摘 要：本文探討了檔案管理工作對(duì)促進(jìn)學(xué)校管理規(guī)范化的具體作用，論述了檔案管理部門主動(dòng)作為，服務(wù)學(xué)校中心工作的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案工作；學(xué)校；管理規(guī)范化

基金項(xiàng)目：本文為北京電子科技職業(yè)學(xué)院校級(jí)課題“高職院校檔案資源建設(shè)與利用研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2018Z002-092-SXY）成果之一。

檔案管理是體現(xiàn)學(xué)校管理水平、教育教學(xué)水平和社會(huì)服務(wù)綜合實(shí)力的重要指標(biāo)，也是學(xué)校文化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案工作雖然重要，但是在學(xué)校受重視的程度有限，各部門主動(dòng)配合落實(shí)檔案工作的情況也不普遍。事實(shí)上，檔案工作有其程序嚴(yán)謹(jǐn)、流程規(guī)范、體系完整等特點(diǎn)，細(xì)致扎實(shí)地落實(shí)好檔案工作，對(duì)提高學(xué)校管理規(guī)范化水平也有著積極重要的促進(jìn)作用。

1 檔案管理工作對(duì)促進(jìn)學(xué)校管理規(guī)范化的作用

1）促進(jìn)部門完善工作制度。學(xué)校檔案管理部門加強(qiáng)檔案收集整理工作的落實(shí)有助于促進(jìn)部門完善工作制度，不斷提高工作管理的規(guī)范化。檔案收集整理有賴于學(xué)校各部門對(duì)檔案工作的配合，但是，檔案管理部門也不應(yīng)僅僅坐等各部門主動(dòng)配合，而要積極參與各部門檔案工作制度建設(shè)，制定聲像、實(shí)物檔案的歸檔制度，為各部門提高檔案管理的專業(yè)化指導(dǎo)，這樣既有助于促進(jìn)各部門完善工作制度，提高工作實(shí)效，又能為檔案工作有效落實(shí)提供制度保障。特別是教學(xué)、科研、資產(chǎn)、基建、繼續(xù)教育等檔案形成重點(diǎn)部門，如果檔案管理部門能夠深入研究各部門具體工作內(nèi)容，并結(jié)合檔案管理專業(yè)要求協(xié)助他們制定部門歸檔工作制度，明確歸檔內(nèi)容，規(guī)范歸檔流程，將會(huì)對(duì)各部門提高歸檔工作效率打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2）促進(jìn)部門細(xì)化工作內(nèi)容。學(xué)校檔案管理部門通過明確和細(xì)化各部門歸檔范圍，可以有效促進(jìn)各部門崗位工作細(xì)化分工，使各崗位工作職責(zé)更加明確，便于工作順利開展。部門歸檔范圍既是開展檔案收集工作的基礎(chǔ)，也是幫助各部門細(xì)化工作內(nèi)容的有效抓手，特別是一些高職院校，很多部門負(fù)責(zé)人缺乏檔案基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，檔案意識(shí)有待強(qiáng)化，由其自定部門歸檔范圍往往不得要領(lǐng)，如果采取檔案管理部門提供歸檔參考范圍與各部門確認(rèn)歸檔范圍結(jié)合的方式，就可以發(fā)揮檔案管理部門在專業(yè)知識(shí)方面的長處，為各部門細(xì)化崗位工作內(nèi)容提供有效的信息服務(wù)，幫助各部門負(fù)責(zé)人對(duì)所轄各工作崗位的具體工作內(nèi)容形成更細(xì)致全面的理解，同時(shí)也便于后續(xù)各部門檔案收集工作的開展。

3）促進(jìn)加強(qiáng)崗位工作規(guī)范。檔案工作覆蓋面廣，涉及到學(xué)校各部門各崗位的工作人員，但事實(shí)上各崗位人員素質(zhì)參差不齊，工作意識(shí)工作能力千差萬別，難以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)衡量優(yōu)劣。但是如果能夠嚴(yán)格履行歸檔制度，就可以從歸檔工作的角度統(tǒng)一提高各崗位工作的規(guī)范化水平。因?yàn)闄n案管理的歸檔移交環(huán)節(jié)是一項(xiàng)程序性、標(biāo)準(zhǔn)性要求非常高的工作內(nèi)容，要求各崗位工作人員的歸檔材料按照統(tǒng)一要求完成歸檔，均需對(duì)歸檔材料逐一整理、編碼、裝訂，并形成移交清單提交相關(guān)人員確認(rèn)無誤后完成歸檔。檔案工作的這個(gè)環(huán)節(jié)具有長期性、重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，客觀上對(duì)各崗位工作人員在思想意識(shí)上形成規(guī)范化工作標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)化，這一規(guī)范化意識(shí)又會(huì)潛移默化的輻射到崗位工作的其他領(lǐng)域，從而不斷提高崗位工作人員整體規(guī)范化工作水平。

4）促進(jìn)員工強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。對(duì)工作材料整理歸檔是完成崗位工作的標(biāo)志環(huán)節(jié)，但是由于很多院校對(duì)歸檔工作重視程度不夠，很難做到材料及時(shí)歸檔。特別是由于輪崗、退休、離職等情況的存在，甚至?xí)霈F(xiàn)人員離崗?fù)瑫r(shí)工作材料未存的嚴(yán)重問題，對(duì)完整記錄本部門重要工作造成難以挽回的損失，更不利于學(xué)校檔案管理工作的落實(shí)。因此，歸檔工作對(duì)促進(jìn)員工提高責(zé)任意識(shí)提供了現(xiàn)實(shí)條件，通過檔案工作部門對(duì)各部門檔案歸檔工作的強(qiáng)化要求，明確各部門不同崗位需要?dú)w檔的具體內(nèi)容，可以幫助各部門各崗位工作人員進(jìn)一步明確工作內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)，另外，歸檔材料的齊全度、及時(shí)性、完整度也為崗位考核提供了客觀依據(jù)，能夠強(qiáng)化崗位工作人員的責(zé)任意識(shí)，提高工作考核的針對(duì)性和合理性。

