李演科

（陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局，陜西 咸陽 712000）

0 前言

陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局實行“管理局- 總站- 管理站”三級管理模式，六個總站，42 個管理站，機構(gòu)層次多，基層單位多，產(chǎn)生檔案種類多，數(shù)量大，檔案管理相對復雜。檔案分類編號方案是一個立檔單位開展檔案管理工作的原則性和技術(shù)性文件，是檔案管理工作的基礎。它規(guī)定了一個全宗內(nèi)檔案的種類、各級類目的劃分、檔號編制規(guī)則等，使一個單位的檔案整理工作有了統(tǒng)一的依據(jù)可循，做到分類合理，層級明晰，排列有序，檢索快捷。

1 存在問題

1）業(yè)務人員對檔案管理規(guī)范、行業(yè)標準知之甚少。水利工程管理單位由于受各方面因素影響，檔案管理的專職人員較少，系統(tǒng)學習過檔案專業(yè)知識的人少，而檔案的收集、整理工作大多是在業(yè)務部門完成的，因此從事檔案前期工作及檔案管理的人員中有相當一部分人對檔案管理規(guī)范、行業(yè)標準不夠了解，導致編制分類方案不合理，執(zhí)行標準不嚴。

2）單位沿革和業(yè)務范圍不清楚。檔案管理有一個延續(xù)性的特點，而處于變革時期的水利工程管理單位人員流動性大，機構(gòu)變動頻繁，檔案人員對本單位的歷史狀況和業(yè)務范圍認識不是很清晰，這在一定程度上影響了檔案分類編號方案的編制工作。

3）確定類目不準確。大類設置不完整，子類目設置不合理，編制的方案操作性不強，不利于檔案的整理、管理和利用。

2 檔案分類方案的編制

2.1 準備工作

1）熟知《機關(guān)檔案工作條例》《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》《陜西省水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》等檔案行業(yè)和水利行業(yè)有關(guān)標準、規(guī)范，并熟練掌握操作流程，編制方案時不得與現(xiàn)行檔案法規(guī)、制度沖突。

2）全面詳盡地掌握本單位的業(yè)務范圍，以防遺漏。既使平時使對本單位的業(yè)務工作比較了解，但在編制檔案分類編號方案前還應做好充分的準備工作。寶雞峽管理局成立于1971 年，單位經(jīng)歷了多次機構(gòu)變革，業(yè)務范圍也有很大變化，這些變化都與檔案工作密切相關(guān)。編制前檔案室應向各部分下發(fā)《關(guān)于上報各科室業(yè)務范圍的通知》，對二級、三級類目的劃分可起到重要作用。例如此前工程管理科的渠道維修養(yǎng)護業(yè)務并未作為基建類（一級類目）下的一個單獨二級類目，而是歸集到渠道及建筑物類目中，在整理收集到的資料時，發(fā)現(xiàn)維修養(yǎng)護業(yè)務工作量大，產(chǎn)生的資料多，且與其它基建工程有明顯的區(qū)別，作為一個單獨類目更為合理，并及時進行調(diào)整。

2.2 檔案分類

1）一級類目的確定。根據(jù)單位性質(zhì)和業(yè)務類型，以及國家、水利行業(yè)有關(guān)檔案管理原則，以下八個一級類目：文書類、農(nóng)灌類、基建類、發(fā)電類、設備類、會計類、人事類、特殊載體類。對于水利工程管理單位而言，以上八個一級類目，基本可以涵蓋所有檔案分類，但不同的水管單位，因業(yè)務范圍略有差異，檔案分類也略有不同，可根據(jù)實際增刪。一級類目的代字為類目簡稱的兩個首字母，如“WS”代表文書檔案，“JJ”代表基建檔案。

2）二級類目的確定。根據(jù)國家檔案局的相關(guān)標準，文書檔案是按照“年度- 問題或機構(gòu)- 保管期限”來整理的，子類目的確定相對簡單，按“年度- 問題或機構(gòu)- 保管期限”的層級來設立子類目即可。人事檔案和會計檔案屬專門檔案，其管理有專門的制度規(guī)定,難點是基建檔案。對基建檔案來說，確定一級類目下的子類目是檔案分類方案中最復雜、難度最大的環(huán)節(jié)，對檔案整理質(zhì)量起著決定性作用。二級類目在分類方案中起著承上啟下的作用，既受上級類目約束，同時也約束著下級類目，因此，科學合理地設立二級類目最為關(guān)鍵。確定子類目應遵循粗細適中的原則，子類目宜細不宜粗。分類方案制定的越細，檔案整理的標準就越具有唯一性，質(zhì)量標準更加統(tǒng)一，減少了檔案整理過程中的“自由裁量權(quán)”，也更具操作性。按此原則，《寶雞峽管理局檔案分類編號方案》確定了基建類15 個二級類目，盡量做到一個相對獨立的業(yè)務設一個子類目，即使個別工作業(yè)務量小、產(chǎn)生的檔案少，也不作合并處理，做到分類清晰，業(yè)務不交叉。因為業(yè)務量是一個變量，目前的非主要業(yè)務，以后可能會成為單位的重要業(yè)務，從而產(chǎn)生大量的檔案資料。例如寶雞峽管理局的水政維權(quán)和綜合開發(fā)業(yè)務，以前業(yè)務量很小，在主營業(yè)務中占比不足5%，現(xiàn)在此兩項業(yè)務已經(jīng)成為與灌溉、發(fā)電并重的業(yè)務，產(chǎn)生的檔案資料日益增多。二級類目代號用兩位阿拉伯數(shù)字表示。

