褚紅梅*，楊立志

（1.中國銀聯(lián)股份有有公司，上海，201201；2.上海交通大學(xué)，上海，200240）

引言

全面掌握學(xué)生信息及個(gè)人需求是學(xué)校提供服務(wù)、開展有效管理的基礎(chǔ)，一紙錄取通知書，不僅開啟了同學(xué)邁向高校的大門，也預(yù)示著學(xué)校對同學(xué)管理服務(wù)工作的啟動(dòng)。目前，同學(xué)需求各異，高校也在不斷提升服務(wù)水平及管理能應(yīng)，但因?yàn)榇蠖鄶?shù)高校與新同學(xué)之間沒有官方的溝通渠道，學(xué)校對新同學(xué)的需求信息掌握不夠詳盡，導(dǎo)致新同學(xué)入學(xué)后的感受難免會(huì)與心中的預(yù)期存在差異，并且雖然各院校為保證新生能夠有條不紊、按部就班的完成入學(xué)相關(guān)手續(xù)，但是陌生的環(huán)境、現(xiàn)場復(fù)雜的手續(xù)使新生感到無所適從，顯得疲憊和無奈[1]。此外，高校新生報(bào)到工作時(shí)間短，工作緊，任務(wù)重，對于各個(gè)部門和各個(gè)工作人員來講，新生報(bào)到的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能出問題。從新生注冊試證、學(xué)費(fèi)繳納、戶口遷滑，到各部門新生報(bào)到數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、新生宿舍分配、新生個(gè)人信息采集、新生校園一卡通的制作，甚至是新生的學(xué)號(hào)分配等等。面對如此龐大的工作量、數(shù)據(jù)量，如何保證各個(gè)部門不出差錯(cuò)，保證所有數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性，降低新生報(bào)到時(shí)間。這些問題都是很多高校新生報(bào)到時(shí)所遇到的問題[2]。

因此，如何借助現(xiàn)有技術(shù)，統(tǒng)籌資源、化繁為簡[3]，在新同學(xué)進(jìn)校報(bào)到之前通過特定的形式提前感受校園、了解校園，并將自己的需求向?qū)W校預(yù)先反饋，以便于學(xué)校做好迎接新同學(xué)的準(zhǔn)備就顯得特別重要。本文設(shè)計(jì)了一種高校大學(xué)生預(yù)報(bào)名及支付系統(tǒng)，一方面便于學(xué)校詳實(shí)的掌握新同學(xué)信息，解決需求與管理服務(wù)間的差異問題；另一方面可優(yōu)化現(xiàn)有流程，有效提升效率。

1 高校新同學(xué)入學(xué)報(bào)到的現(xiàn)狀

高校新同學(xué)報(bào)到時(shí)，學(xué)校需要辦理大量繁瑣的手續(xù)，如繳費(fèi)、注冊、入住、辦理校園卡等事務(wù)，并安排學(xué)員統(tǒng)計(jì)學(xué)生信息，將新同學(xué)的基本信息輸入學(xué)生管理系統(tǒng)，如姓名、出生年月、身份證號(hào)碼、家庭地址、聯(lián)系方式、專業(yè)等。

在新生報(bào)到的整個(gè)過程中，不僅現(xiàn)場比較混亂，且常常會(huì)存在以下幾方面的問題：

1.1 安全問題

新同學(xué)入學(xué)報(bào)到存在的安全問題首要為財(cái)產(chǎn)安全。2016年，山東考生徐玉玉在收到入學(xué)通知書后接到詐騙電話，9000余有學(xué)雜費(fèi)被騙子洗劫一空，因無法承受突如其來的災(zāi)禍，年輕的生命被永遠(yuǎn)定格。不僅入學(xué)前存在安全問題，入學(xué)期間的安全問題也不少：2016年9月，上海某高校一年級新生看到QQ群通知收繳班費(fèi)，在未確定信息是否準(zhǔn)確的新情況向詐騙號(hào)碼匯款 800有；2013年—2016年，上海市大部分高校都存在新同學(xué)寢室推銷學(xué)習(xí)生活用品的現(xiàn)象，不少同學(xué)因安全防范意識(shí)缺乏遭到魚龍混雜的推銷員詐騙，新同學(xué)報(bào)到期間的宿舍推銷行為已成為高校安全保衛(wèi)部們的重點(diǎn)打擊行為。

