劉慶悅 楊安蓮/國防大學政治學院

檔案數字化轉型的深入使得檔案管理的顆粒度逐步由文件尺度細化至數據尺度，檔案數據管理的重要性日益凸顯。國外較早開展檔案數據服務與開放的探索，在檔案數據管理流程方面具有相對豐富的成果和經驗，可為我國檔案數據管理研究提供一定借鑒。

在國外現有研究中，檔案數據是一個籠統(tǒng)的范疇，沒有確切的概念范圍。本文中，筆者將檔案數據概念界定為承載檔案信息的數據，以及在檔案管理和利用活動中產生的數據。具體來說，檔案的具體內容、標題、保密期限、目錄等，檔案的操作日志、庫房溫濕度、統(tǒng)計數據等，檔案利用者的姓名、年齡、利用時間、檢索軌跡、利用評論等都包含于檔案數據的概念范疇之中。檔案數據管理是指利用數據管理等多種方法，控制檔案數據及檔案數據活動，以最大限度地實現檔案數據價值、促進檔案工作發(fā)展的活動。檔案數據管理流程是指一系列連續(xù)的檔案數據管理活動，旨在集中管理大量復雜的檔案數據，在維護其真實性、完整性、可用性和安全性的同時，促進檔案信息及相關知識的獲取和提煉。與以手工管理思維主導的傳統(tǒng)檔案管理流程不同，檔案數據管理流程更強調檔案數據與技術的結合，強調服務于以用戶為中心的深層次檔案數據價值挖掘。

1 研究現狀分析

基于以上概念，筆者對LISA數據庫（Library and Information Science Abstracts Database）進行了檢索，檢索時間范圍為1999至2019年，檢索式為TI="archiv*data" OR TI="document data" OR TI="record data" OR TI="electronic record data" OR TI="digital file*data"。截至2019年9月，檢索到文獻451篇。經去重、降噪后，最終得到文獻347篇。經初步分析發(fā)現，在時間上，近20年國外檔案數據管理流程研究數量總體穩(wěn)定，在2012年至2014年間具有一定的熱度。主要原因是云計算、大數據等技術的興起引發(fā)了國外學界對檔案數據管理方法的探索。在內容上，有關檔案數據共享、利用的成果類型十分豐富。主要原因在于國外檔案數據公開度較高，公開獲取、利用檔案數據已成為較多學者的研究路徑。在領域上，近85%的文獻分布于醫(yī)療衛(wèi)生領域，還有大量文獻分布于天文、氣象等領域。檔案領域較少對檔案數據管理流程進行專門研究?？傮w上，筆者認為國外檔案數據管理流程研究可分為檔案數據計劃與采集、檔案數據整合與存儲、檔案數據分析與挖掘、檔案數據共享和檔案數據利用五個部分。

1.1 檔案數據計劃與采集

檔案數據計劃與采集研究強調提高檔案數據對未來研究的有用性。相關學者明確了檔案數據計劃的要素及檔案數據的采集范圍、采集方式和質量評價。對于檔案數據計劃的要素，Bishoff等人認為檔案數據管理計劃應包含管理目標、數據背景、備份保密、知識產權、責任認定、檢測審查、數據質量、真實性保證等多方面規(guī)定[1]。對于檔案數據的采集范圍、采集方式和質量評價，Doods等人認為檔案數據采集的范圍不應無限擴大，要事先遴選形成檔案核心數據清單[2]。Cars等人認為可以通過半自動化的方式采集檔案數據，因為該方法在完整性和一致性上效果更優(yōu)，可以兼顧檔案數據采集的效率和質量[3]。Weiskopf和Weng設計了評估檔案數據質量的維度和方法，確定了包括完整性、正確性、一致性、合理性和流通性在內的五個維度，以及七種數據質量評估方法，包括黃金標準比較法、數據元素協(xié)議法、數據源協(xié)議法、分布比較法、有效性檢查法、日志審查法和元素存在檢查法等[4]。

1.2 檔案數據整合與存儲

檔案數據整合與存儲研究具有較強的實用性。在檔案數據整合方面，Fresa等人為檔案數據標準開發(fā)了一組高模塊化工具，以便檔案館統(tǒng)一檔案數據進館時的格式[5]。在檔案數據存儲方面，研究人員追求永久高效地存儲大量不可變的檔案數據，使其具有高可靠性和可訪問性。相關研究方向可根據存儲檔案數據的軟、硬件進行細分。檔案數據存儲硬件研究包含檔案數據的存儲載體和記錄方法研究，如Holzner等人提出一種高密度多級錄制檔案數據的方案，以支持檔案數據的超長期保存[6]。檔案數據存儲軟件研究包含“怎樣高效地壓縮數據”“何種數據存儲在何種數據庫”“怎樣從數據庫中獲取信息”等問題，如YOU等人研究了大型數據庫中的檔案數據壓縮方法[7]。Freire等人比較研究了某種分布式非結構化數據庫與傳統(tǒng)結構化數據庫在特定環(huán)境下的優(yōu)劣等[8]。Marco-Ruiz等人描述了檔案數據建模、轉換、集成和標準化所需的技術和步驟[9]。

