許德斌

（合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室 安徽 合肥 238000）

0.引言

檔案信息化是在國家行政管理組織的統(tǒng)一計劃與指導(dǎo)下，在檔案管理工作中積極運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對檔案信息資源實施管理與應(yīng)用。換而言之，檔案信息化主要指的是檔案管理工作模式從以管理實體檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案管理為主的模式。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，從客觀上對檔案管理工作模式提出了全新的要求，檔案管理工作要積極運用現(xiàn)代化管理技術(shù)，革新檔案管理模式，用便捷高效的信息化管理替代傳統(tǒng)人工管理模式。全面推動高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案部門順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的必然趨勢，是高校檔案部門革新與發(fā)展的必然選擇，也是提升高校辦學(xué)效益、滿足現(xiàn)代化教育發(fā)展形勢的迫切要求。

1.高校檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵

高校檔案信息化主要是指檔案管理工作模式由過去以檔案實體資料保管為中心向以檔案數(shù)字化資料為主要模式，為高校與社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。因此，高校檔案部門需要做好以下幾點：實現(xiàn)檔案資料的信息化與網(wǎng)絡(luò)化；實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的接受、發(fā)送、保存以及提供使用的一體化；實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時共享。

2.高校檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

2.1 對檔案信息化建設(shè)不夠重視

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，推動著高校檔案管理工作的變革，促使其從過去單調(diào)的紙質(zhì)實體檔案管理轉(zhuǎn)向智能化的電子檔案管理模式。目前，部分高校檔案工作人員對于檔案的信息化建設(shè)存在認知上的不足，缺乏應(yīng)有的重視，思想沒有做到與時俱進，依然停留在傳統(tǒng)的理念上，繼續(xù)沿用過去的工作方式。此外，檔案部門由于常處于高校邊緣位置，無法得到足夠的重視與支持，檔案工作沒有引起校領(lǐng)導(dǎo)的廣泛關(guān)注，不少高校并未意識到推進檔案信息化建設(shè)的深遠意義，沒有意識到網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理對于高校教育、科研等工作的積極作用。從而導(dǎo)致高校缺少科學(xué)合理的檔案信息建設(shè)方案，阻礙了校內(nèi)檔案信息化建設(shè)的進程。

2.2 對檔案信息化建設(shè)缺少投入

高校檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既需要充足的資金支持，還需要大量的設(shè)備，特別是硬件與軟件設(shè)施的投入。由于不少高校并未深刻地意識到檔案信息化建設(shè)的重要意義，因而在檔案信息化建設(shè)的設(shè)備與資金投入都存在較大缺口，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的效率較低。高校檔案信息化建設(shè)缺少相應(yīng)的投入，具體表現(xiàn)在以下方面：一是硬件設(shè)施投入不足，高校檔案信息化建設(shè)需要大量的網(wǎng)絡(luò)連接以及管理與使用者的便捷登錄，在檔案信息傳輸中對網(wǎng)絡(luò)的速度有著較高的要求，但目前電腦硬件設(shè)施無法滿足檔案信息化快速、大容量的工作需求。二是軟件技術(shù)水平滯后，高校檔案信息化建設(shè)中，檔案工作人員需要自動化的工作平臺、不同類型文件的處理系統(tǒng)以及信息檢索與保存平臺，需要便捷快速的登錄與用戶身份認證軟件，而目前較低的軟件技術(shù)和系統(tǒng)滿足不了各個主體的實際需求。

2.3 檔案信息化建設(shè)團隊素養(yǎng)低

隨著高校的不斷擴招，校內(nèi)學(xué)生數(shù)量的不斷增長，導(dǎo)致高校學(xué)生管理、師資管理、科研管理以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等各項工作量與日俱增，高校檔案工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，繁重的工作量與現(xiàn)有檔案工作人員數(shù)量不成比例，并且某些高校檔案工作人員并不是專業(yè)領(lǐng)域人員，沒有接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，對檔案工作了解不全面，專業(yè)能力有限。對于高校檔案部門來說，與其他部門有著較大的區(qū)別，由于長期處于單調(diào)、枯燥、乏味的工作狀態(tài)，許多人并不愿意從事這份工作。此外，高校檔案信息化建設(shè)對檔案工作人員綜合素養(yǎng)與能力有著較高的要求，不僅要具備扎實的專業(yè)知識，同時還要掌握信息技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理。由于目前高校檔案工作團隊整體能力較低，影響了檔案信息化的建設(shè)進度。

2.4 檔案信息化建設(shè)制度不完善

科學(xué)規(guī)范化的建設(shè)是對電子文件的生成、存檔以及電子檔案數(shù)據(jù)資源標識、概述、保存、搜索、交換、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)炔煌矫孢M行科學(xué)合理構(gòu)建，是高校檔案信息化健康發(fā)展的重要保障。由于我國高校目前信息化建設(shè)還屬于起步階段，并未制定統(tǒng)一的規(guī)范性標準，某些高校缺少切實有效的信息化建設(shè)方案，各高校在進行檔案信息化建設(shè)中并沒有制定統(tǒng)一的指導(dǎo)綱要，存在一定的隨意性與零散性，從而造成高校檔案信息化管理效果不理想，工作水平及效率較低。此外，高校檔案信息化建設(shè)還需要校內(nèi)其他部門的配合與支持，如何規(guī)范管理各部門工作的機制還有待于完善，這在一定程度上阻礙了高校檔案信息化各項工作的順利實施，影響了檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)的有效路徑

