韓偉 安小米 盧紅梅

摘要：本文通過走訪和調(diào)研，總結(jié)出當(dāng)前高校數(shù)字檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀，分析出服務(wù)工作開展中存在的主要問題，并針對問題提出了改進對策，對拓展多渠道服務(wù)方式和提高服務(wù)工作高效率具有積極意義。

關(guān)鍵詞：高校數(shù)字檔案信息服務(wù)問題與對策

Abstract：Through field studies and investiga？ tions， the current status of digital archives informa？ tion services in colleges and universities is summa？ rized， the problems existing in the development of service work are analyzed， and countermeasures for improving and perfecting problems are pro？ posed. The study has wide implications for improv？ ing the development of digital archives information services in colleges and universities，the extension of a multi-channel way of service and its efficiency.

Keywords： Digital archives in colleges and uni？ versities；information services；Problems and coun？ termeasures

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和信息技術(shù)水平的提升，高校檔案信息服務(wù)的數(shù)字化水平也不斷提升。[1]數(shù)字檔案信息服務(wù)的快速發(fā)展，不僅有利于實現(xiàn)檔案信息的跨時空傳遞，實現(xiàn)檔案信息的交互式共享，[2]更有利于滿足高校檔案用戶不斷提出的個性化信息需求。提升檔案信息服務(wù)水平，擴展高校檔案服務(wù)的使用范圍，能為包括師生員工和社會公眾在內(nèi)的使用群體帶來更多便利。

當(dāng)前高校數(shù)字檔案信息存在的主要問題有：利用率不高；傳統(tǒng)手工服務(wù)模式不能適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下的服務(wù)需求；不能滿足用戶多樣化、高層次的檔案信息需求。[3]本文在對高校檔案館進行重點調(diào)研的基礎(chǔ)上，總結(jié)了高校數(shù)字檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀，系統(tǒng)分析了現(xiàn)存問題，并從影響數(shù)字檔案信息服務(wù)工作的四個方面——“主體”“資源”“對象”和“方式”上提出有效解決對策。

本文在文獻研究之外，還借助互聯(lián)網(wǎng)對高校檔案網(wǎng)站進行調(diào)研，獲取了高校檔案信息服務(wù)現(xiàn)狀；通過實地走訪高校檔案部門，與檔案工作人員交流，掌握了檔案部門的實際建設(shè)情況和數(shù)字檔案信息服務(wù)的真實現(xiàn)狀。利用比較分析法，得出高校間檔案信息服務(wù)的差異，并在此基礎(chǔ)上提出了改進高校數(shù)字檔案信息服務(wù)水平的對策。

一、高校數(shù)字檔案信息服務(wù)現(xiàn)狀調(diào)查及問題分析

為了對當(dāng)前高校數(shù)字檔案信息服務(wù)現(xiàn)狀有較為客觀和全面的了解，筆者對高校數(shù)字檔案信息服務(wù)的現(xiàn)存問題進行了診斷。筆者選取了50所“985”“211”和省屬重點高校進行網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，數(shù)字檔案信息服務(wù)主要通過檔案網(wǎng)站進行，以用戶身份登錄網(wǎng)站進行檔案利用，切身體驗檔案服務(wù)的真實情況；選取有代表性的20所“985”“211”和省屬重點高校檔案部門進行實地走訪調(diào)研，實地參觀高校檔案館，與檔案工作人員進行面對面的交流。通過調(diào)研，筆者對高校數(shù)字檔案信息服務(wù)情況有了較全面的了解：近些年在上級檔案行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，多數(shù)高校檔案服務(wù)工作已進入了快車道，尤其是在數(shù)字檔案信息服務(wù)方面，基本上實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)平臺的全覆蓋；盡管如此，在數(shù)字信息社會服務(wù)的大環(huán)境下，高校數(shù)字檔案信息服務(wù)仍然存在許多不足，歸納起來有以下四點：

