文/文小瓊 蘆彥波 張新宏

本文從國際學生檔案管理內涵出發(fā)，結合高校國際學生檔案管理的實際情況，按照國際學生的學習過程，建立國際學生檔案管理辦法，用軟件工程理論與方法構建國際學生檔案信息化管理新模式，使國際學生檔案管理工作邁上新臺階，為國際學生提供共通共享的服務

據教育部統(tǒng)計，2018年共有來自196個國家和地區(qū)的492185名各類來華留學生，其中“一帶一路”沿線64國來華留學生人數共計26.06萬人，占總人數的52.95%。隨著全國高校國際學生規(guī)模持續(xù)增長，怎樣把國際學生檔案管好用好是學生檔案管理面臨的新問題；而國際學生檔案信息管理平臺在高校還很少獨立開發(fā)和應用。因此，我們以此為依據構成國際學生檔案信息化管理系統(tǒng)項目立項。項目組從高校國際學生檔案管理的實際情況出發(fā)，以陜西省高校為“一帶一路”國家培養(yǎng)復合型人才上萬余名的國際學生為例，尤其以我校國際教育學院國際學生為母體探索其規(guī)律，以推動國際學生檔案管理工作水平的提升，快捷地為國際學生及國際學生的國家機構服務。

一、國際學生檔案內涵

國際學生檔案是指凡是記述和反映國際學生來華學習活動，具有保存價值的并按照一定規(guī)律，集中保管起來的文件材料。國際學生檔案不同于國內學生檔案，它是經來華國家，中國外事部門，教育機構，學校國際學生教育管理等部門整理形成的國際學生生活、學習材料。國際學生檔案管理是學校檔案工作的新型組成部分，在管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案保密方面的法律法規(guī)，嚴密保管，確保國際學生檔案的齊全、完整與安全。

二、構建國際學生檔案信息管理的緣起

(一)隨著中國社會經濟的發(fā)展、國際地位的提高，來華留學生規(guī)模持續(xù)增長。僅陜西省內高校每年都有數量不等的國際學生來校學習、進修，特別是“一帶一路”國家的學生來陜學習激增。在這種情況下，高校的國際學生檔案管理就成為有別于國內學生檔案管理的一項工作，擺在了學校管理者和檔案管理人員的面前。

(二)國際學生檔案沒有具體的管理制度，行業(yè)規(guī)范不統(tǒng)一，缺少明確的歸檔范圍和依據，管理中不易操作。目前大多數高校對國際學生檔案管理沿用的還是傳統(tǒng)管理模式，國際學生檔案沒有實行信息化，有些高校國際學生檔案還在國際交流中心、研究生院、教務處或所在院(系)分散保管，沒有歸到檔案館集中統(tǒng)一保管，給國際學生檔案利用造成繁瑣和不便。

(三)國際學生檔案信息管理系統(tǒng)在全國高校還很少開發(fā)和應用。目前普通高等學校國際學生檔案管理工作還在探索階段，國際學生檔案信息采集沒有統(tǒng)一標準，檔案信息收集不完整，造成國際學生檔案管理不成系統(tǒng)和規(guī)范，因此，我們構建國際學生檔案管理信息化模塊，探索其規(guī)律，目的是提高學校對國際學生檔案管理工作水平，更好地服務外來留學生和社會組織。

三、國際學生檔案信息管理的構建模式

根據國際學生檔案形成規(guī)律，制定《國際學生檔案管理辦法》，明確歸檔范圍，定制國際學生專用檔案袋，按學年收集、整理、歸檔。以管理內容、系統(tǒng)設計、管理平臺實現國際學生檔案信息管理。

(一)國際學生檔案信息管理主要內容

(1)入學材料：中方要求的有關來華學習申請材料，簽證和護照信息，《外國人體格檢查記錄》。

(2)學籍材料：教學計劃，培養(yǎng)計劃，學習成績表，授予學士學位證明，在校期間發(fā)表的論文及著作，畢業(yè)證發(fā)證名冊，語言進修證明書名冊，普通進修生進修證明書名冊，碩士研究生畢業(yè)證發(fā)證名冊，授予碩士學位材料，博士研究生畢業(yè)發(fā)證名冊，授予博士學位材料。

(3)獎懲材料：在校期間獲得各級表彰獎勵、各類獎學金登記表及其他獲獎評審證明材料；在校期間違反校規(guī)校紀，學籍開除、觸犯國家法律等形成的各類處分材料。

(4)參加校園各類活動及比賽，留學生教師、班主任、管理人員的評價，學生的宗教信仰、政治信仰、性格特征等其他具有保存價值、應予歸檔的國際學生個人材料。

(5)國際學生畢業(yè)合影等聲像材料。

(二)國際學生檔案信息管理系統(tǒng)的設計

國際學生檔案信息化管理需求分析是國際學生檔案管理系統(tǒng)設計的關鍵，研究設計思路嚴格按照軟件開發(fā)的標準流程并參照全國普通高校學生檔案管理標準對系統(tǒng)做前期的需求分析，該系統(tǒng)主要包括：①國際學生檔案管理需求狀況。②國際學生檔案管理需求開發(fā)。③國際學生檔案管理問題獲取。④國際學生檔案管理問題分析。⑤國際學生檔案分類。⑥國際學生檔案程序運行并驗證。⑦國際學生檔案數據備份等內容。