3.1 建設(shè)檔案信息資源系統(tǒng)

首先，要建設(shè)檔案信息資源的數(shù)字化系統(tǒng)。一是要重點搜集，妥善處理好高校中具有一定價值的檔案資料，根據(jù)調(diào)研分析，明確信息來源，每年定期從不同部門獲取提前確立的信息資源，尤其是檔案部門要監(jiān)督與督催校內(nèi)各部門的信息搜集，建立相應(yīng)的制度，將黨群、行政、教學(xué)、科研等類型的檔案信息資源整合起來，確保收集的檔案能夠齊全、完整、系統(tǒng)。二是要加大對電子文件歸檔與管理的力度，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)空間中電子文件的實時發(fā)送與接受、高效管理與應(yīng)用。三是要運用數(shù)字模擬綜合技術(shù)將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將相應(yīng)的電子檔案掛接到網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件系統(tǒng)中。

其次，要建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。一是要強化文件目標信息庫建設(shè)，將重要檔案進行數(shù)字化處理，建立高水平、優(yōu)質(zhì)的全文資料信息庫。尤其要構(gòu)建個性化的數(shù)據(jù)庫，按照高校工作開展的需求，運用先進的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，以便于信息的保存、搜索、查看及處理，促進信息溝通與增強服務(wù)效率。二是要構(gòu)建教師工作業(yè)績信息庫，將教師工作過程中的教學(xué)任務(wù)、教研成果等信息完整的錄入，客觀科學(xué)地評價教師的專業(yè)能力與工作水平，并與教師未來職稱晉升直接掛鉤。此外，還要構(gòu)建科研技術(shù)成果信息庫，以便于充分了解高校科研發(fā)展情況，為科研成果的宣傳及轉(zhuǎn)化提供更多機會，提高整體服務(wù)質(zhì)量。

3.2 搭建信息管理服務(wù)平臺

首先，構(gòu)建統(tǒng)一標準的管理平臺，確保實現(xiàn)既定目標。一是要加強對檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，配備通用網(wǎng)絡(luò)、電腦，打印機、復(fù)印機、掃描儀、處理軟件、數(shù)碼攝像機、圖像識別等基礎(chǔ)設(shè)備。二是要積極引入或是自主開發(fā)檔案信息智能管理軟件，實時與院校網(wǎng)絡(luò)互通，實現(xiàn)文檔一體化，對紙質(zhì)檔案與電子檔案進行“雙軌制”管理。利用檔案信息智能管理軟件對各部門檔案的搜集、整合、保存、統(tǒng)計、搜索與應(yīng)用等實施網(wǎng)絡(luò)控制，對不同的來源渠道、不同格式的電子檔案加以規(guī)范化處理，數(shù)據(jù)著錄、提供多種數(shù)據(jù)檢索、創(chuàng)編目錄等。三是要以檔案部門為檔案信息智能管理平臺中心，全面覆蓋院校歸檔的應(yīng)用系統(tǒng)，高校自動化辦公系統(tǒng)與檔案智能管理平臺無縫對接，為數(shù)據(jù)共享提供有利條件。四是要加強網(wǎng)絡(luò)信息平臺的日常維護，保障電子文件的真實性、整體性、有效性，從根本上實現(xiàn)檔案管理的信息化。

其次，構(gòu)建檔案信息化社會服務(wù)平臺。一是要革新服務(wù)方式，讓公眾全面了解檔案工作的作用，增強檔案工作的影響力；積極宣傳檔案工作，變被動為主動，構(gòu)建電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)在線等服務(wù)機制，實現(xiàn)多渠道、多形式、多維度的主動式服務(wù)；基于網(wǎng)絡(luò)智能設(shè)備與方式，深入挖掘檔案信息資源，全面提高服務(wù)的實效性，努力將檔案部門構(gòu)建成為提供服務(wù)的數(shù)據(jù)中心和文化基地。二是要依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺，開啟檔案目錄信息庫、檔案全文信息庫以及建立多媒體檔案信息庫，實現(xiàn)檔案信息便捷、高效檢索，提高工作整體效率。三是要創(chuàng)建相互連通的現(xiàn)行文件、檔案信息公布平臺與搜索應(yīng)用系統(tǒng)，便捷迅速的向公眾提供有效的檔案應(yīng)用服務(wù)，最大程度地發(fā)揮出檔案部門的公眾性服務(wù)作用。

3.3 加強檔案工作團隊建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)是一項長期艱巨而復(fù)雜的工程，檔案信息化建設(shè)的整個過程與全新的知識、技術(shù)有著緊密的關(guān)系。因此，要加大專業(yè)人才團隊的建立力度，確保檔案信息化的順利開展。

