文/王 飛 李曉艷 楊海清

一、案例概述

檔案是企業(yè)重要的信息資源，企業(yè)加強(qiáng)檔案管理對(duì)于日常生產(chǎn)和戰(zhàn)略發(fā)展具有重要的基礎(chǔ)支撐作用。近年來，榆林市楊伙盤煤礦不斷延伸拓展檔案管理內(nèi)涵，開發(fā)利用檔案信息資源，為煤礦發(fā)展提供及時(shí)而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)支持。其中，在2015年MG1120/500-AWD型煤機(jī)故障大修、2016年《楊伙盤煤礦大事記》編撰、2017年財(cái)務(wù)歷史遺留賬務(wù)處理、2018年煤倉維護(hù)等工作中，煤礦檔案都發(fā)揮了重要的基礎(chǔ)信息支撐作用。

二、實(shí)施背景

榆林市楊伙盤煤礦是陜西榆林能源集團(tuán)煤炭進(jìn)出口有限公司所屬地方國有煤炭生產(chǎn)企業(yè)，始建于1995年5月，礦井位于神府煤田腹地的神木市店塔鎮(zhèn)，核定年生產(chǎn)能力為400萬噸。2018年6月，該礦被國家煤監(jiān)局評(píng)為一級(jí)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化煤礦，12月，分別被中國煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)、陜西省煤管局評(píng)為“特級(jí)安全高效礦井”，并榮獲“全國煤炭工業(yè)先進(jìn)集體”稱號(hào)。

該礦自建礦以來，比較重視檔案工作，先后制定了切合實(shí)際的檔案管理制度，配備了具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，購置了專業(yè)檔案管理軟件，促進(jìn)全礦檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，推動(dòng)檔案為煤礦發(fā)展服務(wù)。不過，起初該礦檔案信息化建設(shè)存在硬件較“硬”、軟件較“軟”的尷尬局面，系統(tǒng)整體功能未能充分發(fā)揮。具體而言，表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

一是對(duì)于檔案管理重視程度不足，一直沒有建立形成較為規(guī)范、完備的檔案工作體系，導(dǎo)致檔案資料收集不齊全，整理不規(guī)范，歸檔率和利用率大打折扣。

二是對(duì)于計(jì)算機(jī)云計(jì)算技術(shù)、虛擬化技術(shù)、智能化技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用能力不足，檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫籌而不建，檔案信息整合和交流平臺(tái)缺乏，知識(shí)共享水平較低，檔案管理工作依然停留在近似于“刀筆吏”的階段而裹足不前。

三是檔案管理人員缺乏檔案管理基本知識(shí)和技能，對(duì)檔案專業(yè)是“外行”，對(duì)檔案數(shù)字化管理工作更是無所適從，對(duì)檔案信息化建設(shè)的要求和規(guī)范難以落實(shí)和執(zhí)行到位，無法為企業(yè)提供良好的檔案服務(wù)。

近年，該礦針對(duì)現(xiàn)實(shí)問題加大力度實(shí)施數(shù)字檔案館（室）項(xiàng)目，分別投入大量人力、物力，購置網(wǎng)絡(luò)硬件，引進(jìn)專業(yè)軟件，針對(duì)已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，并采集、歸檔、存儲(chǔ)，使之轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)信息，建立了案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，形成了數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，為企業(yè)提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。截至2017年8月，該礦綜合檔案室共保管有建礦以來形成的文書、地質(zhì)、基建、設(shè)備、人事、會(huì)計(jì)、特殊載體檔案共計(jì)11190卷（件）。2017年9月，該礦檔案目標(biāo)管理經(jīng)過評(píng)審驗(yàn)收，達(dá)到陜西省AAA級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

隨著“數(shù)字化社會(huì)”、“數(shù)字化城市”時(shí)代的來臨，楊伙盤煤礦檔案建設(shè)工作也正在“開眼看世界”，快步踏上信息化軌道，從而實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的轉(zhuǎn)型升級(jí)。在這個(gè)過程中，該礦現(xiàn)今在生產(chǎn)、安全、管理等領(lǐng)域?qū)τ跈n案信息資源的應(yīng)用需求及其能力，正在不斷提升。

三、創(chuàng)新做法

企業(yè)檔案信息化建設(shè)、開發(fā)和利用是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，推進(jìn)這項(xiàng)工程，既會(huì)遇到諸多困難和挑戰(zhàn)，也在面對(duì)諸多創(chuàng)新和超越。近年，楊伙盤煤礦從管理理念、機(jī)構(gòu)、制度、技術(shù)、方法等各個(gè)環(huán)節(jié)統(tǒng)籌考慮，齊頭并進(jìn)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高綜合效能，實(shí)現(xiàn)檔案資源、檔案價(jià)值最大限度得到開發(fā)利用。

