劉文智

（大港油田電力公司綜合服務(wù)中心，天津 300280）

1 引言

在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，社會各個行業(yè)發(fā)展十分迅速，企業(yè)建設(shè)規(guī)模在不斷擴大，各個企業(yè)之間的競爭越來越激烈，而會議作為企業(yè)發(fā)展中的重要活動之一，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家路線、方針、政策的過程中發(fā)揮著十分重要的作用。企業(yè)必須加強對企業(yè)會務(wù)接待工作的重視，實行精益管理方式。基于此，文章闡述了企業(yè)會務(wù)接待工作的相關(guān)內(nèi)容，分析了企業(yè)會務(wù)工作中存在的問題，研究了精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用。

2 企業(yè)會務(wù)接待工作相關(guān)內(nèi)容

在企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展過程中，會務(wù)接待工作發(fā)揮著十分重要的作用，涉及多方面的內(nèi)容，如出席會議、業(yè)務(wù)洽談、調(diào)查研究、學(xué)習(xí)交流、外事往來等公務(wù)活動，以及公務(wù)活動開展過程中的接待安排、協(xié)調(diào)和服務(wù)等。在會務(wù)接待工作中，相關(guān)人員需要遵循“精簡、節(jié)約、實效”的原則，以極大的耐心和細(xì)心明確會議全過程的要求，并將其落實到實際工作中[1]。同時，在接待、餐飲、會議服務(wù)過程中，都要保持較強的責(zé)任心，提高這些工作的綜合質(zhì)量，避免損害企業(yè)行政部門的形象，還要在企業(yè)內(nèi)部會議接待工作中融入精益管理理念，完善服務(wù)制度和相關(guān)體系，提高會議的整體效率。除此之外，企業(yè)管理人員應(yīng)該貫徹并落實管理發(fā)展理念，統(tǒng)籌企業(yè)發(fā)展各個環(huán)節(jié)的工作，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個部門、工作人員的有效配合，提升會務(wù)工作的整體質(zhì)量，推動企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

3 企業(yè)會務(wù)工作中存在的問題

新時期的企業(yè)會務(wù)工作中存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下方面：第一，會務(wù)準(zhǔn)備階段的工作不完善，存在大量易遺漏的問題，在很大程度上影響著會務(wù)工作的整體質(zhì)量，例如，在會議籌備初級階段，相關(guān)部門未召集大量工作人員開展工作協(xié)調(diào)分工會，籌備工作計劃書缺乏完善性，企業(yè)工作人員的崗位職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致企業(yè)各項工作脫節(jié)、人名與職務(wù)不對應(yīng)等現(xiàn)象，為參會人員造成了很大的影響；第二，在會議開展過程中，工作人員無法做好秩序維護(hù)和現(xiàn)場保障工作，在遇到突發(fā)問題時，極易出現(xiàn)混亂情況，例如，在參會人員入場的過程中，未安排入場引導(dǎo)人員，導(dǎo)致入場時間比較長、會場秩序性較差，影響會議的召開時間，且在會議進(jìn)行過程中，出現(xiàn)設(shè)備故障、議程調(diào)整問題，工作人員無法及時發(fā)現(xiàn)并處理這些問題，極易引發(fā)冷場現(xiàn)象；第三，在會議結(jié)束后，各個參會人員無法及時進(jìn)行交流、總結(jié)，并針對企業(yè)發(fā)展中的問題提出有效的措施，往往會草草收場，造成惡性循環(huán)；第四，參會人員數(shù)量比較多，大型會務(wù)設(shè)置的環(huán)節(jié)比較多，這就使得會議質(zhì)量較差，為企業(yè)帶來了更多的會務(wù)費用，違背了“精簡、節(jié)約、實效”的原則。

4 精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用

4.1 加強管理，做到工作分工精細(xì)化

在企業(yè)的會務(wù)接待工作中，企業(yè)應(yīng)該確保會議的及時性、準(zhǔn)確性和安全性，并將各個部門進(jìn)行有效融合，實現(xiàn)各部門之間的協(xié)同性。辦公室作為業(yè)務(wù)接待的主要管理部門，主要任務(wù)是為企業(yè)各個部門的業(yè)務(wù)接待工作提供指導(dǎo)，確定業(yè)務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)流程，加強對會議接待資源、接待物品的管理，并組織企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門制定相應(yīng)的方案，方案內(nèi)容主要有日程、住宿、就餐、車輛、接送、活動安排、新聞報道等，合理地安排會議中的各項資源。在實施會議接待方案的過程中，應(yīng)該明確企業(yè)各個部門的崗位職責(zé)，在遇到臨時變化的情況下，需要及時向管理人員請示其中的問題，及時地調(diào)整并完善，并通知各個部門會議變更情況。在任務(wù)結(jié)束后，會議接待部門需要準(zhǔn)確地填寫接待清單，并落實接待清單審批程序，加強對會議費用的管理。在會議結(jié)束后，需要由專業(yè)人員評價并總結(jié)會議中的內(nèi)容，針對會議中存在的問題提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，且會務(wù)組中的各個團(tuán)隊?wèi)?yīng)該配合，明確與各個企業(yè)、各個部門之間的分工和合作，并在分工后明確相關(guān)部門的崗位職責(zé)，確保責(zé)任到人，這樣就能夠有效地提升工作的整體效率，豐富個人的經(jīng)驗和相關(guān)知識，提高各個人員的集群生產(chǎn)力和創(chuàng)造力。除此之外，各個部門應(yīng)該根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行分工，各個人員應(yīng)該加強交流和溝通，以便更好地進(jìn)行合作，進(jìn)而建立穩(wěn)定的協(xié)調(diào)機制。

