2018年10月11日，國家檔案局李明華局長簽署了國家檔案局第13號(hào)令，規(guī)定“《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》已經(jīng)國家檔案局局長辦公會(huì)議審議通過，現(xiàn)予公布，自2019年1月1日起施行。”《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）對(duì)加強(qiáng)、規(guī)范、推動(dòng)當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期我國各級(jí)黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）的檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)價(jià)值。本文主要談?wù)剬?duì)《規(guī)定》的學(xué)習(xí)體會(huì)及對(duì)相關(guān)問題的思考。

一、《規(guī)定》的意義和價(jià)值

《規(guī)定》的公布和施行，是適應(yīng)新形勢下我國機(jī)關(guān)檔案工作建設(shè)與發(fā)展客觀需要的必然結(jié)果。2018年5月7日，丁薛祥同志在中央檔案館國家檔案局調(diào)研時(shí)的講話中指出：“中國特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，面對(duì)新形勢新任務(wù)，檔案工作有許多新情況新問題。值得深入研究。”經(jīng)過改革開放40年的努力和奮斗，我國的機(jī)關(guān)檔案工作在取得各項(xiàng)成就的同時(shí)，也面臨著許多新問題、新矛盾、新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)。如何有效地解決好這些新的問題、矛盾？如何主動(dòng)把握好機(jī)關(guān)檔案工作新的發(fā)展機(jī)遇？如何應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜的國際形勢帶來的安全挑戰(zhàn)？如何推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)、規(guī)范管理？如何通過機(jī)關(guān)檔案工作的開展，為進(jìn)一步豐富國家檔案資源做出新貢獻(xiàn)？如何為黨和國家的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)和維護(hù)人民群眾的合法權(quán)益提供有效服務(wù)？《規(guī)定》給出了方向性、引導(dǎo)性的答案。

《規(guī)定》進(jìn)一步明確了機(jī)關(guān)檔案工作的地位、作用和價(jià)值，并做出了明確的界定。習(xí)近平總書記在浙江工作期間就強(qiáng)調(diào)：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！笨倳浀闹v話精神，在《規(guī)定》中得到了充分體現(xiàn)。《規(guī)定》指出：“機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?！惫瘫緩?qiáng)基，如果沒有機(jī)關(guān)檔案工作的科學(xué)、規(guī)范、有效開展，整個(gè)國家的檔案事業(yè)大廈就會(huì)失去一塊關(guān)鍵性的基石。各項(xiàng)機(jī)關(guān)工作，如果缺少檔案工作這一“不可缺少的基礎(chǔ)工作”支撐，就無法正常有序地開展，相關(guān)業(yè)務(wù)工作就會(huì)失去必要的行政、法律憑證體系的保障，工作經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律也難以得到總結(jié)。

《規(guī)定》的公布和施行是國家檔案局在新形勢下推進(jìn)全國機(jī)關(guān)檔案工作的一項(xiàng)重要舉措。國家檔案局副局長王紹忠同志在江蘇南京召開的“《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》宣傳貫徹暨數(shù)字檔案室建設(shè)推進(jìn)會(huì)”上指出：“機(jī)關(guān)檔案工作是提升國家和社會(huì)治理能力的重要依規(guī)，是檔案事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的重要支撐”，要求“要深刻領(lǐng)會(huì)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》精神，引導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案工作全面升級(jí)。”在《規(guī)定》未公布前，開展機(jī)關(guān)檔案工作主要是依據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》（中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳1983年聯(lián)合制發(fā)）和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（國家檔案局1987年制發(fā)）兩個(gè)文件。但由于兩個(gè)文件是上個(gè)世紀(jì)80年代制發(fā)的，有些內(nèi)容已經(jīng)很難適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，不能有效滿足各機(jī)關(guān)開展檔案工作的需要。雖然各地檔案行政管理部門根據(jù)需要，陸續(xù)出臺(tái)了一系列規(guī)范性文件，從不同的角度規(guī)范機(jī)關(guān)檔案工作，但內(nèi)容相對(duì)分散，尺度不盡一致，而且行政規(guī)范的力度也不夠強(qiáng)?！兑?guī)定》的公布和施行，有效地填補(bǔ)了這一檔案法規(guī)體系的空白，為全國機(jī)關(guān)檔案工作的開展指明了方向，提供了對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理的行政規(guī)章層面的依據(jù)。

