劉爽

（中國郵政集團公司哈爾濱市分公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

一、企業(yè)人事檔案管理的問題

（一）人事檔案管理意識薄弱

在一些企業(yè)單位中,企業(yè)領導只是注重這些人帶給企業(yè)的利益,而不夠注重對人事檔案的管理。只要他們能夠保證自己員工的重要信息不流傳出去被人利用就是成功的。由于受傳統(tǒng)觀念的影響,對檔案管理的認識不足,重視程度不夠,人員身兼多職,更換頻繁,難以勝任檔案工作。隨著當前企業(yè)規(guī)模日益擴大,員工數(shù)量不斷增多,檔案數(shù)量逐漸增多,檔案管理難度增大,有關的管理機構卻未能及時跟進,更談不上制度完善、流程規(guī)范等細致工作。目前大多數(shù)企業(yè)領導均認為檔案管理不僅費時費力,且無法在短時間內獲得經濟效益,而他們都只對短期的經濟效益予以重視,所以未給予檔案管理工作充足的經費,先進的檔案管理設備也未配備。員工檔案意識也很差，員工認為檔案管理可有可無,缺乏清晰的認識。為了一些眼前利益在檔案填寫時弄虛作假。再加上企業(yè)對檔案的不重視,進一步淡化了人們的檔案意識。

（二）人事檔案管理的內容質量不高

現(xiàn)在人事制度的改革是越來越嚴,每個職能部門重新調整,重新招聘一些新的員工,原來有一些部門的員工現(xiàn)在全部換到新的崗位上去,部分剛剛上崗的人員都是沒有經過專業(yè)的培訓,針對檔案的管理、檔案的收集、檔案的整理、檔案的裝訂都不是很了解,可以說對檔案的重要性還沒有一個深刻的認識,不知道如何去收集檔案的內容?，F(xiàn)在有很多管理檔案的員工身上背負著很多責任，所以沒有多余的精力去管理檔案,日常檔案管理工作只不過是將材料放入到檔案盒里,因為沒有及時的整理檔案,所以導致的問題就是檔案的管理水平下降。在檔案管理的設備上,大部分采用的都是普通的管理設備檔案的管理只不過是一間倉庫,基本的設施完全都不具備,軟件的設施也全都不具備,檔案的防火、防盜、防潮的水平還停留在傳統(tǒng)的保護方式。管理的手段比較單一,在翻閱檔案時大部分都是手工操作,因為反反復復的翻用著原件，所以檔案紙的顏色也會變得發(fā)黃,字體也會逐漸褪色,檔案的安全性和完整性也會受到損害。

（三）企業(yè)人事檔案管理體制不健全

市場經濟已經發(fā)展了很多年,傳統(tǒng)的人事檔案約束員工的方式也逐漸被勞動合同所取代,員工和用人單位簽訂勞動合同,并且在合同到期后可以自主的選擇自身的去留,而用人單位也可以選擇是否繼續(xù)聘用員工,這就是用人單位和員工雙向選擇的權利。企業(yè)員工一般在合同到期后會選擇待遇更高,發(fā)展機會更大的企業(yè)。這種情況下,原單位很可能出現(xiàn)為了企業(yè)的利益而扣留員工人事檔案這種情況很容易出現(xiàn)死檔、棄檔或者人質檔案的情況，這也是企業(yè)人事檔案管理體制不健全的體現(xiàn)。

二、提高企業(yè)人事檔案管理水平的方法

（一）加強檔案管理人員意識

人事檔案管理工作為一項十分繁雜的工作，有較強的技術性與政策性,是保密性與服務性的有機結合體，制約企業(yè)人事檔案管理工作的關鍵便是檔案意識。因此,企業(yè)領導應對自身檔案意識予以強化,對人事檔案工作的特點、地位與作用有一正確認識,并加大資金投入,對檔案管理設施進行強化,定期對檔案管理工作展開檢查與指導,只有領導的檔案意識加強了,員工才能對檔案管理工作引起重視。人事檔案管理崗位要選出有黨性意識,具有強烈的事業(yè)心和責任心,有保密意識、勤勤懇懇,忠于職守的優(yōu)秀人才從事管理工作,注意保護和調動他們的積極性,幫助解決具體人事檔案管理工作中的困難,促進人事檔案管理水平的不斷提高。檔案管理部門要對自身工作的重要性有一充分認識,樹立高度的責任感,保證檔案材料收集的及時性與完整性,保證人事檔案質量,而普通員工也要具備良好的檔案意識,清楚認識到檔案與自身利益的緊密聯(lián)系,自覺遵守檔案管理制度。

（二）完善企業(yè)人事檔案的內容

新時期建筑企業(yè)人事檔案管理要發(fā)揮其應有的作用,就要不斷地完善人事檔案的內容,不能僅僅記錄員工的經歷和工作內容,對于員工的信用情況、工作能力和業(yè)績、職業(yè)道德等也要做詳盡的記錄,這樣才能使建筑企業(yè)人事檔案物盡其用,給建筑企業(yè)在用人方面提供有效的借鑒。當然,要改善新時期建筑企業(yè)人事檔案管理的問題,還是要采用具體的措施。改變傳統(tǒng)的人事檔案記錄內容,對于員工的工作能力和個性做重點記錄,員工的工作業(yè)績、能力和特長、組織能力等要有詳盡的記錄,提高人事檔案對于企業(yè)選拔人才的作用。增強新時期建筑企業(yè)人事檔案的客觀性和真實性。對于企業(yè)員工的工作表現(xiàn)以及優(yōu)缺點都要真實記錄,不能只是一味的做主觀評語,對于工作中的問題以及缺陷不做記錄。這樣不僅可以提高認識檔案的可信度,而且企業(yè)也能通過人事檔案了解企業(yè)員工的真實情況。同時，檔案內容必須是完整的、真實可靠的,文字必須清楚,不得模糊,書寫的對象必須是明確的。所有的制度應完整打印出來，操作人員必須按照規(guī)章制度工作,嚴格的按照規(guī)章制度去執(zhí)行每一項工作的內容。

三、結語

就當前的情況來看,我國在人事檔案管理方面的工作還存在較多的問題,從某種意義上會對企業(yè)自身的發(fā)展造成較大的影響。對于企業(yè)長遠發(fā)展來講,加強人事檔案管理十分重要。因此,在實際的工作過程中,相關人事工作人員需要對整體的工作加強重視程度,積極優(yōu)化改革工作體系,完善工作制度,解決其中存在的隱性問題,提升自身的工作水平以及工作素養(yǎng),在保證人事工作質量的同時,也能夠推動企業(yè)的穩(wěn)定化發(fā)展。