（潮州日?qǐng)?bào)社 521000）

年積月累的資料檔案庫(kù)存量越來(lái)越大，占用空間大，保管成本高、保存期限短，易磨損，不利查找等缺點(diǎn)，不能滿足現(xiàn)有激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的高效運(yùn)作和成本節(jié)約的需求，給檔案工作帶來(lái)諸多不便。檔案工作自身要發(fā)展，僅靠傳統(tǒng)的管理方式，已不能適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)檔案資源的需求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代快速前進(jìn)的步伐，因此，檔案管理工作只有向現(xiàn)代化管理的道路前進(jìn)，這也是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。高科技產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程的加快，信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化的發(fā)展也為檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)、提供了保障。這就為新時(shí)期檔案管理帶來(lái)了新的巨大的變革，新時(shí)期我們必須把檔案管理工作與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，使檔案管理工作變得更科學(xué)、更規(guī)范。電子化管理系統(tǒng)的存在，將很大程度上提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。同時(shí)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的日益飛快，又使檔案管理在變革應(yīng)用過程中不斷涌現(xiàn)出一系列問題需要我們來(lái)探討。

一、新時(shí)期檔案管理工作的重要性

檔案是指各單位從事社會(huì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，集機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的一項(xiàng)工作，是一個(gè)單位檔案工作的核心，是辦公室業(yè)務(wù)的一個(gè)不可或缺的部分，它記載了單位或部門各種現(xiàn)實(shí)事物的發(fā)展過程，更是客觀記錄每一歷史時(shí)期部門的發(fā)展、問題的處理及領(lǐng)導(dǎo)決策等在發(fā)生和變化的主要方式。目前許多單位的相關(guān)工作內(nèi)容都滯后于時(shí)代的發(fā)展，工作效率低下、止步不前。檔案管理要與現(xiàn)代社會(huì)的管理體制相融合，管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。特別在新時(shí)期，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案將收到事半功百的效果。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理是并存的。因此，我們既要重視傳統(tǒng)技術(shù)的改造，又要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，將傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，檔案工作才能發(fā)揮其應(yīng)有的歷史使命。管好用好檔案關(guān)系到部門的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和日常經(jīng)營(yíng)，為了順利的實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，可結(jié)合本單位實(shí)際和工作需要開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，并且深入研究和總結(jié)，不斷完善相關(guān)的工作，只有不斷創(chuàng)新工作方式，革新工作思路，才能夠促使檔案管理工作每個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)到位，使單位的發(fā)展更加科學(xué)合理。

二、新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)工作

收集和整理是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，主要還是靠傳統(tǒng)的手工操作模式。收集要全面，整理要到位。

首先，檔案收集工作是檔案管理工作的前提，決定文書檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮檔案作用的保證。歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整、精練準(zhǔn)確才能夠?yàn)閱挝坏母黜?xiàng)事務(wù)提供具有參考價(jià)值的材料。在一個(gè)單位的日常工作中，如會(huì)議紀(jì)要、通知告示和存檔記錄等都需要一一收集與歸檔。但實(shí)際中，檔案收集往往只注重一些領(lǐng)導(dǎo)的批示和重要的文件，而對(duì)于一般性文件和資料都不夠重視，造成了遺漏、損毀的現(xiàn)象。由此出現(xiàn)檔案資料收集不全面的問題，影響了單位正常工作的開展。檔案收集這項(xiàng)工作既繁瑣又常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度方可達(dá)到目的。

檔案整理是指將工作活動(dòng)中形成的具有查考保存價(jià)值的文件材料進(jìn)一步條理化，進(jìn)行基本的分類、編排、制訂目錄、建立全宗等組成有序體系的過程。檔案整理要注重保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系；細(xì)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限。文件鑒定、分類、區(qū)分保管期限、檔案整理（拆釘、折疊、蓋歸檔章、編件號(hào)）、裝盒、打印目錄、排架。傳統(tǒng)的檔案文本裝訂準(zhǔn)確度不高，導(dǎo)致其利用率較低。