二、《規(guī)定》的主要內(nèi)容

《規(guī)定》包括7章70條。明確了機(jī)關(guān)檔案工作的“總則”（6條）、“機(jī)構(gòu)和人員”（7條）、“基礎(chǔ)設(shè)施”（9條）、“管理要求”（7節(jié)32條）、“信息化建設(shè)”（12條）、“獎(jiǎng)勵(lì)與處罰”（2條）及“附則”（2條）。《規(guī)定》的主要內(nèi)容包括：

（一）明確了機(jī)關(guān)檔案工作的目的、機(jī)關(guān)檔案和機(jī)關(guān)檔案工作的概念、機(jī)關(guān)檔案工作的原則和主要責(zé)任及制度建設(shè)要求

《規(guī)定》的第一章，明確了機(jī)關(guān)檔案工作的目的、概念、原則及制度建設(shè)的要求。首先，制定《規(guī)定》的目的是“加強(qiáng)各級(jí)黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)”，其中加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作、推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)規(guī)范管理、豐富國家檔案資源是條件性的目標(biāo)，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)是機(jī)關(guān)檔案工作的終極目的。制定《規(guī)定》的依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)。

《規(guī)定》進(jìn)一步明確了機(jī)關(guān)檔案的概念，即“機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄”。這一界定的主要含義是：（1）機(jī)關(guān)檔案的本質(zhì)是原始的歷史記錄；（2）機(jī)關(guān)檔案的形成領(lǐng)域特征是“機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)”中直接形成的；（3）機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值特征是對(duì)國家和社會(huì)具有查考價(jià)值、利用價(jià)值和保存價(jià)值，即對(duì)國家和社會(huì)具有查考價(jià)值、利用價(jià)值和保存價(jià)值的機(jī)關(guān)檔案，才是《規(guī)定》所管理的對(duì)象；（4）機(jī)關(guān)檔案的形式特征是形式、存儲(chǔ)載體（介質(zhì)、媒介）的多樣性。同以往的相關(guān)規(guī)范相比，《規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)檔案的來源屬性、價(jià)值屬性的表達(dá)更加明確、具體，避免了施行過程中對(duì)機(jī)關(guān)檔案范圍的模糊性認(rèn)識(shí)問題的出現(xiàn)。

《規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的說明更加明確、充分。在國家層面，國家檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作。“機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分?！痹跈C(jī)關(guān)層面，各機(jī)關(guān)的檔案工作是“機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作”。開展機(jī)關(guān)檔案工作的價(jià)值和作用在于：它“是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。”基礎(chǔ)性、支撐性、不可或缺性、條件性和服務(wù)性，是現(xiàn)代機(jī)關(guān)檔案工作的重要性質(zhì)。

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)檔案工作的管理體制和責(zé)任要求。機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的體制。具體責(zé)任要求是：（1）國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（2）地方檔案行政管理部門在上級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（3）中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

《規(guī)定》還進(jìn)一步明確了檔案行政管理部門依法履職的行為方式，強(qiáng)化了中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時(shí)應(yīng)堅(jiān)持的基本原則。《規(guī)定》要求“檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展?！薄爸醒搿⒌胤綄I(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則?！?/p>

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)檔案管理的制度性要求。其中最基本的制度要求是：（1）機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理；（2）應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)?！兑?guī)定》強(qiáng)調(diào)“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)”，并咋對(duì)應(yīng)的保障措施中提出了“三納入”“三同步”的要求。“三納入”就是將機(jī)關(guān)檔案工作納入機(jī)關(guān)的整體規(guī)劃、納入機(jī)關(guān)的年度工作計(jì)劃和納入機(jī)關(guān)的考核體系?！叭健本褪且蟾鳈C(jī)關(guān)將檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。“三納入”“三同步”的要求，是我國多年檔案工作經(jīng)驗(yàn)和智慧的結(jié)晶，已被實(shí)踐反復(fù)證明是行之有效的機(jī)關(guān)檔案工作制度安排。

