（四川工商學院，四川 成都 611745）

1 引言

隨著中國經(jīng)濟的高速發(fā)展，物流行業(yè)也在順應著客戶需求的變化而不斷改進和發(fā)展。消費者完成了從被動接受物資到主動選擇消費需求的轉變，隨著時代的變化，消費者對企業(yè)的要求也在不斷變化。倉儲環(huán)節(jié)是物流活動的重要組成部分，在倉儲企業(yè)中出現(xiàn)了越來越多的小批量多種類的訂單處理問題。因此，倉儲管理體系必須要順應這種小批量、多種類和高頻率的訂單處理方式。隨著時代的發(fā)展,企業(yè)的其中一大利潤來源就是倉庫。倉儲管理需要將設備、貨物、人員、管理方法等進行有機結合，使倉儲管理合理化。從大部分的物流運作理論上來看，倉儲是物流的一大資本浪費，但又是物流必不可少的環(huán)節(jié)。因此優(yōu)化倉儲管理流程使倉儲管理更合理化，可以達到節(jié)約成本、增加利潤和提高效率目的。

2 企業(yè)現(xiàn)狀

2.1 企業(yè)簡介

H公司主要致力于鋁合金工業(yè)產(chǎn)品業(yè)務。該公司發(fā)展迅速，幾年時間就成為東莞幕墻制品龍頭產(chǎn)業(yè)。但是落后的倉儲管理體系制約著該公司的發(fā)展，尤其是配件倉的倉儲管理問題嚴重。

配件倉為9m*12m的小型倉庫，用于儲存不同類型的螺絲和五金耗材等。倉庫總共有22個貨架，貨架為3.5m長、0.8m寬、2m高的低位貨架，貨架分為4層，層高0.5m，每層設置6個儲位，庫區(qū)總共有528個儲位。其中設置了兩個辦公臺、一臺打印機、一臺聯(lián)網(wǎng)的臺式電腦和一個儲存文件的文件架。庫區(qū)人員配置主管、入庫員、出庫員各一名，共3名倉庫操作人員。

2.2 入庫流程現(xiàn)狀

原材料入庫包括準備、驗收、接收和上架、記賬幾大主要環(huán)節(jié)。其中倉庫缺乏設施設備，導致了入庫這幾大主要環(huán)節(jié)存在不少漏洞。倉庫僅有一臺電腦，除主管外其余兩名員工文化素養(yǎng)都不高，在電腦操作方面存在極大的問題。所以倉庫各方面的記錄都只能依靠主管一人，導致主管工作量大，員工不能很好地融入配件倉的倉儲管理的各個環(huán)節(jié)，主管和員工并不能很好的進行作業(yè)溝通，從而導致入庫各個環(huán)節(jié)分散性太大，使入庫環(huán)節(jié)作業(yè)難度大。

（1）準備。倉庫主管每月定量進行訂貨，一個分6至8個批次進行不同原材料的訂購，并且在來貨當天通知入庫員準備入庫，導致入庫員點貨入庫工作量大，不能節(jié)省出時間進行驗收工具的準備、儲位清潔、庫區(qū)照明設備檢查、消防設施的檢驗。入庫員在接到通知后只準備地牛和托盤，導致大部分情況下來少量及體積較小的貨物時，造成設備和人力資源的浪費。

（2）驗收。入庫員收貨后會直接將貨物拉進庫區(qū)，驗收工作由入庫人員一人在庫區(qū)辦公區(qū)前的空置地面上獨立完成，并且倉庫并沒有任何關于訂購的原材料到貨后的收貨證明。倉庫與供應商本著互信原則對于整箱貨物進行點數(shù)驗收，需要進行稱重的貨物由供應商提供的稱重儀器進行稱重。在驗收這一環(huán)節(jié)只是簡單地進行點數(shù)和稱重。沒有與質(zhì)檢部合作進行質(zhì)量檢驗，沒有抽查質(zhì)量這一重要環(huán)節(jié)，導致有時部分原材料存在質(zhì)量問題，卻不能及時退貨。并且主管不會參與驗收環(huán)節(jié)，所以在驗收過程中存在的入庫人員點貨不清、質(zhì)量、生產(chǎn)日期以及誤差等問題就不能及時被發(fā)現(xiàn)。倉庫主管在現(xiàn)場進行入庫記錄也時常存在入庫數(shù)量與供應來貨數(shù)量不匹配的情況。主管雖然會與供應商進行聯(lián)系，但是供應商都會以貨物已當面清點完成為理由拒絕主管的補貨要求。主管只是在原材料來時告知收貨人員原材料型號及數(shù)量，并沒有完整的原材料清單告知重量、體積和檢驗標準。沒有一套完整的驗收制度和簡單的驗收流程，導致驗收環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)量和質(zhì)量等方面的漏洞。

