在社會(huì)主義建設(shè)中，許多單位都享受到改革發(fā)展的成果，對(duì)本單位的辦公場(chǎng)所進(jìn)行擴(kuò)建、改建、重建。2008年“5·12”大地震后，綿陽(yáng)市許多單位都積極開展重建工作，綿陽(yáng)日?qǐng)?bào)社辦公大樓也成為危房，被拆除重建。在災(zāi)后重建的進(jìn)程中，涉及大量基建檔案，基建檔案的管理對(duì)于一個(gè)新聞業(yè)務(wù)單位來說很陌生卻很重要，說其陌生是因?yàn)閳?bào)社的日常檔案管理很少會(huì)涉及基建內(nèi)容，不僅報(bào)社，市級(jí)其他單位也與報(bào)社情況類似。鑒于此，筆者認(rèn)為有必要對(duì)基建檔案的管理進(jìn)行一些探討。說其重要，一方面是單位自身建設(shè)的需要，另一方面是各級(jí)部門監(jiān)督審查的需要。檔案人員必須高度重視基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，為子孫后代積累寶貴的歷史資料，為援建單位和各級(jí)管理部門提供翔實(shí)的重建憑證，這是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

一、基建檔案在單位管理中的作用

（一）基建檔案對(duì)完善本單位乃至全市的檔案結(jié)構(gòu)具有十分重要的意義

基建檔案是單位建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，它記載著單位的建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果。及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種資料是基建檔案管理的重點(diǎn)。綿陽(yáng)日?qǐng)?bào)社的基建項(xiàng)目是列入國(guó)家重建規(guī)劃的重點(diǎn)項(xiàng)目，由于投資較大、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜、社會(huì)影響和關(guān)注度高，因而形成的檔案有多種載體，檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是報(bào)社工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)報(bào)社檔案的重要組成部分，它既為報(bào)社的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為綿陽(yáng)市的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和宣傳事業(yè)尤其是災(zāi)后重建的宣傳工作服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，對(duì)完善和豐富本單位乃至全市檔案結(jié)構(gòu)具有十分重要的意義。

（二）基建檔案為單位的進(jìn)一步發(fā)展提供建設(shè)依據(jù)

基建檔案完整地記錄了單位的建設(shè)工程，反映著單位建筑物的前因后果。隨著時(shí)間的流逝，單位需要改建時(shí)，基建檔案不僅是重要的改造依據(jù)，也為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材。它服務(wù)于今天，有利于未來。綿陽(yáng)日?qǐng)?bào)社的重建項(xiàng)目就凝聚了國(guó)家的關(guān)懷、援建單位的關(guān)愛和社會(huì)各界人士的支持，它是國(guó)家災(zāi)后重建戰(zhàn)略規(guī)劃的重要組成部分，更是在危難關(guān)頭全國(guó)人民眾志成城和社會(huì)各界人士大愛的見證，它不僅僅是一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，還是這一歷史時(shí)段的歷史記錄。

（三）基建檔案具有不可再生性，是單位不可或缺的重要信息資源

基建檔案是不可再生的，收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)員工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。隨著報(bào)社災(zāi)后重建工作的逐步推進(jìn)，重建工作也面臨許多新的問題，這就需要查閱大量的相關(guān)資料和信息。綿陽(yáng)日?qǐng)?bào)社的一些老職工，他們?cè)趫?bào)社辛辛苦苦工作了幾十年，上對(duì)報(bào)社大樓的每塊瓦片、下對(duì)報(bào)社地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。在舊房拆除時(shí)，報(bào)社原大樓資料嚴(yán)重不全，這些老同志拿著報(bào)社僅有的一些資料圖，仔細(xì)、認(rèn)真地在建筑物旁標(biāo)注出了建筑年代、面積和隱藏水電的位置，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了報(bào)社建筑物的基本情況，彌補(bǔ)了綿陽(yáng)日?qǐng)?bào)社在災(zāi)后重建進(jìn)程中原始資料極度缺失的遺憾，為危房的評(píng)估和拆除提供了重要的信息支持，大大提高了重建工作效率。

二、單位基建檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏基建專業(yè)知識(shí)，基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)

