胡婷婷

（福建省福能興業(yè)股權(quán)管理有限公司，福建 福州 350001）

在數(shù)字化的背景下，企業(yè)檔案管理也被賦予了新的內(nèi)容，不同于之前的檔案管理方式，企業(yè)需要結(jié)合時(shí)代背景實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，加快企業(yè)檔案管理的收集、整理、合并、歸檔速度，同時(shí)也方便管理人員隨時(shí)調(diào)取和更新企業(yè)檔案，幫助企業(yè)節(jié)約檔案管理的成本，讓企業(yè)能更好的提供多方面服務(wù)，促進(jìn)整個(gè)社會(huì)朝著好的方向發(fā)展。

1 提高企業(yè)檔案管理效率的重要性

1.1 有利于提高企業(yè)檔案管理水平

不同于傳統(tǒng)的檔案管理方式，在數(shù)字化時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理方式也要進(jìn)行革新，在打破檔案管理局限性的基礎(chǔ)上，不斷收集各方面檔案信息，再對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行有效的收集和整理，將企業(yè)檔案管理和社會(huì)發(fā)展結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效配置，不斷提高企業(yè)檔案管理的整體水平，以此來(lái)更好的融入到社會(huì)檔案管理中，更加高效的為社會(huì)提供數(shù)字化檔案信息服務(wù)。

1.2 符合當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代發(fā)展需求

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理方式也在逐漸發(fā)生變化，像是原始人就會(huì)用他們的語(yǔ)言將信息刻在石頭上，后人會(huì)將這些內(nèi)容經(jīng)過(guò)翻譯抄錄在紙上[1]。而近年來(lái)，隨著我國(guó)科技水平的逐漸提高，數(shù)字化已經(jīng)成為檔案信息管理的重要手段，而且，企業(yè)信息內(nèi)容涉及較廣，如果不結(jié)合時(shí)代發(fā)展引入數(shù)字化管理，可能會(huì)遇到很多無(wú)法調(diào)和的問(wèn)題，所以在企業(yè)管理的時(shí)候引入數(shù)字化管理方式，已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.3 改變傳統(tǒng)檔案管理模式的

對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，需要整理的檔案除了基本員工信息，還包括各個(gè)項(xiàng)目的初步設(shè)計(jì)、施工圖、會(huì)議資料、費(fèi)用數(shù)據(jù)報(bào)表等，這些內(nèi)容的流動(dòng)性較大，也需要經(jīng)常取出修改更新，如果是紙質(zhì)檔案資料，很容易受到磨損，不僅會(huì)讓管理人員更新不方便，還會(huì)造成一定的閱讀障礙。而如果采用電子檔的檔案管理方式，不僅可以讓管理人員能夠快速的通過(guò)網(wǎng)絡(luò)更新檔案信息，還可以保護(hù)檔案資料的完整性，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案信息業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案數(shù)字化發(fā)展不均衡

在開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候，各企業(yè)的檔案管理水平還存在很大的差異。一些發(fā)展迅速的大型企業(yè)能夠快速調(diào)動(dòng)資金投入到數(shù)字化檔案信息建設(shè)中，但是一些中小新企業(yè)卻沒(méi)辦法快速實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，有些企業(yè)甚至?xí)榱颂岣咂髽I(yè)效益而裁員，而裁員的突破口便是檔案部門(mén)，這就導(dǎo)致檔案部門(mén)會(huì)因?yàn)槿藛T不足而存在很多潛在風(fēng)險(xiǎn)，也就無(wú)法完全順應(yīng)檔案管理的數(shù)字化潮流，無(wú)法真正將數(shù)字化檔案管理落實(shí)到企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中。

2.2 企業(yè)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)較薄弱

除了個(gè)別大型企業(yè)，一般的企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程比較緩慢，主要原因集中在三個(gè)方面：第一、缺乏專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化技術(shù)指導(dǎo)，因?yàn)閿?shù)字化檔案建設(shè)起步較晚，整個(gè)企業(yè)檔案管理相對(duì)閉塞，即使找到數(shù)字化的檔案，但是并未將其和企業(yè)發(fā)展本身相結(jié)合，無(wú)法完全體現(xiàn)出檔案數(shù)字化的效果；第二、管理人員缺乏數(shù)字化檔案管理能力，畢竟數(shù)字化檔案管理是一種新興的檔案管理方式，但檔案管理人員并沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的管理培訓(xùn)，在處理數(shù)字化檔案信息的時(shí)候還會(huì)存在一些問(wèn)題，這不利于企業(yè)檔案管理的發(fā)展；第三、投入到數(shù)字化檔案管理資金不足，這是因?yàn)榇蟛糠止芾砣藛T沒(méi)有意識(shí)到實(shí)行數(shù)字化檔案管理的重要性，還是將發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟(jì)放在首要位置，這就導(dǎo)致沒(méi)有足夠的資金投入到數(shù)字化管理中，用于數(shù)字化的設(shè)備更新?lián)Q代速度較慢，就會(huì)讓數(shù)字化檔案存在信息匱乏問(wèn)題。

