王雪芬

（汪清縣交通運(yùn)輸管理所，吉林 汪清 133200）

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立為我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也給我國(guó)運(yùn)輸系統(tǒng)工作的發(fā)展提供了極大的動(dòng)力支持。交通檔案屬于運(yùn)輸事業(yè)中的重要組成部分，這一工作水平的高低與交通事業(yè)發(fā)展之間的關(guān)系非常緊密。在這樣的大環(huán)境下，要抓住機(jī)遇，借助信息化技術(shù)來(lái)不斷強(qiáng)化運(yùn)輸?shù)臋n案管理工作，以便其更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

一、信息化檔案管理的作用

（一）人事檔案包含的內(nèi)容

人事檔案就是一個(gè)工作人員的身份證，它是面試的敲門磚，檔案將伴隨我們整個(gè)職業(yè)旅程。所以單位的檔案管理十分重要，但檔案管理采集工作涉及的問(wèn)題非常多，關(guān)乎到各個(gè)方面的內(nèi)容，包括收集、整理、校對(duì)、調(diào)研、抽查和歸檔等內(nèi)容。上述這些步驟將直接關(guān)乎到檔案的真實(shí)性和可靠性，這些基礎(chǔ)工作的內(nèi)容必須要交給專門的人事負(fù)責(zé)人員，由工作人員統(tǒng)一整理，同時(shí)事情責(zé)任必須要落實(shí)到個(gè)人。

（二）人事檔案的作用

關(guān)于檔案其實(shí)許多人都不太注意這類問(wèn)題，導(dǎo)致現(xiàn)在許多單位都不太注重這內(nèi)問(wèn)題，使得許多部門出現(xiàn)人事檔案管理亂象?，F(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，人事變動(dòng)也快速增加，這對(duì)人事檔案管理提出了新的要求?，F(xiàn)在許多工作人員經(jīng)常想著換工作，但單位的人事檔案沒(méi)有及時(shí)更新，這將會(huì)嚴(yán)重的影響到人事工作變動(dòng)，同時(shí)也阻礙了個(gè)人事業(yè)的發(fā)展。檔案是求職者邁進(jìn)新工作大門的基石，無(wú)論個(gè)人多優(yōu)秀，也必須要有一份優(yōu)秀的檔案。無(wú)論去那個(gè)單位都離不開(kāi)人事檔案推薦。

二、信息化管理辦法

（一）重視檔案管理

人事部門領(lǐng)導(dǎo)必須做好對(duì)下屬工作人員檢察力度，不定期組織部門員工進(jìn)行培訓(xùn)，從思想上端正工作人員的態(tài)度。只有這樣才能從根本上解決人事管理工作懈怠、滯后等亂象，才能讓員工工作更加認(rèn)真。信息化檔案管理辦法可以有效地簡(jiǎn)化人事檔案的收集和處理工作，在很大程度上節(jié)約了時(shí)間，提高工作效率。檔案管理者必須研究單位人事年齡結(jié)構(gòu)，優(yōu)化人事管理辦法，找到適合單位發(fā)展人事管理制度。

（二）嚴(yán)格監(jiān)察制度

檔案管理辦法改革需要一段時(shí)間，首先需做好前期的收集和整理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)必須要作出嚴(yán)格的檔案審批制度，做好分層、分批次審批。堅(jiān)決制止人事工作人員懈怠工作。收集工作必須具體到個(gè)人、各片區(qū)，收集的材料及時(shí)整理分析，盡快交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門審批，工作人員不能越級(jí)上報(bào)。整理數(shù)據(jù)時(shí)必須對(duì)檔案全面普查，對(duì)于未編寫(xiě)標(biāo)題、頁(yè)碼、類別號(hào)、案卷號(hào)或者標(biāo)題不明的檔案，進(jìn)行重新的整理，必須在短時(shí)間內(nèi)把內(nèi)容補(bǔ)充完整。