為保證機(jī)關(guān)檔案工作健康、有序開展，有效解決困擾機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的經(jīng)費(fèi)問題，《規(guī)定》要求各機(jī)關(guān)應(yīng)將“檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi)，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi)，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算?！?/p>

（二）明確了機(jī)關(guān)檔案工作的機(jī)制建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、基本任務(wù)

《規(guī)定》的第二章，對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的機(jī)制建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、基本任務(wù)及購買社會(huì)服務(wù)等，提出了明確的、可操作性的要求。

《規(guī)定》要求機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立“由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳（室）（或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu)）及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制”，并以此“協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)”。實(shí)踐證明，這種協(xié)調(diào)機(jī)制的建立和運(yùn)行，可以有效杜絕在開展機(jī)關(guān)檔案工作過程中出現(xiàn)的相互推諉、責(zé)任不清等問題的產(chǎn)生，使機(jī)關(guān)各有關(guān)部門在主要負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，相互配合與協(xié)作，形成良性互動(dòng)關(guān)系，共同解決好機(jī)關(guān)檔案工作面臨的重大事務(wù)、重要問題和主要矛盾。

《規(guī)定》要求機(jī)關(guān)“應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)”，并對(duì)不具備設(shè)立條件的機(jī)關(guān)提出了明確要求，即“應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門”?！兑?guī)定》還要求“檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性”。在現(xiàn)實(shí)工作中，一些單位出現(xiàn)了弱化檔案工作的問題，在將檔案機(jī)構(gòu)與其它部門合并，且并沒有在合并后的機(jī)構(gòu)名稱中體現(xiàn)出檔案工作的屬性特征?！兑?guī)定》的這一要求表明，“去檔案化”的思想和做法是錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)在承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)的機(jī)構(gòu)名稱中，體現(xiàn)檔案工作的屬性。如，一些單位將檔案機(jī)構(gòu)與信息機(jī)構(gòu)合并或整合后，依然叫“信息中心”“信息處（科）”，根據(jù)《規(guī)定》要求可改為“信息檔案中心”或“信息檔案處（科）”等。

《規(guī)定》對(duì)辦公地點(diǎn)相對(duì)集中且條件成熟的縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的多個(gè)機(jī)關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，提出了建設(shè)性要求。具體是：經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意，“可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu)，對(duì)相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理”。我國現(xiàn)有的政府文件中心、聯(lián)合檔案室等機(jī)構(gòu)，在《規(guī)定》施行后，就有了相應(yīng)的法規(guī)依據(jù)。

人員配置問題，一直是我國機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展中的亟待解決的一個(gè)重要難題?！兑?guī)定》的出臺(tái)為這一難題的解決，提供了有力的法規(guī)依據(jù)。具體要求包括：（1）機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作；（2）機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作；（3）機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。（4）縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員。

《規(guī)定》進(jìn)一步明確了機(jī)關(guān)檔案工作的8項(xiàng)基本任務(wù)，具體包括：

（1）依法治檔、制度備案。《規(guī)定》要求機(jī)關(guān)應(yīng)“貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案”。

（2）科學(xué)規(guī)劃、組織實(shí)施?！兑?guī)定》要求機(jī)關(guān)應(yīng)“制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃”。

（3）前端控制、有效指導(dǎo)?！兑?guī)定》要求機(jī)關(guān)檔案部門和承擔(dān)檔案工作職責(zé)的人員應(yīng)“對(duì)機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”。

（4）集中管理、做好服務(wù)。《規(guī)定》要求機(jī)關(guān)檔案部門員應(yīng)“負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開工作”。

（5）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、對(duì)標(biāo)先進(jìn)。《規(guī)定》要求機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)“負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理”。

（6）接受監(jiān)督、做好移交?！兑?guī)定》要求機(jī)關(guān)應(yīng)“接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報(bào)告制度，定期向同級(jí)國家綜合檔案館移交檔案”。