（3）接收和上架。在驗收完成后會進行接收上架環(huán)節(jié)，主管會告知入庫員貨物存放貨架。但是由于是定量補貨，所以并不是所有貨物都缺貨，貨架儲位空置情況不一樣。有些儲位是空置的，然而有些儲位上有少量貨物，有些儲位上則有許多貨物，從而導致部分貨物上不了架，只能在倉庫空置地面進行堆放。有些甚至會有好幾個月的貨物堆積，導致倉庫空置區(qū)域嚴重混亂，并且占用倉庫消防通道，倉庫衛(wèi)生環(huán)境也受到影響。對于上架也沒有按照先進先出原則依據(jù)來貨日期進行上架作業(yè)。

（4）記賬。在接收后，主管依據(jù)數(shù)據(jù)在紙質(zhì)版的表格中對應各個貨物的型號進行簡單的貨物數(shù)量登記。記賬環(huán)節(jié)只有主管一人參與，并沒有其余員工參與，記賬全過程沒有做到公開公正，也會造成貪腐漏洞。

2.3 出庫流程現(xiàn)狀

物料出庫包括申請、出庫、記賬等幾大環(huán)節(jié)。其中倉庫設施設備的缺乏以及員工素質(zhì)較低，導致出庫存在極大的問題。

（1）申請。生產(chǎn)部門任何人員只需要到倉庫告知出庫員需要什么材料、型號和數(shù)量，出庫人員就根據(jù)對方口述情況進行出庫作業(yè)，沒有任何正式的書面單據(jù)或其他申請證明，導致之后的盤點工作量大，也極易造成出庫員和生產(chǎn)人員相互勾結的貪腐漏洞，對生產(chǎn)部門內(nèi)部管理也會造成不良影響。

（2）出庫。出庫員根據(jù)對方口述情況進行揀貨作業(yè)，出庫員不需要其他任何復查行為即直接出庫，這也造成了出庫多貨或少貨以及貨物質(zhì)量問題不能被及時發(fā)現(xiàn)，對生產(chǎn)部門的生產(chǎn)效率造成影響，也間接地造成倉庫與生產(chǎn)部門之間的矛盾。

（3）記賬。在完成出庫作業(yè)后，出庫員在出庫貨物少的情況下只需口頭告知主管出庫貨物型號及數(shù)量等信息，然后主管再在紙質(zhì)表格上對應貨物型號進行簡單的貨物數(shù)量登記。在出庫貨物數(shù)量多的情況下，出庫員會隨便找一張紙進行簡單的數(shù)據(jù)及型號的記錄后交于主管，再由主管進行登記。記賬環(huán)節(jié)由主管全權負責，其他人員并不知情，這也造成了部門相互監(jiān)督的漏洞。

2.4 盤點現(xiàn)狀

盤點通常是半年進行一次，這就造成盤點數(shù)據(jù)時限跨度大以及盤點工作量大。由于訂貨是分批次進行的，所以盤點時也會需要接貨，這就導致盤點工作進行緩慢甚至是無法進行。入庫和出庫經(jīng)常發(fā)生數(shù)據(jù)不準確的情況，并且需要根據(jù)出庫和入庫兩個記賬明細表進行對照查閱，數(shù)據(jù)記錄是紙質(zhì)檔表格也造成了數(shù)據(jù)查閱難度大。所以在庫數(shù)量在盤點時也會經(jīng)常出現(xiàn)多貨或少貨的情況。而且主管和兩名員工需要對貨物進行逐一點數(shù)，盤點難度也就增加了。由于沒有貨物盤點表進行登記，只是主管和兩名員工分別手持一份在庫記賬表進行盤點，數(shù)據(jù)記錄也沒有復查的環(huán)節(jié)，所以經(jīng)常存在在庫數(shù)量差異。

