摘 要：對于所有的企事業(yè)單位或者行政機關(guān)來說，辦公室都屬于不可或缺的職能部門，新時期如何提高新時期辦公室業(yè)務建設，成了擺在每一位辦公室從業(yè)者面前的新課題，只有完善和健全了辦公室業(yè)務建設工作，才能滿足日益發(fā)展的社會需要，辦公室才能真正承擔起本身的工作職責，從而保障了單位運營的健康發(fā)展。本文重點就新時期下如何提高辦公室業(yè)務建設工作提出一些建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；業(yè)務建設；管理事項

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）24-0378-01

辦公室處在溝通上下、聯(lián)系各方的樞紐位置，肩負著保證單位正常運轉(zhuǎn)、保持上下左右聯(lián)系暢通的重任。屬于一個綜合性信息的中轉(zhuǎn)站，同時還要接待外來人員的到訪以及與其他單位的溝通，所以辦公室在單位發(fā)展中占據(jù)著極其重要的位置。在當前信息化水平不斷攀升的過程中，對辦公室的業(yè)務工作又有了新的要求和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的業(yè)務工作不但要提升解決效率，還要通過深入開展改革，加大辦公室各項業(yè)務的齊頭發(fā)展。

1 辦公室業(yè)務建設的作用分析

辦公室屬于綜合性比較強的職能部門，辦公室每一位成員都處理著不同事務，分擔著不同角色，成員之間通過相互的交流與合作，互幫互助統(tǒng)籌兼顧，最終才能完成上級交給的任務。所以作為辦公室管理人員必要制定出一套適合本單位發(fā)展的最佳管理模式，這樣就會對內(nèi)外部環(huán)境起到督促和監(jiān)督的作用。對于本單位的內(nèi)部環(huán)境，辦公室對部門之間的協(xié)調(diào)溝通以及文件、政策的上傳下達起著引領(lǐng)和監(jiān)督的作用，辦公室要站在全局的高度參與單位戰(zhàn)略性決策，并結(jié)合本部門整理和收集的信息資源，對決策者提出相應的戰(zhàn)略性意見。對于外部環(huán)境，辦公室其職責就是對外交流、聯(lián)系、接待等本職工作。同時，辦公室對單位各部門的工作應起到輔助作用，監(jiān)督?jīng)Q策的落實情況。所以，辦公室的業(yè)務發(fā)展是彰顯一個單位地位和發(fā)展趨勢的風向標。

2 辦公室業(yè)務建設存在問題

2.1 信息傳遞不及時

在很多機關(guān)事業(yè)單位，基本上都是實行8h工作制度，很多工作人員普遍存在“得過且過”的消極思想，由于長年重復著單調(diào)枯燥的管理工作，對本職工作就會略顯疏忽怠慢，上級領(lǐng)導下達了命令，執(zhí)行者卻不能及時地將政策信息傳達出去，這樣不但會耽誤各部門對新政策、新文件的掌握，還嚴重影響了上級部門的決策信息的時效性，這是當前部分單位辦公室工作所存在的通病，如果不能及時整改必將阻礙單位的健康發(fā)展。

2.2 自身素質(zhì)問題

受市場經(jīng)濟傳統(tǒng)管理的影響，一些年老的辦公室從業(yè)人員，普遍存在懶惰心理，這些人員創(chuàng)新意識比較差，不但不能夠?qū)π聠栴}進行及時的研究和分析，還會影響辦公室整體的工作氣氛。有些單位由于歷史原因，有一些年齡較大的老同志，不能熟練使用電腦辦公，在一定程度無法滿足現(xiàn)階段的辦公要求和水平。還有一些人自我創(chuàng)新力不夠，對于領(lǐng)導安排的工作能夠一絲不茍的去完成，但是缺乏開拓意識，不善于思考，在工作中永遠是一副“要我做”，而很難看到“我要做”。還有一小部分人自我心理比較嚴重，看在他們眼里的永遠是至高無上的利益，同事間惡意競爭，相互排斥，缺乏高效的工作意識。