案例一：2015年7月，楊伙盤煤礦綜采一隊(duì)MG1120/500-AWD型煤機(jī)發(fā)生響動(dòng)異常，致使綜采工作面作業(yè)無法正常進(jìn)行，影響煤礦整體接續(xù)計(jì)劃。維修專業(yè)人員經(jīng)過數(shù)次排查，始終未能找到故障具體位置及原因，維修工作一籌莫展。后來，礦檔案室配合機(jī)電設(shè)備部在檔案信息庫調(diào)取該臺(tái)煤機(jī)的技術(shù)資料，幫助維修人員理清了設(shè)備運(yùn)行原理和規(guī)律，確定了設(shè)備故障位置及原因。經(jīng)過更換配件，技術(shù)維修，煤機(jī)重新運(yùn)行，生產(chǎn)恢復(fù)正常，檔案信息的效益得到彰顯。

案例二：2016年5月，楊伙盤煤礦委托西北大學(xué)編纂該礦發(fā)展《大事記》。礦檔案室通過大量查找案卷資料，在礦政活動(dòng)、生產(chǎn)與營銷、安全管理與員工安全教育、生產(chǎn)技術(shù)更新?lián)Q代、產(chǎn)業(yè)升級(jí)改造項(xiàng)目立項(xiàng)建設(shè)及完工、環(huán)境保護(hù)與節(jié)能減排、企業(yè)文化建設(shè)、社會(huì)公益活動(dòng)等方面為編纂人員提供了豐富詳實(shí)的圖文資料，使《大事記》順利成書，準(zhǔn)確、真實(shí)地反映了該礦事業(yè)初創(chuàng)、生產(chǎn)重張、快速發(fā)展三大階段的歷程。

案例三：2017年7月，楊伙盤煤礦在處理2004年之前遺留的賬務(wù)時(shí)，由于時(shí)間跨度較長，難以理清頭緒。經(jīng)過在檔案室查找留存的會(huì)計(jì)賬簿及對(duì)賬單等大量會(huì)計(jì)檔案，通過核對(duì)，遺留賬目一一理清，一道難題順利解決。

案例四：2017年楊伙盤煤礦的地下管道出現(xiàn)嚴(yán)重缺漏水事故，因工業(yè)場區(qū)年久失修，好多管路無法定位，無法排查漏水區(qū)域，后經(jīng)檔案室調(diào)取大量管路施工圖，為檢查、維修隊(duì)提供了便利，使他們很快就找到了漏水位置，及時(shí)解決了漏水事故，減少了經(jīng)濟(jì)損失。

事實(shí)上，楊伙盤煤礦在企業(yè)檔案基礎(chǔ)夯實(shí)完善和檔案信息開發(fā)利用的工作中，始終注重創(chuàng)新，堅(jiān)持創(chuàng)新，走出了自己的檔案建設(shè)之路。

（一）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。2006年，楊伙盤煤礦成立綜合檔案室。2008年，按照《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則（試行）》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，對(duì)形成的全部檔案進(jìn)行了系統(tǒng)整理。同年，該礦檔案室晉升為陜西省AA級(jí)綜合檔案室。

2012年，該礦按照《檔案室建設(shè)設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，新建了檔案室?guī)旆?、辦公室、查閱室，其中庫房面積94平方米，辦公室、查閱室各32平方米。

2013年至2016年，該礦共投入50余萬元配備了密集架、滅火器、溫濕度計(jì)、防盜門、中央空調(diào)、吸塵器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件等設(shè)備，做到了檔案管理設(shè)施齊全，庫房容量及柜架裝具充足，管理到位，檔案存放達(dá)到了“八防”要求。

2017年，該礦投資20萬元配置了網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，2臺(tái)電腦，1個(gè)服務(wù)器，4臺(tái)掃描儀，進(jìn)一步完善了檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。

（二）健全檔案管理體制機(jī)制。2006年檔案室成立后，楊伙盤煤礦明確了由主管辦公室工作的副礦長分管，辦公室主任具體負(fù)責(zé)，專職檔案管理人員從事日常管理的檔案工作體制。礦主要領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)持不定期檢查督促檔案工作，主管領(lǐng)導(dǎo)定期檢查檔案安全情況。在具體管理實(shí)踐中，該礦檔案工作形成了“四個(gè)納入”管理體系，即檔案工作納入到煤礦發(fā)展規(guī)劃，納入到年度工作計(jì)劃、總結(jié)，納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到相關(guān)人員的崗位職責(zé)。

在檔案管理人員的配備上，該礦堅(jiān)持檔案人員必須具備大專以上學(xué)歷，且能勝任檔案工作。目前專職檔案員為中共黨員，本科學(xué)歷，并獲得檔案館員任職資格。該礦積極支持檔案專職人員進(jìn)行專業(yè)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，先后選派檔案專職人員參加了陜西省檔案局、榆林市檔案局業(yè)務(wù)培訓(xùn)班6次，并獲得結(jié)業(yè)證書。

