李鳳巧

（錫林郭勒職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古 錫林浩特 026000）

近年來，檔案工作的信息化建設(shè)在高校中越來越普及。檔案管理工作從最初對計算機(jī)的簡單應(yīng)用，發(fā)展到包括檔案產(chǎn)生、采集、匯總、整理、利用全過程的信息化，可見信息化建設(shè)趨勢已經(jīng)成為檔案工作不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。

一、檔案信息化管理的意義

（一）信息化管理是時代發(fā)展的產(chǎn)物

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時代的發(fā)展，這是由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息在查閱利用時需要花費(fèi)大量的時間。而一旦實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，檔案管理工作就會容易得多。所謂檔案信息化建設(shè)是指通過現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案所涉及的信息進(jìn)行加工處理，把傳統(tǒng)的固態(tài)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)。檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化后，檔案查閱利用就變得非常方便高效，檢索者只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)甚至手機(jī)，所需要的檔案信息就能迅速呈現(xiàn)在眼前，這無疑會大大提升檔案信息的利用價值。

（二）提高檔案管理工作人員的工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作是由檔案管理人員對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行整理歸納，再由裝訂操作員手工進(jìn)行裝訂，最后進(jìn)行分類歸檔。檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)以后，就可以擯棄傳統(tǒng)的手工操作，采用實(shí)體管理和虛擬空間管理相結(jié)合的方式，減少體力勞動，實(shí)現(xiàn)以腦力勞動為主的工作模式，從而可以大大節(jié)省時間和空間，進(jìn)一步提升檔案管理工作的總體水平。

（三）實(shí)現(xiàn)對檔案信息的全面保護(hù)

目前，很大一部分的檔案信息都是紙質(zhì)的，這是由于通常情況下檔案信息使用人員使用的是原件，因?yàn)樵攀亲钤嫉淖C據(jù)材料，是唯一和客觀的，具有權(quán)威性。但是，很多檔案最主要的功能之一是查。例如，在干部人事檔案管理方面，由于組織部門在選拔使用干部時經(jīng)常需要查閱干部檔案，久而久之就會對紙質(zhì)檔案造成一定程度的損壞，對保存檔案造成不利影響。而如果能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就避免了反復(fù)翻閱對檔案紙張的傷害，查閱人員只要查閱經(jīng)信息化以后形成的檔案數(shù)據(jù)庫就可以達(dá)到目的，這樣就減少了檔案管理人員和使用人員與紙質(zhì)材料的頻繁接觸，有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案。

二、制約檔案信息化管理工作的影響因素

近些年，信息技術(shù)的發(fā)展非常迅速，出現(xiàn)了量子信息技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等技術(shù)形態(tài)。我國在信息技術(shù)方面也是突飛猛進(jìn)，越來越接近世界技術(shù)中心。但是相對于信息技術(shù)在其他領(lǐng)域的應(yīng)用，其在檔案管理應(yīng)用方面還有些落后，各種應(yīng)用程序并不是很完善，這對檔案信息化管理造成了一定的影響。

（一）檔案數(shù)據(jù)安全性不高

檔案信息的數(shù)字化、信息化管理是有效利用和保護(hù)原始檔案的現(xiàn)實(shí)需求。比如，一些在法律上具有很強(qiáng)效力的原始檔案資料，真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及保存持久性都需要在檔案管理的過程中實(shí)現(xiàn)。但是由于數(shù)據(jù)信息化的存儲介質(zhì)比較簡單且單一，檔案數(shù)據(jù)很容易被人通過簡單的手段獲取或者破壞，更有可能被篡改，從而失去了檔案信息最基本的真實(shí)性。

（二）檔案數(shù)據(jù)共建共享難度較大

信息化發(fā)展受許多因素制約，其中，信息內(nèi)容所處的大環(huán)境對信息化發(fā)展的影響尤為突出。例如，在許多科技含量較高的新型圖書館，讀者只需在信息終端機(jī)上輕點(diǎn)鼠標(biāo)，即可對書刊進(jìn)行檢索以及對各類論文進(jìn)行下載，這樣圖書文獻(xiàn)就可以通過多種途徑和形式得到廣泛的共享應(yīng)用，從而有效推進(jìn)了圖書館數(shù)字化進(jìn)程。

（三）檔案利用情況無法實(shí)現(xiàn)大規(guī)模監(jiān)管

對于一些特殊檔案，由于保密級別較高，在受眾瀏覽和利用時需要做出一些限制。然而以現(xiàn)有的技術(shù)對每一個瀏覽和利用過檔案的用戶進(jìn)行檢查登記是可以實(shí)現(xiàn)的，但是要監(jiān)管這些用戶瀏覽和利用了哪些具體的檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)起來就較為困難。諸如此類的問題在一定程度上影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案信息化管理中的應(yīng)用

有沒有一種技術(shù)可以較好地解決以上難題呢？答案是肯定的。當(dāng)前比較火熱的區(qū)塊鏈技術(shù)就是可選擇的技術(shù)之一。

（一）區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案信息化管理中的獨(dú)特優(yōu)勢

1.信息開放性

區(qū)塊鏈系統(tǒng)是一個全面開放的系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中所有數(shù)據(jù)都是面向世界上全部人員公開的，不管哪個國家、哪個區(qū)域的人都能在公共鏈接上查詢和利用區(qū)塊鏈系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)，從這個層面來說，區(qū)塊鏈系統(tǒng)的透明度是非常高的。這一點(diǎn)在很大程度上可以推進(jìn)檔案信息化的共建共享。

2.數(shù)據(jù)信息的不可更改和不可逆性

由于區(qū)塊鏈技術(shù)是對時間、序列、信息等進(jìn)行同時疊加記錄，并同時存儲于不同的分中心，所以數(shù)據(jù)一旦被存儲就無法更改和可逆。換一種角度來說，就是只要把信息放到區(qū)塊鏈系統(tǒng)中，這些信息就永久有效存儲，如果想要修改，就需要有人能將系統(tǒng)中超過一半以上的鏈節(jié)點(diǎn)全部進(jìn)行有效控制，要做到這一點(diǎn)，難度非常大，如果區(qū)塊鏈算法加密到一定量級，則上述設(shè)想就不可能實(shí)現(xiàn)。因此，在區(qū)塊鏈系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)無論是穩(wěn)定性還是可靠性都非常高，而這一點(diǎn)正是檔案信息化建設(shè)中最重要的。

區(qū)塊鏈技術(shù)的產(chǎn)生以及在各行各業(yè)的運(yùn)用將是大勢所趨。正是由于區(qū)塊鏈技術(shù)自身所具有的獨(dú)特優(yōu)勢，未來將會廣泛應(yīng)用于檔案信息化管理中，并對檔案工作產(chǎn)生重大影響。