單位的檔案管理員，往往都不具備工程建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。工程建設(shè)項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面要求高、頭緒多、歸口部門復(fù)雜，工程建設(shè)的要求又日趨嚴(yán)格和規(guī)范，這都為單位的基建檔案工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。報(bào)社的重建工作也經(jīng)歷了政策落實(shí)、資金爭(zhēng)取、招投標(biāo)、施工監(jiān)理、驗(yàn)收備案等等環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)我們來說都是一次新的嘗試和學(xué)習(xí)過程。由于檔案人員包括單位負(fù)責(zé)建設(shè)的經(jīng)辦人員對(duì)相關(guān)政策、工程性質(zhì)、業(yè)務(wù)流程等方面均不太了解，導(dǎo)致在工程檔案的收集、整理、歸檔、流向等環(huán)節(jié)上認(rèn)識(shí)不夠、輕重不分、資料不全。

（二）檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠，從業(yè)人員檔案知識(shí)缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作常常不一致，一般單位中從事檔案工作的人員大多不是專職檔案工作，以兼職的為主，對(duì)檔案的知識(shí)特別是對(duì)基建檔案知識(shí)了解得不夠，缺乏專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。這次綿陽(yáng)日?qǐng)?bào)社基建辦公開招聘的工作人員中，依然缺乏有檔案工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)的人員。原單位中的檔案人員也大多是兼職人員，沒有系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，加之又同時(shí)承擔(dān)著其他的工作，導(dǎo)致對(duì)檔案業(yè)務(wù)主動(dòng)學(xué)習(xí)動(dòng)力不足，更缺乏深入的鉆研。

（三）對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位，經(jīng)辦人員檔案意識(shí)普遍不強(qiáng)

單位中的人員，大多滿足于干好本職工作，對(duì)檔案工作重視程度不夠，沒有收集檔案的意識(shí)，導(dǎo)致一些重要檔案資料流失。而基建檔案資料又特別要求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中我們常發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議中，有的內(nèi)容有缺失，有的日期不明確；有的報(bào)批材料缺少中間環(huán)節(jié)；施工單位來往函件有的編號(hào)不規(guī)范，有的重復(fù)編號(hào)，有的沒有編號(hào)；請(qǐng)示報(bào)告之類的函件有的還沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接受上級(jí)審查時(shí)也不符合要求。

（四）檔案人員流動(dòng)快，檔案交接不嚴(yán)格，檔案工作容易斷檔

由于單位普遍存在對(duì)檔案工作重視不夠的問題，所以在人員配備上，往往都是兼職，很少配備專職檔案人員，單位根據(jù)工作的需要，經(jīng)常變動(dòng)他們的工作崗位。此外，現(xiàn)在人才市場(chǎng)化，辭職跳槽越來越普遍，從業(yè)人員流動(dòng)性很大，這些人員的工作變動(dòng)后，往往都一走了之，對(duì)檔案交接工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，導(dǎo)致新接手的人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)一問三不知，很長(zhǎng)時(shí)間都進(jìn)入不了角色,面對(duì)專業(yè)性很強(qiáng)、情況很復(fù)雜的基建檔案，工作效率必然十分低下，問題百出，甚至無法整理裝盒，直接堆砌在角落，成為死檔案。

三、對(duì)單位基建檔案管理工作中存在問題應(yīng)采取的措施和建議

（一）建立制度、依靠制度，按制度管人、管物、管業(yè)務(wù)

樹立依法管理的思想，依靠制度管理，穩(wěn)定高效地開展檔案工作。建立健全基建檔案管理制度是做好單位基建檔案科學(xué)管理的保證，它直接影響到工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管等系列環(huán)節(jié)。綿陽(yáng)日?qǐng)?bào)社的災(zāi)后重建項(xiàng)目是全國(guó)關(guān)注的重建項(xiàng)目，時(shí)間緊、要求高，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生，這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便，應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲。從每個(gè)部門、每個(gè)經(jīng)辦人開始，嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

（二）對(duì)單位人員進(jìn)行檔案意識(shí)的引導(dǎo)和教育，加強(qiáng)文件形成者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須激發(fā)全體參與人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家相互配合，把好自己的關(guān)口，這樣才能有效地做好基建檔案工作。

（三）對(duì)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平

檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平，以適應(yīng)基建檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化發(fā)展。現(xiàn)在單位檔案管理人員不能僅僅滿足日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案的管理，還要多方涉獵，以檔案素質(zhì)的總體提高為著重點(diǎn)，爭(zhēng)取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)基建政策、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)基建這個(gè)領(lǐng)域多研究，具備一定基建方面的專業(yè)知識(shí)，通過電子、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代管理技能，做好基建檔案管理工作，讓基建檔案為單位的持續(xù)發(fā)展提供有力的助益。