李 青
(中國(guó)三安建設(shè)集團(tuán)有限公司,陜西 西安 710043)
工程檔案主要記錄了企業(yè)在開展某項(xiàng)工程項(xiàng)目時(shí),主要的負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目主要內(nèi)容、項(xiàng)目開展計(jì)劃和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況等等,對(duì)于企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目的有序開展具有重要的作用。隨著我國(guó)企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,工程檔案管理信息化對(duì)企業(yè)開展各個(gè)項(xiàng)目的管理工作越來越重要。但是,新時(shí)期工程檔案管理仍存在一些問題,而且隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們生活水平的提高,企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大。在這樣的時(shí)代背景下,采用信息化手段實(shí)現(xiàn)工程檔案的管理和控制,對(duì)于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展有重要的意義。故本文對(duì)新時(shí)期工程檔案管理存在的問題及信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行分析,以探求改進(jìn)措施來加快檔案管理信息化建設(shè)。
工程檔案管理工作是一項(xiàng)具有嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性和復(fù)雜性的工作。如今,隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和信息化技術(shù)的發(fā)展,相關(guān)部門工作人員數(shù)量不斷增加,工程檔案管理工作更加注重信息化管理。因此,需要專業(yè)人員來開展這項(xiàng)工作。但是,當(dāng)前就業(yè)市場(chǎng)上許多工程檔案管理人員能力參差不齊,專業(yè)的檔案管理知識(shí)不全,無法科學(xué)系統(tǒng)地開展管理工作。還有一些工程檔案管理人員為兼職人員,在一些工作的對(duì)接上往往會(huì)遺漏重要信息,辦事效率較低[1]。
工程檔案所具有的最顯著特征就是全面性,即內(nèi)容的全面性,對(duì)后期回顧某項(xiàng)工程的開展情況具有重要的參考價(jià)值。但是,目前許多工程檔案所記錄的內(nèi)容多是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目的簡(jiǎn)單流程和內(nèi)容、項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況等,對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的開展情況未詳細(xì)敘述,后期若有需求,可能會(huì)由于檔案記錄內(nèi)容不詳造成工作對(duì)接和繼續(xù)開展上的問題。此外,隨著人員變動(dòng)幅度增大,傳統(tǒng)檔案管理制度弊病顯現(xiàn),落后和不靈活的制度會(huì)導(dǎo)致工作效率低下[2]。
許多企業(yè)在安排工程檔案管理時(shí),未投入必要經(jīng)費(fèi),管理人員對(duì)該工作不夠重視。所以,許多工作人員在工作時(shí),未能積極探索科學(xué)合理的管理方法,在檔案分類上不夠科學(xué),導(dǎo)致不同檔案被歸為同一類,給相關(guān)人員在查找和利用時(shí)造成不便。此外,檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng),又因管理階層的不重視而導(dǎo)致檔案管理人員工作積極性不高,從而使檔案管理工作停滯不前,發(fā)展緩慢。
工程檔案管理始終貫穿于工程的建設(shè)和運(yùn)行等過程中,包括設(shè)計(jì)、施工、管理、維修等內(nèi)容,如此冗雜的內(nèi)容如果未能實(shí)現(xiàn)信息化,很容易造成某些工作環(huán)節(jié)的失誤。同時(shí),如果能真正在管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化,完善記錄內(nèi)容,當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí),可以咨詢相關(guān)負(fù)責(zé)人,通過處理細(xì)節(jié)提高工作效率。面對(duì)企業(yè)項(xiàng)目規(guī)模的擴(kuò)大和人員數(shù)量的增加,檔案管理工作日趨復(fù)雜,采取信息化管理和控制對(duì)于檔案管理工作發(fā)展起著十分重要的作用,對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用[3]。
隨著企業(yè)項(xiàng)目規(guī)模的擴(kuò)大,傳統(tǒng)檔案管理制度弊病顯現(xiàn),制度的落后和不靈活導(dǎo)致工作效率低下。采用信息化的管理和控制,可改變?cè)瓉泶址攀降墓芾矸椒?,做到?biāo)準(zhǔn)化、程序化和目標(biāo)化,對(duì)于改革檔案管理體制有重要的意義。標(biāo)準(zhǔn)化是指員工在工作時(shí)必須按照標(biāo)準(zhǔn)開展工作,提高工作效率;程序化是指將工作落實(shí)到每一個(gè)具體人員上,人員之間的工作內(nèi)容互相關(guān)聯(lián)但又互相區(qū)別,當(dāng)遇到問題時(shí),可以及時(shí)反饋給具體責(zé)任人,從而實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效解決問題的目標(biāo);目標(biāo)化是指根據(jù)各個(gè)工程的特點(diǎn),制定相應(yīng)的管理工作制度,不斷提高工作效率。
