趙傳玉

摘要：歸檔工作是促進(jìn)油公司油氣田勘探開發(fā)檔案科學(xué)管理與高效利用的基礎(chǔ)和前提。本文分析了當(dāng)前油公司油氣田勘探開發(fā)檔案文件工作存在的主要問題及成因，探討了優(yōu)化油氣田勘探開發(fā)文件歸檔工作的主要措施，對進(jìn)一步加強(qiáng)油氣田勘探開發(fā)文件歸檔管理工作具有一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：油氣田勘探開發(fā)文件歸檔優(yōu)化

油氣田勘探開發(fā)檔案是指在油氣田勘探開發(fā)過程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種載體形式的文件材料，[1]是油公司油氣田勘探開發(fā)工作的主要成果之一，有時(shí)甚至是唯一成果，其既包括文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像、不同載體的科技文件材料，也包括巖心、巖屑、測試樣品、各類標(biāo)本等實(shí)物資料。油氣田勘探開發(fā)文件的歸檔管理是保護(hù)油氣勘探開發(fā)工作成果的重要環(huán)節(jié)，也是豐富油公司館藏檔案資源、科學(xué)安全保管有價(jià)值地質(zhì)信息，促進(jìn)油公司內(nèi)部檔案共享利用，充分發(fā)揮檔案價(jià)值的重要基礎(chǔ)。

一、油氣田勘探開發(fā)檔案歸檔工作存在的主要問題

筆者依據(jù)多年工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合對國內(nèi)三大油公司的油氣田勘探開發(fā)文件歸檔工作的調(diào)研，梳理出以下主要問題。

（一）歸檔責(zé)任主體不清晰

油氣田勘探開發(fā)工作一般是由油公司以項(xiàng)目的形式，委托外部或內(nèi)部單位具體開展，此處的項(xiàng)目是指“石油天然氣勘探與開發(fā)地質(zhì)科研課題或子課題、生產(chǎn)任務(wù)或工程等某一項(xiàng)具有特定內(nèi)容的工作?！盵2]因油氣田勘探開發(fā)工作資金投入大、周期長、專業(yè)廣、參建單位多，其檔案的形成單位既包括油公司的業(yè)務(wù)主管部門，也包括具體項(xiàng)目的承擔(dān)單位。油氣田勘探開發(fā)文件一般以項(xiàng)目、井為單位進(jìn)行立卷歸檔，[3]在實(shí)際工作中，既有油公司的業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)歸檔的情況，也有油公司業(yè)務(wù)主管部門與具體參建單位共同負(fù)責(zé)歸檔的情況，還有參建單位單獨(dú)負(fù)責(zé)歸檔的情況。歸檔責(zé)任主體不清晰，造成同一項(xiàng)目、井的相關(guān)文件材料，不能同時(shí)歸檔、質(zhì)量參差不齊，給后期的檔案管理與利用服務(wù)造成了不利影響。

（二）歸檔范圍不明確

油公司一般規(guī)定在油氣田勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研工作中形成的各種（類）科技文件材料和實(shí)物資料，均屬于歸檔范圍。在具體工作中，這一規(guī)定過于概括，缺乏可操作性，一是缺乏具體的歸檔范圍明細(xì)，各參建參研單位對這一規(guī)定理解不一，造成同一類型的項(xiàng)目，不同參建參研單位形成并歸檔的文件材料不一致；二是隨著信息技術(shù)的深入應(yīng)用，傳統(tǒng)勘探開發(fā)工作中形成的紙質(zhì)文件材料逐漸以電子文件的形式在各種管理信息系統(tǒng)中生成并保存，目前油公司也未制定明確的電子文件歸檔范圍，導(dǎo)致電子文件歸檔不齊全。

（三）移交歸檔不及時(shí)

