高彩平

摘 ?要：現(xiàn)代企業(yè)管理中，辦公室文書(shū)檔案管理屬于重要一部分，其管理質(zhì)量直接影響企業(yè)的綜合管理水平。然而從當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理情況看，存在的問(wèn)題仍較為突出，包括管理問(wèn)題、人員素質(zhì)問(wèn)題等，這些均要求采取有效的管理改進(jìn)措施。本次研究將對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理基本特征分析，明確當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題，提出辦公室文書(shū)檔案管理改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：辦公室文書(shū)檔案;管理;問(wèn)題;改進(jìn)建議

作為現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要組成部分，文書(shū)檔案涉及各部門(mén)運(yùn)營(yíng)管理內(nèi)容。盡管當(dāng)前企業(yè)管理中對(duì)辦公室檔案管理給予足夠重視，但實(shí)際管理中存在的問(wèn)題仍較為突出，其直接影響各類(lèi)文書(shū)檔案優(yōu)勢(shì)發(fā)揮，如通過(guò)快速查詢(xún)檔案內(nèi)容了解部門(mén)運(yùn)營(yíng)情況等，限制企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)管理水平的提高。如何在辦公室文書(shū)檔案管理上加強(qiáng)，成為目前企業(yè)管理中需考慮的主要內(nèi)容。因此，本文對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理相關(guān)研究，具有十分重要的意義。

一、辦公室文書(shū)檔案管理基本特征

辦公室文書(shū)檔案管理區(qū)別于一般管理活動(dòng)，其包含多方面特征，主要表現(xiàn)為：第一，以資料的收集與保存為重點(diǎn)。辦公室文書(shū)檔案中，包括的內(nèi)容較多，如關(guān)鍵文件、物品存檔、人事書(shū)報(bào)、過(guò)程記載、事件發(fā)生等為主。一般文書(shū)檔案記載形式以紙質(zhì)或電子版形式為主，在管理中應(yīng)包括收集、管理、編冊(cè)編目以及保存等。第二，文書(shū)工作部分。文書(shū)檔案管理中，將文書(shū)工作作為重點(diǎn)，其涉及的內(nèi)容有文件登記、立卷、歸檔與運(yùn)轉(zhuǎn)，這一過(guò)程實(shí)質(zhì)也為檔案形成過(guò)程。所以檔案管理工作應(yīng)將文書(shū)工作作為基礎(chǔ)，其影響極為明顯。第三，文書(shū)檔案載體多樣性。文書(shū)檔案包含的內(nèi)容較多，如會(huì)計(jì)檔案、新設(shè)備檔案、科技檔案、黨群管理，而在保存載體上，有責(zé)任書(shū)、合同、協(xié)議、錄像、錄音、照片或電子檔案等[1]。

二、辦公室文書(shū)檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理銜接問(wèn)題

文書(shū)檔案管理涉及的部門(mén)較多，各部門(mén)均設(shè)置有相應(yīng)的文書(shū)檔案管理崗位，崗位人員需充分了解文書(shū)檔案內(nèi)容，便于后續(xù)文書(shū)檔案整理、查閱，為部門(mén)決策管理提供參考依據(jù)。同時(shí)，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，一般也設(shè)置具體的文書(shū)檔案管理部門(mén)，該部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)所有部門(mén)文書(shū)檔案做整體把握，需系統(tǒng)整理所有文書(shū)檔案。如何保證企業(yè)整體與部門(mén)間的文書(shū)檔案管理銜接，是影響文書(shū)檔案管理效果的關(guān)鍵，但目前大多企業(yè)這種管理脫節(jié)情況極為常見(jiàn)，甚至在文書(shū)檔案書(shū)寫(xiě)方式上不統(tǒng)一，更無(wú)從談及提高企業(yè)文書(shū)檔案管理整體水平。

（二）電子文書(shū)與紙質(zhì)文書(shū)檔案管理問(wèn)題

電子文書(shū)檔案是企業(yè)辦公室文書(shū)檔案的常見(jiàn)形式。近年來(lái)辦公自動(dòng)化趨勢(shì)下，文書(shū)檔案管理中電子文書(shū)檔案所占比重越來(lái)越高。但需注意的是，盡管相比紙質(zhì)版文書(shū)，電子文書(shū)管理更加容易，但電子文書(shū)相關(guān)數(shù)據(jù)不具備安全性、可追溯性，很可能出現(xiàn)被復(fù)制或篡改情況，一旦出現(xiàn)意外，原始檔案真實(shí)性將因此降低。而對(duì)于紙質(zhì)文書(shū)檔案，其管理效率與安全性一直倍受關(guān)注。例如，許多紙質(zhì)文書(shū)檔案內(nèi)容與電子版內(nèi)容重復(fù)，直接造成管理人員工作量增加，且資源被浪費(fèi)[2]。