1.3 檔案數據分析與挖掘

檔案數據分析與挖掘研究注重與信息技術的結合。Gray指出了其原因，認為這是快速大量處理檔案數據的時代要求決定的[10]。宏觀上，學者運用數據分析方法輔助檔案數據的管理利用，如Lemieux探討了使用可視化分析方法支持檔案管理的可能性，認為可視化和視覺分析法可作為檔案工作者分析復雜任務（如描述檔案）的認知輔助[11]。基于此，Choo等人設計了適用于大規(guī)模檔案數據的交互式視覺信息檢索和推薦系統(tǒng)，該系統(tǒng)能以散點圖形式顯示檢索到的檔案數據及其主題摘要[12]。微觀上，學者有針對性地優(yōu)化分析算法，使其在特定研究方向上更加精準，如Mathias等人優(yōu)化了老年人預期壽命指數預測算法等[13]。

1.4 檔案數據共享

檔案數據共享研究的視角豐富多樣，包含了檔案數據共享意識、檔案數據共享方法及檔案數據共享保障等多個方面。在檔案數據共享意識方面，Poole認為背景和年齡是最重要的影響因素，此外信任和動力等也會影響檔案數據共享意識[14]。在檔案數據共享方法方面，Xia等人基于區(qū)塊鏈技術設計了檔案數據共享的技術框架，解決了“云存儲”中敏感數據共享的訪問控制難題[15]。在檔案數據共享保障方面，Ray和Smith認為檔案數據共享需要通用的數據使用協(xié)議、權利信息、許可條款、教育材料、信用機制和執(zhí)行實踐等進行共同保障[16]。另外，網絡基礎設施、組織、規(guī)劃和政策等也是保障的重要因素[17]。

1.5 檔案數據利用

與檔案數據分析與挖掘相比，檔案數據利用更強調利用，而非數據分析方法。國外的檔案數據利用研究范圍廣泛、方式多樣，主要可依利用主體分為檔案機構利用和用戶利用兩部分。對檔案機構而言，檔案數據可用于研究檔案利用者、利用方式和利用率。如Adams將檔案數據利用者分為兩類，一類是事實信息尋找者，即利用檔案數據探尋事實的人群；另一類是數據分析員，即利用檔案數據進行分析研究的人群[18]。英國國家檔案館通過提取和可視化檔案數據中的歷史事件參考位置，不僅完善了其服務，而且提升了檔案數據的利用率[19]。對用戶而言，檔案數據能助推部分專業(yè)特色領域的發(fā)展。有學者利用檔案數據進行預測，有學者通過檔案數據眾包項目拓展研究能力，還有學者利用檔案數據分析結果推動決策的制定。如Muhling等人根據檔案數據預測了某海域藍鰭金槍魚幼蟲事件的發(fā)生[20]；Paneth-Pollak等人利用某類電子健康檔案數據反映的規(guī)律，推動了紐約市公共衛(wèi)生項目決策的制定等[21]。

2 研究特點

對文獻進行深入研究后發(fā)現，國外檔案數據管理流程研究總體呈現研究視角偏重具體環(huán)節(jié)，整體性研究較少；研究內容重視實踐問題，理論研究較弱；注重新興技術的利用，但范圍影響有限；研究領域突出專業(yè)特色，但具有廣泛適用性的共性研究不足等特點。

2.1 研究視角偏重具體環(huán)節(jié)，整體性研究較少

在視角上，檔案數據管理流程研究偏重具體環(huán)節(jié)，切入點往往“小而深”。國外檔案數據管理流程研究分工精細且角度多元，一般涉及一到多個流程環(huán)節(jié)，但包含檔案數據管理流程全部環(huán)節(jié)的整體研究較少。這導致檔案數據在某一流程環(huán)節(jié)內具有很好的可用性，但當其進入檔案數據管理流程的其他環(huán)節(jié)后，可能出現通用性不高、互操作性不強等問題。

2.2 研究內容重視實踐問題，理論研究較弱

在性質上，檔案數據管理流程研究偏重實踐，側重解決具體的實際問題。一方面，這是因為國外研究普遍具有較強的實用性和問題導向性；另一方面，也因為以美國為代表的發(fā)達國家現有的檔案數據管理流程較為通暢，可以支持現代化的檔案數據管理利用。學者可以基于檔案數據管理利用時暴露的問題，不斷優(yōu)化檔案數據管理流程中的各環(huán)節(jié)。不過國外檔案數據管理流程基礎理論研究相對薄弱，大量經驗和做法未經體系化和理論化，這影響了研究的整體性。

