文｜濟(jì)南水務(wù)集團(tuán) 高莉莉 孫偉，山東建筑大學(xué)管理工程學(xué)院 王科倫

工程檔案是企業(yè)檔案中的重要組成部分，集中了工程實施前、進(jìn)行中及竣工后的全部資料，涵蓋工程的規(guī)劃、立項、環(huán)評、招投標(biāo)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工、驗收等各個環(huán)節(jié)，是工程項目建設(shè)與管理的有機(jī)組成，這些資料對促進(jìn)工程建設(shè)、生產(chǎn)管理以及設(shè)施維護(hù)等方面,都起著舉足輕重的作用。

筆者所在的單位是一家省會城市的供水企業(yè)，作為一家有著80余年歷史的供水企業(yè)，檔案資料記錄了企業(yè)從無到有、從小到大、從經(jīng)濟(jì)管理體制走向現(xiàn)代國有企業(yè)的發(fā)展歷史。隨著城市進(jìn)程化不斷推進(jìn)，城市建設(shè)日新月異，企業(yè)供水設(shè)施建設(shè)全面發(fā)力，加快了水廠、加壓站、供水管道等各項供水設(shè)施建設(shè)的節(jié)奏，與此同時，檔案工作也不斷加大對工程檔案的管理力度，要求從工程調(diào)研、論證、立項開始，在做好工程建設(shè)各項工作的同時做好資料的收集、整理等積累工作，以此保證工程資料的完整、準(zhǔn)確和轉(zhuǎn)資工作的順利實施。在此，筆者就以所在單位的工程檔案工作為例，根據(jù)自己在檔案工作中積累的經(jīng)驗以及遇到的一些實際問題，針對如何提高工程檔案質(zhì)量和管理水平進(jìn)行初步探析。

一、工程檔案內(nèi)容概述

2006年8月29日發(fā)布《山東省重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》中對工程檔案的定義是：“從工程的提出、立項、審批、勘察設(shè)計、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等各種形式的歷史記錄”。

工程前期資料即工程準(zhǔn)備過程中形成的各類資料，如規(guī)劃、立項、審批、可研、征地、招投標(biāo)、勘察設(shè)計、開工審批、工程概算、預(yù)算等方面的資料。

工程監(jiān)理資料即監(jiān)理單位在工程監(jiān)理過程中所形成的項目工程質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等方面的記錄，如監(jiān)理單位制定的規(guī)劃、監(jiān)理月報、會議紀(jì)錄（紀(jì)要）、工程質(zhì)量評估意見報告及評估報告，工程材料取樣和送檢報告等方面的資料。

工程施工資料即是整個工程建設(shè)能否順利完成的關(guān)鍵過程的記錄資料，主要包括工程交底，設(shè)計會審、變更，過程控制，施工材料，施工記錄、設(shè)備資料等方面的資料。

工程竣工資料即工程竣工時由建設(shè)單位組織實施的驗收過程中形成的資料，主要由項目施工文件、項目竣工圖和監(jiān)理文件組成?？⒐D紙指項目竣工后按照工程實際情況所繪的圖紙。

其他工程資料：工程建設(shè)過程除整個施工過程外，還應(yīng)包括工程進(jìn)行中的電氣線路、供水設(shè)施設(shè)備布局及技術(shù)參數(shù)，質(zhì)量檢測報告等資料，這些資料也是工程資料的重要組成部分。

二、工程檔案管理現(xiàn)狀

公司向來注重工程檔案質(zhì)量，規(guī)范工程檔案管理，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

一是制度規(guī)范化建設(shè)。在保證工程檔案管理的制度化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化方面，像筆者所在濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)，先后頒發(fā)了《濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)基建工程管理辦法》《濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》《濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)建設(shè)項目檔案驗收辦法》《濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)集團(tuán)公司建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限》《濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)二次供水設(shè)備安裝項目檔案歸檔范圍及整理規(guī)范》等涉及工程檔案的管理性文件，明確了工程建設(shè)部門、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位以及檔案室的工作要求及職責(zé)，要求集團(tuán)公司檔案室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司建設(shè)項目檔案的統(tǒng)一管理工作，對建設(shè)項目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和考核，工程建設(shè)項目主管部門應(yīng)確保建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，并對工程文件的完整性與準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，以有效的控制手段，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確，提高檔案部門執(zhí)法效能，實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

