江雪嬌 中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所

序言

隨著單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的復(fù)雜多變，業(yè)務(wù)量的增多，管理要求的提高，大數(shù)據(jù)、人工智能的發(fā)展，成本費(fèi)用報(bào)銷工作已不再是過(guò)去按部就班地往既定科目中套科目了，核算報(bào)銷作為所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的第一入口，已經(jīng)顯得日趨重要，對(duì)會(huì)計(jì)人員也提出了更高的要求，新形勢(shì)下，費(fèi)用報(bào)銷工作應(yīng)跳出傳統(tǒng)核算會(huì)計(jì)的要求，本文將從單位的內(nèi)部控制、業(yè)財(cái)融合等方面談?wù)勅绾巫龊眯滦蝿?shì)下的費(fèi)用報(bào)銷工作。

隨著單位業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，費(fèi)用報(bào)銷工作作為單位的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作，顯得日趨重要。會(huì)計(jì)的職能是反映和監(jiān)督，成本費(fèi)用核算是企業(yè)綜合全面的管理活動(dòng)，記錄第一手財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷是財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)，是會(huì)計(jì)信息及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的原始出口，新的政策形勢(shì)下費(fèi)用報(bào)銷工作對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了較高的要求。

一、成本費(fèi)用報(bào)銷工作的問(wèn)題

（一）發(fā)票開具問(wèn)題

對(duì)發(fā)票的審核是報(bào)銷工作中的重頭戲，這里面涉及到如何取得真實(shí)合法的票據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，填開發(fā)票的單位和個(gè)人必須在發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)確認(rèn)營(yíng)業(yè)收入時(shí)開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)一律不準(zhǔn)開具發(fā)票。單位和個(gè)人在開具發(fā)票時(shí)，必須做到按照號(hào)碼順序填開，填寫項(xiàng)目齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致，并在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。這是對(duì)單位所有人員共同的要求。報(bào)銷人取得發(fā)票應(yīng)經(jīng)過(guò)初審、真?zhèn)尾轵?yàn)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)仔細(xì)檢查發(fā)票的合法合規(guī)性，關(guān)注其形式、基本內(nèi)容、真?zhèn)尾轵?yàn)等信息是否符合單位制度。

在實(shí)務(wù)工作中，報(bào)銷人取得的發(fā)票經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)發(fā)票抬頭開具不正確、銷售方信息不完整、未開具發(fā)票明細(xì)、發(fā)票日期與業(yè)務(wù)日期不符、應(yīng)當(dāng)開具專用發(fā)票而未開具等各項(xiàng)錯(cuò)誤，給報(bào)銷工作帶來(lái)了一系列問(wèn)題。

（二）對(duì)報(bào)銷憑據(jù)的審核

會(huì)計(jì)人員在審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完畢、生成憑證時(shí)，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)審批流程是否齊全，是否滿足“手續(xù)完善、票據(jù)規(guī)范、附件齊全”的要求，附件張數(shù)是否正確、憑證日期是否反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的日期、報(bào)銷人簽字、附件簽字及其他信息是否清晰、真實(shí)，結(jié)合單位的檔案管理的要求，信息記錄應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整，如此種種要求均構(gòu)成會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容。

報(bào)銷附件是報(bào)銷的依據(jù)，也是審計(jì)檢查的重點(diǎn)內(nèi)容，附件應(yīng)當(dāng)符合相應(yīng)的管理要求，如請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單、合同等，均當(dāng)執(zhí)行相應(yīng)的內(nèi)部控制。對(duì)于報(bào)銷附件的簽字和蓋章應(yīng)當(dāng)齊全，能夠真實(shí)完整反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