油公司一般規(guī)定油氣田勘探開發(fā)文件在項(xiàng)目終審或單井完鉆后90日內(nèi)完成移交歸檔。但在實(shí)際工作中，由于項(xiàng)目終審后審查意見出具滯后，或者單井完鉆后驗(yàn)收滯后，以及油氣田勘探開發(fā)工作時(shí)間緊、任務(wù)重等原因，很少能在此時(shí)限內(nèi)完成歸檔。油氣田勘探開發(fā)工作各環(huán)節(jié)緊密相接，下一環(huán)節(jié)的工作急需利用上一環(huán)節(jié)形成的相關(guān)科技文件材料，即油氣田勘探開發(fā)檔案在形成后的即時(shí)利用需求很強(qiáng)，移交歸檔不及時(shí)在很大程度上影響了其作用的發(fā)揮。

（四）歸檔文件材料質(zhì)量不符合要求

一般來說，對移交歸檔的油氣田勘探開發(fā)科技文件材料，應(yīng)滿足完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范以及有利于長久保存五個(gè)方面的要求。但是從實(shí)際收集的油氣田勘探開發(fā)檔案來看，還不同程度地存在著相關(guān)管理性文件不齊全、圖件符號及顏色不符合行業(yè)規(guī)范要求、文件材料不系統(tǒng)、紙電不一致、書寫與印制材料不利于長久保存等問題。

二、存在問題的成因分析

（一）檔案意識薄弱

作為以盈利為主要目的的油公司，其油氣田勘探開發(fā)工作的重心在于油氣產(chǎn)量、經(jīng)濟(jì)效益與儲量發(fā)現(xiàn)，油公司上至領(lǐng)導(dǎo)層下至普通員工檔案意識總體不高，對油氣田勘探開發(fā)檔案的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，重生產(chǎn)經(jīng)營與科研管理，對油氣田勘探開發(fā)工作的重要甚至唯一成果——油氣田勘探開發(fā)檔案的管理與利用服務(wù)投入不足，出現(xiàn)了一系列問題。

（二）檔案的信息化管理水平不高

信息技術(shù)在油氣田勘探開發(fā)工作中的應(yīng)用越來越深化。油氣田勘探開發(fā)檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)并擁抱這種變化，進(jìn)一步提升信息化管理水平。但從筆者掌握的情況來看，各油公司勘探開發(fā)檔案管理的信息化建設(shè)，主要以紙質(zhì)檔案的數(shù)字化為主，對在各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中形成并流轉(zhuǎn)運(yùn)行的電子文件的管理沒有及時(shí)跟進(jìn)，對僅以電子文件形式存在的油氣田勘探開發(fā)文件的歸檔范圍、邏輯及物理歸檔方法與要求等功能幾乎沒有研發(fā)，造成了歸檔不齊全的問題。

（三）歸檔管控手段缺乏

目前油公司油氣田勘探開發(fā)檔案管理工作，雖然制定了“三納入”“四同步”等管理措施，但普遍缺乏有效的歸檔管控手段，這些措施難以真正落地施行，檔案部門難以掌控有哪些項(xiàng)目及項(xiàng)目的進(jìn)度、文件材料形成積累等情況，只能被動接收，既難以保障歸檔文件材料的齊全完整，對移交歸檔不及時(shí)、文件材料質(zhì)量不符合要求等問題的整改也難以有效開展。

三、優(yōu)化油氣田勘探開發(fā)檔案歸檔工作的主要措施

優(yōu)化油氣田勘探開發(fā)檔案歸檔工作的總體思路，一是充分發(fā)揮油公司檔案部門的職能；二是加強(qiáng)油公司檔案部門與相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門的溝通協(xié)調(diào)，建立歸檔管控協(xié)調(diào)機(jī)制；三是充分利用信息化手段，提升信息技術(shù)在油氣田勘探開發(fā)檔案歸檔工作中的應(yīng)用水平。按此思路，筆者總結(jié)了以下幾項(xiàng)主要措施。

