摘 要：社會(huì)的快速進(jìn)步與發(fā)展，促使各行各業(yè)的辦公系統(tǒng)都在不斷地優(yōu)化與升級(jí)，高速公路企業(yè)也不例外。而辦公室作為行政管理工作的主要區(qū)域，在職能上作為較為綜合的管理部門，不僅可以幫助高速公路企業(yè)處理好企業(yè)事務(wù)，還可以使得企業(yè)有條不紊地運(yùn)行。企業(yè)成熟的辦公系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展過程起到了至關(guān)重要的作用，在上傳下達(dá)及工作協(xié)作中也發(fā)揮了最大的作用。本文主要對(duì)于辦公室行政管理工作進(jìn)行闡述與分析，并對(duì)管理工作中角色與效率進(jìn)行重點(diǎn)研究，進(jìn)而提出了能夠提高辦公室行政管理工作效率的措施，為了能夠促進(jìn)高速公路企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高速公路企業(yè)；辦公室；行政管理工作；角色；效率分析

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）36-0027-02

引 言

眾所周知，辦公室行政管理工作是所有企業(yè)發(fā)展及管理過程中最為重要的內(nèi)容。辦公室行政管理工作是指管理辦公室涉及到的企業(yè)所有數(shù)據(jù)、檔案及文書等重要材料。高效的管理工作不僅可以促進(jìn)辦公室工作效率，也能促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。而高速公路企業(yè)中會(huì)產(chǎn)生數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)檔案等，因此需要加強(qiáng)對(duì)于高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作效率的提升，并解決在工作中出現(xiàn)的問題，保證所有工作都能順利進(jìn)行。

1 高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作的必要性

1.1 提高企業(yè)員工工作效率

對(duì)于辦公室行政管理工作來說，其工作內(nèi)容不僅僅需要針對(duì)員工工作進(jìn)行管理，還需要制定相關(guān)規(guī)章制度，促進(jìn)企業(yè)員工工作效率提升。如果高速公路企業(yè)能夠建立起相關(guān)的辦公管理規(guī)定，可以有效地協(xié)助員工安排工作事件，并做好真正意義上的勞逸結(jié)合，這樣才能保證員工在最大程度上發(fā)揮出自身價(jià)值和優(yōu)勢，并順利地完成工作任務(wù)。而辦公室行政部門作為主要的職能部門，就需要對(duì)員工實(shí)際工作情況進(jìn)行了解，并解決員工工作問題，以此來促進(jìn)工作質(zhì)量。

1.2 加強(qiáng)各部門之間協(xié)作

辦公室是整個(gè)高速公路企業(yè)中承上啟下的關(guān)鍵部門，需要做到上傳下達(dá)，并作出實(shí)施方案。同時(shí)還需要針對(duì)各個(gè)部門之間的實(shí)際工作內(nèi)容進(jìn)行明確與劃分，加強(qiáng)部門之間的協(xié)作能力，使得部門之間能夠相互配合與交流，共同完成工作任務(wù)。

1.3 優(yōu)化企業(yè)工作質(zhì)量

如若高速公路企業(yè)在發(fā)展過程中遇到困難和阻礙，而辦公室部門就會(huì)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層解決問題。并且還能夠根據(jù)部門管理優(yōu)勢，結(jié)合實(shí)際情況出謀劃策。此外還可以根據(jù)日常工作中對(duì)各個(gè)部門職能分析與了解，加強(qiáng)對(duì)公司的發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃，以此來提升企業(yè)工作質(zhì)量。

2 高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作的內(nèi)容分析

對(duì)于辦公室行政管理工作來說，其主要內(nèi)容較為復(fù)雜，按照不同內(nèi)容將其分類為三大類：

2.1 檔案管理

高速公路企業(yè)在發(fā)展運(yùn)營過程中，會(huì)涉及到較多需要保留的檔案資料及其他重要文件。這些文件對(duì)于企業(yè)來說都是非常重要的資源，也是企業(yè)發(fā)展的財(cái)富積累。很多時(shí)候這些檔案都是交由辦公室進(jìn)行整理歸納及管理。為了能夠更好地管理檔案，辦公室工作人員需要對(duì)其進(jìn)行有效劃分，一般以圖片、視頻等進(jìn)行分類。辦公室需要對(duì)這些資料進(jìn)行高效的管理，比如在實(shí)際工作中，需要加強(qiáng)對(duì)于檔案的收集，并對(duì)其還要進(jìn)行復(fù)查，最終再進(jìn)行歸檔等。