檔案的鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等工作也是檔案的基礎(chǔ)工作，屬于檔案的實(shí)體管理層次。

三、新時(shí)期檔案管理的應(yīng)用

從20世紀(jì)80年代開始，計(jì)算機(jī)技術(shù)已慢慢滲透到檔案管理工作中，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的方法和手段，達(dá)到優(yōu)化檔案管理的過程，具體如下：

檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容：主要是檔案管理的信息開發(fā)，“其中包括自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、借閱自動(dòng)管理和檔案室日常事務(wù)自動(dòng)管理；檔案存儲(chǔ)技術(shù)；多媒體技術(shù)與檔案信息表現(xiàn)的多元化等等，這些都要求我們積極深入的學(xué)習(xí)研究。”

管理手段的現(xiàn)代化：利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息加工和信息輸出，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)將不同載體的檔案以數(shù)字形式存入計(jì)算機(jī)，以便查詢等等；還包括一些新技術(shù)，“如語(yǔ)音識(shí)別、文字掃描模式識(shí)別、超文本和超媒體信息處理等方面的應(yīng)用。”新技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息的多樣性，及其巨大的數(shù)量提供了廣闊的天地。

檔案管理現(xiàn)代化條件：首先是科學(xué)先進(jìn)的理念、合理的管理體制；其次是檔案著錄標(biāo)引、檔案標(biāo)準(zhǔn)化等具體各項(xiàng)工作。然后是選擇適用的計(jì)算機(jī)技術(shù)裝置和檔案現(xiàn)代化管理專業(yè)人員的配備。

檔案工作模式轉(zhuǎn)型：檔案管理從傳統(tǒng)手工模式向現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變；從實(shí)體保管、利用為主變?yōu)橐詳?shù)字化信息、電子文本為主要利用方式。

檔案現(xiàn)代化管理關(guān)系著整個(gè)檔案工作的方方面面，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的作用要以解決一些傳統(tǒng)的檔案管理手段所不能解決的而又需要迫切解決的問題。

四、新時(shí)期檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的工作流程

現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術(shù)手段，發(fā)揮人力資源的作用，減少勞動(dòng)力強(qiáng)度，促進(jìn)管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學(xué)化目標(biāo)，提高檔案的可信度。具體“工作流程如下：檔案數(shù)據(jù)的收集、檔案數(shù)據(jù)的前處理、檔案數(shù)據(jù)的錄入、檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理、檔案數(shù)據(jù)的加工處理、檔案檢索、檔案信息的輸出?！?/p>

五、新時(shí)期檔案管理建設(shè)中的問題及措施

檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)、管理落后，大量的資料收集不全面，缺乏完整的檢索工具，仍以手工為主，工作既繁瑣又復(fù)雜，效率低，嚴(yán)重制約了管理水平的發(fā)揮。許多部門在立卷、編目、檢索等環(huán)節(jié)也不符合國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理之中存在著一系列不規(guī)范的問題，導(dǎo)致文書檔案管理效率低下。除此之外，有很多的單位在檔案管理方面的思想沒有跟上時(shí)代的發(fā)展，不能做到管理模式的創(chuàng)新和管理方法的創(chuàng)新。隨著科技的發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)步入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，也應(yīng)滲透到檔案管理工作中。

檔案管理現(xiàn)代化的人才不足，專業(yè)素養(yǎng)不高，亟待培養(yǎng)出既有專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)的人才，為加速檔案管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。

檔案管理現(xiàn)代化硬件設(shè)施全，檔案管理現(xiàn)代化需具備的計(jì)算機(jī)等設(shè)備不夠，需加快硬件設(shè)施建設(shè)，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤記錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備等等，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。

六、結(jié)語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和新技術(shù)的不斷運(yùn)用，社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程日益加快的形勢(shì)下展開的，檔案管理也無(wú)例外地受到了深刻的影響。大力開發(fā)和充分利用好檔案信息資源，加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，從各個(gè)方面推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，迎接信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

總而言之，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視程度，并且需要加強(qiáng)對(duì)于這方面的實(shí)踐和探索，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。