2.5 倉庫管理制度現(xiàn)狀

倉庫目前的管理制度存在著極大的問題，導致倉庫管理方面難度較大，比如：

（1）任何非配件倉的員工都可以進入倉庫。（2）倉庫員工進出沒有記錄。（3）主管及員工經(jīng)常攜帶打火機進入庫區(qū)。（4）倉庫員工及其他部門員工經(jīng)常在倉庫和庫區(qū)范圍內(nèi)抽煙。（5）倉庫衛(wèi)生環(huán)境差，沒有衛(wèi)生值日體系。

3 解決方案

3.1 設備添置與人員培訓

由于倉庫設施設備的缺乏，造成倉儲管理難度大，所以在改進倉儲管理系統(tǒng)方面，可以用一套Excel來完成數(shù)據(jù)的記錄。對于一個僅有108km2的倉庫而言，Office軟件是最方便的，因為Office辦公軟件任何電腦都可以安裝，便于操作，培訓簡單。Excel記錄數(shù)據(jù)方便快捷，而且查閱方便。Office辦公軟件是電腦自帶軟件不需要進行購買，由于倉庫只有一臺臺式電腦，所以需要再購買一臺電腦。倉庫除主管之外的其余兩名員工的文化水平較低，但是也只需要電腦操作培訓即可。主要利用office系統(tǒng)的Excel這一操作系統(tǒng)，制作各種出入庫表格和登記表，以及對倉庫入庫和出庫數(shù)據(jù)的記錄。利用Excel中的查找公式對庫存、進貨量以及盤點等數(shù)據(jù)進行查找，在一定程度上減輕了收貨以及盤點等方面的壓力。員工在培訓后能熟練地使用Excel中的查找公式和一些簡單的求和匯總公式以及制作簡單的表格。在比較引進一套完整的WMS系統(tǒng)的價格以及實際使用情況下，這種改進設施設備的方式是最適合配件倉這個小型倉庫的。

3.2 原材料入庫

（1）準備。首先向財務部門申請訂購貨物，提交訂購清單，財務部審核通過后與供應商聯(lián)系訂貨。訂購清單一式三份，分別由倉庫、質(zhì)檢部和財務部存放檢查。主管每月根據(jù)出庫貨物數(shù)量給供應商發(fā)送訂貨訂單，一月一次訂貨，并且在每月上旬完成訂貨及來貨，在貨物缺貨情況下也可聯(lián)系供應商及時補貨。主管在供應商供貨前至少一個星期將記錄了貨物詳細的名稱、型號、數(shù)量的訂購清單復印件交于入庫員，同時與入庫員一起提前做好驗收工具的準備、清潔儲位、稱重工具、檢查庫區(qū)照明、檢查消防設施等。并且根據(jù)來貨量準備不同的接貨設備，減少人力和設備資源的浪費，由此增進部門的團結，使員工更好地融入入庫作業(yè)當中來，訂購清單見表1。

表1 訂購清單

（2）驗收。貨物收貨后先擺放物料待驗區(qū),驗收單一式三份分別交由質(zhì)檢部門、倉庫、財務部檢查，標識清楚，方便質(zhì)檢部對貨物進行質(zhì)量檢查。入庫員在收貨后在庫區(qū)外的空置地面和主管以及另一名出庫員一起進行驗收作業(yè)。主管手持訂購清單與送貨員進行逐一對貨。入庫員進行開箱點數(shù)作業(yè)和稱重，出庫員進行質(zhì)量復查，最后交由質(zhì)檢部的質(zhì)檢員根據(jù)訂購清單副本進行質(zhì)量檢驗。對需要稱重作業(yè)的貨物，由送貨員提供的稱重工具進行稱重一次，再由倉庫的稱重工具再進行稱重復查。貨物驗收合格之后，由主管和送貨員雙方在驗收證明上簽字。如果存在貨物名稱與提貨單不符、質(zhì)量問題、數(shù)量差異等情況，對驗收不合格的貨物做好標記并保持原來的包裝交于送貨員返回供應商處，并當場在送貨單上詳細標明存在的問題，如貨物名稱、型號、退貨原因等，并在差異補貨單上填寫補貨明細，與供應商協(xié)商及時補貨。驗收單及補貨明細單都是一式三份，分別由供應商、倉庫、財務部存放檢查，驗收單見表2，補貨明細單見表3。

