牛貴嬌

山東省鄒城市市容環(huán)境維護(hù)中心 山東 鄒城 273500

檔案管理工作和人們?nèi)粘Ｉ钣兄芮械穆?lián)系性。伴隨著信息化建設(shè)進(jìn)程的加快,檔案管理工作的重要性逐漸體現(xiàn)了出來(lái),與此同時(shí),新時(shí)期也對(duì)于該項(xiàng)工作提出了極高的要求?；诖?這就需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流,加大創(chuàng)新和改進(jìn)力度,采取各種新型技術(shù)實(shí)施檔案管理工作,在健全檔案管理體系的基礎(chǔ)上促使檔案管理工作越來(lái)越具備規(guī)范性。

1 新時(shí)期背景下強(qiáng)化企業(yè)檔案管理和利用工作的必然性

檔案管理工作包含了諸多環(huán)節(jié),其涉及到了組織機(jī)構(gòu)運(yùn)行、建設(shè)中的各項(xiàng)信息。而伴隨著社會(huì)的快速發(fā)展,檔案管理工作水平逐漸提高,其在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)占據(jù)著重要的位置。對(duì)于檔案管理工作來(lái)講,不可以一味的停留在信息收集和整合方面,而是將關(guān)注點(diǎn)放在采取何種方式來(lái)利用檔案自身。從實(shí)際情況來(lái)看,該項(xiàng)工作的開展為經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和行業(yè)活動(dòng)的開展提供了準(zhǔn)確的參考依據(jù)和信息支持。

2 對(duì)于企業(yè)檔案管理和利用工作存在問(wèn)題的分析

2.1 企業(yè)不夠重視檔案管理以及利用工作 伴隨著我們國(guó)家社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,各個(gè)行業(yè)面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。在這種情況之下,導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)將更多的精力和資金花費(fèi)在增強(qiáng)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的方面。在通常情況下,不夠重視檔案管理以及利用工作。檔案管理工作是企業(yè)行政管理工作的一部分,與此同時(shí),檔案管理工作也并不能給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益。而在這種情況之下,導(dǎo)致大多數(shù)的管理人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足,進(jìn)而忽略檔案管理工作,從而使得檔案管理的意識(shí)不強(qiáng),甚至有的企業(yè)管理者還會(huì)認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的整理文件,僅僅要求不出現(xiàn)重大文件丟失的情況就可以。如果企業(yè)中一旦出現(xiàn)這種理念,將很難提升檔案管理的水平。從企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展層面來(lái)看,也不利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。如果企業(yè)的相關(guān)管理人員不能夠及時(shí)的轉(zhuǎn)變管理理念,在新的發(fā)展時(shí)期內(nèi),將無(wú)法適應(yīng)當(dāng)代檔案管理工作的相關(guān)要求。

2.2 企業(yè)制定的檔案管理制度不夠健全 在企業(yè)日常管理工作中對(duì)檔案管理工作不夠重視,與此同時(shí),企業(yè)所從事檔案管理的相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng),因而,在我國(guó)部分企業(yè)中并沒(méi)有建立一個(gè)相對(duì)健全的檔案管理制度,所以,在這種情況下,往往無(wú)法制定檔案管理工作相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)以及有關(guān)的要求,雖然有一部分企業(yè)已經(jīng)制定了相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的管理制度,但是在企業(yè)中也無(wú)法得到落實(shí)。長(zhǎng)期下去,企業(yè)檔案管理管理制度將會(huì)一直是不完善的情況。在這種狀況下,也將會(huì)直接影響檔案管理工作的效率以及工作的質(zhì)量,往往會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)管理工作的惡性循環(huán),從而直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。

3 新時(shí)期做好檔案管理及利用工作的對(duì)策

3.1 改革創(chuàng)新檔案管理以及利用工作的理念 作為檔案管理以及利用的工作人員來(lái)說(shuō),在實(shí)際的檔案管理工作中,需要站在整個(gè)檔案管理領(lǐng)域出發(fā),分析整個(gè)檔案管理行業(yè)的發(fā)展形勢(shì),改變傳統(tǒng)的工作理念,與此同時(shí),主動(dòng)學(xué)習(xí)一些新時(shí)代先進(jìn)的檔案管理工作方法以及管理方式,從而建立一種全新的檔案管理工作模式,確保檔案管理以及利用工作緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐,與此同時(shí),還需要與檔案管理工作的信息化管理模式發(fā)展相適應(yīng)。除此之外,作為企業(yè)檔案管理工作人員來(lái)說(shuō),還需要主動(dòng)的與了解現(xiàn)代檔案的管理以及利用工作的發(fā)展規(guī)律以及發(fā)展特點(diǎn),在企業(yè)內(nèi)部建立起科學(xué)化的管理理念,創(chuàng)新檔案管理的工作模式。

3.2 運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理方式進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理以及利用工作 運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理方式進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理以及利用工作有著重大的意義。然而,伴隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,檔案管理工作所涉及的面積越來(lái)越廣,在這種情況下,檔案管理工作所需要收集的信息數(shù)據(jù)以及內(nèi)容、形式也逐漸的呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展形式。在當(dāng)前階段,如果仍然沿用傳統(tǒng)的手工處理模式以及處理方式,已經(jīng)無(wú)法再適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求。在當(dāng)前階段,伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)等等先進(jìn)的智能設(shè)備已經(jīng)代替人工全面的展開檔案管理工作,與此同時(shí),隨著時(shí)間的發(fā)展,已經(jīng)逐漸的從傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)管理模式逐步的發(fā)展為云管理模式,這種云管理模式,相比較傳統(tǒng)的檔案管理模式而言,也更加的安全高效。另外,在企業(yè)檔案管理工作的基本形式以及管理的流程方面,傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式已經(jīng)隨著新技術(shù)的發(fā)展而被淘汰,電子形式逐漸的應(yīng)用于檔案管理工作,相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式,電子形式則會(huì)注重管理工作的效率,在一定程度上提高了檔案管理工作的安全性,從而可以有效的防止出現(xiàn)信息外泄的情況。

3.3 完善企業(yè)檔案管理制度,強(qiáng)化檔案全周期管理 當(dāng)前階段,需要完善企業(yè)的檔案管理制度,強(qiáng)化券周期檔案的管理,建立檔案管理規(guī)章制度以及檔案管理運(yùn)行機(jī)制,通過(guò)這種方式,可以有效的提高檔案管理的科學(xué)化,為企業(yè)檔案管理制度提供良好的保障。首先,引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),更新檔案管理工作的方式以及管理理念。與此同時(shí),還需要在企業(yè)的檔案管理工作中運(yùn)用一些先進(jìn)的管理技術(shù)以及管理方式。不斷的完善科學(xué)知識(shí)。并且,企業(yè)還需要專門設(shè)立專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行文件的管理。另一方面,在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中需要按照有關(guān)的檔案管理制度進(jìn)行操作。除此之外,還需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況以及檔案管理工作的實(shí)際需要完善檔案管理辦法。

4 結(jié)語(yǔ)

在任何時(shí)候以及任何的行業(yè)中,檔案管理工作都具有非常重要的意義。尤其是在信息化時(shí)代,需要加快推動(dòng)檔案管理工作向現(xiàn)代化管理模式發(fā)展,這是現(xiàn)代檔案管理人員的責(zé)任要求。所以,對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō),需要憑借新的技術(shù)以及新的檔案管理方式提高檔案管理工作的效率,從而可以更好的推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。