(三)國際學生檔案信息管理的實現

（1）我們以數字化校園為依托，以檔案管理系統(tǒng)為平臺，在學生檔案管理庫建立國際學生檔案管理模塊。而模塊數據的實現主要是國際學生入校建檔管理；學生來校注冊時，國際學院組織學生在管理系統(tǒng)上錄入個人信息和電子照片，學院要進行嚴格審核并確認，然后通過學院管理員上傳到學生檔案管理平臺；學生檔案室按照專業(yè)和班級進行數據甄別與處理，形成系統(tǒng)管理數據，完成國際學生電子檔案建檔；按照國家、學校、檔案館等相關法律、法規(guī)及規(guī)章制度為國際學生及社會機構提供服務，形成的紙質檔案移交檔案館保存。

（2）國際學生檔案信息化管理在我校檔案信息化建設的整體構建中。在“統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施，資源共享，確保安全”原則指導下對國際學生檔案收集、整理、保管和利用等業(yè)務全流程進行管理。其目的是要構建國際學生檔案“數據存儲、數據管理、數據應用、數據共享和數據服務以及安全防護”為核心的國際學生檔案信息管理新模式。為了使國際學生檔案管理系統(tǒng)獲得更好的安全性、擴展性和更高的執(zhí)行效能，整個系統(tǒng)采取分布式部署的方案，將承載關鍵業(yè)務邏輯的應用程序服務器和承載業(yè)務數據的數據庫服務隔離開來。實現管理與數據的分離，便于日常管理和維護。

四、構建國際學生檔案信息管理的作用

國際學生檔案信息管理在數字化校園建設的基礎上，發(fā)揮了信息技術在管理、教學、科研以及日常生活中的作用；而國際學生檔案的建立為學校的專業(yè)設置、科學管理、文化建設提供了較好的服務功能。

(一)憑證作用。憑證功能是國際學生檔案最重要的功能。國際學生國籍、年齡、性別等身份認證、宗教信仰、學習表現、成績查詢、學籍信息都可以在檔案中體現。教學和國際學生管理人員通過查詢國際學生檔案，可以有針對性地開展國際學生的教育管理工作。

(二)教學管理作用。首先體現在國際學生的生源質量上。通過對入學測試和入學后一定時間學習成績的測定和統(tǒng)計，可以對招收國際學生工作提供參考數據。通過對國際學生的國籍、年齡、學習習慣等因素的考察，對國際學生班級劃分和教材選定給出意見。其次是教師的授課方式，通過對國際學生的個性特點和母語類型等因素的了解，開展因材施教的課堂教育。

(三)科研參考作用。通過對國際學生漢語學習，文化學習情況的統(tǒng)計分析，可作為對學校教育、教學、科研實踐工作的輔助參考；通過對國際學生國籍、專業(yè)、在校表現、離校去向等全方位的統(tǒng)計分析，探索國際學生專業(yè)設置、課程開設、實踐能力的研究。

(四)文化建設作用。檔案的文化建設功能是指在社會物質文明和精神文明建設中，以檔案信息服務的方式，參與經濟和文化建設活動，從而推動經濟發(fā)展和文化繁榮的一種重要社會職能。增強檔案文化的國際交流功能，通過對國際學生檔案管理平臺進行數據整合，為國際學生提供一個先進的信息資源共享平臺，設立國際學生校友卡，促進國際學生相互交流及校友會工作，更好地為其母語國提供人才資源信息。

(五)生活管理作用。國際學生生活管理方面，特別是住宿方面，要利用檔案信息記錄的飲食習慣、生活習慣和民族宗教等信息，對國際學生班級劃分、宿舍安排、組織活動等方面進行對等管理。授課教師對國際學生宗教信仰信息的掌握，有助于教師提前分析國際學生的宗教行為，使其授課時不超出我國對來華人員的相關規(guī)定及尊重。

總之，國際學生檔案是高校檔案館藏的新型組成部分，加強高校國際學生檔案信息化管理，使國際學生檔案歸檔單位與檔案館形成一個有機整體，將國際學生電子檔案與校園網相連接，實現實時歸檔，提高國際學生檔案歸檔率。通過校園網實現數據共享、遠程傳遞、異地處理，使國際學生檔案查詢不再局限于檔案館室，突出以人為本的創(chuàng)新服務理念，使國際學生檔案最大程度地發(fā)揮應有的價值和作用，為國際學生及社會機構提供共享、快捷的服務。