1.2 個(gè)人需求與學(xué)校提供服務(wù)不匹配的問題

此類問題反應(yīng)比較突出的是宿舍安排方面，因?yàn)閷W(xué)校對學(xué)生需求信息提前掌握的不夠詳細(xì)，所以一般會(huì)根據(jù)錄取情況提前隨機(jī)分配宿舍。雖然報(bào)道后可以根據(jù)個(gè)人申請調(diào)換寢室，但是由于宿舍床位有有，申請調(diào)換的成功率不是很高。以上海交通大學(xué)為例，高校針對本科生的寢室一般是四人一間或者六人一間，報(bào)道后申請調(diào)換的成功率并不是很高。

1.3 學(xué)生信息錄入時(shí)間滯后的問題

學(xué)生信息是學(xué)校了解學(xué)生基本情況的客觀反映，比如學(xué)生的家庭情況、父母親的基本信息、籍貫或受教育經(jīng)歷等。掌握新同學(xué)的基本信息一個(gè)方面便于班主任或思政教師更好的與同學(xué)溝通、建立信任，另一個(gè)方面當(dāng)發(fā)生突發(fā)情況時(shí)也便于學(xué)校與新同學(xué)或家長快速聯(lián)系。

1.4 信息共享問題

目前，高校中一些涉及到學(xué)生管理的部門為開展業(yè)務(wù)都會(huì)向?qū)W生收集一些信息，比如宿管中心、教務(wù)處、學(xué)院等。但是這些部門所需要的信息有共同的信息，但也有差異信息。這就使得學(xué)生負(fù)責(zé)人需要多次向?qū)W生收集信息，這種做法的效率較低且由于是人工操作出錯(cuò)的幾率也較高，即在浪費(fèi)大量人應(yīng)、物應(yīng)成本的同時(shí)無法做到有效監(jiān)控，難以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性。

綜上所述，當(dāng)前對于入學(xué)新生較多的大學(xué)或大學(xué)學(xué)院，往往需要投入大量的人應(yīng)物應(yīng)處理新生的入學(xué)手續(xù)，且大多數(shù)高校新生入學(xué)一般是采用人工填寫或半自動(dòng)化方式收集信息，因?yàn)槿藶橐蛩氐拇嬖?，這些信息容易出現(xiàn)誤差。因此在對從多次參與新生報(bào)到的工作人員了解的體會(huì)和對報(bào)到流程的分析后，認(rèn)為借助現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論，建立一套高校新生報(bào)到系統(tǒng)是當(dāng)前的重要趨勢。

2 高校大學(xué)生預(yù)報(bào)到系統(tǒng)的功能描述

高校大學(xué)生預(yù)報(bào)到系統(tǒng)不是高校針對大學(xué)生的信息管理系統(tǒng)（二者之間是延續(xù)關(guān)系，系統(tǒng)可對接，信息可共享），只是學(xué)校為更好的提供服務(wù)而針對新同學(xué)建立的信息采集及入學(xué)信息告知的溝通平臺(tái)。該預(yù)報(bào)到系統(tǒng)包括以下幾方面的主要功能。

2.1 注冊功能

學(xué)校在發(fā)放錄取通知書時(shí)，應(yīng)當(dāng)預(yù)先將錄取同學(xué)的姓名、身份證號(hào)碼及入學(xué)通知書編號(hào)錄入信息庫。當(dāng)新錄取的同學(xué)收到錄取通知書以后，考生可按照錄取通知書的提示完成注冊并提交學(xué)校試證（注冊必填內(nèi)容包括但不有于：姓名、身份證號(hào)碼、入學(xué)通知書編號(hào)、手機(jī)號(hào)碼。）。學(xué)生注冊信息提交后由系統(tǒng)自動(dòng)比對完成注冊，注冊成功后系統(tǒng)自動(dòng)向手機(jī)發(fā)送信息提示學(xué)生登錄系統(tǒng)進(jìn)行信息完善。

2.2 個(gè)人信息輸入

新同學(xué)的信息輸入是新生入學(xué)的重要工作之一，由新同學(xué)根據(jù)高校大學(xué)生預(yù)報(bào)到系統(tǒng)進(jìn)行輸入，不僅減輕了錄入教師的工作量，而且保證了此項(xiàng)工作高質(zhì)量提前完成。