3）三級類目的確定。文書檔案的三級類目一般為保管期限，人事和會計檔案，按專門規(guī)定執(zhí)行，重點依然是基建檔案。采用按項目建設的自然順序來設置三級類目，將項目名稱作為類目名稱，類目代號用兩位阿拉伯數(shù)字表示。

寶雞峽管理局各級類目設置示例：“JJ.基建類（一級類目）-03.續(xù)建配套與節(jié)水改造（二級類目）-15.東三支渠道襯砌工程（三級類目）”，其中“基建檔案”是一級類目，代字為“JJ”；“續(xù)建配套與節(jié)水改造”是基建類檔案下設的二級類目，其類目編號為03；“東三支渠道改造工程”為“續(xù)建配套與節(jié)水改造工程”下的子類目即三級類目，類目編號為15。

4）四級類目的確定。對水利工程管理單位來說，三級類目的劃分可滿足絕大部分檔案管理需要，但對個別新建的大型項目，還需要設置四級類目。三級類目下是否設置四級類目，要充分考慮工程規(guī)模大小、專業(yè)復雜程度、建設周期長短、形成文件多少等因素；一般情況下工程規(guī)模大、專業(yè)復雜程度高、建設周期長、形成文件多的工程，可分別按工程建設前期工作文件、工程建設管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設備文件、科研項目文件、生產(chǎn)技術(shù)準備試生產(chǎn)文件、財務審計及資產(chǎn)管理文件、竣工驗收文件等項目建設階段分別設置若干四級類目，四級類目下依次按時間順序排列檔案并按小流水編寫檔號；對工程規(guī)模不大、專業(yè)復雜程度一般、建設周期不長、形成文件數(shù)量較少的工程，無需設置四級類目，可在三級類目下直接按項目建設階段結(jié)合時間順序依次排列檔案并按小流水編寫檔號即可。

通常情況下，在確定二、三級類目時會預留一個其它項，將單位產(chǎn)生的不可預計的檔案歸入此類，以實現(xiàn)檔案分類的延展性。但是從工作實際來看，不可預計的檔案來自不同部門、不同業(yè)務，很難歸集到一個“其它”項目中，并且“其它”類的設置，反倒阻斷了檔案分類的延展性，致使在其后無法再增加了類目，不設“其它”類，如果單位業(yè)務范圍增加，在現(xiàn)有子類目后依次增加新類目即可，同時在現(xiàn)有檔案分類方案中增加新類目。

2.3 檔案號編制規(guī)則

確定檔案分類方案后，要制定檔號編制方案。分類方案和檔號編制方案密切相關(guān)，分類方案是制定檔號編制方案的基礎。

1）制定檔號編制方案前的準備工作。先應檢查分類方案是否合理，有無遺漏。再檢查一級類目代字、子類目編號在同一級類目中是否有重疊，如有重疊，應進行調(diào)整（有些部門簡寫字母有相同的情況），必須保證類目、編號的唯一性。

2）編號規(guī)則。文書檔案和基本建設檔案使用不同的編號規(guī)則。

文書檔案編號規(guī)則：“全宗號-WS.年度- 機構(gòu)- 保管期限- 件號”。

檔號示例：“J000-WS.2017-BGS-Y-0001”，其中“J000”是全宗號，“WS.2017”代表2017 年度文書檔案，“BGS”是辦公室的代字，“Y”代表保管期限為永久，“0001”是件號。

基本建設檔案編號規(guī)則：“一級類目- 二級類目- 三級類目- 案卷號”。

檔號示例：“JJ.01.01-0001”，其中“JJ”代表基建類檔案，其后第一個“01”在檔案分類中代表渠道及建筑物；第二個“01”代表東三支渠道襯砌工程，“0001”是案卷號。

編制檔號前應熟知本單位的檔案分類、各級類目的設置，整理時嚴格按照規(guī)則執(zhí)行，才能保證檔號無遺漏，無重復，檔案入庫后排列有序，便于檢索，便捷高效地提供利用。

3 結(jié)語

水利工程管理單位具有機構(gòu)層級多，基層單位多的特點，檔案管理具有一定的復雜性。近年來隨著國家對水利建設的投資，水利基本建設檔案大量增加，管理任務日益繁重。管好用好檔案，編制一個科學合理的、符合本單位實際的《檔案分類編號方案》，以方案為依據(jù)，指導本單位的檔案工作，做到收集齊全、整理規(guī)范、編號嚴謹，排列有序，檢索方便，讓檔案在工程建設與日常管理中發(fā)揮應有的作用。