鄒晏秋

(吉林化工學(xué)院，吉林 吉林 132022)

隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展我國(guó)高等教育也面臨著全面的改革，越來越重視教育結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和基礎(chǔ)建設(shè)，高校檔案管理工作作為高校的基礎(chǔ)管理工作也要有所突破，從思想上轉(zhuǎn)變觀念，充分思考高校檔案管理工作的改革思路和發(fā)展方向，深入了解高校檔案管理工作的重要性，提升高校檔案管理人員的素質(zhì)，更新觀念、勇于創(chuàng)新，推動(dòng)高校檔案管理工作的全面發(fā)展。

一、高等學(xué)校檔案管理工作的重要性

高等學(xué)校的教育教學(xué)工作面臨著深化改革和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，從學(xué)校發(fā)展到建設(shè)，從學(xué)校的整合到專業(yè)調(diào)整，從學(xué)校宏觀人才培養(yǎng)目標(biāo)到專業(yè)培養(yǎng)方案，從課程設(shè)置到教學(xué)計(jì)劃，從學(xué)科建設(shè)到學(xué)術(shù)研究，從教學(xué)評(píng)估到專業(yè)認(rèn)證，無論改革之路走到哪一步，都會(huì)產(chǎn)生相關(guān)資料，通過篩選留存有價(jià)值的形成檔案信息資源，并在這一過程中利用檔案信息進(jìn)行分析調(diào)研，從中積累總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好各項(xiàng)決策工作。

高等學(xué)校的行政管理部門是整個(gè)學(xué)校教育教學(xué)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的紐帶，承擔(dān)上傳下達(dá)，協(xié)助各項(xiàng)教育教學(xué)工作順利完成的職責(zé)，由此接收的命令、指示、通知、決定、請(qǐng)示、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要等各類文件都統(tǒng)一歸屬于文書檔案，是學(xué)校管理、運(yùn)行和發(fā)展的重要?dú)v史記錄，對(duì)學(xué)校未來的工作也具有十分重要的參考價(jià)值。

二、高等學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新

創(chuàng)新是高等學(xué)校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證，創(chuàng)新的前提又要具備創(chuàng)新意識(shí)，形成創(chuàng)新理念。勇于改變固有的思維模式，突破檔案管理現(xiàn)有的狀態(tài)，培養(yǎng)超前意識(shí)，在把握好全局的基礎(chǔ)上，對(duì)高等學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展，進(jìn)行大膽的規(guī)劃和設(shè)想，從單一的傳統(tǒng)思想中解放出來，探求多維的發(fā)展空間[1]

管理方式的創(chuàng)新。高等學(xué)校檔案應(yīng)改變沿襲以久的等待式管理模式，由被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)，積極挖掘檔案的潛在價(jià)值，多方面吸取新形勢(shì)下的現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)，把“死看死守”的注重保管收藏的檔案，“活化”成便于查詢、利用率更高的信息源泉，利用網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)校內(nèi)全方位服務(wù)和對(duì)外合作交流，互通信息，拓寬檔案事業(yè)的發(fā)展領(lǐng)域。

管理手段創(chuàng)新。高等學(xué)校檔案信息量較大，分類標(biāo)識(shí)較多，人工完成費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且存在一定的偏差，解決這一問題就需要運(yùn)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案通過計(jì)算機(jī)錄入、掃描、刻錄光盤等形式進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，同時(shí)借助校園網(wǎng)、局域網(wǎng)等途徑進(jìn)行檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)了檔案的直接錄入、快捷檢索、查閱可控，推進(jìn)了高等學(xué)校檔案事業(yè)的高速發(fā)展。

管理合作的創(chuàng)新。互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，加速了文檔一體化的進(jìn)程，文件按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范生成電子文檔，實(shí)行文檔一體化管理，必須改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理模式，尋求利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的工具進(jìn)入新模式，與辦公自動(dòng)化對(duì)接，同步加快檔案的全程自動(dòng)化管理，立足檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

管理制度創(chuàng)新。高等學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理，對(duì)檔案的安全保密管理提出了更高的要求，需要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。針對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，應(yīng)該制定更加嚴(yán)格的管理制度，落實(shí)責(zé)任到每個(gè)人，對(duì)每位利用者進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全教育，加強(qiáng)保密意識(shí)，做到檔案管理工作全程無死角、無漏洞，確保學(xué)校檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全，保證高等學(xué)校檔案事業(yè)的順利進(jìn)行。

三、高等學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍的創(chuàng)新建設(shè)

做好高等學(xué)校檔案管理工作，建設(shè)一支業(yè)務(wù)精湛、創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理人員隊(duì)伍是關(guān)鍵[2]。

在高校檔案管理工作不斷創(chuàng)新，逐步完成信息化建設(shè)的背景下，對(duì)高校檔案管理人員提出了更高的要求，不能只局限于熟練的手工裝訂和操作來管理檔案，還要緊跟時(shí)代的腳步，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，掌握檔案管理方面的前沿信息，精通現(xiàn)代化管理。在具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和理論的基礎(chǔ)上，還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案設(shè)備操作等多方面的知識(shí)和技能，參加現(xiàn)代化管理的培訓(xùn)，聽取檔案管理專業(yè)的講座和論談，定期進(jìn)行校際交流，以提高自身的專業(yè)水平和管理水平，積極參與高校檔案管理工作的創(chuàng)新建設(shè)。

高校檔案管理人員要用現(xiàn)代化的發(fā)展眼光，創(chuàng)建檔案管理工作全新的服務(wù)體系。要以用戶服務(wù)為根本注入“人性化”服務(wù)，統(tǒng)計(jì)用戶對(duì)檔案的需求指標(biāo)，并對(duì)其進(jìn)行細(xì)致分析和研究，總結(jié)出檔案管理服務(wù)與用戶需求的差距，從實(shí)際出發(fā)改善現(xiàn)有服務(wù)環(huán)境，主動(dòng)適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的新開勢(shì)，加強(qiáng)與高校各管理部門和社會(huì)相關(guān)單位的溝通，提供檔案信息交流，大膽創(chuàng)新、豐富檔案資源、開放檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。在做好檔案服務(wù)基礎(chǔ)工作的同時(shí)，借助現(xiàn)代化服務(wù)工具，完善檔案管理工作的服務(wù)機(jī)制，對(duì)高校檔案進(jìn)行科學(xué)的綜合性管理，樹立全心全意為人民服務(wù)的觀念，不斷提高現(xiàn)代化的服務(wù)水平和服務(wù)效率，最大限度滿足用戶的需要。

總之，高等學(xué)校的檔案管理工作即要保留傳統(tǒng)的精華，又要與時(shí)俱進(jìn)突破自我，實(shí)現(xiàn)自我的發(fā)展和更新，從大局出發(fā)跟隨時(shí)代前進(jìn)的步伐，在踏踏實(shí)實(shí)做好檔案基礎(chǔ)工作的同時(shí)，推動(dòng)高等學(xué)校檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。