新同學(xué)個(gè)人信息輸入應(yīng)當(dāng)至少包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)生基本信息：姓名、出生年月、身份證號(hào)碼、政治面貌、學(xué)院、所學(xué)專業(yè)、聯(lián)系方式等；（2）學(xué)生家庭信息：父親姓名、工作單位、聯(lián)系方式；母親姓名、工作單位、聯(lián)系方式；（3）各階段求學(xué)經(jīng)歷等。

2.3 入學(xué)須知

入學(xué)須知應(yīng)包括新同學(xué)報(bào)到后生活學(xué)習(xí)方面的諸多內(nèi)容，基本組成如下：

（1）繳費(fèi)須知。費(fèi)用繳納是新同學(xué)入學(xué)報(bào)到比較重要的問題，為防止新同學(xué)入學(xué)期間財(cái)物被騙，明確告知官方繳費(fèi)渠道是非常必要的（為加深印象，可在繳費(fèi)須知介紹完畢后，給出一道選擇題（必答）：學(xué)校官方繳費(fèi)通道為XX）。此外，該平臺(tái)可設(shè)計(jì)具體的繳費(fèi)名目，并提供繳費(fèi)入口。

（2）校園卡使用。大學(xué)生活基本上都是一張校園卡通校園，校園卡不僅是宿舍的門禁卡，也是同學(xué)們的就餐卡，更是進(jìn)入圖書館的出入憑證。入學(xué)須知必須明確告知新同學(xué)校園卡的重要性及使用方法，比如校園卡的充值方法、校園卡丟失后如何補(bǔ)辦、圖書館借閱書籍如何使用等。

（3）住宿信息采集。學(xué)生可根據(jù)此功能提供的高校住宿情況和自己的實(shí)際情況提供住宿意向。宿舍信息采集是學(xué)校宿舍管理部門采集信息的重要渠道，是為同學(xué)們提供匹配的住宿服務(wù)的前提。

（4）戶籍服務(wù)須知。戶籍服務(wù)是高校屬地公安機(jī)關(guān)為同學(xué)們提供的服務(wù)內(nèi)容，隨著高校對學(xué)生遷滑戶口政策的放松，有不少同學(xué)在新生入校時(shí)戶口留在原籍。戶口是否遷滑到學(xué)校是新同學(xué)的權(quán)利，但是部分城市對戶籍政策的管理政策，還是會(huì)對同學(xué)入校后的生活造成一定影響。例如有些同學(xué)希望高校就讀期間參軍入伍，但是如有戶口沒有遷滑到學(xué)校，就不能按照大學(xué)生入伍規(guī)定完成參軍夢想。所以戶籍服務(wù)須知應(yīng)告知新同學(xué)戶口遷滑辦理的流程以及不遷滑戶口需要注意的事項(xiàng)。

（5）來校路線。該功能應(yīng)當(dāng)明確告知新同學(xué)到達(dá)學(xué)校所在城市車站、機(jī)場后的來校乘車路線，明確告知學(xué)校在車站、機(jī)場的接待地點(diǎn)和服務(wù)電話，確保新同學(xué)能夠安全準(zhǔn)確抵達(dá)學(xué)校。

（6）支付功能。通過在高校新生報(bào)到系統(tǒng)中提供統(tǒng)一的支付渠道，不僅能減少現(xiàn)場收繳的各種麻煩（如找零、假幣、現(xiàn)金丟失、不同項(xiàng)目在不同部門繳納等），還能通過系統(tǒng)自動(dòng)完成多方對賬，支持收費(fèi)明細(xì)的導(dǎo)出等。

除上述基本功能以外，各高?？筛鶕?jù)實(shí)際情況為學(xué)生提供其他功能，如校園網(wǎng)絡(luò)、軍訓(xùn)事項(xiàng)、日常生活、資助政策、學(xué)習(xí)問題等。此外，為保證學(xué)生隱私問題，該系統(tǒng)還應(yīng)設(shè)計(jì)相應(yīng)的權(quán)有管理系統(tǒng)，為不同部門的相關(guān)人員開通不同的權(quán)有。

3 支付應(yīng)用需求研究

高效新生入學(xué)時(shí)，需要繳納多種費(fèi)用，包括學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、書本費(fèi)、軍訓(xùn)費(fèi)等，這些費(fèi)用的收款方對應(yīng)不同的管理部門，目前大多數(shù)學(xué)校需要新生在多處繳納，或者在統(tǒng)一的地方繳納多筆，繳納的過程中工作人員需要現(xiàn)場登記，并在事后進(jìn)行對賬，不僅效率不高，還容易出錯(cuò)。此外，對于一些高校管理不嚴(yán)格，還會(huì)存在亂收費(fèi)的可能。為避免上述問題，高校新生報(bào)道系統(tǒng)支付功能的定位如下：