二是樹立“前端控制”理念，提高檔案管理參與能力。將“前端控制”理念貫徹于工程檔案管理工作中，要求檔案部門參加產(chǎn)品鑒定、科研課題審定、基建項目驗收、設(shè)備開箱驗收或引進(jìn)項目接收，建成項目計劃進(jìn)度與檢查項目文件材料積累情況同步。要求工程項目部于項目開工后一個月內(nèi)向集團(tuán)公司檔案室填報《建設(shè)工程項目檔案管理情況登記表》，并對建設(shè)項目的基本情況、工程進(jìn)度及項目檔案和資料情況每季度進(jìn)行一次統(tǒng)計，及時上報集團(tuán)公司檔案室。同時，檔案室經(jīng)常參與集團(tuán)公司工程竣工驗收工作，對不合格的工程資料提出整改意見。

三是強(qiáng)化跟蹤，加大檔案管理考核力度。充分發(fā)揮檔案室監(jiān)督檢查職能，加大檔案管理考核力度，對相關(guān)單位特別是工程建設(shè)、實施部門實行工程檔案季度考核和年度考核，使集團(tuán)公司各個部門、各個單位都對檔案工作重視起來，最大程度地保證工程材料完整、原始、安全，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

四是不定期舉辦由工程建設(shè)部門、各工程建設(shè)項目部、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位的負(fù)責(zé)人、資料員等參加的工程檔案專題培訓(xùn)，講授工程檔案的積累、工程文件的收集積累與歸檔、工程文件的鑒定、竣工文件的編制等方面的知識，提高他們收集、整理工程資料的能力，培養(yǎng)他們的檔案責(zé)任感。

三、在工程檔案管理中存在的主要問題

建設(shè)工程資料管理工作涉及項目建設(shè)的各個專業(yè)、各個部門，是一項系統(tǒng)性、復(fù)合型的工作，制度再完善，措施再合理，考核再嚴(yán)格，但在實際操作中，依然會存在不少的問題。

1.重視程度不夠，工程資料質(zhì)量不高。工程建設(shè)資料的收集是一項長期的、瑣碎的、細(xì)致的積累，需要項目負(fù)責(zé)人的大力支持，相關(guān)部室的合作協(xié)同，以及資料員默默無聞地付出，但在實際工作中，從工程負(fù)責(zé)人到一般工作人員，普遍都存在著重建設(shè)輕管理、重行動輕資料等現(xiàn)象，在檔案工作中我常常聽到的一句話是：整理資料太麻煩了，還不如去工地挖溝出身汗呢。工程負(fù)責(zé)人缺少對檔案工作的了解和支持，從思想上沒有重視檔案工作，簡單地認(rèn)為檔案工作就是收集一下資料，資料的齊全與否、準(zhǔn)確與否與單位關(guān)系不大。由于對資料員的配置隨機(jī)隨意，而資料員一般都是兼職，身兼數(shù)職，檔案業(yè)務(wù)生疏；不僅如此，還要面臨常常調(diào)崗、輪崗，使得一些資料管理人員往往剛熟悉檔案工作就被轉(zhuǎn)到其他崗位，新接手的檔案員一時也無法完成資料的收集整理工作，導(dǎo)致工程檔案缺口較大。

2.信息化建設(shè)滯后，跟不上網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展需求。創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然，創(chuàng)新是檔案部門發(fā)展的原動力。近年來,筆者所在單位檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，但依然沒有建立現(xiàn)代化檔案管理意識,在實際工作中一直“重藏輕用”，而在建設(shè)工程中目前更是完全采用傳統(tǒng)的方法管理工程檔案，即在資料的收集、整理等日常工作完全由人工操作和管理，一套工程檔案數(shù)量幾十卷甚至上百卷，需要很多的紙張，占用許多資源，造成了工作人員工作量大，效率低下等現(xiàn)象。工程檔案雖然也開始使用計算機(jī)等現(xiàn)代化工具，但其管理模式依然采用的是傳統(tǒng)檔案模式，管理的核心依舊是紙質(zhì)檔案，并沒有從根本上達(dá)到工程檔案的信息化的要求。

四、提高工程檔案資料質(zhì)量管理的措施與對策

工程檔案工作日常管理根在源頭，重在平時，“嚴(yán)”“緊”“全”“真”是提高工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的重要保障之一。

1、 加大宣傳，提高意識。檔案管理工作歸根到底要依靠“人”來推動，只有形成“人人都是檔案的形成者、收集者、管理者”的工作氛圍才能推動企業(yè)檔案的可持續(xù)發(fā)展。在工程建設(shè)初期，就應(yīng)該明確制定項目負(fù)責(zé)人的檔案管理職責(zé)和權(quán)限，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入工程建設(shè)程序列入項目負(fù)責(zé)人的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，力求做到建設(shè)項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行，把檔案工作貫穿到項目建設(shè)的各個時期，以實現(xiàn)“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)”的全過程管理。同時要高度重視工程管理、監(jiān)理、施工部門人員檔案的宣傳教育，不僅要學(xué)習(xí)檔案資料的收集、整理等日常檔案知識，更要學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)等知識，避免由于各種原因造成工程已經(jīng)運(yùn)行但未竣工驗收，或竣工驗收后工程資料不完整、不準(zhǔn)確現(xiàn)象的發(fā)生，而影響各項工作的開展。