2.2 文書管理

在辦公室管路工作中，一個(gè)非常重要的工作內(nèi)容就是要對(duì)企業(yè)中的重要文書進(jìn)行管理，還要對(duì)其中特別文件進(jìn)行慎重保存，同時(shí)還需要針對(duì)不同文件采取不同的處理方式。比如可以設(shè)置訪問權(quán)限等，使得文件安全性得以提升，同時(shí)還可以方便部門查閱，這樣不僅可以節(jié)省辦公時(shí)間，還可以提升工作效率。最重要的就是在最大程度上保護(hù)了企業(yè)重要文件，而且高效的文書管理，還有助于企業(yè)良好形象樹立。

2.3 會(huì)議管理

許多企業(yè)為了能夠促進(jìn)工作順利進(jìn)行，都會(huì)進(jìn)行各種會(huì)議的召開，高速公路企業(yè)也有大小不同的會(huì)議。這個(gè)時(shí)候辦公室工作人員就起到了很大的作用。辦公室行政人員需要對(duì)于會(huì)議詳情進(jìn)行詳細(xì)記錄，其中包括時(shí)間、參會(huì)人員及會(huì)議內(nèi)容等。詳細(xì)記錄可以幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解企業(yè)實(shí)際情況，還能知曉企業(yè)遇到的難題等。辦公室需要將會(huì)議信息進(jìn)行發(fā)布整理，并安排會(huì)議進(jìn)度，保證會(huì)議正常進(jìn)行。

3 高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作的角色與效率分析

3.1 助手的角色

很多時(shí)候，辦公室行政管理在企業(yè)辦公中扮演助手的角色，尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層在進(jìn)行新制度或者新方案制定的時(shí)候，辦公室工作人員需要明確領(lǐng)導(dǎo)目的。并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況為其提供可行建議，還要有效地進(jìn)行資源整合，能夠做到及時(shí)提供相關(guān)建議及意見，在最大程度上為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，成為領(lǐng)導(dǎo)助手。除此之外，辦公室工作人員在處理部門間工作問題及員工關(guān)系上也發(fā)揮了巨大的作用。

3.2 參謀的角色

在高速公路企業(yè)工作進(jìn)程中，辦公室不僅僅做到助手角色的扮演，還需要做好參謀工作。在企業(yè)中，在發(fā)布相關(guān)工作任務(wù)及規(guī)章制度之前，辦公室工作人員需要對(duì)其進(jìn)行有效地解決與分析，還要明確這些制度落實(shí)后會(huì)產(chǎn)生怎樣的效果。同時(shí)辦公室工作人員要對(duì)這些實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)研，并提出科學(xué)合理的政策。辦公室還需要對(duì)于企業(yè)決策給予建議，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，做好所有決策的參謀工作，為此促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

3.3 執(zhí)行的角色

辦公室在企業(yè)工作還需要做好執(zhí)行工作，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)層做出相關(guān)重大決策的時(shí)候，辦公室工作人員需要對(duì)其做出迅速反應(yīng)，并且需要將這些重要決策內(nèi)容快速準(zhǔn)確地傳達(dá)到各個(gè)部門中。同時(shí)還需要做到能夠針對(duì)上級(jí)工作部署及通知做到理解，并準(zhǔn)確無誤地將其執(zhí)行。所以說辦公室工作人員工作效率與執(zhí)行能力，也直接影響了企業(yè)決策的制定與實(shí)施。因此辦公室工作人員需要有高效的執(zhí)行能力，同時(shí)還要對(duì)工作有足夠的主動(dòng)性，從而保證所有工作的順利開展。