（一）發(fā)揮油公司檔案部門職能的主要措施

1.提高油氣田勘探開發(fā)項(xiàng)目人員的歸檔意識

檔案部門可通過普及宣貫《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》及其實(shí)施辦法，開展油公司油氣田勘探開發(fā)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)體系的制修訂、宣貫以及監(jiān)督檢查等，提高油氣勘探開發(fā)業(yè)務(wù)主管部門、油氣田勘探開發(fā)檔案機(jī)構(gòu)、油氣田勘探開發(fā)檔案形成單位相關(guān)工作人員對油氣田勘探開發(fā)歸檔工作重要性的認(rèn)識，讓他們在思想觀念中重視油氣田勘探開發(fā)文件歸檔工作。

2.落實(shí)油氣田勘探開發(fā)文件歸檔主體責(zé)任

在長期的工作實(shí)踐中，油公司形成了“誰形成、誰歸檔”的油氣田勘探開發(fā)檔案歸檔整理制度，這一制度中的“誰”，一般被認(rèn)為是油氣田勘探開發(fā)文件的直接形成單位或部門。筆者經(jīng)過多年的工作實(shí)踐認(rèn)為，這一認(rèn)識是不全面的。這里的“誰”，應(yīng)該是指利用油公司投資，委托相關(guān)單位或部門開展油氣勘探開發(fā)、科研、生產(chǎn)工作的各業(yè)務(wù)主管部門。這些業(yè)務(wù)主管部門，安排了投資項(xiàng)目開展工作，理應(yīng)對這些投資項(xiàng)目的文件歸檔工作負(fù)責(zé)。在實(shí)際工作中，為了便于歸檔工作的順利進(jìn)行，各業(yè)務(wù)主管部門可委托油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研工作的直接承擔(dān)單位或部門，在檔案部門的指導(dǎo)下完成有關(guān)文件材料的形成、積累、整理、鑒定、立卷、明確密級和保密期限，以及向檔案機(jī)構(gòu)移交歸檔等操作性工作?；谶@種認(rèn)識，各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)定期向油氣田勘探開發(fā)檔案主管部門提供區(qū)塊登記、項(xiàng)目設(shè)置、進(jìn)展和成果評審、鑒定、評獎等信息，以便后者掌握情況，進(jìn)一步做好油氣田勘探開發(fā)文件歸檔工作。

3.明確油氣田勘探開發(fā)文件歸檔要求

一是要明確歸檔工作的操作性要求。檔案部門可通過制度、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制修訂等措施，在原則性和可操作性并重的思想指導(dǎo)下，細(xì)化油氣田勘探開發(fā)文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量要求等，以保障歸檔工作科學(xué)、規(guī)范開展。二是要加強(qiáng)對相關(guān)要求的培訓(xùn)宣貫，宣貫對象既要包括相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門，也應(yīng)包各參建參研單位，可通過定期舉辦培訓(xùn)班、編制培訓(xùn)手冊與視頻教程、建立咨詢答復(fù)機(jī)制等方式來進(jìn)行。

（二）建立歸檔管控協(xié)調(diào)機(jī)制的主要措施

建立歸檔管控協(xié)調(diào)機(jī)制，是指油公司檔案部門與職能管理部門溝通協(xié)調(diào)，通過職能部門的管理手段強(qiáng)化油氣田勘探開發(fā)文件的歸檔工作，具體措施包括三項(xiàng)。

1.項(xiàng)目管理措施

這是“四同步”要求在油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研項(xiàng)目管理工作中的落地，包括四個(gè)方面，一是在項(xiàng)目招投標(biāo)文件中，明確歸檔工作的有關(guān)要求。二是，在項(xiàng)目合同（協(xié)議書、任務(wù)書、訂單等，下同）簽訂時(shí)，制定明確條款對歸檔工作進(jìn)行約定。三是，各業(yè)務(wù)主管部門在驗(yàn)收、審查最終成果時(shí)，檔案部門派員參加，檢查項(xiàng)目應(yīng)歸檔文件材料是否齊全、完整，整理是否規(guī)范，并出具相應(yīng)的驗(yàn)收意見。四是，項(xiàng)目完成后憑歸檔證明才能由管理部門對其進(jìn)行成果登記、鑒定與評獎。