2.健全制度，落實責(zé)任。在項目伊始就要按照檔案法律法規(guī)建立健全項目前、中、后期資料管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各參加單位在工程檔案形成過程中的責(zé)任，統(tǒng)一資料編制要求、程序及細(xì)則，嚴(yán)格控制備案和報送過程，保證工程檔案的內(nèi)在和外在質(zhì)量，同時在項目實施過程中檔案主管部門要進(jìn)行必要的監(jiān)督。像筆者所在單位就頒布實施了《建設(shè)項目檔案驗收辦法》和《建設(shè)項目管理規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，為建設(shè)項目檔案建立了有效的監(jiān)督機(jī)制，有效地保證了工程項目檔案的完整、準(zhǔn)確，對移交的工程檔案進(jìn)行審查，對存在的問題及時提出整改意見。

3.過程參與，同步管理。工程建設(shè)單位的檔案管理員要從工程建設(shè)籌劃開始就需參與其中，加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化過程控制，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)及知識，要按工程檔案管理要求進(jìn)行資料的收集、整理并進(jìn)行嚴(yán)格的審核和檢查，要及時解決“資料原件不完整、不規(guī)范、不統(tǒng)一”等問題，最大程度地保證工程資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在進(jìn)行工程竣工驗收過程中，建設(shè)單位和檔案管理人員要同步做好項目竣工驗收工作和檔案資料驗收工作，要認(rèn)真格落實項目竣工編制工作中的“工程立項開工與竣工資料收集同步、工程施工過程與竣工資料形成同步、工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步”制度，從源頭上確保資料質(zhì)量。

4.借助新技術(shù)，創(chuàng)新管理。借助電腦、信息技術(shù)等現(xiàn)代化手段，實現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化是檔案從傳統(tǒng)管理模式走向現(xiàn)代管理模式的歷史必然。上層管理者應(yīng)從意識上深刻理解現(xiàn)代化信息技術(shù)在施工技術(shù)資料管理中的重要作用，通過信息化管理將管理思想、方法以及模式引入到現(xiàn)代的工程施工過程中，大力建立電子文件類的資料，實現(xiàn)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。工程檔案是從立項到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位來實施，有目的、有規(guī)劃地建設(shè)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享是提高管理效率、解放勞動成本的一個有效手段。在平臺信息化建設(shè)的過程中，依托綜合化的檔案管理信息系統(tǒng)，建立完善的檔案資源管理數(shù)據(jù)庫，可以更好地進(jìn)行收集、歸檔、整理，同時建立檔案信息查詢的相關(guān)鏈接，能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高快捷高效地檔案信息服務(wù)。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高能力。檔案人員的綜合素質(zhì)是對檔案管理工作質(zhì)量的保證。近年來，隨著城市建設(shè)步伐的加快，城市供水工程建設(shè)也同步發(fā)展，對工程資料管理規(guī)范提出了更高的要求，給資料員、檔案員等也提出了更高的挑戰(zhàn)。因此這就要求企業(yè)在項目管理中，既要重視對工程技術(shù)和行政管理人員的檔案知識培訓(xùn)，使他們有良好的檔案知識素養(yǎng)；也要對專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行工程專業(yè)知識培訓(xùn)，使他們成為既懂檔案業(yè)務(wù)又明白工程技術(shù)的檔案管理骨干。還應(yīng)全面提高工程檔案人員計算機(jī)信息管理知識的能力，使他們改變原有的管理理念，積極掌握新型的管理技術(shù)，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求，保證檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

工程檔案應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展與要求，牢固樹立檔案建設(shè)與管理、服務(wù)與利用的重要性，適時轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識工程檔案工作在整個企業(yè)工作中的地位，將“人人都是檔案的形成者、利用者”作為開展檔案工作的中心，克服因循守舊的思想和自我封閉的意識，以“全程管理”理念指導(dǎo)工程檔案工作，既關(guān)注企業(yè)檔案的收集、整理與保存，也將管理的視角延伸拓展至對檔案工作的檢查與評價，將“互相結(jié)合、優(yōu)勢互補(bǔ)”作為企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。