耿 瑛，閻小娟

（陜西航天醫(yī)院，西安 710025）

辦公室文書信息工作屬于醫(yī)院內(nèi)部管理過程的關鍵部分之一，文書檔案出現(xiàn)在團體、機關、企事業(yè)結(jié)構等行政管理工作中，屬于通用文書變?yōu)樯贁?shù)檔案的習慣叫法。辦公室文書資料管理是檢測醫(yī)院檔案管理的關鍵規(guī)范因素之一，其管理質(zhì)量的好壞對檔案信息的完整性與質(zhì)量均有較大的關系與重要作用。辦公室文書資料的科學管理能夠為創(chuàng)建集發(fā)展醫(yī)院帶來基礎保障，一套科學齊全的資料是醫(yī)院運營過程的真實全面反映，擁有顯著的歷史價值與現(xiàn)實意義。

1 當前醫(yī)院文書資料管理工作的特征

1.1 文書檔案重點是以紙質(zhì)和其他載體記載發(fā)生的事情、過程記錄、物品保存、重要檔案為管理內(nèi)容。

文書資料的管理關鍵主要是采集與儲存信息。分門別類的儲存，該過程的管理重點要放在采集、管理、制定目錄、儲存等過程。

1.2 文書資料載體的多元化

文書檔案包含多方面的信息，是醫(yī)院發(fā)展階段的有效反映與記載，行政控制、科技信息、新設施檔案、財務資料等均是文書檔案所包含的內(nèi)容[1]。因為文檔信息的多樣性，因此，文書檔案的儲存載體也存在多元化。比如，圖片、錄音、影像、協(xié)議以及責任書各種文件和各類電子資料等。

1.3 文書作業(yè)和文書資料之間的關系

文書作業(yè)包含資料的整理采集、立卷與歸檔，文書資料的管理包含信息的書寫內(nèi)容、文件的形式、是否實時歸檔等。

文書作業(yè)能夠說是檔案管理的基礎與前提條件，文書管理的整個階段也是辦公室文書資料產(chǎn)生的過程。

2 醫(yī)院辦公室文書和文書檔案工作存在的問題

2.1 文書檔案工作體制不健全

文書檔案工作體制不健全和管理體制不滿足具體管理工作要求，是各所醫(yī)院在文書資料管理過程十分常見的問題。文書資料管理的關鍵點與難點是文書資料的采集歸納與分類管理[2]。應當建立確切的標準體制，對應當展開采集的文書資料進行規(guī)定，防止關鍵文書資料被漏掉，也應當明確的制定分類方式，確保檔案文書的合理保存，便于今后使用。但各所醫(yī)院當前的情況是缺少完善的文書資料管理體制。

2.2 文書資料管理過程缺少注重

在醫(yī)院也參與市場化運營的環(huán)境下，醫(yī)院內(nèi)相關人員廣泛存在注重業(yè)務利益、忽視檔案管理的現(xiàn)象。也有很多工作人員覺得文書資料管理工作有沒有都可以，作用不大。其管理內(nèi)容缺少科技含量，僅僅是非常繁瑣[3]。文書資料得到采集歸納后也極少被使用，使用價值很差。在這些思想的影響，文書檔案管理過程就缺少注重，管理質(zhì)量無法得到保證，以此導致的檔案遺失、混亂情況十分常見。

2.3 管理者綜合素養(yǎng)尚待提升

醫(yī)學知識與醫(yī)療科技是醫(yī)院選聘人才的重要衡量指標和后期培訓的重要組成部分，醫(yī)院的文書資料管理者一般并非是信息管理的專職人員，僅是從其他科室臨時調(diào)取構成的管理隊伍[4]。由此可知，如此的文書管理隊伍缺少科學的文書管理措施，僅僅以生活經(jīng)驗與以往的管理觀念開展文書資料管理工作，很難達到文書檔案的標準化管理與合理使用。醫(yī)院文書資料管理者的綜合素養(yǎng)尚待提升。

2.4 醫(yī)院文書資料管理的投入較少

因為醫(yī)療用房的短缺現(xiàn)象，醫(yī)院存儲檔案的場所也非常有限；醫(yī)院文書資料管理職責不清楚，管理不全面，醫(yī)院文書資料和醫(yī)療病歷信息的保存與檔案庫房的保存相混合，和檔案管理的規(guī)范相差較遠。醫(yī)院檔案管理的資料質(zhì)量很差。

3 文書檔案管理過程的整改措施

3.1 創(chuàng)建完善的文書檔案管理機制，提升對檔案管理的關注

創(chuàng)建完善的文書檔案管理機制、對文書資料的采集歸納規(guī)定，科學建立文書檔案級別分類標準，確定各級文書檔案的管理方式。對文書檔案進行分類保存，按照其內(nèi)容特性保存至相應單位[5]。而且建立合理的人事管理機制與考評策略，把文書檔案工作的責任分配到個人，在管理環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，其考評結(jié)果和績效相結(jié)合，無法滿足要求的應當采用一定的懲處方法。經(jīng)過文書檔案管理機制、人事管理機制和考察機制的有效實施，提升管理者對文書資料管理過程的關注，確保文書資料管理工作的水平。