（三）強(qiáng)化運(yùn)輸檔案管理服務(wù)的主動(dòng)化

為了實(shí)現(xiàn)運(yùn)輸檔案管理的服務(wù)主動(dòng)化，需要在管理工作中強(qiáng)化信息化建設(shè)，首先，對(duì)信息檢索工具進(jìn)行完善，熟練掌握運(yùn)輸建設(shè)的實(shí)時(shí)化信息動(dòng)態(tài)。建立起科學(xué)化的目錄以及專業(yè)化的索引，便于信息的查找，借助多種途徑收集運(yùn)輸系統(tǒng)的信息，形成交通檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。其次，強(qiáng)化信息反饋。在信息化建設(shè)工作中，相關(guān)檔案管理人員需要及時(shí)把所收集到的信息實(shí)施整理與反饋，比如借助效果實(shí)例實(shí)施匯編，不僅可以反映出檔案信息價(jià)值，還可以增強(qiáng)相應(yīng)的社會(huì)檔案意識(shí)，對(duì)檔案工作起到一定的宣傳作用，使其更好地服務(wù)于運(yùn)輸建設(shè)事業(yè)。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

在運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)中，建立檔案綜合管理體系非常重要。從整個(gè)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，運(yùn)輸檔案在現(xiàn)代化社會(huì)中所產(chǎn)生的作用已經(jīng)越來(lái)越明顯，而且運(yùn)輸檔案管理與公路工程建設(shè)之間的聯(lián)系也是越來(lái)越緊密。在檔案管理工作中，檔案管理的信息化可以讓檔案管理部門由最開(kāi)始的直接提供信息向著選擇信息的方向轉(zhuǎn)變，使工作人員更容易從大量繁重的檔案資料中選擇出具備較強(qiáng)規(guī)律性的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和完善化。而交通運(yùn)輸部門也要在信息化建設(shè)中，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況建設(shè)一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系，運(yùn)用這一體系來(lái)促進(jìn)交通運(yùn)輸中各個(gè)部門的資源共享，相互監(jiān)督，并根據(jù)檔案資料的不同來(lái)對(duì)資料信息進(jìn)行整理歸集，進(jìn)而全面促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)行。

（五）進(jìn)一步完善電子文件的管理

在交通檔案管理中，電子文件受損害的時(shí)候非常多，而且其穩(wěn)定性也非常差，現(xiàn)如今已經(jīng)有很多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上。如果此時(shí)僅僅是依賴單個(gè)交通運(yùn)輸部門的力量很難完成數(shù)據(jù)傳輸，一般都是需要多個(gè)部門共同協(xié)助才可以。像網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門和檔案部門想要進(jìn)行文件傳輸?shù)臅r(shí)候，就可以利用網(wǎng)絡(luò)管理建立專業(yè)的信息傳輸系統(tǒng)來(lái)完成相互之間的文件傳送。這樣不僅可以方便數(shù)據(jù)信息與信息之間的高效傳輸，還能夠提升其自身的穩(wěn)定性。而且各個(gè)部門之間還可以充分發(fā)揮自己的特長(zhǎng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，進(jìn)而形成質(zhì)量很好的電子文檔。工作人員再對(duì)電子文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)，進(jìn)一步促進(jìn)電子文檔的高效運(yùn)用。

結(jié)語(yǔ)

信息化檔案管理辦法的實(shí)行，在今后一段時(shí)間內(nèi)交通信息化將臨著非常大的發(fā)展機(jī)遇，發(fā)展信息化人事管理辦法將是交通信息化建設(shè)的重要方向。檔案管理是非?；A(chǔ)的工作，也是評(píng)判一個(gè)單位的標(biāo)準(zhǔn)之一。為了使單位各部門井然有序的發(fā)展，需加快信息化進(jìn)程。信息快速增長(zhǎng)的社會(huì)中做好此項(xiàng)工作十分必要。通過(guò)信息化建設(shè)改革，目前單位的人事檔案管理亂象基本消除，同時(shí)也逐漸形成了一種完善的制度，促進(jìn)單位的發(fā)展。