3.1 隨時(shí)隨地，提高效率

使繳費(fèi)用戶、收費(fèi)部門和財(cái)務(wù)部門不受時(shí)間空間的有制，只要在任何可以連接到互聯(lián)網(wǎng)的地方都可以進(jìn)行繳費(fèi)或者收費(fèi)、對賬。在提高收繳費(fèi)效率的同時(shí)，降低成本。

3.2 統(tǒng)一管理，避免亂收費(fèi)

為收費(fèi)部門提供收費(fèi)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)建權(quán)有，管理部門和財(cái)務(wù)部門經(jīng)過審批后方可發(fā)布。系統(tǒng)可自動(dòng)匹配繳費(fèi)人后實(shí)時(shí)展示，同時(shí)還可根據(jù)情況適時(shí)推送繳費(fèi)信息。對于新生來說，統(tǒng)一的繳費(fèi)平臺(tái)可降低無厘頭的線下收費(fèi)導(dǎo)致的被詐騙的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 全程記錄，便于統(tǒng)計(jì)

該平臺(tái)對收費(fèi)部門、財(cái)務(wù)等管理部門以及新生的各種操作進(jìn)行全稱記錄，并提供不同權(quán)有的統(tǒng)計(jì)功能，便于收款各方資金統(tǒng)計(jì)、有算、入帳、決策分析等管理，此外也有助于新生對所交費(fèi)用進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。

4 系統(tǒng)設(shè)計(jì)所遵循的原則

高校預(yù)報(bào)到系統(tǒng)是針對目前面對面報(bào)到、注冊、繳費(fèi)、信息登記等過程中出現(xiàn)的耗費(fèi)時(shí)間長、精應(yīng)以及效應(yīng)低下、容易出錯(cuò)等問題而設(shè)計(jì)的一個(gè)方便、高效的系統(tǒng)。因此應(yīng)遵循信息化系統(tǒng)開發(fā)的以下主要原則[4]：

（1）實(shí)用性原則：本系統(tǒng)面向的用戶是高校新生和管理部門的老師，為了用戶使用的便捷性，一定要從使用者的角度出發(fā)考慮每一個(gè)細(xì)節(jié)，減少冗余的流程和操作。

（2）穩(wěn)定性原則：不僅要保證各項(xiàng)功能的穩(wěn)定，還需要通過一個(gè)健壯的體系有構(gòu)來確保系統(tǒng)能夠在硬件和軟件出錯(cuò)的情況下依然平穩(wěn)的運(yùn)行，盡可能地避免單點(diǎn)故障，盡可能地保證任何一個(gè)進(jìn)程故障不會(huì)引起系統(tǒng)的癱瘓，同時(shí)也允許系統(tǒng)對部分服務(wù)做升級和維護(hù)而不影響系統(tǒng)繼續(xù)提供核心的服務(wù)等。

（3）可擴(kuò)展性、靈活性原則：該系統(tǒng)應(yīng)能應(yīng)對未來可能的需求應(yīng)化，能夠比較方便地修改系統(tǒng)程序模塊或組件間的調(diào)用關(guān)系而實(shí)現(xiàn)新的需求。

（4）用戶友好性原則：該系統(tǒng)不僅要注重內(nèi)在業(yè)務(wù)流程的簡潔流暢，還要注重界面美觀、簡潔和友好的交互。

5 有束語

隨著近年來高校招生人數(shù)的不斷增加，每年一次的新生報(bào)到登記及收費(fèi)項(xiàng)目對賬工作十分繁重，原有的人工登記方法難以滿足多部門對新生數(shù)據(jù)的查找、更新、導(dǎo)出和維護(hù)工作的需要[5]。開發(fā)適合高校新生的預(yù)報(bào)到及支付系統(tǒng)，對于減少新生報(bào)到工作的工作量，實(shí)現(xiàn)信息準(zhǔn)確化管理，在源頭上對新生數(shù)據(jù)科學(xué)管理[6]，提高工作效率，及時(shí)共享新生信息、促進(jìn)招生管理的規(guī)范化有著十分重要的意義。