制度宣傳、報銷單據(jù)提前預審，由學校財務處對其進行業(yè)務培訓和指導，這對規(guī)范財務管理，提高財務工作效率，有著不可忽視的作用.財務部門應制定報賬員管理辦法，明確報賬員工作職責、工作程序，并建立報賬員考核機制，加強對報賬員的培訓，定期舉辦財務政策變更宣講會，財會知識講座，普及報賬制度及流程，繼而提高二級報賬人員的專業(yè)知識，從而提高財務工作效率.

5.依托信息化技術(shù)，建設智能財務平臺

隨著高校資金量的不斷增加，經(jīng)濟業(yè)務日趨復雜，財務人員基礎性工作量大幅增加.加強高校財務信息化建設，搭建智能財務管理平臺(圖1)，利用網(wǎng)絡資源可有效解決財務報銷中排隊問題，提高財務人員工作效率，緩解報銷人員與財務人員的矛盾.通過網(wǎng)上申報系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、網(wǎng)上審批系統(tǒng)、銀?；ヂ?lián)平臺與賬務系統(tǒng)、學生收費系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、個人收入發(fā)放系統(tǒng)的互通互聯(lián)，報賬人員可以在任何時間、任何地點登錄系統(tǒng)，按照要求錄入報銷信息，上傳單據(jù)，各級領(lǐng)導可在手機、電腦上完成單據(jù)簽批，待財務人員對原始憑證審核無誤后，款項直接發(fā)放至報銷人員預留的銀行卡中，整個報銷過程，報銷人員無須排隊等待，節(jié)約了老師們大量時間.同時結(jié)算人員不需要在網(wǎng)銀中錄入結(jié)算信息，降低了人工差錯率，減少了因結(jié)算信息錄入錯誤而產(chǎn)生的發(fā)錯款情況.通過網(wǎng)上查詢系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)、學生收費系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、個人收入發(fā)放系統(tǒng)的互通互聯(lián)，廣大師生可隨時隨地查詢自己的經(jīng)費使用情況、學費收繳情況、收入發(fā)放情況，做到心中有數(shù)、一目了然.

圖1

6.加強學習交流，不斷提高財務人員勝任能力

財務工作是一項政策性很強的工作，處理各項業(yè)務的依據(jù)就是各項財務規(guī)章制度，財務人員應該認真學習，吃透文件、吃透規(guī)章制度，而不能經(jīng)驗主義、望文生義.財務部門應建立財會人員定期學習交流機制，加強財務人員業(yè)務培訓和團隊交流學習，主動學習制度變化，主動跟進經(jīng)費管理的熱點、破解經(jīng)費管理的難點，進而提升財務人員自身業(yè)務水平.同時，財務人員要加強同其他部門單位多交流溝通，要了解并理解學校的相關(guān)業(yè)務，知道學校發(fā)生的大事，了解的越多越透，抓住業(yè)務的本質(zhì)，處理財務業(yè)務時越能找到最恰當?shù)姆椒?通過學習交流，提升財務人員的業(yè)務能力、綜合素質(zhì)，強化財務人員全局意識、創(chuàng)新意識，不斷提高財務人員勝任能力.

7.合理配置人員，建立財務人員定期輪崗機制

合理配置各崗位人員，以解決崗位間工作量的不均等現(xiàn)象.增加財務人員，以緩解財務人員少、工作量過大的矛盾，從而提高工作效率，加快報銷速度.建立財務人員定期輪崗機制，既是內(nèi)部控制的需要，又可使財務人員全面熟悉各項業(yè)務.

三、結(jié)束語

隨著高等教育的快速發(fā)展，高校經(jīng)費“報銷難”已成為制約高校財務管理服務學校發(fā)展的一個瓶頸.解決高校經(jīng)費“報銷難”的問題，在一定程度上是提升高校財務管理水平，深化業(yè)財融合，疏通高校內(nèi)部治理通道的一個有效手段.通過建立多渠道信息溝通機制，解決信息不對稱問題；通過提高財務人員服務意識、業(yè)務水平、工作效率，進一步提高財務人員勝任能力；通過改革管理體制，簡化經(jīng)費審批程序；借助現(xiàn)代信息化技術(shù)，搭建智能財務平臺，實現(xiàn)財務運作效率的大幅提升，切實解決財務人員與報銷人員之間的矛盾，進而提高財務運作效率，財務管理水平.