文/周 倩

產(chǎn)品檔案是電力裝備企業(yè)的核心資源，為提高企業(yè)創(chuàng)新研發(fā)水平和市場占有率提供重要的信息基礎和技術(shù)保障。加強企業(yè)產(chǎn)品檔案征集、管理力度，創(chuàng)新企業(yè)產(chǎn)品檔案管理方法，發(fā)揮企業(yè)檔案效用，更好地為國家電力產(chǎn)業(yè)發(fā)展做貢獻

隨著國家經(jīng)濟的高速發(fā)展，能源傳輸需求日益增長，跨大區(qū)、跨流域水火電互濟和全國范圍能源資源配置不斷優(yōu)化，乘著電力體制改革的東風，電力裝備企業(yè)承載了眾多特高壓運輸電項目的建設，對促進電網(wǎng)現(xiàn)代化建設和保證電網(wǎng)的安全穩(wěn)定運行發(fā)揮著舉足輕重的作用。電力裝備企業(yè)在輸配電產(chǎn)品研發(fā)到投運過程中產(chǎn)生的有價值的信息資源，如：設計圖紙、原材料采購合同及檢驗證書、產(chǎn)品購銷合同與技術(shù)協(xié)議、生產(chǎn)作業(yè)記錄、技術(shù)標準、產(chǎn)品型式試驗報告、產(chǎn)品說明書、安裝運行與售后服務影像資料等，是企業(yè)寶貴的財富。

在大數(shù)據(jù)時代，充分挖掘并發(fā)揮好企業(yè)檔案信息資源這一“內(nèi)生數(shù)據(jù)”的潛在價值關(guān)乎企業(yè)未來發(fā)展命脈。電力裝備企業(yè)的檔案管理水平?jīng)Q定了產(chǎn)品檔案價值的發(fā)揮，本文以筆者所在單位為例，探討電力裝備企業(yè)產(chǎn)品檔案管理工作中的經(jīng)驗和不足，找差距、補短板，以推進電力裝備企業(yè)檔案管理工作邁向新臺階服務。

筆者所在單位以提供高壓輸配電裝備銷售與技術(shù)服務為主營業(yè)務，生產(chǎn)的電抗器先后在我國多個超、特高壓重點工程項目中投入運行，如第一個西北至華北聯(lián)網(wǎng)背靠背直流輸電工程、“三峽工程”及“西電東送”等項目。隨著公司生產(chǎn)的平波電抗器相繼在上海廟-臨沂、錫盟-泰州、扎魯特-青州±800kV等特高壓直流輸電工程項目中順利投運，產(chǎn)品檔案數(shù)量激增，產(chǎn)品檔案管理中存在的問題開始顯現(xiàn)。

一、電力裝備企業(yè)產(chǎn)品檔案管理存在的問題

1.原始生產(chǎn)記錄整理不規(guī)范，一線操作人員素質(zhì)不高。原始生產(chǎn)資料有殘缺，產(chǎn)品原始生產(chǎn)作業(yè)記錄上粘有噴膠等生產(chǎn)原料的污漬甚至鞋??；不同編號的產(chǎn)品共用一份設計圖紙；在制造生產(chǎn)時，加蓋在圖紙上的圖號印章規(guī)格不統(tǒng)一。生產(chǎn)車間工人普遍素質(zhì)不高，在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中收集、維護、妥善保存產(chǎn)品生產(chǎn)原始記錄的意識不強。

2.產(chǎn)品圖紙、計算單等技術(shù)資料歸檔不及時。設計人員在完成產(chǎn)品圖紙設計后，歸檔遲滯，導致利用不便。產(chǎn)品設計人員歸檔自覺性不高，狹隘地認為作為產(chǎn)品設計者對本人負責的產(chǎn)品技術(shù)資料有優(yōu)先占有權(quán)。一旦移交公司綜合檔案室歸檔，需要時還要辦理借閱利用手續(xù)，為了避免麻煩，私自截留應歸檔案。筆者就遇到有供職二十幾年的同事，直到辦理退休手續(xù)時才移交歸檔數(shù)十年前的重要文件。個人歸檔意識薄弱，重要資料保管在個人手中容易散失，給公司造成重大損失。

3.照片檔案、音像檔案收集力度不夠。2018年筆者參與籌辦了紀念公司成立三十周年圖片展活動，在整理素材時發(fā)現(xiàn)缺少公司為錫盟-泰州±800千伏特高壓直流輸電項目研發(fā)生產(chǎn)的電抗器安裝運行的影像資料，很是遺憾無法在產(chǎn)品展示板塊系統(tǒng)完整地展現(xiàn)公司自主研發(fā)生產(chǎn)的有里程碑意義的產(chǎn)品風貌。需要通過提高一線員工的思想認識，構(gòu)建收集歸檔重要項目影像檔案的制度體系，提高公司照片、音像檔案的歸檔率，豐富產(chǎn)品檔案類別，擴充檔案信息資源，為公司記錄珍貴的發(fā)展足跡。

4.著錄不規(guī)范，影響檔案查準率。筆者在近期一次提供檔案利用服務中，有同事需要緊急查閱前幾年公司研發(fā)的一款閥電抗器的產(chǎn)品型式試驗報告用于項目投標，因查閱人未能提供確切的產(chǎn)品型號，一時無法準確檢索到有用信息。幾經(jīng)周折聯(lián)系到彼時身處國外的該電抗器設計者后，才按照型號找到該試驗報告。后來以實體檔案對照系統(tǒng)中原著錄信息，發(fā)現(xiàn)遺漏重要檢索詞，導致未能及時查找到有用信息，使得檔案借閱利用效率和服務滿意度大打折扣。