（三）對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審核

會(huì)計(jì)信息質(zhì)量強(qiáng)調(diào)“實(shí)質(zhì)重于形式”，會(huì)計(jì)人員除了應(yīng)當(dāng)對(duì)成本費(fèi)用報(bào)銷的形式要件進(jìn)行審核外，更應(yīng)注重對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)審核。透過(guò)票據(jù)審查業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性、規(guī)范性，如費(fèi)用發(fā)生地是否是業(yè)務(wù)發(fā)生地，費(fèi)用發(fā)生的日期是否是實(shí)際業(yè)務(wù)日期，費(fèi)用報(bào)銷人是否是本人，票據(jù)能否充分證明費(fèi)用發(fā)生是與工作有關(guān)，是否存在上下舞弊竄通，相互簽字的情形，關(guān)鍵地方的審核標(biāo)記是否明顯是非真實(shí)簽字，有無(wú)存在變通方法越過(guò)關(guān)鍵部門或領(lǐng)導(dǎo)審批的情形。

（四）對(duì)票據(jù)粘貼、填制的要求

實(shí)務(wù)中，票據(jù)粘貼五花八門，常有火車票上日期、票價(jià)金額或日期等重要信息被粘住，無(wú)法查看。票據(jù)粘貼是否整齊，對(duì)于大寫不一的票，應(yīng)當(dāng)整齊有序粘貼，報(bào)銷人應(yīng)當(dāng)保持報(bào)銷單整潔，齊整，報(bào)銷金額大小寫要一致，信息填制要規(guī)范。對(duì)不嚴(yán)謹(jǐn)、不合要求的單據(jù)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)退回整改。

二、成本費(fèi)用報(bào)銷問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）加強(qiáng)發(fā)票審核工作

發(fā)票是財(cái)務(wù)收支的法定憑證，是各項(xiàng)審計(jì)檢查、稅務(wù)稽查的重點(diǎn)，鑒于業(yè)務(wù)部門通常是取得發(fā)票的第一人，而報(bào)銷要求的嚴(yán)格和復(fù)雜導(dǎo)致了業(yè)務(wù)部門對(duì)財(cái)務(wù)部門積怨增多。對(duì)此，單位的紀(jì)檢審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向全單位全員宣貫中央有關(guān)“八項(xiàng)規(guī)定”、“六項(xiàng)禁令”等政策，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行發(fā)票相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。

首先關(guān)注發(fā)票的票樣是否符合要求，即發(fā)票抬頭是否正確，開具日期是否是業(yè)務(wù)發(fā)生日期、發(fā)票的銷售方信息是否齊全、發(fā)票內(nèi)容是否詳實(shí)，是否開具明細(xì)，例如，是否用簡(jiǎn)單籠統(tǒng)開個(gè)“圖書”、“辦公用品”等科目。規(guī)格型號(hào)、單位、單價(jià)、數(shù)量為空從而讓會(huì)計(jì)人員無(wú)法鑒別其真實(shí)有效性，達(dá)到魚目混珠的目的。

取得發(fā)票銷售方應(yīng)當(dāng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，取得收據(jù)應(yīng)當(dāng)加蓋銷售方財(cái)務(wù)章，并且與銷售方名稱一致。

其次關(guān)注發(fā)票的真?zhèn)?，可通過(guò)手工鑒別、電話查詢、稅務(wù)局網(wǎng)站查驗(yàn)等方法來(lái)查看所開具發(fā)票是否是真實(shí)發(fā)票，以確保國(guó)家稅收資金。筆者了解到，部分單位已經(jīng)開發(fā)推廣了“發(fā)票智能稽核系統(tǒng)”，使用手機(jī)掃一掃或掃描槍即可連接國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)網(wǎng)站，大大提高了發(fā)票查驗(yàn)的效率。

再次，對(duì)于某些特殊發(fā)票有特別要求，增值稅發(fā)票有幾種情形必須要備注，差額開票功能開具的發(fā)票必須要有備注、提供建筑勞務(wù)發(fā)票、運(yùn)輸服務(wù)開具發(fā)票、預(yù)付卡業(yè)務(wù)、保險(xiǎn)公司代收車船稅、保險(xiǎn)公司代保險(xiǎn)代理人匯總開代理發(fā)票等情形。此外，根據(jù)各單位政策，某些特殊情形也需要備注，例如，因?yàn)榘l(fā)票信息錯(cuò)誤而導(dǎo)致發(fā)票重開的，新開具發(fā)票日期和原業(yè)務(wù)日期不一致的，要備注說(shuō)明，為了更加清楚地說(shuō)明整個(gè)事項(xiàng)。