3 新時期提高辦公室業(yè)務建設的對策

3.1 提高人員的綜合素質(zhì)

新時期的歷史背景之下，對外來人員的到訪，要熱情接待，對外來單位的調(diào)研，要積極主動地協(xié)調(diào)，通過自身的修養(yǎng)提升對外服務的良好形象，通過制度的管理，構(gòu)建一個良好的迎賓氛圍，促進兄弟單位之間的親切友好交流。同時，對于所有的兄弟單位的調(diào)研以及外來人員來訪都要做一個詳細記錄，對所有的交流單位進行及時的回訪與跟蹤，確保每一次的交流價值最大化。辦公室從業(yè)者對上級下達的文件和政策要第一時間去完成，確保整個執(zhí)行工作的效率和質(zhì)量。在對下級單位信息傳送的過程中，也要確保信息的精確性，杜絕因為信息傳送的失誤，影響了其他部門的工作效率與質(zhì)量。當政策或者文件下發(fā)之后，辦公室人員要及時提醒接收部門，在約定時間進行回復或上報。

3.2 加強信息調(diào)研工作

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，基本杜絕了信息不對稱的現(xiàn)象出現(xiàn)，但是各單位之間還是存在不同的差異。信息資源作為單位戰(zhàn)略決策和發(fā)展方向的數(shù)據(jù)支撐和唯一依據(jù)，為本單位制訂未來發(fā)展方向起著至關(guān)重要的引導作用。所以說，作為決策者的智囊團，辦公室更應該加強信息調(diào)研工作，因為只有進行了實地調(diào)研，才能取長補短。辦公室應該制定一個調(diào)研工作指南，通過調(diào)研把交流和學習中所收集的信息，經(jīng)過整合與篩選提交到?jīng)Q策部門。這樣就可以確保單位領(lǐng)導層能夠在第一時間更加準確、高效地掌握第一手材料，從而為單位未來發(fā)展提供了參考依據(jù)。在辦公室業(yè)務建設過程中信息工作屬于經(jīng)常性事務工作，所以單位領(lǐng)導層一定要重視對信息財力、人力、物力的投入，21世紀打的就是信息戰(zhàn)，只有緊跟信息化和時代化腳步，才能不斷提高辦公室的管理水平。

3.3 加強辦公室工作執(zhí)行力

辦公室業(yè)務建設過程中，執(zhí)行力是制約其發(fā)展和壯大的基礎，執(zhí)行力貫穿在辦公室所有業(yè)務發(fā)展的全過程。文件的上傳下達，部門間的協(xié)調(diào)合作都離不開執(zhí)行力，所以辦公室工作人員必須要重視其執(zhí)行力：①作為辦公室人員都要有服務精神和奉獻精神，在繁瑣復雜的工作中要不計較個人得失，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨將服務作為衡量自身能力的標尺，始終把單位利益放在個人利益之上；②辦公室人員要有隨機應變的協(xié)調(diào)管理能力，尤其是對一些突發(fā)性事件，要有預判性和處理能力，急領(lǐng)導所急，思領(lǐng)導所思，始終站在全局的制高點看待問題；③辦公室還要重視督辦能力，發(fā)現(xiàn)問題要及時上報，始終堅持“求結(jié)果”的督辦原則。

4 結(jié)束語

總之，在市場競爭日趨激烈的前提下，每個企事業(yè)單位將面臨越來越多的機遇和挑戰(zhàn)，辦公室作為橋梁和紐帶就更應該充分運用自身資源，深入開展事務改革，進一步加強業(yè)務建設，這樣才能為本單位的發(fā)展提供引擎作用，才能促進本單位不斷快速向前發(fā)展。

參考文獻

[1]閆文禮.淺談如何加強新時期辦公室業(yè)務建設[J].辦公室業(yè)務，2017（01）：9.

[2]萬杰紅.新時期辦公室管理工作的一些體會[J].管理觀察，2016（24）：176～178.

收稿日期：2018-8-3