首先，檔案部門要有推進檔案信息化建設(shè)的緊迫感與責(zé)任感，轉(zhuǎn)變以往“重藏輕用”的思想，轉(zhuǎn)變被動式的服務(wù)狀態(tài)，運用先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為主動提供服務(wù)、實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)實時共享提供有利條件，為構(gòu)建新的檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)做好充分的準備工作。

其次，檔案部門要利用主題講座、學(xué)術(shù)溝通、信息技術(shù)應(yīng)用能力培訓(xùn)等方式，提高檔案管理團隊的綜合素養(yǎng)。信息化環(huán)境下，檔案工作者既要了解檔案、圖書情報等領(lǐng)域的專業(yè)知識，又要能熟練運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要具有出色的信息獲得、信息溝通、信息傳輸、信息鑒別、信息評測、信息制造、信息提煉等能力。

再次，檔案部門應(yīng)主動參與到改革中，構(gòu)建自我發(fā)展、自我管理機制，實施質(zhì)量及目標管理的責(zé)任制度，調(diào)動工作人員的熱情，提高工作的積極性，穩(wěn)定檔案工作團隊。在短期內(nèi)建設(shè)以管理類人才為主、綜合類專業(yè)技術(shù)人才為核心的檔案領(lǐng)導(dǎo)組織體系，滿足檔案信息化建設(shè)的實際需求。

3.4 健全安全保障機制

首先，要構(gòu)建檔案信息化規(guī)范制度，貫徹目前的檔案信息化構(gòu)建指標（檔案信息資源構(gòu)建指標、管理指標、成果運用指標）。檔案信息資源構(gòu)建指標主要包括軟件與硬件設(shè)施構(gòu)建、數(shù)據(jù)搜集、信息化加工、信息備份標準等。檔案信息化管理指標包括對工作人員科學(xué)管理指標、常用設(shè)備管理、信息資源管理指標等。檔案信息化先進成果運用指標包括搜索規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)送規(guī)范等，重點是為了解決合理運用的問題。此外，我國教育部門頒布的《教育管理信息化指標》，也同樣能夠應(yīng)用到高校檔案信息化管理中。在上述指標基礎(chǔ)上，高校檔案部門還要做到以下兩個方面：①各部門要統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)實踐，建立檔案信息化建設(shè)當中統(tǒng)一的標準。檔案連接網(wǎng)絡(luò)之前要確保電子檔案的規(guī)范化，格式相同并兼容，在建立標準時，要兼顧硬件的篩選標準、軟件的配置標準、信息庫的標準形式，尤其是應(yīng)用軟件要符合整體的標準與規(guī)范。突破資源構(gòu)建、運用軟件、技術(shù)服務(wù)等各自單獨構(gòu)成體系的格局，切實保障檔案信息的安全性，實現(xiàn)資源及時共享。②高?？砂凑兆陨韺嶋H情況，結(jié)合國家現(xiàn)行標準，完善電子文件搜集、構(gòu)成、處理、應(yīng)用等制度，及時補充與更新各種檔案的管理方法與具體標準，以便更好的順應(yīng)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的需要。

其次，要構(gòu)建檔案信息安全保障方案。具體可從以下幾方面入手：①確保人員的安全。要嚴格按照《國家檔案法》、《網(wǎng)絡(luò)病毒防范管理措施》等法律規(guī)定，建立相關(guān)規(guī)章制度、保密機制，將責(zé)任落實到人。同時，還要嚴格地進行身份認證、權(quán)限管理等識別與設(shè)置，避免人為性的破壞。②保障信息的安全。對所有電子檔案的生存周期要實施全程監(jiān)控，運用電子與紙質(zhì)的方式加以保存，對相應(yīng)的數(shù)字化信息要備份與異地保存。③確保系統(tǒng)的安全。保證系統(tǒng)服務(wù)器具有足夠高的級別，安裝專門的殺毒軟件，加強入侵檢查，避免病毒進入系統(tǒng)。還要定期修改密碼、升級、維護等，以便能夠發(fā)現(xiàn)安全隱患，及時解決。④保障環(huán)境的安全。嚴格貫徹檔案的防范制度，保證檔案信息安全，構(gòu)建科學(xué)合理的信息安全報警機制，一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)或是信息庫出現(xiàn)問題，及時開啟應(yīng)系統(tǒng)，迅速恢復(fù)系統(tǒng)的正常運行。

結(jié)語

高校檔案信息化建設(shè)由于存在諸多問題，導(dǎo)致其信息化建設(shè)進程緩慢。因而高校要確保制度、規(guī)范先行，加強安全保障，完善檔案信息資源構(gòu)建與管理服務(wù)平臺建設(shè)，促進檔案信息化相關(guān)目標逐步實現(xiàn)。同時，高校檔案信息化建設(shè)還要與電子政務(wù)建設(shè)步調(diào)一致，從實際出發(fā)，按照具體步驟實施，積極推進檔案信息化的建設(shè)。