5.保密性不強，安全意識有待提高。我公司在電力行業(yè)技術(shù)優(yōu)勢明顯，擁有多項自主專利，承載了為張北項目、渝鄂直流背靠背聯(lián)網(wǎng)、昌吉古泉等國家重點工程項目提供關(guān)鍵設備的重任。在參與新輸電項目建設投標階段，經(jīng)常需要提供一些資質(zhì)證明文件及產(chǎn)品設計技術(shù)參數(shù)等核心信息給平臺，筆者發(fā)現(xiàn)常有同事在閱覽室掃描文件發(fā)送對方后，忘記徹底刪除相關(guān)數(shù)字化文件，這無疑加大了公司的重要資料泄密的可能。產(chǎn)品檔案代表著公司的核心競爭力，大部分屬于涉密檔案，在經(jīng)營發(fā)展中發(fā)揮著巨大作用，必須樹立起安全保密意識，保護知識產(chǎn)權(quán)，維護公司合法權(quán)益。

二、推進企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的幾點建議

1.檔案規(guī)范銘記于心，管理制度需先行。要進一步補充完善產(chǎn)品檔案從收集、整理到移交歸檔及使用環(huán)節(jié)的相關(guān)制度，嚴格規(guī)范操作流程。根據(jù)實際情況需要，不斷修訂完善《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的管理規(guī)定》《檔案工作管理制度》《檔案查借閱規(guī)定》等制度，從而保障檔案管理工作步入制度化、程序化、規(guī)范化的軌道。同時加強培訓和宣傳力度，確保制度落地可行。檔案專職人員要突破固有模式，提高檔案工作主動權(quán)，實現(xiàn)前端控制，變“坐以待收”為主動指導監(jiān)督歸檔，把好源頭關(guān)，提高檔案歸檔率，為豐富企業(yè)室藏檔案信息資源奠定堅實基礎。

2.明確責任，考核與獎勵并行。引導一線生產(chǎn)工人與產(chǎn)品設計人員正確認識檔案管理在公司生產(chǎn)效率創(chuàng)造中發(fā)揮的積極作用，強化歸檔意識，將歸檔完整率、準確率和及時性納入相關(guān)人員的崗位職責中，與個人日常績效考核、年底評優(yōu)、技術(shù)職稱和技能等級評定掛鉤，對表現(xiàn)突出者可給予委托培訓及職位晉升等獎勵。

3.提高思想認知度，培訓、學習不放松。加強對各部門的兼職檔案員及一線生產(chǎn)、產(chǎn)品設計人員的培訓，培養(yǎng)他們立檔、存檔、愛檔意識，從思想上加以重視，才能銘于心施于行。

（1）基層工人在檔案形成環(huán)節(jié)中地位不可替代，應培養(yǎng)他們樹立收集和保護原始生產(chǎn)記錄資料的意識，為公司保存技術(shù)核心資源、占領技術(shù)高地做貢獻。如培養(yǎng)生產(chǎn)工人敏銳的檔案意識，及時收集產(chǎn)品安裝調(diào)試現(xiàn)場的音像資料，為多角度展示公司產(chǎn)品積累素材。

（2）加強保密意識的培養(yǎng)，構(gòu)建檔案信息安全防護及預警體系。在產(chǎn)品制造過程中形成的海量的技術(shù)參數(shù)、試驗巡檢記錄、工藝操作步驟等機密信息，是公司進行產(chǎn)品設計開發(fā)、維保、創(chuàng)新專利的核心資源。通過學習《檔案法》《檔案保密規(guī)定》《檔案查借閱規(guī)定》等法律規(guī)章制度，加強企業(yè)內(nèi)部信息安全風險管理。要從制度完善、硬件設施保障、增強相關(guān)人員保密意識及實體規(guī)范化管理等方面入手，筑牢“四大安全防線”，從而確保涉密產(chǎn)品檔案管理安全可控。

（3）打鐵還需自身硬，檔案專職人員要積極參加教育培訓，不斷升級業(yè)務能力，嚴標準、高要求，守初心、擔使命，切實履行好崗位職責。根據(jù)企業(yè)發(fā)展中檔案管理工作遇到的新問題調(diào)整思路，不斷創(chuàng)新工作方式方法，如：針對重點輸配電項目設備產(chǎn)品生產(chǎn)周期長，產(chǎn)品檔案數(shù)量多等特點，與輸配電項目技術(shù)負責人及時溝通協(xié)商，借鑒工程項目中采用的“預立卷”方法，降低重要技術(shù)資料的遺失風險，保障各類產(chǎn)品檔案完整連續(xù)，待電力裝備投入運行后再進行科學匯總細化整理，既緩解階段性工作壓力又提高了工作效率。

結(jié)束語

從1990年企業(yè)第一臺電抗器試制成功，到研發(fā)的產(chǎn)品覆蓋高壓、超高壓和特高壓領域，占領技術(shù)鰲頭，享譽行業(yè)內(nèi)外，產(chǎn)品檔案記錄了30年來企業(yè)艱苦奮斗、砥礪前行的每一步足跡。只有不斷增強制度改革，秉承檔案以“管”促“用”的理念，緊抓檔案基礎業(yè)務建設，創(chuàng)新檔案工作模式，加強企業(yè)產(chǎn)品檔案征集、管理力度，發(fā)揮企業(yè)檔案在產(chǎn)品研發(fā)、市場營銷、售后服務、合法權(quán)益保障、管理經(jīng)營、提高行業(yè)美譽度等方面的價值，更好地為國家電力產(chǎn)業(yè)發(fā)展做貢獻。