3.2 強化管理者的素質(zhì)教育工作，增強文書資料管理水平

在建立文書檔案管理機制的時候，應當努力組織管理訓練工作，增強管理者的工作水平，使之可以滿足考核體制中的工作規(guī)范。首先需提升領導人員對文書檔案工作的注重，加強文書資料管理過程的傳播力度，調(diào)動中層領導、基層人員努力進行文書檔案管理教育工作[6]。文書資料管理的確無法給醫(yī)院創(chuàng)造直接的經(jīng)濟利益，可是，唯有落實好文書資料管理工作，方可為醫(yī)院其它項目的穩(wěn)定進行帶來保障，而且還對醫(yī)院經(jīng)營情況進行記載，今后能夠有檔可用。在文書資料管理訓練中，應當注意科學管理思想與新管理措施的引進，經(jīng)過組織培訓來全面提升文書檔案管理者的綜合素養(yǎng)與管理水平。

3.3 優(yōu)化文書檔案工作的硬件搭配

醫(yī)院需強化文書資料管理過程的資源引入，不但是人力資源的引入，還包含引入新技術與新設施，利用科學化的管理措施與設施來開展管理工作。在技術方面包含使用信息系統(tǒng)與電子科技等，進行文書檔案的數(shù)字化管理，提升檔案使用率。在設施方面能夠選擇先進的電子裝置，充實文書檔案的模式，達到文書資料的音像化與影像化。此外，對文書檔案的保存要尤為注意，落實好防火、抗潮、防蟲等措施，而且強化檔案穩(wěn)定管理，避免信息失竊引發(fā)嚴峻的資源泄露。

3.4 文書資料管理者要具有的政治涵養(yǎng)

隨著時代的進步與發(fā)展，醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理也取得了明顯的更新與改進，由此對檔案管理者的素養(yǎng)也提出了較高的要求。文書資料管理者不但要了解檔案管理所需求的科學化管理技術，也應當掌握檔案管理的具體措施。同時，還應當具有文書檔案工作的政治涵養(yǎng)與道德品質(zhì)[7]。文書資料管理是個細致而復雜的任務，從采集到使用均要求檔案管理者不怕勤勞的作業(yè)，由此，作為一名文件信息管理者要具有不怕辛勞、克忠職守的職業(yè)品質(zhì)與政治涵養(yǎng)。即檔案管理者需盡心盡責，不辭辛苦的為醫(yī)院運營發(fā)展服務，為時代進步服務。文書資料管理者的人生觀就是為群眾服務，應堅定自身的政治格局，全身心投進到本職工作之中，需愛崗敬業(yè)，具備較高的責任性與堅定的思想，也要具備積極樂觀的觀念與濃厚的作業(yè)興趣及高遠的志向。

3.5 加強醫(yī)院文書資料管理過程的標準銜接

促進文書、檔案管理的一體化，需要檔案管理者嚴格控制檔案紙張規(guī)格、文件形式、筆支選擇等最初一手信息的質(zhì)量，達到規(guī)范化與標準化，在文件處理完成后，要立即歸納立卷和歸檔。

3.6 培育和塑造文書資料管理者的專業(yè)理論和能力

首先，應當較好的利用受眾人群，做好檔案管理傳播工作，應以使用者的思想作為立足點，提高大眾檔案管理的認識，讓群眾意識到檔案管理和保存在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮出的關鍵作用，而且，要求醫(yī)院辦公室文書資料管理操作人員參與檔案專業(yè)訓練，進一步學習專業(yè)內(nèi)容來充實檔案管理的理論知識。另外，檔案傳播工作應滲透進領導管理工作的范圍中，在常規(guī)工作中逐漸提高其思想認識程度，突破封閉落后的思想，朝著辦公室文書功能發(fā)展理念、社會群眾服務意識角度發(fā)展，在醫(yī)院辦公室文書資料管理過程中增加人力、物力以及財力的投入，從根本上提升檔案管理的發(fā)展速度。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院辦公室文書和文書資源管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的主要部分之一，醫(yī)院領導與相關作業(yè)人員需要提高對文書檔案管理的關注程度、創(chuàng)建完善的管理機制、提升管理者的整體素質(zhì)、完善管理設備，有效提升文書檔案管理過程的質(zhì)量與效率。在文書資料管理的過程中，全面總結(jié)存在的缺陷與不足，及時創(chuàng)新管理觀念與管理措施，使醫(yī)院文書資源管理工作滿足醫(yī)院的經(jīng)營要求。