3.4 協(xié)調(diào)的角色

對(duì)于高速公路企業(yè)的辦公系統(tǒng)來說，辦公室部門無疑是企業(yè)發(fā)展過程中重要的橋梁與紐帶。辦公室需要將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)部門進(jìn)行連接，還要協(xié)調(diào)上下級(jí)的管理，并有效處理員工關(guān)系。同時(shí)還要處理好自身部門與各個(gè)部門之間的關(guān)系。所以高效地處理協(xié)調(diào)好相互之間工作關(guān)系，不僅可以促進(jìn)部門之間的協(xié)作發(fā)展，還可以加強(qiáng)企業(yè)的團(tuán)結(jié)力與凝聚力。

4 提高高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作效率的有效措施

4.1 完善辦公室行政工作管理體系

為了能夠不斷提升企業(yè)辦公室行政管理的工作效率，就需要對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行改革和完善，并建立其完善且科學(xué)的辦公室行政管理體系。首先需要建立起相關(guān)行政管理權(quán)利體系，其中關(guān)系到行政管理內(nèi)容及各項(xiàng)工作劃分與流程等。其次要將這些管理制度和體系，貫徹落實(shí)到各個(gè)部門之間，做到所有員工都能夠各司其職，在有效地完成自身工作內(nèi)容的同時(shí)，還可以加強(qiáng)員工之間協(xié)作能力。在企業(yè)發(fā)展過程中，只有建立起完善的制度體系，才能在最大程度上提升辦公室管理水平及工作效率，才能夠促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

4.2 提高辦公室工作人員能力

因?yàn)檗k公室所涉及的工作相對(duì)繁雜，所以企業(yè)需要不斷提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，使得能夠在最大程度上提升員工工作效率。①辦公室工作人員需要有足夠的奉獻(xiàn)精神，在工作進(jìn)程中，需要做到一絲不茍，且在必要的時(shí)候能夠做出一定的奉獻(xiàn)。②要有高貴的品格。很多人認(rèn)為辦公室工作較為簡單，但事實(shí)上很多工作都要投入大量的精力和行動(dòng)才能進(jìn)行，所以就要求工作人員需要高效地完成所有工作。同時(shí)在工作的時(shí)候，還要保持原則性，做到公正公平。③工作人員還要有良好的心態(tài)，在遇到工作困難的時(shí)候，可以進(jìn)行心態(tài)的調(diào)節(jié)，能夠做到積極應(yīng)對(duì)。對(duì)于辦公室來說，本身就是一個(gè)密不可分的團(tuán)隊(duì)，如果想更好地完成工作，就要發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)精神，彼此之間建立良好關(guān)系，才可以在最大程度上促進(jìn)工作完成。

4.3 企業(yè)需要不斷進(jìn)行管理理念的創(chuàng)新

高速公路企業(yè)需要隨著社會(huì)的發(fā)展，不斷地進(jìn)行辦公室管理理念的創(chuàng)新，并改善辦公室管理工作現(xiàn)狀。企業(yè)需要及時(shí)針對(duì)辦公室管理進(jìn)行創(chuàng)新，還要結(jié)合外界市場變化。而要做到管理工作的創(chuàng)新，不僅僅需要針對(duì)管理方式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，還要加強(qiáng)其他措施與制度的創(chuàng)新。辦公室系統(tǒng)近些年來得到了完善與升級(jí)，同時(shí)也給很多工作人員在工作過程中帶來一些難題和挑戰(zhàn)。隨著信息時(shí)代的到來，工作人員個(gè)人也應(yīng)該加強(qiáng)樹立起新型的管理理念，還要結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，制定出較為合理的管理措施，以此來提升管理水平，加強(qiáng)辦公室行政管理工作效率，促進(jìn)高速公路企業(yè)健康發(fā)展。

5 結(jié)束語

辦公室行政管理是當(dāng)前企業(yè)管理中最為重要的，高速公路企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)其的重視程度。在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室扮演著不同但重要的角色，而辦公室工作的順利進(jìn)行也是保證企業(yè)能夠正常運(yùn)行的關(guān)鍵基礎(chǔ)。所以高速公路企業(yè)在提升辦公室工作效率的同時(shí)，還要建立并完善相關(guān)管理體系，采取高效的措施促進(jìn)辦公室人員素質(zhì)提升，使得高速公路企業(yè)能夠穩(wěn)定發(fā)展。

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收稿日期：2018-11-11

作者簡介：趙永紅（1976-），女，漢族，本科，主要從事高速公路辦公室管理工作。