劉思宇

(黑龍江省慶達水利水電工程有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000)

隨著當前經(jīng)濟發(fā)展需要，我國水利水電工程項目不斷增加，它是一項重要的社會基礎設施，也是一種永久性建筑。由此產(chǎn)生大量各種形式工程檔案，這些檔案是清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，具有保存價值的原始記錄，它記載著每一步工作流程，其作用顯而易見，其重要性更加凸顯。

1 水利水電工程檔案管理存在的問題

(1)工程檔案從業(yè)人員缺少創(chuàng)新力。檔案管理工作缺乏創(chuàng)新能力，與其他行業(yè)相比，缺少新鮮感、創(chuàng)造力，從業(yè)人員會產(chǎn)生枯燥、乏力之感。

(2)檔案管理缺乏業(yè)務培訓。對于新時期檔案管理的豐富內(nèi)涵、檔案管理的先進方法、檔案管理的標準化、檔案管理的信息化、檔案管理服務利用等內(nèi)容，相關管理人員缺乏系統(tǒng)的梳理學習，導致工作中不能互相積極配合，工作效率極低。

(3)檔案管理與信息技術不夠融合。信息技術的發(fā)展為各行各業(yè)都帶去了便利，也同樣促進了檔案管理工作的新變革。目前，水利水電工程很多已經(jīng)研發(fā)了針對本項目的電子檔案網(wǎng)絡平臺，但是操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡利用、開放程度都不盡人意。

(4)工程檔案內(nèi)容不完善。每一項水利水電工程大相徑庭，參建單位來自各行各業(yè)，管理水平參差不齊，管理模式不能套用模板，鑒于水利水電工程一般處于極為惡劣的自然環(huán)境，相關的工程檔案仍然存在記錄緩慢，收集缺失，存檔不規(guī)范，質(zhì)量差等問題。

(5)工程檔案“重藏且輕用”。這種消極應付的觀念，不能主動對所收集歸的檔案進行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，致使工程檔案不能很好的為各部門服務，沒有最大限度發(fā)揮工程檔案作用。

2 水利水電工程檔案管理工作主要措施

2.1 遵循規(guī)范建章立制

熟悉關于檔案工作的各種規(guī)章制度、法規(guī)要求及所在水利水電建設項目中對檔案工作的特殊要求。包括：《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821—2002)、《技術制圖復制圖的折疊方法》(GB/T 10609.3—2009)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894—2002)、《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822—2016)、《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》(水辦〔2005〕480號)、《重大建設項目檔案驗收辦法》(檔發(fā)〔2006〕2號)。這些法規(guī)都要熟悉并掌握，當法規(guī)更新和替換時，要及時掌握并積極參加相關業(yè)務培訓。

水利工程建設項目檔案管理規(guī)定水利水電檔案管理工作，不僅要遵循以上工程檔案的相關規(guī)定，還應符合本行業(yè)檔案特殊要求。作為從事檔案工作的人員，必須熟悉并掌握有關要求，要結(jié)合所在水利水電建設項目中新的檔案工作規(guī)定，及時調(diào)整工作方向，細化工作程序，保證工作質(zhì)量。

最新頒布的《水利檔案歸檔范圍和案卷組成標準》是水利水電工程檔案管理工作的主要工作指南，所有的水利工程檔案都要遵循這個標準。在編制資料分類規(guī)范時，結(jié)合本項工程需求將:①勘察,②設計,③審批,④招標,⑤施工,⑥監(jiān)理,⑦竣工等,全部過程中產(chǎn)生的實物檔案進行合理的科學的分類，確保驗收后對全部資料進行更進一步的歸檔，保證水利工程資料的整體管理效果，提高檔案資料歸檔率。

2.2 熟悉工作流程收集資料

熟悉所在水利水電建設項目的建設任務和特點，以及建設流程，及時跟進工程進展，收集檔案資料。

(1) 要充分了解所在項目的全部工程特點，每個水利水電工程項目都有特殊的建設方式和管理要求，了解每一個項目中每一工程重要環(huán)節(jié)的重要節(jié)點，及時收集資料并按時歸檔。歸檔時所有資料應按標段、地區(qū)、時間、流程等進行科學合理的編制，方便工程的后續(xù)研究、建設和設計變更等需求。對水利水電工程中的檔案管理、整體編制有詳細的規(guī)范標準，工程檔案資料嚴格按照編制規(guī)范執(zhí)行，提高編制效果。