（7）組織培訓(xùn)、做好宣教?！兑?guī)定》要求機(jī)關(guān)應(yīng)“負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育活動(dòng)”。

（8）表彰先進(jìn)、違規(guī)必查?！兑?guī)定》要求機(jī)關(guān)檔案部門門應(yīng)對(duì)“檔案工作中取得突出成績的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議；對(duì)違反檔案管理要求的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出處理建議”。

對(duì)機(jī)關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的范圍、監(jiān)督管理要求，以及條件等，《規(guī)定》也提出了明確要求。其中包括：（1）應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（2）機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。（3）社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。

《規(guī)定》對(duì)檔案工作人員的身份、政治素質(zhì)、工作能力、知識(shí)背景、離崗手續(xù)等，提出了明確要求。具體要求包括：（1）檔案工作人員的身份“應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員”；（2）政治素質(zhì)應(yīng)符合“政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守”的要求；（3）具備勝任崗位要求的工作能力；（4）應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)；不具備相關(guān)知識(shí)背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)；（5）調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

（三）明確了機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的配置要求

《規(guī)定》第三章要求機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)滿足科學(xué)、規(guī)范、有效開展檔案工作的需要具體包括：

第一，關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作用房的要求。《規(guī)定》要求“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等?！?/p>

第二，檔案庫房的設(shè)置和使用要求。《規(guī)定》要求“檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置”“縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時(shí)，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置”。

第三，檔案工作用房的面積要求?！兑?guī)定》要求：（1）檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行；（2）閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要；（3）檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按（檔案存量年增長量×存放年限）×60m2/萬卷（或10萬件）測算。檔案數(shù)量少于2500卷（或25000件）的，檔案庫房面積按15m2測算；（4）整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。

第四，檔案用房的布置、選址要求?！兑?guī)定》要求：（1）檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)；（2）檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護(hù)；（3）檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層；（4）檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第五，檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)和設(shè)施要求?！兑?guī)定》要求：（1）檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》規(guī)定；（2）整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》規(guī)定；（3）檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房；（4）檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》規(guī)定。

第六，檔案庫房內(nèi)裝具及庫房承建要求?！兑?guī)定》要求：（1）檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具；（2）不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具；（3）檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要；（4）檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配；（5）庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m2或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。

第七，檔案庫房的設(shè)備配置要求?！兑?guī)定》要求：（1）檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報(bào)警設(shè)備；（2）檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)；（3）保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。

第八，檔案庫房的防火系統(tǒng)、設(shè)備要求?！兑?guī)定》要求：（1）檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)；（2）根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備；（3）檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級(jí)防火門，配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。

第九，檔案庫房的防盜安全設(shè)施要求?！兑?guī)定》要求：（1）檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施；（2）可以選擇設(shè)置智能門禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)；（3）整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。

第十，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施要求?！兑?guī)定》要求：（1）機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備；（2）智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要；（3）檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合《規(guī)定》第五章的要求；（4）縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)配備的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

（四）明確了開展機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)管理的各項(xiàng)規(guī)范要求

《規(guī)定》的第四章對(duì)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化管理做出了一般規(guī)定，明確了各項(xiàng)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容和行為規(guī)范。

1.機(jī)關(guān)檔案管理的一般規(guī)定

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)管理檔案的范圍、電子檔案的法律效力、檔案全宗的劃分、全宗卷的建立、機(jī)關(guān)檔案管理的一般要求等。

機(jī)關(guān)檔案的種類包括：（1）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會(huì)計(jì)檔案；（2）機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案；（3）照片、錄音、錄像等音像檔案；（4）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；（5）印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案；（6）電子檔案等?！兑?guī)定》明確指出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”。

機(jī)關(guān)檔案全宗的劃分要求是：（1）機(jī)關(guān)全部檔案構(gòu)成一個(gè)全宗；（2）機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。

建立全宗卷的要求是：機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立并定期完善全宗卷；全宗卷應(yīng)當(dāng)包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容；全宗卷的編制要求按照《全宗卷規(guī)范》（DA/T12）執(zhí)行。

