文/張玉潔

隨著時代發(fā)展、科技進步，建設(shè)現(xiàn)代化強企的需要，檔案管理也必須與時俱進。本文針對公司多地中小型水電站檔案管理工作中存在的問題，分析原因，提出對策，目的在于提升企業(yè)的檔案管理水平

我公司現(xiàn)有4個電站5個檔案室，且這4個電站均是從民營企業(yè)手中收購所得，并且橫跨兩省三流域，公司人員除外聘長期合同工、臨時工外，公司正式員工不足百人。由于公司本身人員較少，公司各崗位工作強度大，檔案管理這個在平時看起來不是很急迫的工作就被邊緣化，處于一個極度弱化的狀態(tài)，極不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。如何提升企業(yè)的檔案管理水平，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展，我認為應(yīng)從以下幾方面著手：

一、將檔案管理職責貫穿于公司各級組織機構(gòu)

企業(yè)檔案管理工作的好壞不僅與檔案管理人員有關(guān)，更與各職能部門、各級崗位人員有關(guān)，要想改變目前檔案管理弱化的局面，首先公司領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，要將檔案的收集、移交、歸檔的職責納入公司各級職能部門、所屬電站負責人及參建外包單位工作職責范圍內(nèi)。其次，要成立各級檔案管理機構(gòu)，建立和完善檔案管理的相關(guān)制度，要求公司各部門、各參建單位要按照“誰承辦誰整理”的原則，做好自身的檔案管理工作，真正做到工程延伸到哪里，檔案管理就延伸到哪里。第三，公司檔案管理人員要加大對基層檔案工作的督促和檢查，針對不同部門和單位提出做好檔案管理工作的明確要求，確保檔案在收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中不出問題。要督促公司和基層單位將“四納入”、“四參與”落到實處，確保檔案工作有計劃、有部署、有責任、有考核，確保在招投標合同管理等環(huán)節(jié)檔案資料的收集完整，為以后的開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。

二、加強全員檔案意識教育

首先，加強檔案法律法規(guī)的宣傳教育，組織員工認真學習檔案管理的規(guī)章制度，使員工增強檔案意識。對于一司多地的情況，可以采取視頻或網(wǎng)絡(luò)方式進行集中學習。

其次，組織全員參加國際檔案日等檔案宣傳活動，讓員工認識檔案的重要性，明白自身肩負的檔案工作責任，擺脫過去那種檔案與己無關(guān)的錯誤認識與漠然態(tài)度。

三、提升專兼職檔案人員檔案業(yè)務(wù)水平

首先，要加大培訓力度，開展多種形式的檔案工作培訓。由于公司專兼職檔案人員從業(yè)時間均不長，經(jīng)驗、能力、業(yè)務(wù)水平亟待提高，現(xiàn)階段需要將年度檔案知識培訓納入公司年度培訓計劃，派遣專職檔案人員參加國家檔案局、國家能源集團公司和地方檔案管理部門組織的檔案管理培訓班；組織專兼職檔案人員到其他水電企業(yè)學習取經(jīng)；組織專兼職檔案人員參加集團組織的檔案區(qū)域協(xié)作交流活動；組織新上崗檔案人員參加上崗培訓；公司本部檔案負責人定期組織全司檔案專兼職人員進行檔案交流培訓及現(xiàn)場檔案指導(dǎo)。

其次，檔案人員對檔案管理制度學習要更加深入，公司檔案室不僅要組織集中學習，更要對檔案人員的學習情況進行不定時的檢查或抽查，并進行答疑指導(dǎo)。而不是聽之任之，放任不管，起不到成效。

再次，公司和基層單位要盡量保持檔案人員的穩(wěn)定，不要頻繁變動，以便保持檔案工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，使檔案工作管理成效得以延續(xù)。否則，若人員更替太頻繁，培訓跟不上，再加之電站檔案人員多為兼職人員，在其他事務(wù)繁多情況下，很容易將檔案工作置之腦后，造成檔案工作延遲滯后，形成積壓。

四、加大獎懲力度

在檔案管理工程中，公司應(yīng)對檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、移交利用工作做得好的電站及時提出獎勵表揚，對檔案整理積壓、資料收集不全、管理混亂、移交不及時、移交質(zhì)量差的部門進行通報批評和處罰，而不是沒有原則地移交，好壞都“一視同仁”，久而久之，就會造成基層人員對檔案工作更加懈怠和漠視。

五、發(fā)揮好檔案信息系統(tǒng)在檔案利用中的價值

公司要按照時代發(fā)展的要求，積極建立檔案信息化系統(tǒng)，并運用檔案信息化系統(tǒng)發(fā)揮好檔案的作用。這就要求公司要將收集的資料及時按要求規(guī)范整理，所有檔案信息錄入到檔案管理軟件中，建立完整的機讀案卷級、文件級目錄，生成各種報表，同時將紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文件掛接在系統(tǒng)目錄下，以方便查借閱利用。同時還要運用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)版紫光檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享，并按照公司的有關(guān)規(guī)定給予各業(yè)務(wù)部門利用人員相應(yīng)權(quán)限，以實現(xiàn)系統(tǒng)中文件的查借閱服務(wù)，提高檔案利用效率。公司本部檔案人員還可通過檔案軟件系統(tǒng)，實時監(jiān)控和指導(dǎo)各電站檔案人員的業(yè)務(wù)工作，同步提高電站檔案人員業(yè)務(wù)水平，既節(jié)約了時間和成本，又提升了檔案管理工作的效率和水平。