4.2 熱情服務(wù)，冷靜處理分歧

在會議活動開展過程中，企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)該保持熱情的服務(wù)，在遇到分歧的情況下，應(yīng)該冷靜地進(jìn)行處理，提高統(tǒng)籌的整體效率，避免出現(xiàn)“擁堵現(xiàn)象”。并且，會務(wù)接待人員應(yīng)該掌握好冷熱之間的度，實現(xiàn)各項工作的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。在會議活動過程中，存在大量瑣碎、繁雜的事情，針對企業(yè)各個部門和相關(guān)企業(yè)都要熱情服務(wù)、真情相待，尤其在與下級單位交流的過程中，必須互相尊重、互相商量，這樣就能夠得到下級單位的支持，提高企業(yè)的整體效率。除此之外，在會議活動開展過程中，企業(yè)和部門的數(shù)量往往比較多，這就使得各個企業(yè)、各個部門掌握的信息量、思考問題的角度存在很大的差異，極易出現(xiàn)分歧。為了有效地解決這些問題，相關(guān)人員需要深入分析問題產(chǎn)生的原因，保持冷靜的心態(tài)，找到雙方產(chǎn)生分歧的問題，并尋找兩者的共同點，進(jìn)而有效地解決這一問題。例如，在基層企業(yè)舉辦會議活動的過程中，會議接待人員需要做好前期溝通和協(xié)商工作，及時告知對方會議活動中的細(xì)節(jié)，避免在會議活動開展過程中出現(xiàn)一系列問題。

4.3 注重學(xué)習(xí)，不斷提升會務(wù)接待水平

企業(yè)在會務(wù)接待的過程中，需要做到務(wù)實節(jié)儉、對口接待，并實行節(jié)約、統(tǒng)一、規(guī)范的方法。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該加大先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用力度，將信息化管理模式應(yīng)用到會議現(xiàn)場管理過程中。目前，很多企業(yè)在會議活動的登記、入場過程中，不再實行紙質(zhì)的簽名形式，普遍使用會展信息系統(tǒng)整合參會人員的信息，并進(jìn)行存檔，進(jìn)而將這些信息應(yīng)用到了會議活動開展的全過程中。同時，在進(jìn)行接待住宿安排工作的過程中，各個接待部門需要在系統(tǒng)內(nèi)部場所、協(xié)議酒店中，避免出現(xiàn)安排超過標(biāo)準(zhǔn)接待住房的問題，且住房內(nèi)不能夠放置豪華設(shè)施、貴重物品等。并且，在接待用餐的過程中，需要安排在企業(yè)內(nèi)部的場所內(nèi)，在需要在外用餐的情況下，往往會選擇企業(yè)簽約的餐廳，嚴(yán)禁選擇私人場所、高消費的餐飲場所。除此之外，接待迎送，不張貼懸掛標(biāo)語橫幅，不設(shè)歡迎屏，不獻(xiàn)鮮花，不鋪迎賓地毯，不安排接待人員在機場、車站、高速路口接送，在有需要的情況下，應(yīng)由其他工作人員接送。業(yè)務(wù)接待應(yīng)遵循保密原則，針對來賓個人信息、日程安排等，做好保密工作；針對涉及國家或公司保密級內(nèi)容的信息，必須按照公司保密工作有關(guān)制度執(zhí)行。同時，企業(yè)應(yīng)加強對會務(wù)接待經(jīng)費的預(yù)算管理，年度預(yù)算應(yīng)當(dāng)綜合考慮上年度預(yù)算編制和執(zhí)行情況，滿足企業(yè)的實際發(fā)展和經(jīng)營需求，在履行預(yù)算審批程序后具體執(zhí)行。

5 結(jié)語

綜上所述，在新形勢下的發(fā)展中，各個企業(yè)的建設(shè)規(guī)模在不斷擴大，企業(yè)的會務(wù)接待工作越來越完善。精益管理理念作為一種新型的理念，在企業(yè)會務(wù)接待工作中發(fā)揮著十分重要的作用，企業(yè)應(yīng)該深入考慮精益管理理念的細(xì)節(jié)和涵義，將精益管理理念應(yīng)用到企業(yè)會務(wù)接待工作中，這樣就能夠充分發(fā)揮出其精益管理理念的規(guī)范和指導(dǎo)作用，推動企業(yè)會務(wù)接待活動的順利開展，為企業(yè)的不斷完善和發(fā)展提供保障。