張穎

（衡水公路工程監(jiān)理咨詢公司，河北 衡水 053000）

一、交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案的重要組成部分

隨著政府部門對交通建設(shè)工程投入的增加及社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，碼頭項(xiàng)目、橋梁工程及高速公路項(xiàng)目等日趨增加。為了確保能對檔案資料及時(shí)收集整理，且最終形成價(jià)值較高的歸檔保存工程檔案，實(shí)現(xiàn)檔案收集整理工作的規(guī)范，交通運(yùn)輸業(yè)及國家相關(guān)部門均制定了具體規(guī)定。交通工程監(jiān)理資料是從旁站記錄、監(jiān)理檢查與抽查、施工現(xiàn)場及巡視記錄等內(nèi)容收集得來，具有較高的客觀性與真實(shí)性，準(zhǔn)確而全面的反映了工程的施工問題、施工安全及施工質(zhì)量。此外，在工程項(xiàng)目建設(shè)出現(xiàn)問題時(shí)，檔案資料也是主要的參考依據(jù)，對工程維護(hù)、改建、管理、擴(kuò)建有著集中的反映。因此，只有做好工程建立檔案的完整收集，才能全面系統(tǒng)地反映相關(guān)狀況，讓工程檔案的作用與功能得到充分發(fā)揮。

施工各環(huán)節(jié)及施工完畢后的驗(yàn)收階段產(chǎn)生的監(jiān)理檔案是交通工程監(jiān)理檔案的關(guān)鍵內(nèi)容，主要包括質(zhì)量報(bào)告、總控資料、工程進(jìn)度及造價(jià)控制、工程監(jiān)理會議及記錄等內(nèi)容。一般情況下，收集范圍包括以下幾個(gè)方面。

工程合同管理文件：招標(biāo)文件、外委試驗(yàn)保驗(yàn)單、供貨合同文件、外委試驗(yàn)合同、監(jiān)理合同文件、施工合同文件。

工程變更文件：監(jiān)理會議紀(jì)要、監(jiān)理安全文件、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理部工地實(shí)驗(yàn)資質(zhì)等。

監(jiān)督控制資料：月度計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)審表；附件、工程開工報(bào)審表；附件、工程開工令、工程總體年度計(jì)劃。

工程批復(fù)文件、單價(jià)批復(fù)文件、監(jiān)理費(fèi)用支付報(bào)表、針對計(jì)量支付也提出全新的要求、其他費(fèi)用的相關(guān)支付，以及針對分包工程所給予的各種審查文件、計(jì)日工申請、相關(guān)的批復(fù)文件等。

各種質(zhì)量控制相關(guān)資料，如施工組織設(shè)計(jì)期間形成的申報(bào)表和附件資料、設(shè)備相關(guān)申報(bào)表和附件資料、構(gòu)配件及工程材料、監(jiān)理日志、監(jiān)理旁站記錄、工程竣工驗(yàn)收記錄、監(jiān)理交底、施工技術(shù)交底、監(jiān)理巡視記錄，以及對測量記錄表進(jìn)行復(fù)核，工程材料試驗(yàn)有關(guān)的檢查、報(bào)告等。材料試驗(yàn)、檢測資料，質(zhì)量控制措施及來往文件，工程質(zhì)量驗(yàn)收期間的相關(guān)評定資料等。

其他相關(guān)事項(xiàng)資料：會議文件、上級主管來文、業(yè)主來文、監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)、監(jiān)理工作制度、項(xiàng)目部來文等。

監(jiān)理工作總結(jié)：監(jiān)理人員匯總表、監(jiān)理工作總結(jié)、工程聲像、總監(jiān)辦、移交監(jiān)理簽證、手續(xù)電子檔案資料等。

二、交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案收集整理的主要途徑

（一）開工前的監(jiān)理檔案收集整理

1.明確總負(fù)責(zé)制

結(jié)合工程具體情況簽訂檔案管理責(zé)任書，考核重點(diǎn)與核心設(shè)置為檔案管理資料，將其直接與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤

2.執(zhí)行“誰監(jiān)理、誰驗(yàn)收、誰收集”的原則

配備專業(yè)監(jiān)理工作人員，確保監(jiān)理檔案工作專業(yè)性的提升。同時(shí)，要及時(shí)收集各項(xiàng)專業(yè)資料，簽訂相關(guān)協(xié)議，提升檔案質(zhì)量。

3.設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)

配備充足的檔案管理人員，并組織檔案員定期參與專業(yè)檔案培訓(xùn)活動。同時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人需要簽訂監(jiān)理資料并整編目標(biāo)分解、目標(biāo)管理任務(wù)書等。

4.制定檔案員崗位職責(zé)

明確責(zé)任范圍、工作權(quán)限、工作流程，定期檢查匯報(bào)。

5.同步建設(shè)工程監(jiān)理及檔案

在項(xiàng)目計(jì)劃中納入檔案工作，并設(shè)置檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，指導(dǎo)、監(jiān)督檔案工作，提升檔案管理質(zhì)量。

（二）施工中的監(jiān)理檔案收集整理

施工階段是大量產(chǎn)生工程監(jiān)理檔案文件材料的階段，也是工程收集投資及進(jìn)度控制、監(jiān)理管理、造價(jià)控制相關(guān)資料等產(chǎn)生的階段。因此，工作人員需要掌握相關(guān)檔案管理及監(jiān)理專業(yè)知識。同時(shí)，工作人員需要懂得如何與現(xiàn)場施工監(jiān)理人員和檔案管理人員相互配合。檔案管理人員要在充分掌握施工進(jìn)程與施工現(xiàn)場情況后，提前進(jìn)入施工現(xiàn)場，確保資料收集與現(xiàn)場情況的一致性，且在這一過程中不斷監(jiān)控跟蹤，推動工程監(jiān)理與檔案資料管理工作同步進(jìn)行。同時(shí)，每位監(jiān)理人員要收集整理具體檔案資料，防止出現(xiàn)原始檔案質(zhì)量散失等情況，最大程度保證監(jiān)理檔案的完整性與連續(xù)性。此外，監(jiān)理人員要分類整理這一階段形成的文件資料，節(jié)省歸檔排序的工作量，促進(jìn)工作效率的提升，有效減少工作重復(fù)的情況。

（三）竣工的監(jiān)理檔案收集整理

監(jiān)理人員在監(jiān)控工程項(xiàng)目施工質(zhì)量時(shí)，要協(xié)助施工單位完成竣工驗(yàn)收，審查相關(guān)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。監(jiān)理人員需要檢查會議紀(jì)要、試驗(yàn)報(bào)告、合同文件、竣工圖紙、竣工驗(yàn)收報(bào)告、交工驗(yàn)收報(bào)告等文件材料的質(zhì)量，并在《工程竣工檔案審核簽證單》《工程竣工資料審定表》上簽字確認(rèn)。如果出現(xiàn)技術(shù)規(guī)程與工程實(shí)際不相符合的地方，施工單位要對材料核實(shí)補(bǔ)充。只有通過嚴(yán)格監(jiān)控，才能形成有效監(jiān)督工程竣工的檔案材料，保證檔案材料的完整性、真實(shí)性與準(zhǔn)確性。