表2 驗收單

表3 補貨明細單

（3）接收和上架。未經(jīng)檢驗的貨物一律不允許進入倉庫，在驗收工作結束后，倉庫主管和兩名員工一起將貨物運回倉庫，暫時將貨物堆放在倉庫空置地面上以方便后期上架。主管提前一周告知并打印好相關上架儲位交于入庫員，以方便入庫員上架作業(yè)。在清潔儲位后進行上架作業(yè)，減少貨物胡亂碼放，防止占用倉庫消防通道，使倉庫保持整潔干凈。按照先進先出原則對貨物進行上架，以保證貨物不會臨近過期依舊沒有出庫。對于實在是無法上架的貨物，則整齊地碼放在辦公區(qū)外的空置地上，但是前提是不能占用消防通道。如果堆放不下貨物則與其他倉庫聯(lián)系協(xié)調(diào)暫存事宜。

（4）記賬。在接收完成后由入庫員進行紙質(zhì)入庫記賬明細表格的填寫并與主管共同簽字確認，標明驗收合格貨物的詳細內(nèi)容，如數(shù)量、名稱、型號和重量等，再由出庫員進行檢查后交由主管進行電腦錄入，以方便之后的數(shù)據(jù)查閱和盤點作業(yè)的進行。如果主管不在倉庫，則由入庫員電話告知主管，經(jīng)主管同意由其余員工進行上述作業(yè)，之后由入庫員在出庫員在場的情況下進行電腦錄入記賬操作，并且由兩人共同在紙質(zhì)入庫記賬明細表上簽字確認。記錄標明儲位的數(shù)量及未上架數(shù)量，以便之后的上架補貨作業(yè)。入庫記賬明細表一式兩份，分別交由倉庫和財務部存放檢查，見表4。

表4 入庫記賬明細表

改進后的入庫流程如圖1所示。

圖1 改進后的入庫流程圖

3.3 原材料出庫

（1）申請。生產(chǎn)部門主管提前發(fā)送一份電子領料清單給倉庫主管，之后生產(chǎn)部門工作人員手持一份紙質(zhì)的填寫無誤的領料清單交給倉庫主管，領料單應該填寫好需要的貨物名稱、型號、數(shù)量或重量、領料日期、領料部門及領料人等，見表5。

表5 領料單

（2）出庫。倉庫主管在電腦上確認出庫貨物名稱、數(shù)量或重量之后打印出庫明細單交給出庫員，出庫員提前根據(jù)領料清單內(nèi)容進行揀貨作業(yè)，再由入庫員復查貨物是否揀選正確無誤后，將貨物及出庫明細單一起交于主管，主管檢查出庫明細表并簽字后將出庫明細表回收存檔放入專門的存放文件架上，減少出庫等待時長。倉庫主管檢查是否持有領料單、領料單填寫完整度、名稱是否準確、數(shù)目是否正確及是否有涂改，任一項不合格都不允許貨物出庫。倉庫主管確認之后和領料人共同在領料單上簽字確認。確認無誤之后倉庫主管將貨物交予領料人，完成出庫流程。領料明細單一式兩份，分別由倉庫和生產(chǎn)部門存放檢查。主管不在倉庫的情況下則由出庫員電話告知主管，經(jīng)主管同意之后由其余員工進行上述作業(yè)，出庫明細單見表6。

表6 出庫明細單

（3）記賬。出庫員在進行出庫作業(yè)的同時手持紙質(zhì)出庫記賬明細表，邊揀貨邊進行出庫記賬登記。出庫員在完成揀貨的同時，也完成了紙質(zhì)出庫記賬明細表的記錄。完成貨物揀選后，在將貨物、出庫明細單以及出庫記賬明細表一起交予主管檢查是否與領料單一致，在確認完成后由主管進行電腦記賬操作。主管不在倉庫的情況下則由出庫員電話告知主管，經(jīng)主管同意之后由入庫員在出庫員在場的情況下進行電腦錄入記賬操作，并且由兩人共同在紙質(zhì)出庫記賬明細表上簽字確認。出庫記賬明細表一式兩份，分別交由倉庫和財務部門存放檢查，出庫明細單則由倉庫存放，見表7。