（一）館藏資源缺乏競爭優(yōu)勢

目前高校數(shù)字檔案館藏資源類別傳統(tǒng)單一、缺乏競爭優(yōu)勢，缺少介紹高校學(xué)科發(fā)展競爭優(yōu)勢的特色檔案資源。例如，大部分高校檔案館館藏局限于其教學(xué)、科研和行政的事務(wù)活動檔案，缺少精品課程建設(shè)、開放課程建設(shè)、教學(xué)標(biāo)兵等重要教學(xué)管理和評獎活動產(chǎn)生的檔案，缺少“長江學(xué)者”“千人計劃”這類反映學(xué)校學(xué)科發(fā)展競爭優(yōu)勢的檔案。由此影響到高校檔案部門信息服務(wù)對高校提升其競爭力的支持，也影響到檔案部門的定位和發(fā)展。

（二）公共服務(wù)意識薄弱

高校檔案部門的服務(wù)理念仍然保持著學(xué)校內(nèi)部機構(gòu)的特點，服務(wù)重點仍為校內(nèi)師生和行政管理部門，對外服務(wù)的意識比較薄弱，不具備社會轉(zhuǎn)型期倡導(dǎo)的現(xiàn)代公共服務(wù)思想。例如，檔案館在面對校外公眾查檔時，辦理手續(xù)往往較校內(nèi)師生更繁雜，不僅需要身份證，還要有介紹信等，缺乏以人為本、服務(wù)公眾的理念。高校檔案館是教學(xué)、科研和歷史資料的重要基地，它承載了重要的社會記憶，如果不增強公共服務(wù)意識，高校檔案館就會逐漸喪失作為科學(xué)文化服務(wù)機構(gòu)的社會功能。

（三）機構(gòu)隊伍建設(shè)不足

高校檔案部門長期以來一直滿足于穩(wěn)定舒適的工作環(huán)境，缺乏與其他部門合作創(chuàng)新的意識，表現(xiàn)出被動服務(wù)特征?！梆^際合作、信息共享”這種信息化背景下的常態(tài)工作模式，并未被高校檔案部門所重視。另外，檔案部門檔案專業(yè)人才缺乏、人員結(jié)構(gòu)不合理、信息化專業(yè)素質(zhì)普遍較低，在調(diào)研的這些高校檔案館中，檔案專業(yè)人員僅18%，計算機專業(yè)人員僅占15%，有43%的檔案館沒有檔案專業(yè)人員，專業(yè)人才缺乏嚴(yán)重制約了數(shù)字環(huán)境下的檔案信息服務(wù)能力。

（四）服務(wù)內(nèi)容傳統(tǒng)單一

通過對高校檔案部門網(wǎng)站的調(diào)查，揭示出當(dāng)前提供的檔案資源服務(wù)形式單一、方式傳統(tǒng)等問題，例如在筆者調(diào)查中，“本館簡介”“信息發(fā)布”“資料下載”“政策法規(guī)”“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”等是85%的高校檔案館網(wǎng)站的主要內(nèi)容，38%的檔案館網(wǎng)站有“網(wǎng)上展廳”“檔案信息檢索”“查檔預(yù)約”等簡單功能，對于遠程獲取檔案信息等高級功能，只有7%的技術(shù)力量雄厚的高校檔案館才有提供。另外，68%的高校檔案館缺少創(chuàng)新性服務(wù)，先進媒體技術(shù)的成熟應(yīng)用僅占15%，難以滿足用戶對數(shù)字檔案信息方便、快捷、異地獲取的需求。

二、改進高校數(shù)字檔案信息服務(wù)的對策

檔案信息服務(wù)是一個以檔案信息用戶需求為導(dǎo)向、以檔案信息資源為保證、以檔案服務(wù)組織為主導(dǎo)、以檔案服務(wù)方式為路徑的活動過程。[4]服務(wù)資源是各種形式和載體的館藏檔案，是服務(wù)工作的供給客體，沒有服務(wù)資源，服務(wù)活動就無法進行。服務(wù)對象是服務(wù)資源的需求方，也是檔案信息資源有利用需求的所有真實和潛在用戶。服務(wù)主體是服務(wù)資源的供給方及組織者，也是檔案活動的主導(dǎo)者，即檔案機構(gòu)和人員，它通過調(diào)用服務(wù)資源、選取合適服務(wù)方法去滿足服務(wù)對象的需求。服務(wù)方式是服務(wù)活動整體實現(xiàn)的路徑和手段，檔案的服務(wù)方式要以用戶的需求為動機，以快速利用為目標(biāo)，以提高利用率為選擇利用方式的依據(jù)。根據(jù)以上問題表現(xiàn)，從四個方面提出具體對策。