2.財(cái)務(wù)管理措施

這是通過經(jīng)費(fèi)結(jié)算的控制作用來加強(qiáng)對油氣田勘探開發(fā)檔案歸檔的管控，分為對油公司外部單位和內(nèi)部單位兩種措施。對外部單位，油公司在與其簽訂項(xiàng)目合同時(shí)，可約定一定比例的合同尾款（一般不低于合同總額的5%），待完成歸檔后，憑歸檔證明再行支付。對內(nèi)部單位，油公司可將油氣田勘探開發(fā)文件的歸檔工作納入對項(xiàng)目承擔(dān)單位及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人個(gè)人考核的指標(biāo)體系之中。

3.市場準(zhǔn)入措施

這是將油氣田勘探開發(fā)檔案歸檔工作與市場準(zhǔn)入門檻相結(jié)合來加強(qiáng)歸檔管控。具體而言，在油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研項(xiàng)目完成后，未按要求完成歸檔的，對油公司外部的項(xiàng)目承擔(dān)單位，視情況限制或取消其市場準(zhǔn)入資質(zhì)，對油公司內(nèi)部的項(xiàng)目承擔(dān)單位，取消其再次承擔(dān)油氣勘探開發(fā)、生產(chǎn)、科研項(xiàng)目任務(wù)資格，并根據(jù)考核制度給予相應(yīng)的處罰。

（三）利用信息技術(shù)優(yōu)化歸檔管理工作的主要措施

1.實(shí)施歸檔情況動態(tài)監(jiān)控

在前期工作的基礎(chǔ)上，檔案部門在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置年度油氣田勘探開發(fā)文件歸檔任務(wù)清單，并分解推送到各業(yè)務(wù)主管部門。各業(yè)務(wù)主管部門責(zé)任人在線查看本部門應(yīng)歸檔任務(wù)及歸檔時(shí)限要求等內(nèi)容，并據(jù)此開展歸檔工作。檔案部門據(jù)此建立年度歸檔任務(wù)核銷明細(xì)賬，可以動態(tài)掌握各項(xiàng)目、井的文件是否歸檔，歸檔的文件是否齊全，時(shí)限是否符合要求等，動態(tài)計(jì)算歸檔率，定期通報(bào)給公司管理層及相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門，提高歸檔工作效率。

2.開發(fā)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口

優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的功能，從電子文件單套制管理的角度和站位出發(fā)，增加對以電子文件形式形成并流轉(zhuǎn)的相關(guān)文件材料的立卷歸檔、編目著錄以及利用服務(wù)等功能，在此基礎(chǔ)上開發(fā)檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，封裝相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的要求條款，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線編制、在線輸出、在線歸檔等功能，最終實(shí)現(xiàn)油氣田勘探開發(fā)文件歸檔管理流程化、流程信息化。

四、結(jié)語

油氣田勘探開發(fā)檔案歸檔工作的優(yōu)化，不是一蹴而就的工作，應(yīng)該隨著技術(shù)與工藝的不斷更新，以及信息技術(shù)在油氣勘探開發(fā)工作中的應(yīng)用不斷深化而不斷優(yōu)化，以保障油氣勘探開發(fā)工作中形成的各類文件材料應(yīng)歸盡歸，為國有資產(chǎn)保值增值。

注釋：

[1]中國石油化工集團(tuán)公司.中國石化檔案管理培訓(xùn)教材[M].北京：中國石化出版社，2013：123.

[2]中國石油化工集團(tuán)公司.石油天然氣勘探與開發(fā)地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則：Q/SH 0167-2016[S].北京：中國石化出版社，2017：1.

[3]中國石油化工集團(tuán)公司.石油天然氣勘探與開發(fā)地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則：Q/SH 0167-2016[S].北京：中國石化出版社，2017：5.

參考文獻(xiàn)：

[1]王瑞偉，沈言，武斌.信息技術(shù)在技改項(xiàng)目檔案歸檔中的應(yīng)用[J].機(jī)電兵船檔案，2015（05）：17-19.

作者單位：中國石化石油勘探開發(fā)研究院