李雪

（河北省承德市灤平縣民政局，河北 承德 068250）

事業(yè)單位作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長(zhǎng)的重要組成部分，隨著事業(yè)單位改革和發(fā)展下，檔案總量逐漸增長(zhǎng)。作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的主要內(nèi)容，檔案管理借助信息技術(shù)開(kāi)展工作，可以有效提升檔案管理信息化水平，降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位管理和決策提供可靠依據(jù)。尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，逐漸衍生出眾多先進(jìn)的檔案管理軟件，促使事業(yè)單位檔案管理工作逐漸朝著信息化和技術(shù)化方向發(fā)展。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可以為后續(xù)工作提供支持，帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視程度不高

事業(yè)單位在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)干部重視程度高低將直接影響到各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。但是，當(dāng)前多數(shù)的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理缺乏足夠重視，檔案管理缺乏完善的管理制度，將人才培養(yǎng)作為事業(yè)單位的中心內(nèi)容，而檔案管理卻并不重要，將其交由專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。但是，從本質(zhì)上來(lái)看，檔案管理與單位內(nèi)部員工利益存在密切聯(lián)系，直接關(guān)乎事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，同時(shí)在國(guó)家經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)定增長(zhǎng)方面具有重要作用。所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該提高檔案管理重視程度，為員工切身利益提供幫助，同時(shí)為國(guó)家經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)創(chuàng)造更大的財(cái)富。

（二）專業(yè)檔案管理人員匱乏

檔案管理人員自身的素質(zhì)水平高低，將直接影響到整體工作成效，但是當(dāng)前多數(shù)的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理人員培訓(xùn)缺乏足夠重視，崗位上的檔案管理人員并未接受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，加之年齡偏大，難以滿足新時(shí)期的檔案管理信息化建設(shè)需要。檔案管理人員在實(shí)際工作中，工作態(tài)度不認(rèn)真，未能嚴(yán)格遵循規(guī)章制度相關(guān)要求全身心投入其中，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，存在很多的缺陷和不足，嚴(yán)重影響到檔案管理工作質(zhì)量和效率。這樣環(huán)境下的檔案管理工作原有作用無(wú)法得到充分發(fā)揮，難以為管理和決策提供可靠依據(jù)。

（三）檔案管理信息化水平偏低

盡管當(dāng)前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及到人們的生活、工作和學(xué)習(xí)中，事業(yè)單位的信息化水平顯著提升，但是在檔案管理工作尚未全面信息化，部分重要檔案信息仍然是以紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管，不僅僅是投入不足，同時(shí)部分領(lǐng)導(dǎo)干部擔(dān)心電子檔案數(shù)據(jù)信息被黑客攻擊，如果重要檔案信息丟失將帶來(lái)不可估量的損失，更加傾向于紙質(zhì)檔案保管。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)

在網(wǎng)絡(luò)背景下，檔案管理信息化水平顯著提升，越來(lái)越多新型的計(jì)算機(jī)軟件涌現(xiàn)，在檔案管理中應(yīng)用，可以有效降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度，提升檔案管理效率和質(zhì)量，為后續(xù)的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)技術(shù)基礎(chǔ)，較之傳統(tǒng)檔案管理手段而言優(yōu)勢(shì)更為突出。

（一）長(zhǎng)久保存檔案信息

以往的事業(yè)單位檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案保存很容易受到天氣因素影響，信息查詢不變，工作量較大。紙質(zhì)檔案在潮濕環(huán)境下很容易發(fā)霉，導(dǎo)致很多重要的檔案信息丟失，帶來(lái)不可估量的損失。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化，及時(shí)將檔案?jìng)浞?，存?chǔ)在電子磁盤中，這樣可以降低檔案存儲(chǔ)空間的同時(shí)，盡可能規(guī)避天氣因素帶來(lái)的不良影響，確保事業(yè)單位檔案信息永久性保存。

（二）檔案管理信息查詢便捷

傳統(tǒng)檔案管理工作復(fù)雜，手段單一，檔案管理信息化后可以有效改善這一問(wèn)題，便捷的查詢和檢索檔案信息，滿足事業(yè)單位個(gè)性化信息需求。檔案管理信息化后可以優(yōu)化程序，降低耗時(shí)，盡可能降低對(duì)其他檔案資料帶來(lái)的不良影響，更加自由的查詢檔案信息。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是必然選擇，直接關(guān)乎員工利益和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，為了改善其中的缺陷和不足，應(yīng)該充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)和變革，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）提高是以單位領(lǐng)導(dǎo)干部重視程度，增加資金投入力度

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作重視程度高低，將直接影響到各方面條件支持和工作的順利開(kāi)展。故此，為了改善其中的不足，應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，將其作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作內(nèi)容進(jìn)行建設(shè)，尤其是提高檔案管理內(nèi)容的保密性問(wèn)題。在辦公室內(nèi)選擇合適的位置存放檔案，檔案室需要加固門窗和房門，盡可能從環(huán)境上保障檔案信息安全。同時(shí)，配備專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，外來(lái)人員禁止進(jìn)入，做好登記工作。定期組織檔案管理人員培訓(xùn)和考核工作，提升人員的專業(yè)能力和責(zé)任意識(shí)，以便于提升檔案管理工作成效。

（二）推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理手段和信息技術(shù)整合

我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中，傳統(tǒng)檔案管理手段仍然占據(jù)主體，通常是以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存為主，只有推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理手段和信息技術(shù)整合，才可以有效提升檔案管理信息化水平。盡管當(dāng)前信息技術(shù)不斷推陳出新，檔案管理逐漸朝著復(fù)雜化和多樣化方向發(fā)展。故此，應(yīng)該推動(dòng)檔案管理手段拓展和創(chuàng)新，定期組織檔案管理人員培訓(xùn)和考核，幫助檔案管理人員可以充分掌握相關(guān)軟件和硬件，學(xué)習(xí)相關(guān)設(shè)備維護(hù)知識(shí)，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理有機(jī)結(jié)合，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

（三）制定規(guī)范化的檔案管理制度

制定規(guī)范化檔案管理制度，是后續(xù)檔案管理工作信息化水平提升的關(guān)鍵所在。事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況，拌制合理的管理制度，指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展，將其作為檔案管理信息化考核指標(biāo)，改善其中的不足，調(diào)動(dòng)人員工作積極性。同時(shí)與人員薪酬待遇相掛鉤，激勵(lì)人員工作熱情，可以全身心投入其中，提升檔案管理信息化水平，為后續(xù)工作順利開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和保障。

綜上所述，檔案管理是領(lǐng)導(dǎo)者管理和決策的主要依據(jù)，直接關(guān)乎事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)效益。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，在降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)，可以有效提升工作效率和質(zhì)量。同時(shí)整合信息資源，豐富館藏，以求更好的滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的多樣化需求。