5）促進(jìn)部門之間深度溝通。檔案管理涉及到學(xué)校各個(gè)部門工作，在歸檔過程中難免出現(xiàn)部門材料交叉錯(cuò)綜的情況，例如學(xué)校教學(xué)檔案不僅涉及教務(wù)管理部門，也涉及各二級(jí)學(xué)院教學(xué)部門，學(xué)生檔案則需要學(xué)工部門、招生就業(yè)部門、各二級(jí)學(xué)院等共同參與，此時(shí)，由檔案管理部門從材料歸檔角度主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，可以有效增進(jìn)部門之間的深入溝通，并避免檔案材料重復(fù)歸檔，為檔案工作人員減輕負(fù)擔(dān)。

6）促進(jìn)部門深化工作研究。檔案編研工作的主體是檔案管理部門，但是所需信息來自各檔案形成單位，各檔案形成單位提交的信息數(shù)據(jù)質(zhì)量越高，檔案編研形成的信息服務(wù)材料可參考價(jià)值就越大。通過開展檔案編研，可以發(fā)現(xiàn)各部門在歸檔信息方面存在的問題，檔案管理部門把這些問題及時(shí)準(zhǔn)確地反饋給相關(guān)部門，將促進(jìn)各部門在歸檔材料及信息數(shù)據(jù)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性等方面不斷提高工作水平。

2 主動(dòng)作為，發(fā)揮檔案管理促進(jìn)學(xué)校管理的能動(dòng)性

1）檔案管理部門要樹立全局觀和主動(dòng)作為的思想。檔案管理不能被動(dòng)等待其他部門的配合，要把握工作的主動(dòng)權(quán)，從專業(yè)檔案管理的角度引領(lǐng)指導(dǎo)各部門開展檔案工作，主動(dòng)為其他部門落實(shí)檔案工作提供便利。要主動(dòng)分析學(xué)校年度重點(diǎn)任務(wù)與檔案收集直接的關(guān)系，與各部門逐一聯(lián)系歸檔工作，明確歸檔具體工作職責(zé)、工作要求和歸檔時(shí)間等信息，協(xié)助各部門推進(jìn)歸檔任務(wù)的落實(shí)。要隨時(shí)關(guān)注學(xué)校發(fā)生的重要事件和舉辦的重要活動(dòng)，及時(shí)與相關(guān)部門兼職檔案員聯(lián)系，提示需要?dú)w檔的材料內(nèi)容，協(xié)助督促及時(shí)歸檔。要主動(dòng)協(xié)調(diào)不同部門或不同崗位的歸檔工作，及時(shí)解決在歸檔過程中的職責(zé)劃分等問題，促進(jìn)歸檔問題及時(shí)有效地得到解決。

2）檔案管理部門要積極提高檔案工作隊(duì)伍專業(yè)化水平。很多學(xué)校的檔案管理工作人員都缺乏檔案專業(yè)學(xué)習(xí)背景，為了能夠?qū)ζ渌块T歸檔提供準(zhǔn)確有效的幫助和指導(dǎo)，就需要從自身做起，一方面加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，較為系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識(shí)，了解檔案管理工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化、信息化的工作要求，提高檔案管理的專業(yè)化水平；另一方面在主動(dòng)服務(wù)中發(fā)現(xiàn)問題解決問題，不斷積累具體工作方法和工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)對(duì)具體歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)的前瞻性和實(shí)用性；還要根據(jù)各部門工作內(nèi)容的不同對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行個(gè)性化培訓(xùn)，提高其檔案意識(shí)，形成檔案思維，幫助他們解決在歸檔工作中遇到的具體問題，切實(shí)為其他部門落實(shí)檔案工作提供業(yè)務(wù)保障。

3）檔案管理部門要是創(chuàng)新開展檔案編研工作。檔案管理的最終目的是服務(wù)學(xué)校中心工作，服務(wù)學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理部門要結(jié)合學(xué)校特點(diǎn)創(chuàng)新開展檔案編研工作，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)信息，為學(xué)校教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)、國際交往、文化建設(shè)等方面提供綜合數(shù)據(jù)，為學(xué)校各部門全面掌握本部門工作動(dòng)態(tài)發(fā)展提供信息服務(wù)支持。例如北京師范大學(xué)檔案館結(jié)合改革開放四十年編撰了學(xué)校四十年招生數(shù)據(jù)圖表和校園風(fēng)貌對(duì)比圖，形象地展示出四十年來學(xué)校面貌的變化和人才培養(yǎng)模式的變化。又如清華大學(xué)檔案館結(jié)合紀(jì)念中國共產(chǎn)黨成立95周年推出了“黨在清華園”專題檔案資料展，對(duì)深入理解清華精神呈現(xiàn)了豐富載體。這些檔案編研工作為我們結(jié)合學(xué)校特點(diǎn)創(chuàng)新檔案編研活動(dòng)提供了有益的借鑒。

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作者簡(jiǎn)介

王琴（1973-），女，漢族，河北人，碩士，高級(jí)講師，北京電子科技職業(yè)學(xué)院綜合檔案室主任，研究方向?yàn)闄n案學(xué)與檔案管理。