綜上所述，財(cái)務(wù)部主管稅務(wù)工作的崗位應(yīng)對(duì)報(bào)銷崗位的會(huì)計(jì)適時(shí)進(jìn)行發(fā)票和稅法相關(guān)政策的培訓(xùn)宣貫，便于在實(shí)操層面的員工及時(shí)了解政策動(dòng)向，而費(fèi)用報(bào)銷會(huì)計(jì)應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)人員傳達(dá)與發(fā)票取得、報(bào)銷相應(yīng)的政策和制度。

（二）加強(qiáng)管理控制

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，單一靠手工記賬的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去，對(duì)于大量經(jīng)常性的業(yè)務(wù)，稽核會(huì)計(jì)需要借助信息化手段提高自身的工作效率，而財(cái)務(wù)信息化建設(shè)也非憑財(cái)務(wù)部一己之力可以完成，需要全單位各個(gè)部門的支持。信息化軟件中需要設(shè)置相應(yīng)的內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)人員應(yīng)識(shí)別判斷軟件流程的設(shè)置是否符合單位的授權(quán)審批相關(guān)制度、費(fèi)用報(bào)銷制度，是否能夠反映業(yè)務(wù)的實(shí)際情況,單位應(yīng)該定期進(jìn)行信息化軟件的內(nèi)部控制運(yùn)行評(píng)價(jià)，會(huì)計(jì)人員對(duì)于業(yè)務(wù)前端人員提交的報(bào)銷業(yè)務(wù)流程進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理，該操作應(yīng)能夠?qū)I(yè)務(wù)人員可見，方便信息的互流溝通。

（三）注重融合業(yè)務(wù)前端

成本費(fèi)用報(bào)銷不單只是財(cái)務(wù)部門單個(gè)部的工作，更需要有業(yè)務(wù)前端的支持配合。業(yè)務(wù)人員是取得票據(jù)的第一人，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)政策的學(xué)習(xí)了解，而財(cái)務(wù)人員作為票據(jù)稽核和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審核人，應(yīng)充分學(xué)習(xí)了解業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)質(zhì)，將會(huì)計(jì)職能從事后記錄轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑翱刂?，充分深入地了解業(yè)務(wù)是單位體質(zhì)增效、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的必然要求。財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)，從而對(duì)會(huì)計(jì)科目、稅額、現(xiàn)金流量、部門以及其他輔助核算項(xiàng)目等會(huì)計(jì)信息做出正確地判斷。

（四）加強(qiáng)部門監(jiān)管

稽核人員應(yīng)摒棄傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為只要有領(lǐng)導(dǎo)簽字，該項(xiàng)費(fèi)用便可以報(bào)銷。新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，電子審批流程早已取代了人工簽字，會(huì)計(jì)人員處理的是電子審批流和紙質(zhì)費(fèi)用單據(jù)，我們需要關(guān)注這些信息是否能真實(shí)、合理地反映業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)部一支筆的現(xiàn)象被弱化減輕了財(cái)務(wù)部的部分工作，另一方面，也增加了相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。單位相應(yīng)的報(bào)銷制度應(yīng)綜合考慮這些變化帶來(lái)的影響，并予以明確業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門在費(fèi)用報(bào)銷中的責(zé)任，各自履行相應(yīng)的權(quán)限。對(duì)于特殊事項(xiàng)或符合“三重一大”范圍的重大項(xiàng)目支出，應(yīng)注意其是否有相應(yīng)的審批手續(xù)，加強(qiáng)各個(gè)部門的監(jiān)管。

三、關(guān)于做好成本費(fèi)用核算工作的建議

成本費(fèi)用報(bào)銷工作是一項(xiàng)細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、繁瑣的工作，需要長(zhǎng)期的耐心，如何才能做好成本費(fèi)用報(bào)銷工作，筆者基于自身工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出以下幾點(diǎn)。