（三）文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)問(wèn)題

現(xiàn)代企業(yè)文書(shū)檔案管理與傳統(tǒng)管理形式不同，不再局限于文檔收集層面，更強(qiáng)調(diào)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性。特別是文書(shū)檔案載體上，既有紙制形式，同時(shí)包括電子存儲(chǔ)形式，這就要求管理人員在綜合素質(zhì)上加強(qiáng)，不斷提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，在原有的收集整理能力基礎(chǔ)上，還需對(duì)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作、數(shù)據(jù)庫(kù)操作能力。但目前大多企業(yè)負(fù)責(zé)辦公室文書(shū)檔案管理的人員多為兼職人員，如人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)整理，或由其他文職職務(wù)進(jìn)行管理，致使文書(shū)檔案管理水平降低。

三、辦公室文書(shū)檔案管理改進(jìn)建議

（一）文書(shū)檔案管理部門(mén)銜接合作

針對(duì)當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，首先要求在文書(shū)檔案管理部門(mén)銜接合作上加強(qiáng)。企業(yè)文書(shū)檔案管理部門(mén)應(yīng)立足于企業(yè)實(shí)際，在管理中強(qiáng)化與各級(jí)分部門(mén)間的銜接，強(qiáng)化各部門(mén)人員之間的溝通。同時(shí)注意，在文書(shū)檔案管理中，應(yīng)注意提高規(guī)范化水平，如文書(shū)表格格式、字體字號(hào)、文件格式以及紙張選擇等各方面均應(yīng)保持一致。對(duì)于文書(shū)檔案的收發(fā)，及時(shí)進(jìn)行登記整理，確保所有文書(shū)檔案資料的統(tǒng)一完整，并做歸類(lèi)放置，便于后續(xù)翻閱核查。

（二）電子文書(shū)與紙質(zhì)文書(shū)檔案管理

對(duì)于電子文書(shū)檔案管理，可考慮引入電子簽名技術(shù)，做好文書(shū)檔案格式校驗(yàn)工作，在提交電子文書(shū)中需通過(guò)授權(quán)驗(yàn)證，保證安全性。在瀏覽、查閱電子文書(shū)檔案中，可利用加密認(rèn)證、權(quán)限設(shè)定方式，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)被復(fù)制或篡改情況。對(duì)于原始文檔信息，需做好備份，保證原始文檔信息的真實(shí)性。而在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理上，應(yīng)注意對(duì)電子文書(shū)檔案與紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行合理分配，保證資源分配合理性，同時(shí)在相關(guān)規(guī)章制度上完善，通過(guò)制度約束，使文書(shū)檔案的完整性得到保障[3]。

（三）文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)強(qiáng)化

人員素質(zhì)的強(qiáng)化是文書(shū)檔案管理工作的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)通過(guò)多種方式在人員素質(zhì)上加強(qiáng)，如定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化人員在文書(shū)檔案方面的收集能力，同時(shí)加強(qiáng)在計(jì)算機(jī)操作能力上的培養(yǎng)。同時(shí)，需在培訓(xùn)活動(dòng)中加強(qiáng)人員的責(zé)任意識(shí)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)訓(xùn)練，可提供過(guò)列舉反面實(shí)例使人員認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性。另外，可考慮將文書(shū)檔案管理效率與人員績(jī)效掛鉤，提高人員工作積極性[4]。

結(jié)束語(yǔ)：

辦公室文書(shū)檔案管理水平是影響企業(yè)整體管理的關(guān)鍵。實(shí)際開(kāi)展辦公室文書(shū)檔案管理中，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理的特征，立足于當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題，注重文書(shū)檔案管理部門(mén)的銜接合作，強(qiáng)化電子文書(shū)與紙質(zhì)文書(shū)檔案管理，并強(qiáng)化文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)。這樣才能提高辦公室文書(shū)檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉萍.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的相關(guān)分析[J].科技風(fēng)，2018（34）：55.

[2]譚娜.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理探究[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018（31）：131+133.

[3]孫愛(ài)民.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：117.

[4]金穎.企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新策略探討[J].企業(yè)改革與管理，2018（16）：27+38.