2.3 注重新興技術的利用，但范圍影響有限

在技術上，檔案數據管理流程研究思維開闊，能夠靈活地利用新興技術提升檔案數據管理的效率和效果。對于云計算和可視化等新興技術在檔案數據管理流程中的使用，國外研究顯現出了積極性高、創(chuàng)造性強、應用性好等特點。新興技術的引入、創(chuàng)新與融合不僅促進了國外學者對檔案數據價值進行深層次、精細化挖掘，還推動了國外檔案管理邁向智慧化和現代化。但不足之處在于，國外相關研究的實踐范圍較小、影響范圍有限，規(guī)?；⑾到y(tǒng)化的應用模式尚未形成。

2.4 研究領域突出專業(yè)特色，但具有廣泛適用性的共性研究不足

在領域上，某些專業(yè)特色領域的檔案數據管理流程研究較為深入。如，由于醫(yī)療衛(wèi)生領域迫切需要利用公民電子健康檔案，因此相關學者已在檔案數據計劃、檔案數據挖掘以及檔案數據共享等多方面進行了較深入的探索。科研檔案、天文檔案及氣象檔案等專業(yè)特色領域也對相關領域內的檔案數據管理流程進行了一定的研究。但與此同時，檔案領域對檔案數據管理流程的關注相對較少，導致相關共性研究不足，專業(yè)特色領域的研究與實踐經驗難以促進完善更多領域的檔案數據管理流程。

3 對我國的啟示

隨著云計算、大數據等新興技術對社會的影響愈發(fā)深入，檔案數據的重要性將愈發(fā)突出。為適應變化、抓住機遇，筆者認為我國必須加快完善檔案數據管理流程相關的理論，推動先進技術在檔案數據管理流程中的應用與創(chuàng)新，并強化專業(yè)特色領域成功經驗的借鑒推廣。

3.1 檔案數據管理流程相關理論的完善

國外的檔案數據管理流程研究雖然豐富，但在理論性和系統(tǒng)性等方面仍有不足，較難為我國相關研究提供直接的參考。由于實行集中統(tǒng)一的檔案管理體制，我國的檔案數據管理范圍龐大、情況復雜，因此必須先從理論上進行梳理，然后再借鑒國外的相關思想展開實踐。首先，明確檔案數據管理流程管什么。即研究檔案數據的概念、分類及特征，界定檔案數據管理的范圍，深入了解和剖析檔案數據管理對象。其次，分析檔案數據管理流程是什么。從概念上厘清檔案數據管理及檔案數據管理流程的含義及目標，分清檔案數據管理流程和傳統(tǒng)的檔案管理流程的區(qū)別。最后，梳理我國檔案數據管理流程有什么。定義檔案數據管理的環(huán)節(jié)，確定各環(huán)節(jié)的功能、作用、主要方法及要求，找到可能阻礙檔案數據準確、高效傳遞的因素并進行優(yōu)化。

3.2 新興技術在檔案數據管理流程中的應用與創(chuàng)新

國外對于云計算等新興技術的靈活運用，在一定程度上推動了檔案管理的轉型和發(fā)展。因此，我國的檔案數據管理流程研究需要進一步解放思想，加強新興技術的引入、創(chuàng)新與融合，利用技術手段規(guī)范檔案數據管理流程；并借鑒參考國外檔案數據管理流程研究和實踐的經驗，基于我國實際對這些技術做出適應性改變。此外，我國還應發(fā)揮優(yōu)勢，不斷跟蹤新興技術的試點，并在評估效果良好后進行推廣。推廣時，要從宏觀上系統(tǒng)思考新興技術應用后帶來的影響，配套給出相應的制度等保障條件，使我國檔案數據管理流程真正適應新時代中國特色社會主義發(fā)展的需要。

3.3 專業(yè)特色領域經驗的借鑒與推廣

首先，從醫(yī)療衛(wèi)生領域到氣象領域，國內外多個專業(yè)特色領域已形成或正研究適合該領域的檔案數據管理流程。其次，圖書館學、計算機科學等領域也探索出了各類適用于特定情境的檔案數據管理流程。再次，在長時間的實踐研究中，我國文件檔案管理領域也總結出了一系列管理流程和經驗。因此，深入學習借鑒這些領域的研究成果，有助于提煉形成普遍的、公認的檔案數據管理流程。與此同時，檔案部門還要結合檔案數據管理實踐，不斷充實、完善適于檔案數據管理各環(huán)節(jié)的方法和應用，使檔案數據管理流程切實發(fā)揮作用，推動我國檔案事業(yè)發(fā)展。