時(shí)代的快速發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的不斷進(jìn)步,要求相關(guān)部門緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流,利用信息化技術(shù),改革工程檔案管理的制度體系,從而促進(jìn)企業(yè)項(xiàng)目有序開展。對(duì)于工程檔案管理部門,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理是一個(gè)重要的前進(jìn)方向,相關(guān)部門必須貫徹落實(shí)信息化理念和宗旨,打破傳統(tǒng)管理模式的束縛,注重管理工作的效率,將信息化技術(shù)落實(shí)至整個(gè)管理工作中,不斷提高工程檔案管理的工作效率,推動(dòng)企業(yè)項(xiàng)目有序開展。
受管理水平的限制,我國(guó)許多地區(qū)的工程檔案資源未能實(shí)現(xiàn)共享,信息化時(shí)代背景下,開發(fā)全國(guó)通用的工程信息化管理軟件是實(shí)現(xiàn)共享的有效手段,它能大大提升工程檔案資料的利用效率,能成功打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式,更加方便地開展檔案資料的整合、分析,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
當(dāng)前,導(dǎo)致工程檔案管理工作漏洞百出的主要原因是管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低,在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天,企業(yè)必須引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才。專業(yè)管理人才能清楚地認(rèn)識(shí)到信息化在檔案管理中的重要性,并且有足夠的能力將信息化模式注入檔案管理中,且善于通過信息化的管理思維,革新管理體系,不斷將信息化管理推向前進(jìn)。但是,由于傳統(tǒng)觀念的束縛許多檔案管理人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng),工作能力有待提高。所以,相關(guān)企業(yè)必須提高該部門人員的薪資待遇和福利,吸引優(yōu)秀人才,將管理工作不斷完善[4]。
隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,項(xiàng)目的具體內(nèi)容越來越冗雜,所涉及的層面也越來越多,如果沒有足夠強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)將這些信息分類匯總,在后期調(diào)檔和查找時(shí)會(huì)有很大的不便,所以,建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是非??煽坑行У男畔⒒椒?。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括:①管理人員匯集項(xiàng)目各個(gè)方面的資料和信息,并將其分類匯總,特殊情況需做特殊處理。分類匯總的主要依據(jù)有項(xiàng)目類型、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)級(jí)別、項(xiàng)目的重要程度等。②數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置有搜索功能,即利用分類匯總得到的數(shù)據(jù)庫(kù),采用關(guān)鍵字搜索等方式查找到相關(guān)項(xiàng)目?jī)?nèi)容,方便開展后續(xù)工作。③數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)盡可能收集詳細(xì)資料,符合原本設(shè)置的檔案內(nèi)容要求,使各個(gè)項(xiàng)目能進(jìn)一步更詳細(xì)地被整理出來。
面對(duì)規(guī)模擴(kuò)大較快的企業(yè),項(xiàng)目類型較多,內(nèi)容較冗雜,要采用信息化手段實(shí)現(xiàn)工程檔案的信息化管理和控制,必須不斷提高人員的信息化管理意識(shí)。在對(duì)新的檔案進(jìn)行歸檔時(shí),必須打破傳統(tǒng)模式,積極利用計(jì)算機(jī)將相關(guān)信息進(jìn)行匯總,同時(shí)備注特殊信息。此外,企業(yè)必須重視計(jì)算機(jī)的工作效率,不斷完善相關(guān)通訊設(shè)備、計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)備,為數(shù)據(jù)庫(kù)的更新和發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),還需不斷地提高信息化管理意識(shí),將工作不斷向前推進(jìn)。
在開展工程檔案管理工作時(shí),要摒棄傳統(tǒng)的靜態(tài)工作模式,開展動(dòng)態(tài)的管理體系,通過深入現(xiàn)場(chǎng)、了解情況和動(dòng)態(tài)更新等方式,實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)開展情況,實(shí)時(shí)了解工程在開展過程中出現(xiàn)的問題,以便及時(shí)提出有效的解決方案,及時(shí)解決問題,避免損失。
由于檔案管理工作的冗雜性,實(shí)現(xiàn)信息化對(duì)管理人員來說是新的挑戰(zhàn)。所以,想要真正實(shí)現(xiàn)信息化,提高工作效率,必須將工作重心集中在關(guān)鍵問題上,投入更多的人力和財(cái)力,提升檔案管理工作的動(dòng)態(tài)性。
隨著企業(yè)的發(fā)展以及信息化技術(shù)的進(jìn)步,企業(yè)當(dāng)中的工程檔案管理工作越來越重要。信息化建設(shè)由于其復(fù)雜性和重要性,要在新時(shí)期背景下真正實(shí)現(xiàn)其信息化,仍存在一定的難度,雖可通過引進(jìn)專業(yè)人才、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、提高信息化管理意識(shí)、構(gòu)建檔案動(dòng)態(tài)管理體系及聚焦檔案管理工作重心等手段在一定程度上加快檔案管理的信息化建設(shè),但在實(shí)際工作開展過程中仍存在許多其他問題,故需要緊跟信息化的時(shí)代發(fā)展大潮,不斷探索實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化管理的方法,使企業(yè)項(xiàng)目能有序開展。