近年，該礦按照《中華人民共和國檔案法》的要求，先后制定出臺(tái)《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》《四同步、四參加制度》《聲像檔案管理制度》《楊伙盤煤礦電子文件歸檔制度》《檔案室局域網(wǎng)管理制度》《檔案接收制度》《檔案查借閱制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案利用制度》《檔案安全管理制度》《檔案管理人員工作職責(zé)》《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》《檔案安全責(zé)任制》等規(guī)章制度，使檔案管理工作做到了有章可循、依章辦事。

（三）提升檔案管理業(yè)務(wù)水平。楊伙盤煤礦檔案專職人員在“四同步、四參加”的基礎(chǔ)上，對(duì)屬于煤礦接收范圍的文書檔案、科技檔案（地質(zhì)類、基建類、設(shè)備類）、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、特殊載體檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并對(duì)各部、室、隊(duì)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查指導(dǎo)。編制了《楊伙盤煤礦檔案分類大綱》《楊伙盤煤礦檔案編號(hào)方案》《楊伙盤煤礦檔案歸檔與不歸檔范圍》《楊伙盤煤礦檔案保管期限表》《楊伙盤煤礦檔案立卷說明》，規(guī)范了檔案的整理、鑒定、移交等環(huán)節(jié)，使文件的收集、整理、歸檔工作納入到有關(guān)工作程序。目前，室藏檔案門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，且各門類檔案歸檔率達(dá)到100%，完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到98%以上。

按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求，檔案室在歸檔文件材料、字跡材料、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、備考表、歸檔章、單位印章使用、檔號(hào)編制及各門類載體檔案整理過程中，嚴(yán)格執(zhí)行國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真組織實(shí)施，嚴(yán)把每個(gè)環(huán)節(jié)，深抓每個(gè)細(xì)節(jié)，努力做到分類科學(xué)，整理規(guī)范，符合要求。同時(shí)，該礦按照文件材料的形成規(guī)律及時(shí)歸檔，保證了歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確，各類檔案的案卷質(zhì)量均達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)要求。

對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和開放的同時(shí)，該礦堅(jiān)持對(duì)破損檔案進(jìn)行裱糊和掃描，對(duì)組織鑒定后需要銷毀的檔案按規(guī)定程序造冊登記并銷毀。該礦還建立了檔案的接收、銷毀、利用、庫房設(shè)備、案卷目錄登記等統(tǒng)計(jì)表冊，并按時(shí)完成檔案的統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作。

平時(shí)，該礦認(rèn)真組織職工學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》《陜西省檔案管理?xiàng)l例》等檔案法規(guī)，訂閱《陜西檔案》，教育引導(dǎo)全體職工增強(qiáng)檔案意識(shí)，了解檔案知識(shí)，提升整體檔案管理水平。

（四）打造檔案管理數(shù)字模式。楊伙盤煤礦按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，聘請專業(yè)團(tuán)隊(duì)，對(duì)永久保管、利用頻繁的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化加工，極大地提高了煤礦檔案的查準(zhǔn)率、查全率和利用效率。在處理過程中，嚴(yán)格遵守從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。力爭為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。目前，錄入案卷級(jí)目錄4307條；文件級(jí)目錄34393條；全文掃描200505頁，其中文書永久20284頁，科技檔案圖紙10177 張（頁）。

該礦根據(jù)室藏檔案的特點(diǎn)編制了案卷目錄、全引目錄、分類目錄、專題目錄及庫房檔案存放索引等配套齊全的檢索工具，提高了檔案的利用效率。另外編制了煤礦《大事記》《組織沿革》《全宗介紹》《基礎(chǔ)數(shù)字匯集》《檔案利用效果實(shí)例匯編》等編研資料，為煤礦提高檔案的利用效率打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。該礦不斷做好檔案的收集和利用工作，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理，深入開發(fā)檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)決策和職能部門工作提供檔案信息服務(wù)。

四、效果影響

檔案信息資源開發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值的必然途徑。近年，楊伙盤煤礦在綜合開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的工作中，逐步探索形成了“提供高層次服務(wù)，開展深層次加工，采取多層次檢索”的特點(diǎn)，切實(shí)發(fā)揮了檔案信息的支撐價(jià)值。

（一）檔案管理理念不斷改進(jìn)。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。在信息化發(fā)展如火如荼的當(dāng)下，楊伙盤煤礦把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，納入日常工作管理日程，納入崗位職責(zé)，納入年度考核。通過戰(zhàn)略思維調(diào)整，將檔案工作的定位由紙質(zhì)檔案手工整理的方式向計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的模式過渡，進(jìn)而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進(jìn)、適用、高效的檔案處理、保管和利用管理系統(tǒng)，致力于把檔案資源的信息和價(jià)值充分加以開發(fā)和利用，助力企業(yè)長久發(fā)展。