機(jī)關(guān)檔案管理的基本要求是：（1）應(yīng)當(dāng)做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準(zhǔn)確及時(shí)，利用簡捷方便，開發(fā)實(shí)用有效；（2）涉及國家秘密檔案的管理應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。

2.機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容和行為規(guī)范

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)檔案的形成、收集的內(nèi)容和行為規(guī)范。具體規(guī)范要求包括：

（1）歸檔文件材料的形成要求：機(jī)關(guān)履責(zé)的內(nèi)容之一就是“按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料”；機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其它業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的功能之一就是“應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料”；文件材料形成的載體和記錄方式“應(yīng)當(dāng)采用耐久、可靠、滿足長期保存需求”；歸檔文件材料的質(zhì)量“應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整”。

（2）歸檔文件材料的收集要求和收集范圍：收集主體（機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門）的責(zé)任是“及時(shí)收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管”。收集范圍是：①機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料；②機(jī)關(guān)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)處理專項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料；③機(jī)關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；④機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料；⑤機(jī)關(guān)向社會(huì)和個(gè)人征集的、與機(jī)關(guān)有關(guān)文件材料等?！靶纬伞钡暮x是機(jī)關(guān)在從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接產(chǎn)生和收到的文件材料。

（3）機(jī)關(guān)編制和施行文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的要求：①應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后施行；②內(nèi)部機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂，經(jīng)重新審查同意后施行；③文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌；④人事、會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定；⑤所屬機(jī)構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報(bào)機(jī)關(guān)審查同意后施行等。

機(jī)關(guān)各類檔案的收集范圍要求：①文書檔案的收集范圍按照國家檔案局10號(hào)令制定執(zhí)行；②會(huì)計(jì)、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》規(guī)定；③照片檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)符合《照片檔案管理規(guī)范》和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定；④其他門類檔案收集范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（4）機(jī)關(guān)電子檔案的收集范圍要求是：①電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集；②收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等規(guī)定。元數(shù)據(jù)是保證電子檔案的“四性”的必要條件。

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)檔案的分類、整理規(guī)則、檔號(hào)編制、歸檔移交等方面的行為規(guī)范。具體行為規(guī)范和要求包括：

（1）分類要求。機(jī)關(guān)應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案分類方案。檔案分類方案的編制要求是：①各種檔案的分類方法應(yīng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用；②分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)當(dāng)保持一致，不得隨意變動(dòng)；③機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類；④有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

（2）整理規(guī)則。①檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用；②逐步推進(jìn)卷、件融合管理；③文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件（張）等為單位進(jìn)行整理；④科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理；⑤其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。

（3）檔號(hào)的編制要求。①檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號(hào)；②檔號(hào)應(yīng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性；③檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)符合《檔號(hào)編制規(guī)則》《歸檔文件整理規(guī)則》和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)?！兑?guī)定》對(duì)各門類檔案的代碼使用，提出了具體要求。

（4）檢索工具的編制要求。檔案檢索工具應(yīng)滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要；機(jī)關(guān)檔案應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行著錄；傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)詳細(xì)著錄背景、人物、來源等信息；著錄應(yīng)當(dāng)與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對(duì)應(yīng)。

（5）歸檔移交的要求。①機(jī)關(guān)的文書或業(yè)務(wù)部門將檔案整理完畢后，應(yīng)在第二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔；②采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的，應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸；③歸檔時(shí)間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定；④歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行交接手續(xù)；⑤實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸的，還應(yīng)按規(guī)定履行登記手續(xù)，并記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)；⑥任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

（6）歸檔文件的選擇要求。①歸檔文件材料應(yīng)為原件；②電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章；③不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔。

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)檔案的安全保管和保護(hù)等方面的行為規(guī)范，具體包括：

（1）安全保管要求。機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)檔案載體的不同要求對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管；檔案存儲(chǔ)和保管應(yīng)當(dāng)確保實(shí)體安全和信息安全；應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和自然災(zāi)害；應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。

