高亮

(哈爾濱住房建設(shè)發(fā)展集團(tuán)有限責(zé)任公司，黑龍江 哈爾濱 150070)

當(dāng)前是信息化時代，許多行業(yè)在發(fā)展的過程中都實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，檔案工作在開展的過程中，也融入了現(xiàn)代化信息手段。干部人事檔案信息化管理是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，想要提高干部人事檔案管理水平，將檔案信息的作用和價值充分發(fā)揮出來，一定要加強(qiáng)對人事檔案的創(chuàng)新管理，應(yīng)用完善的管理手段，保證各項(xiàng)工作的規(guī)范化開展，為企業(yè)的發(fā)展提供信息支撐，以此推動檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）查閱信息方便快捷

信息化管理可以運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行錄入和保存，各部門工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案資料進(jìn)行檢索，為檔案資料的查閱和應(yīng)用提供了便利。不用在檔案資料庫中進(jìn)行長時間的查找，節(jié)約了時間，提高了工作效率。另外，信息化管理也減少了管理人員的工作內(nèi)容，減輕了工作人員的壓力，使其可以為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，整體的工作質(zhì)量和效率都得到了顯著提升。

（二）檔案管理更規(guī)范

信息化檔案要求所有相關(guān)人員的信息必須按照檔案信息系統(tǒng)的要求規(guī)范填寫檔案內(nèi)容，其字體、格式及內(nèi)容都做了嚴(yán)格的規(guī)范，有效彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案中字體不統(tǒng)一、字跡難辨認(rèn)、格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整等弊端。規(guī)范化的信息化檔案能夠使得檔案管理人員根據(jù)技術(shù)的要求，隨時對檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移與共享，使檔案信息的利用率大大提高。

（三）提高了檔案資料的安全性

由于紙張及筆墨的性質(zhì)，紙質(zhì)化檔案在保存過程中，要求其必須保存在背光、干燥、溫度適宜的環(huán)境中，但即使保存環(huán)境較好，筆墨仍會隨著時間的流逝而漸漸變淡直至消失，紙張也會漸漸黃化或硬化，變得易破易碎。信息化檔案能將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，并進(jìn)行相關(guān)加密，同時隨著技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案只需要進(jìn)行定期升級與遷移就能保證信息化檔案的完整性、可讀性及可用性。且當(dāng)前的云技術(shù)等也能讓信息化檔案在云端進(jìn)行保存，為信息化技術(shù)更增加了幾分安全性。

二、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

（一）建立完善的管理體系

干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)想要實(shí)現(xiàn)高效應(yīng)用，首先要制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，對各項(xiàng)工作的開展進(jìn)行規(guī)范和約束。管理標(biāo)準(zhǔn)中要包括檔案信息資料的錄入格式和內(nèi)容，建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)。還要對不同崗位人們的檔案查閱權(quán)限進(jìn)行確定，保證檔案信息資料的安全。其次，要建立完善的檔案信息資料審核標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案的真實(shí)性進(jìn)行審查，避免出現(xiàn)的檔案信息資料隨意篡改的情況，以此為各部門的應(yīng)用提供準(zhǔn)確的檔案資料。

（二）建立檔案資料安全保障體系

在對干部人事檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，保證信息資料的安全性是非常有必要的，這就需要建立完善的安全保障體系，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：第一，按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料的應(yīng)用安全進(jìn)行保護(hù)，確保在出現(xiàn)問題時有法可依。第二，對應(yīng)用的技術(shù)軟件進(jìn)行優(yōu)化，采用多種手段對檔案信息資料進(jìn)行加密處理，可以多種加密方法共同應(yīng)用，保證檔案信息資料應(yīng)用過程中的安全性。第三，管理人員需要對檔案信息資料進(jìn)行定期的檢查和維護(hù)，做好檔案數(shù)據(jù)的管理和保護(hù)，為后續(xù)資料的應(yīng)用提供保障。第四，建立安全管理制度，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中，讓人事檔案部門的所有工作人員都按照安全管理制度進(jìn)行操作，如果出現(xiàn)檔案資料泄露的情況，則需要進(jìn)行嚴(yán)格追查，明確各崗位工作人員的責(zé)任，同時采取有效的防范措施，降低對企業(yè)造成的影響。

（三）健全檔案信息的監(jiān)管機(jī)制

干部人事檔案信息化管理工作在開展過程中，相關(guān)法律規(guī)定還有待完善。要想保證檔案信息化管理工作的安全性，需要健全檔案信息監(jiān)管機(jī)制對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督管理?？梢詰?yīng)用信息技術(shù)對干部人事檔案的應(yīng)用情況和信息的更新、變動進(jìn)行追蹤記錄，對修改、復(fù)制檔案信息的行為進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測，避免出現(xiàn)信息丟失或者泄露的情況。管理人員需要定期對檔案工作進(jìn)行檢查，對工作中的各項(xiàng)行為進(jìn)行管理和約束，提升干部人事檔案的管理水平。

（四）加強(qiáng)對人才素質(zhì)能力的培養(yǎng)

要想將信息技術(shù)的優(yōu)勢在干部人事檔案管理工作中展現(xiàn)出來，則要重視對人才的培養(yǎng)。不同工作崗位人員的工作內(nèi)容是不一樣的，在對人才進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，需要結(jié)合的崗位工作需求，對工作人員進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)能力和實(shí)踐能力。在對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，還需要提高人才發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，對檔案信息管理管理中存在的問題可以及時發(fā)現(xiàn)并處理，提升整體的信息化管理水平。在培養(yǎng)檔案管理人員專業(yè)能力的同時，也需要增強(qiáng)工作人員的科學(xué)技術(shù)水平，對檔案管理工作中應(yīng)用的各種技術(shù)軟件進(jìn)行全面了解，并可以熟練應(yīng)用到實(shí)際工作中，只有不斷提升管理人員的技術(shù)能力和素質(zhì)水平才能滿足企業(yè)干部人事檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展，讓檔案管理人員在工作中對自身的不足進(jìn)行優(yōu)化和完善，以此推動干部人事檔案管理的信息化建設(shè)。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案建設(shè)和管理信息化，能夠有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)單位的人事管理服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案管理的社會價值。所以企業(yè)單位要認(rèn)識到干部人事檔案管理中存在的問題，抓住干部人事檔案信息化管理的優(yōu)勢，推進(jìn)干部人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，強(qiáng)化干部人事檔案信息化管理制度，提升干部人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，構(gòu)建信息平臺實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享，推動內(nèi)部檔案信息服務(wù)的良性循環(huán)，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新。