（一）服務(wù)資源應(yīng)學(xué)科化與精品化相結(jié)合，提供特色性服務(wù)

在當(dāng)前高等教育快速發(fā)展的大環(huán)境下，高校要想在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟、蓬勃發(fā)展，為國家培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，沒有高質(zhì)量的學(xué)科是不行的。當(dāng)前學(xué)科建設(shè)已經(jīng)成為高?？焖侔l(fā)展的根本任務(wù)，優(yōu)勢學(xué)科的數(shù)量和質(zhì)量，已成為衡量高校辦學(xué)水平的重要標(biāo)志。

高校檔案部門作為檔案信息資源的服務(wù)中心，應(yīng)該在學(xué)科建設(shè)中發(fā)揮好服務(wù)、保障作用，要使檔案信息資源成為教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)的重要支撐力量。為了應(yīng)對高校學(xué)科建設(shè)發(fā)展的新形勢，檔案部門要優(yōu)化學(xué)科檔案資源的收集、歸檔、利用和服務(wù)的各項功能，把學(xué)科檔案資源體系建設(shè)作為高校檔案館的資源和服務(wù)建設(shè)創(chuàng)新點。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，學(xué)科建設(shè)檔案資源中數(shù)字信息的比例逐漸增加，同時數(shù)字信息的來源也呈現(xiàn)多元化，例如：電子出版物、數(shù)字聲像資料、各種教學(xué)和科研系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)等等，檔案類型結(jié)構(gòu)正在悄然發(fā)生變化。[5]高校檔案館要加強數(shù)字資源建設(shè)的力度，建立健全學(xué)科檔案數(shù)據(jù)庫，加快數(shù)字學(xué)科檔案信息資源體系的形成。

檔案部門要深入了解高校學(xué)科建設(shè)的內(nèi)容、目標(biāo)和進展，在此基礎(chǔ)上要對原始館藏學(xué)科檔案資料進行二次編研和整理，成為再生檔案資源，將同一類型的檔案信息整理編研成專題匯編或?qū)ｎ}綜述，將它推薦給教學(xué)和科研人員，這將大大節(jié)省他們的精力和時間。另外，還可以在再生檔案資源的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)科建設(shè)過程中的教學(xué)和科研成果，編制具有指導(dǎo)意義的學(xué)科建設(shè)指南類資料提供給學(xué)科建設(shè)部門，進行再次開發(fā)利用。通過這種跟蹤式服務(wù)來打造學(xué)科檔案資源的精品，增強高校學(xué)科建設(shè)的動力，是高校檔案工作發(fā)展的特色。

（二）服務(wù)對象應(yīng)專業(yè)化與社會化相結(jié)合，提供多樣化服務(wù)

高校檔案部門為師生員工和學(xué)校發(fā)展提供檔案信息服務(wù)是職能所在。[6]基于高校檔案的知識性和專業(yè)性，以及公眾對信息需求的迫切性和廣泛性，高校數(shù)字檔案信息服務(wù)應(yīng)面向?qū)I(yè)化與社會化相結(jié)合的方向發(fā)展。在充分滿足校內(nèi)專業(yè)學(xué)科建設(shè)發(fā)展需求的基礎(chǔ)上，應(yīng)該考慮校外服務(wù)對象的社會需求。校外服務(wù)對象主要包括校友和社會公眾。