2.3 檔案數(shù)字化管理欠缺銜接性

文檔一體化管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的最終目標(biāo)，這不僅能讓企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、文書(shū)處理和檔案整理工作能夠快速有效的進(jìn)行下去，更能讓多方信息進(jìn)行有效銜接，最大化的節(jié)約數(shù)字化資源配置[2]。只是，當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化程度較低，而且也沒(méi)有系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理機(jī)制，這在一定程度上加大了檔案管理的難度，各個(gè)檔案的銜接還存在一定問(wèn)題，沒(méi)辦法快速實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，也就無(wú)法達(dá)到之前設(shè)定的最終管理目標(biāo)。

3 提高企業(yè)檔案管理效率的策略

3.1 加強(qiáng)企業(yè)管理人員對(duì)檔案管理數(shù)字化的重視

數(shù)字化可以讓檔案信息更加完整、準(zhǔn)確和及時(shí)，也能讓企業(yè)在信息傳遞的過(guò)程中搶占先機(jī)，為企業(yè)能為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做貢獻(xiàn)[3]。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)首先就要加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案數(shù)字化的重視，引導(dǎo)他們樹(shù)立正確的檔案管理觀念，不再只是一味的發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟(jì)，更是要形成一個(gè)系統(tǒng)的檔案管理模式，讓數(shù)字化檔案管理能更好的推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展；然后，就是要加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)，可以請(qǐng)專(zhuān)家對(duì)他們進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，如果在培訓(xùn)的過(guò)程中遇到任何問(wèn)題，都要及時(shí)向?qū)＜姨釂?wèn)，在打好每一階段的基礎(chǔ)能力之后，再進(jìn)行更加深入的學(xué)習(xí)，提高數(shù)字化檔案管理效率。

3.2 加大企業(yè)檔案管理數(shù)字化的資金投入力度

硬件水平是進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，這也就意味著需要加大數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入，還要加大數(shù)字化檔案信息的建設(shè)力度。利用網(wǎng)絡(luò)將多方面企業(yè)檔案信息進(jìn)行匯總，還要定期對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行維護(hù)，如果數(shù)字化信息遇到網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，企業(yè)還要投入相應(yīng)的資金進(jìn)行反病毒查殺，確保每個(gè)數(shù)字化檔案的安全和完整性，而對(duì)于比較重要的檔案，還可以備份檔案信息，即使原數(shù)據(jù)文件存在丟失，也可以通過(guò)備份找回重要信息，并在之后投入更多的資金完善數(shù)字化檔案管理，確保不會(huì)再出現(xiàn)任何危害企業(yè)檔案信息的內(nèi)容。

3.3 完善企業(yè)電子信息文檔的管理和更新機(jī)制

在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理的時(shí)候，大都需要依靠企業(yè)信息平臺(tái)進(jìn)行管理，而企業(yè)信息平臺(tái)匯集了企業(yè)的所有信息，就需要管理人員能夠在了解所有信息之后，再建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理信息庫(kù)，及時(shí)接收和發(fā)送檔案管理郵件，并利用信息平臺(tái)的存儲(chǔ)技術(shù)快速進(jìn)行管理，然后根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況更新檔案內(nèi)容[4]。在推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的時(shí)候，還需要加強(qiáng)檔案管理的組織建設(shè)，在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中制定嚴(yán)格的管理機(jī)制，管理人員需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度開(kāi)展信息化管理工作，在遇到問(wèn)題的時(shí)候也能快速找到解決問(wèn)題的辦法，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

3.4 開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理建設(shè)資料庫(kù)

最后，還需要將開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的檔案管理信息庫(kù)作為數(shù)字化檔案管理的重要組成部分，信息庫(kù)中會(huì)收集各方面檔案信息，管理人員可以將各種合同、調(diào)查資料和企業(yè)基礎(chǔ)信息等放在資料庫(kù)中，放在不同的標(biāo)簽下，管理人員在查找這些信息的時(shí)候，就可以通過(guò)信息庫(kù)索引的方式快速找到重要信息，還能對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行標(biāo)注，下次再瀏覽這部分檔案內(nèi)容的時(shí)候，就可以有針對(duì)性的對(duì)這部分信息進(jìn)行修改和完善，為企業(yè)檔案管理發(fā)展做好充足的準(zhǔn)備工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

在將數(shù)字化引入到企業(yè)檔案管理的時(shí)候，可以通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)管理人員對(duì)檔案管理數(shù)字化的重視、加大企業(yè)檔案管理數(shù)字化的資金投入力度、完善企業(yè)電子信息文檔的管理和更新機(jī)制、開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理建設(shè)資料庫(kù)的方式，快速解決企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，讓企業(yè)獲得更加全面的發(fā)展。