（2）檔案保護(hù)要求。①機(jī)關(guān)應(yīng)做好檔案“九防”工作；②庫房溫濕度應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求；③檔案庫房不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品；④檔案工作人員應(yīng)監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)；⑤定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)；⑥定期清掃除塵，保持庫房清潔；⑦定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

（3）安全檢查要求。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。

（4）檔案的搶救與修復(fù)要求。檔案工作人員應(yīng)及時(shí)對(duì)受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理；檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌；檔案修復(fù)前應(yīng)做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復(fù)制備份，做出修復(fù)說明。

（5）檔案工作人員的人身防護(hù)要求。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護(hù)用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)檔案的鑒定與銷毀方面的行為規(guī)范，具體包括：

（1）鑒定工作組織和檔案處置要求。①機(jī)關(guān)應(yīng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置；②鑒定工作應(yīng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行，由辦公廳（室）負(fù)責(zé)人主持，檔案部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展，必要時(shí)可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c；③鑒定結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定工作報(bào)告；④對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。

（2）檔案銷毀的程序和責(zé)任主體的職責(zé)要求。經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。程序內(nèi)容和執(zhí)行主體包括：①機(jī)關(guān)檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報(bào)請審核批準(zhǔn)；②分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳（室）負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見；③檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。

（3）毀場所和銷毀方式的要求。①應(yīng)在指定場所進(jìn)行檔案銷毀；②銷毀電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件，除在指定場所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除；③銷毀時(shí)應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)，并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動(dòng)記錄銷毀活動(dòng)；④銷毀涉密檔案的應(yīng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)檔案的利用與開發(fā)方面的行為規(guī)范，具體包括：

（1）明確了機(jī)關(guān)檔案的利用制度中的要點(diǎn)?！兑?guī)定》要求機(jī)關(guān)應(yīng)積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度。具體的制度建設(shè)內(nèi)容應(yīng)包括：①根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)；②檔案對(duì)外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；③利用檔案應(yīng)當(dāng)履行查閱手續(xù)；④做好檔案查閱登記和利用效果反饋記錄；⑤檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監(jiān)督。

（2）明確了政府信息文件資料的公開要求。《規(guī)定》要求：機(jī)關(guān)應(yīng)按《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向同級(jí)國家綜合檔案館提供主動(dòng)公開的政府信息文件資料。

（3）明確了機(jī)關(guān)檔案信息開發(fā)的形式、方法?！兑?guī)定》要求機(jī)關(guān)應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。開發(fā)檔案信息的形式包括：編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式。機(jī)關(guān)應(yīng)積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴(kuò)展檔案開發(fā)的力度和深度。

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)檔案的統(tǒng)計(jì)與移交方面的行為規(guī)范。具體行為規(guī)范和要求包括：

（1）提出了建立和完善機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求，明確了機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作的對(duì)象內(nèi)容和要求。

機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作的對(duì)象內(nèi)容是：保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)等情況。機(jī)關(guān)應(yīng)編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報(bào)告，報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門、上級(jí)檔案部門。

機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)范要求是：定期統(tǒng)計(jì)并建立完備的臺(tái)賬；統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計(jì)分析；加強(qiáng)對(duì)檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)檔案移交工作的規(guī)范要求，尤其是電子檔案移交和機(jī)關(guān)撤并時(shí)的檔案移交要求，具體包括：

機(jī)關(guān)應(yīng)按國家規(guī)定定期向同級(jí)國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案的行為規(guī)范主要有：①移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果。檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)與檔案原件一并移交。②向國家綜合檔案館移交前，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。③電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國家綜合檔案館移交，也可與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。④電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應(yīng)當(dāng)通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡(luò)，不得通過未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。⑤電子檔案移交后，機(jī)關(guān)繼續(xù)留存的，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。

《規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)撤銷或合并情形下檔案的移交提出了明確的規(guī)范要求，明確了機(jī)關(guān)檔案的流向。內(nèi)容包括：（1）撤銷機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管或按照規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交；（2）撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個(gè)機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國家綜合檔案館移交；（3）一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國家綜合檔案館移交；（4）機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷的，其檔案由主管機(jī)關(guān)代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交。（未完待續(xù)）

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作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院