(2)要注意在水利水電工程施工期間，對參建單位檔案管理的監(jiān)督、檢查和指導工作。注意收集原始記錄資料、單元工程小結(jié)資料、設計變更資料、監(jiān)理資料等的產(chǎn)生和累積；要注意對參建單位的檔案內(nèi)容進行檢查和監(jiān)督，特別對一些薄弱環(huán)節(jié)，嚴格督促和全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理出現(xiàn)的問題，給予技術指導。

(3)要加大水利工程檔案的收集渠道。水利工程施工環(huán)境較為艱險，工程建設環(huán)節(jié)特別繁多，每個水利水電工程涉及文件和資料等多種多樣，每個水利水電工程產(chǎn)生的檔案資料大相徑庭。因此，為保證并提高水利水電工程檔案的歸檔率，必須要對所有應歸檔檔案的涉及面進行適當?shù)耐卣梗_保收集資料與本項水利水電工程實際狀況一致，保證檔案資料收集的完整性、合理性。

(4)加強對水利水電工程檔案管理的分析和研究。提高對水利水電工程的整體了解，對各個階段工作形成的水利水電工程檔案進行分析，結(jié)合實際生產(chǎn)情況合理分類，歸檔，保證水利工程檔案整體性，提高水利水電工程檔案在生產(chǎn)中的實際效益。

2.3 拾遺補缺整理歸檔

每周末或月末，每個工程結(jié)點，回顧整理本時段所在建設任務，以及由此應該產(chǎn)生的資料，全面收集，逐步歸檔，注意拾遺補缺。

水利工程檔案管理中的歸檔工作，一般是由該文件材料產(chǎn)生的單位或部門負責。項目法人(上級單位)對下級單位提交的歸檔材料負有監(jiān)督、指導并匯總責任；各參建單位應對其提供檔案的內(nèi)容和質(zhì)量負責；監(jiān)理對施工單位提交的材料應及時審核并簽字，同時監(jiān)理單位應提交給項目法人針對該參建單位上交的檔案內(nèi)容、質(zhì)量等情況的專題審核報告。

水利水電工程，受野外施工條件限制，許多紙質(zhì)表格、報告及影像等資料無法及時填報和上報。檔案員注意提醒參建各單位，必要時親自到現(xiàn)場了解工程實際情況并主動收集資料，尤其是在工程建設每一個關鍵階段、重大事項、安全事故等必須有完整的聲像材料歸檔。

2.4 發(fā)現(xiàn)問題及時處理

無論何時發(fā)現(xiàn)檔案缺失、內(nèi)容不完整等情況，宜采?。?/p>

(1)立即溝通文件發(fā)生單位或部門，補充完整資料。若補充資料與原資料一致，不用備注說明。若補充資料與原文件不完全一致，標明補充文件時間、原文件時間，以及資料不一致的內(nèi)容。

(2)無法補充的文檔，寫詳細說明或者提供有效證明，由經(jīng)手人簽字并加蓋單位公章確認。

(3)參考同類文檔，合理適當補充。標明補充資料時間、原資料時間并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認。

(4)不能偽造資料。檔案人員不能偽造任何文件，發(fā)現(xiàn)可疑文件應及時報告主管領導和有關部門。

2.5 認真組織及時驗收

水利水電工程檔案驗收是水利工程整體竣工驗收的基本步驟，一般應該在工程竣工驗收之前或者與之同步進行。檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到水利水電工程規(guī)范要求，不得通過檔案驗收。若檔案驗收不合格，則不得進行或通過該工程的竣工驗收。項目法人對可以歸檔的水利工程技術文件材料，按規(guī)范進行驗收。

(1)應對工程檔案的匯集、整理、保管與歸檔情況進行自檢。

(2)明確該水利水電工程檔案的內(nèi)容和質(zhì)量已達到規(guī)范要求，可及時向有關單位報送檔案合格的自檢報告，并提交檔案專項驗收申請。

(3)對檔案驗收時專家們提出的意見、問題和整改要求，檔案員加強整改，貫徹落實。

合格的歸檔文件材料的內(nèi)容與形式，必須滿足檔案管理規(guī)范要求：內(nèi)容全面、字跡標準、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料應標注的內(nèi)容清楚、簽字(章)手續(xù)完整、圖紙折疊按《技術制圖、復制圖的折疊方法》(GB/T 10609.3—2009)執(zhí)行。

3 結(jié) 語

不斷提高各級檔案管理部門的水平，嚴格執(zhí)行各級主管部門頒發(fā)的檔案管理規(guī)范，積極開展檔案信息化建設，為工程建設與管理服務，這是檔案管理未來之路。