（一）對(duì)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行預(yù)算管控

預(yù)算管控即對(duì)申請(qǐng)人的費(fèi)用報(bào)銷計(jì)劃是否符合相應(yīng)的預(yù)算要求做出審核，費(fèi)用報(bào)銷即是一個(gè)預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程。對(duì)于日常費(fèi)用支出，會(huì)計(jì)人員應(yīng)注意比對(duì)其是否符合相應(yīng)的部門經(jīng)費(fèi)預(yù)算，對(duì)于超預(yù)算支出或預(yù)算外支出，是否履行相應(yīng)的特別審批手續(xù)。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)

成本費(fèi)用報(bào)銷工作既是每個(gè)單位的是一項(xiàng)綜合管理的工作，也是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中的重要工作。它要求稽核會(huì)計(jì)應(yīng)掌握多方面全方位的知識(shí)，關(guān)注授權(quán)審批制度、發(fā)票管理等報(bào)銷制度，正確判斷經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)，同時(shí)要熟悉本單位的內(nèi)部控制規(guī)范。在信息化時(shí)代，對(duì)于大規(guī)模的企事業(yè)單位，財(cái)務(wù)成本費(fèi)用報(bào)銷工作已由會(huì)計(jì)控制轉(zhuǎn)為管理控制，財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)單位的內(nèi)部控制制度，了解單位的組織機(jī)構(gòu)流程、授權(quán)審批流程，學(xué)習(xí)單位的報(bào)銷制度和管理規(guī)章制度，切實(shí)防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的經(jīng)濟(jì)管控職能。

（三）加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)

企業(yè)的內(nèi)部控制包括單位層面和業(yè)務(wù)層面的控制，良好的內(nèi)部控制是防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的有效手段，定期檢查內(nèi)控設(shè)計(jì)及運(yùn)行的有效性，識(shí)別出報(bào)銷工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，檢查這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制設(shè)計(jì)是否有效設(shè)計(jì)和運(yùn)行，發(fā)揮其對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的制衡性作用。

（四）優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程

費(fèi)用報(bào)銷流程應(yīng)當(dāng)與企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)分工相匹配，現(xiàn)今社會(huì)大部分單位對(duì)報(bào)銷采用了網(wǎng)報(bào)流程。筆者所在單位由員工提交網(wǎng)報(bào)申請(qǐng)，將票據(jù)影像上傳至報(bào)銷系統(tǒng)，根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)，該流程會(huì)走向相應(yīng)部門由其歸口管理部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行電子審批，審批結(jié)束之后流向財(cái)務(wù)部，費(fèi)用會(huì)計(jì)此時(shí)會(huì)根據(jù)員工提交的網(wǎng)報(bào)流程進(jìn)行制單、稽核、付款，同時(shí)對(duì)部門秘書集中提交過(guò)來(lái)的紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行形式審查。電子流程作為標(biāo)準(zhǔn)流程可以自動(dòng)計(jì)算匯總、記錄，方便控制、查詢，報(bào)銷人不用見到領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面審批，只需提交網(wǎng)報(bào)流程和將紙質(zhì)單據(jù)交給秘書，在異地也能收到報(bào)銷款，大大提高了工作效率。因此，優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程可以提高成本費(fèi)用報(bào)銷工作質(zhì)量。

（五）會(huì)計(jì)人員自身的提高

會(huì)計(jì)人員完成費(fèi)用稽核工作之外，應(yīng)該注意定期檢查、總結(jié)，結(jié)合集團(tuán)公司或檢查機(jī)關(guān)對(duì)單位的要求，回過(guò)頭來(lái)看自己做過(guò)的工作是否存在錯(cuò)誤。根據(jù)國(guó)家政策和形勢(shì)變化，適時(shí)調(diào)整修訂相應(yīng)的報(bào)銷制度。

會(huì)計(jì)報(bào)銷人員應(yīng)實(shí)行定期輪崗制度，報(bào)銷人員可從財(cái)務(wù)分析的角度看自己做過(guò)的賬、生成的財(cái)務(wù)信息是否滿足企業(yè)管理的需要，對(duì)會(huì)計(jì)信息加以分析、判斷，從不同崗位間從而提高自身的創(chuàng)造性和主動(dòng)性，提升崗位技能。