表7 出庫記賬明細表

3.4 盤點

盤點由半年一次改為一季度一次，在每個季度最后一個星期進行，并且每個月中旬固定做一次抽查盤點，縮小盤點時限的跨度，并且每年年關前做一次年前盤點。在盤點前將電腦內(nèi)的在庫數(shù)據(jù)明細單導出并打印，主管與兩名員工人手一份。同時制作一份物資盤點表，主管和兩名員工人手一份，由兩名員工分區(qū)域進行單獨盤點作業(yè)的操作，每完成一項就在物資盤點表上記錄是否存在差異，如果存在差異，則在物資盤點表上填寫現(xiàn)有數(shù)量，并立刻報告主管，由主管復查并做好差異明細表登記。在完成所有盤點記錄好所有差異后，交于財務部門進行審核。在兩名員工進行盤點的同時，主管在已盤點完成的貨物內(nèi)任意抽取進行復查是否準確。如果存在差異就及時做好差異登記明細表登記，并告知盤點該貨物的員工再次復查，如果仍然存在差異，則由該名員工彌補損失。對于報廢物資，則填寫報廢物資單，由主管檢查簽字后交于專門的部門進行報廢處理。在完成所有盤點后重新進行在庫數(shù)據(jù)錄入并打印，由主管和兩名員工共同簽字完成后交予財務部門審核。物資盤點表是一式兩份，分別由倉庫和財務部存放檢查。差異(報廢)單則是一式三份，分別由倉庫、物資回收部和財務部存放檢查，見表8、表9。

表8 物資盤點表

表9 差異（報廢）明細表

3.5 倉庫管理制度改進

（1）非配件倉人員未經(jīng)倉庫管理人員允許不能進入倉庫。（2）制作進出倉庫登記表，倉庫員工及非倉庫員工進入倉庫都要簽字。（3）不能攜帶任何可能引起火災的工具進入倉庫。（4）在庫區(qū)外劃出一塊吸煙區(qū)，任何人都不能在庫區(qū)范圍內(nèi)吸煙，違者重罰。（5）設置倉庫衛(wèi)生值日體系，輪流打掃倉庫衛(wèi)生，保持倉庫的潔凈。

4 結論

本文對H公司配件倉出入庫、盤點及管理制度方面的問題進行改進優(yōu)化，期望H公司配件倉能夠進一步得到發(fā)展。在完善設施設備并且提升員工工作技能的基礎上倉庫的出入庫流程更完善，流程簡單但是環(huán)環(huán)相扣，聯(lián)系緊密。在入庫方面，減少訂貨次數(shù)，減輕入庫員的壓力，讓入庫員能更好的完成入庫工作的同時有時間和精力來完成倉庫的其他任務。由批量訂貨到根據(jù)出庫數(shù)量來訂貨，由原來的一月6到8批次的訂貨轉變?yōu)橐辉乱淮蔚挠嗀?，減少庫存積壓，庫區(qū)內(nèi)不再任意堆放雜物，并且輪流打掃衛(wèi)生，使庫區(qū)保持干凈整潔。通過與其他部門合作進行質(zhì)量檢查，減少倉庫工作量的同時增進部門與部門之間感情。接貨單、補貨單、驗收單等單據(jù)內(nèi)容詳細，采用電腦記錄，與財務部聯(lián)系緊密，減少貪腐現(xiàn)象的出現(xiàn)，保證各個過程都是透明，并且有依據(jù)可查。記賬做到公開，入庫記賬明細表內(nèi)容詳盡，任何環(huán)節(jié)都做到有據(jù)可查。儲位上數(shù)量的記錄和未上架數(shù)量的記錄，減少了之后上架工作的難度，也方便盤點工作的進行。

通過相關措施的改進，提高倉庫工作效率，控制物流成本，進一步增強倉儲管理水平，希望本文能對H公司配件倉庫以及其他類似的倉庫起到一定的幫助作用。