校友分為畢業(yè)生和離職人員兩類，用人單位在核實員工身份的真實性時，一般要求畢業(yè)生提供招生錄取的學(xué)籍檔案信息，另外，畢業(yè)生也會有和在校生同樣的關(guān)于需要母校檔案部門提供成績、學(xué)歷等檔案證明材料的需求；離職校友由于種種原因，需要查閱以前在校期間的人事、組織、教學(xué)、科研甚至是房屋、醫(yī)療等檔案信息。校友的檔案信息需求具有可靠性和真實性的特征。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，社會公眾信息獲取的方式越來越簡單，社會公眾對高校檔案信息利用需求量越來越大，其中一些是為了進行科學(xué)研究，需要科學(xué)和技術(shù)數(shù)據(jù)，另外一些則是為了研究教育和學(xué)科發(fā)展，查找歷史資料。這類利用者的信息需求呈現(xiàn)多樣性和復(fù)雜性的特征。

（三）服務(wù)主體應(yīng)一體化與專業(yè)化相結(jié)合，提供一站式服務(wù)

高校數(shù)字檔案信息服務(wù)的主體是檔案部門和部門里的工作者，兩者同屬于服務(wù)主體的范疇。高校檔案館（室）是收集、保管和利用檔案的專門機構(gòu)，是學(xué)校管理中不可或缺的一部分。[7]高校博物館分為校史博物館和專門博物館，校史博物館負責(zé)學(xué)校歷史資料的收集保管和宣傳教育；專門博物館根據(jù)學(xué)校的特色檔案資源來進行展覽和文化交流。博物館的功能可以看做是檔案館功能的拓展，是學(xué)校特色檔案的重要展示平臺。高校檔案館和博物館實行一體化管理，突破了館際資源劃分的限制，形成“大檔案部門”。一體化管理使高校檔案部門成為學(xué)校檔案保管基地、校史研究基地和愛國主義教育基地。在數(shù)字環(huán)境下，檔案館和博物館網(wǎng)站合一，可以實現(xiàn)一站式資源服務(wù)和宣傳交流。高素質(zhì)的檔案人才隊伍是數(shù)字環(huán)境下檔案工作的保證，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)已成為高校檔案工作者的標(biāo)配。通過專業(yè)人才引進和在職專業(yè)培訓(xùn)，建立一支專業(yè)化的人才隊伍，來滿足數(shù)字環(huán)境下的檔案信息服務(wù)。

（四）服務(wù)方式應(yīng)多元化和個性化相結(jié)合，提供增值性服務(wù)

高校數(shù)字檔案信息服務(wù)方式主要通過檔案網(wǎng)站來實現(xiàn)，用戶可以登錄檔案網(wǎng)站遠程獲取檔案信息。高校數(shù)字檔案信息服務(wù)不僅是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳統(tǒng)信息服務(wù)的延伸，而且是數(shù)字環(huán)境下檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新。在明確高校數(shù)字檔案信息服務(wù)內(nèi)容和特點的基礎(chǔ)上，可以將服務(wù)方式分為多元化的基礎(chǔ)服務(wù)和個性化的擴展服務(wù)?；A(chǔ)服務(wù)是傳統(tǒng)檔案服務(wù)在檔案網(wǎng)站上的拓展，是高校檔案部門最基本的信息服務(wù)，基礎(chǔ)服務(wù)方式的多元化，可以充分發(fā)揮高校檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)平臺的作用；擴展服務(wù)是利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，深化檔案信息的潛在價值，滿足用戶的個性化需求，是更高層次的服務(wù)形式。擴展服務(wù)方式是對基礎(chǔ)服務(wù)方式的補充和發(fā)展，兩者一起構(gòu)成了多層次、漸進式數(shù)字檔案信息服務(wù)方式。多元化的基礎(chǔ)服務(wù)包括服務(wù)指南、信息發(fā)布、信息檢索、在線展覽、咨詢反饋和教育培訓(xùn)等。個性化的擴展服務(wù)方式包括特定需求的專題服務(wù)、檔案信息主動推送和個人數(shù)字檔案館等。豐富的館藏檔案資源，通過多元化和個性化的服務(wù)方式，充分展示出它的利用價值。

*本文為國家社科基金重大項目《國家數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)機制研究》（項目編號：13 &ZD; 184）的研究成果之一。

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