（二）檔案運(yùn)行體系不斷健全。作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要基礎(chǔ)條件，企業(yè)檔案工作在楊伙盤煤礦舉足輕重。該礦明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)置3名專職人員具體管理，并在各個(gè)部門科室指定了兼職人員輔助管理。檔案資料由單位檔案部門統(tǒng)一管理，避免了長期存放、積壓于相關(guān)業(yè)務(wù)部門和沒有設(shè)置檔案室的基層單位。當(dāng)然，這些部門和單位的檔案管理兼職人員也堅(jiān)持形成這樣一種職業(yè)素養(yǎng)和自覺，他們只要接手各種檔案資料，并且所涉事務(wù)已經(jīng)辦結(jié)，就會(huì)根據(jù)企業(yè)檔案歸檔相關(guān)規(guī)定，按時(shí)向檔案部門移交所管檔案資料，切實(shí)做好檔案資料的收集、保管、整理工作。楊伙盤煤礦還根據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立健全了電子檔案資料的收集、鑒定、歸檔、流轉(zhuǎn)、處置制度，以及利用和保密制度，保存和銷毀制度，安全管理與責(zé)任追究制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全程規(guī)范管理。

（三）檔案人才建設(shè)不斷加強(qiáng)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要有深厚檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的人才，要能夠“知其然，也知其所以然”。楊伙盤煤礦檔案部門的人員準(zhǔn)入門檻比較高，檔案管理人員的招聘、調(diào)配，堅(jiān)持人崗相適，量才而用。該礦領(lǐng)導(dǎo)決策層也堅(jiān)持從滿足檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展和規(guī)范管理的整體要求來考慮和改善檔案管理人員結(jié)構(gòu)。該礦將檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)納入議事日程，有針對(duì)性地開展專業(yè)培訓(xùn)，尤其做好各種檔案新載體的物理性能，網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，檔案人員職業(yè)素養(yǎng)、檔案政策法規(guī)和規(guī)章制度等內(nèi)容的學(xué)習(xí)教育，大力培養(yǎng)真正能夠融檔案、網(wǎng)絡(luò)、信息、安全等知識(shí)于一體的檔案管理高端人才。

（四）檔案技術(shù)應(yīng)用不斷推進(jìn)。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，硬件是基礎(chǔ)，軟件是支撐。硬件設(shè)施的裝備可以有效提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，進(jìn)而提高檔案信息化水平。軟件技術(shù)的應(yīng)用，及其局域網(wǎng)技術(shù)的開發(fā)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編制、檢索，以及內(nèi)容介紹、檔案統(tǒng)計(jì)、庫房管理的網(wǎng)絡(luò)化、便捷化、高效化，促進(jìn)資源共享。在網(wǎng)絡(luò)互通、信息交流的同時(shí)，安全問題尤為突出。所以，楊伙盤煤礦注重完善信息安全管理制度，引進(jìn)信息安全系統(tǒng)，嚴(yán)格采用一系列的檔案安全信息技術(shù)，包括建立數(shù)字化文檔管理制度和人員安全管理制度，設(shè)置嚴(yán)格的訪問身份驗(yàn)證、防病毒體系，甚至對(duì)易于修改的數(shù)字檔案進(jìn)行加密操作，采用不能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)改寫的特殊存儲(chǔ)介質(zhì)來保存機(jī)密檔案，以及采取物理隔離的方式消除網(wǎng)絡(luò)危險(xiǎn)。

（五）檔案資源利用不斷提升。檔案信息化建設(shè)，歸根結(jié)底在于滿足人們對(duì)信息資源的需求和利用。檔案工作過程中對(duì)信息資源的收集、管理、傳播，最終都是指向開發(fā)利用。楊伙盤煤礦注重加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，夯實(shí)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)工作。同時(shí)，該礦注重引進(jìn)檔案管理應(yīng)用軟件，建立和規(guī)范局域網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案的積累、保管、利用，以此保證檔案信息資源的齊全、完整、清晰和高效。該礦還根據(jù)內(nèi)部成員的不同職能和級(jí)別設(shè)置檔案查詢權(quán)限，對(duì)于不涉密的檔案資料直接在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)設(shè)置下載或者在線閱讀功能。這些舉措，都使檔案信息資源分享和利用更加便利。

總之，檔案信息開發(fā)利用是一項(xiàng)綜合性的工程，它既憑借于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展成果，也依賴于企業(yè)自身孜孜以求的堅(jiān)定決心。楊伙盤煤礦堅(jiān)持博觀而約取，厚積而薄發(fā)，推動(dòng)檔案信息資源開發(fā)利用結(jié)出碩果累累。